Тема 5. Инвестиционный проект: структуризация, участники и окружающая среда.

План:

1.Структуризация как основа управления проектом

2. Основные функции и взаимодействие участников проекта

3. Окружающая среда проекта

1. Структуризация как основа управления проектом

Правила структуризации:

1.Уровни декомпозиции различаются между собой степенью детализации. Каждый нижеследующий уровень содержит более уточненное описание результатов проекта, чем предыдущий.

2.Связи всегда имеют вид «один к одному» (Каждый узел на более низком уровне связан только с одним узломболее высокого уровня)

3.Элементы нижестоящего уровня образуют элементы вышестоящего уровня с использованием только логического «И».

4.Исходя из первого правила суммарное значение характеристик проекта (объемы работ, стоимость, потребляемые ресурсы, количество исполнителей и др.) на каждом уровне структуры проекта должна совпадать.

5.Совокупность элементов каждого уровня иерархии (декомпозиции проекта) должна представлять весь проект.

6.Нижний уровень декомпозиции проекта должен содержать такие элементы работ, на основе которых могут быть определены количественные значения характеристик работ, необходимые и достаточные для оперативного управления проектом.

Методы структуризации проекта:

1.Разработка сверху вниз (дедуктивный метод от общего к частному)

2.Метод мозгового штурма (индуктивный метод) – определяются частные задачи, а затем происходит их обобщение.

Для структуризации проекта используют ряд специальных моделей:

• Дерево целей

• Дерево решений

• Дерево работ (Иерархическая Структура работ проекта (WBS))

• Структурная модель проекта по фазам жизненного цикла

• Организационная структура исполнителей по проекту(OBS)

• Матрица распределения ответственности

• Сетевая модель проекта

• Структура проекта

• Структура ресурсов

• Структура затрат

• Структура рисков

• Структура контрактов

На основе структурной модели проекта, дерева целей, организационного дерева и матрицы распределения ответственности строится сетевая матрица проекта.Важной особенностью сетевой матрицы является наглядность.

2. Основные функции проекта и взаимодействие участников проекта.

Функции управления являются центральным понятием: они выполняются на всех уровнях управления проектами, в каждой его реализации проекта, для всех процессов и управляемых объектов (элементов) проекта.

Последовательность управленческих действий образует цикл управления:

Анализ (оценка состояния проекта) - планирование ( постановка целей и определение конкретных задач по их достижению) - организация (инициализация выполнения работ) - контроль (сравнение плановых заданий с фактическим состоянием дел) - регулирование (определение необходимости перепланирования выполнения оставшихся работ).

Регулирование представляет собой нижний уровень осуществляемого цикла управления и одновременно начинает следующий виток управления (его новый цикл). И далее циклы управления повторяются вплоть до завершения проекта.

Выделение и обособление деятельности по регулированию от общей функции контроля отражает специфику методологии управления проектами, заключающуюся в разработке специальных инструментов и методов регулирования при осуществлении проектов, с одной стороны, и широкого арсенала средств и методов контроля деятельности по их реализации - с другой.

Анализ состояния, в котором находится проект, производится всегда, когда изменяются условия осуществления проекта или появляется необходимость вмешаться в ход выполнения работ. Деятельность по анализу в процессе управления проектами обособлена от функции планирования в силу ее важности, обязательности, специфики применяемых методов и средств.

Планирование включает разработку и сбалансированную оценку комплексов работ и ресурсов, направляемых на достижение целей проекта. В том числе функция планирования охватывает и само определение (уточнение) целей проекта в процессе его разработки. Базой для планирования является разделение всего комплекса работ по осуществлению проекта на фазы, стадии и этапы работ, выполняемые в процессе его жизненного цикла. Конкретизация отдельных работ при этом проводится с учетом специфики конкретного проекта (вида, типа и его целей). Инженерное проектирование в концепции управления проектами рассматривается как продолжение детального планирования деятельности по осуществлению проекта.

Для каждой фазы, этапа и вида работ по проекту определяются стоимость, рассчитываются календарные планы (графики) выполнения работ, которыми регламентируются сроки их проведения и затраты ресурсов.

Функция организации предусматривает выбор формы организации работ по осуществлению проекта, в способствующей обеспечению реализации целей проекта, и создание организационной структуры управления всем комплексом работ по проекту. Основными задачами организационной деятельности при управлении проектом является создание коллективов для работ по реализации проекта, четкая координация работы всех участников, выбор рациональной организационной структуры управления проектом и обеспечение эффективного труда исполнителей.

Функция контроля является важным элементом обеспечения выполнения проекта и достижения желаемого результата. Объектами контроля служат: получение, распределение и утверждение документации проекта, сроки, затраты, качество и изменения, вносимые по мере продвижения работ, или проекта в целом. Результаты выполнения функции контроля используются для оценки (анализа) отклонений фактического хода процессов выполнения проекта по всем планируемым показателям. В свою очередь, данные этого анализа становятся исходными для начала работ по регулированию процесса реализации проекта, с которого начинается новый управленческий цикл.

Необходимо понимать связь функций управления проектом с функциями управления общего характера, под которыми обычно понимают планирование, организацию, регулирование, реализацию, контроль и мотивацию. Функции менеджмента были разработаны для традиционных организационных структур управления и в классическом виде не учитывали специфику управления проектами. И хотя фундаментальное значение функций управления остается неизменным, в управлении проектами они приобретают специфические формы.

Организация проектов в компании может быть осуществлена по-разному. В компании, не ориентированной на проекты, для запуска проекта развития руководство может просто выделить одного сотрудника на роль его руководи теля и предоставить ему трудовые и материальные ресурсы.

Вместе с руководителем полностью на проект может быть выделена и команда. Не важно, переместят ли их в удаленный офис или просто отгородят часть пространства в здании компании. Важно, что и руководитель, и члены команды будут полностью освобождены от другой, непроектной деятельности. Проект становится «выделенной» структурой (свои ресурсы, свои счета, свои сроки и задачи). Это очень эффективный подход, поскольку позволим команде сконцентрироваться на целях и задачах проекта. Но это также и до статочно дорогое решение, так как кто-то должен выполнять работу «выделенных» сотрудников. Функциональные руководители, у которых взяли сотрудников, должны выполнять ранее запланированные задачи либо за счет перераспределения работы внутри отдела (а это может привести к увеличению оплаты за сверхурочные или к конфликтам), либо за счет передачи работы в другие отделы или сторонние организации. При таком принципе работы очень важно правильно отнестись к перераспределению задач в функциональных отделах. Если проекты запланированы, то это перераспределение произойдет безболезненно, если нет, то должны быть изысканы дополнительные ресурсы. Это желательное развитие событий.

3.Окружающая среда проекта.

Под окружающей средой следует понимать совокупность внешних и внутренних по отношению к проекту факторов, влияющих на осуществление проекта и на его успешность.

Различают:

А) непосредственное окружение проекта, которое прямо влияет на результаты деятельности

Б) косвенные - непосредственно не влияет, только через совокупность внутренних факторов может повлиять на реализацию проекта

В) дальнее - совокупность косвенно воздействующих

Г) ближнее - непосредственно воздействуют на проект

Проект имеет ряд свойств, которые необходимо учитывать в окружении проекта. Разделение всей сферы деятельности, в которой появляется и развивается проект на внешнюю и внутреннюю в определенной степени условно. Это связано с тем, что проект не является жестким стабильным образованием. Ряд его элементов входе реализации П меняют местоположение переходя в состав проекта из внешней среды и обратно. Некоторые элементы проекта могут использоваться как в его составе, так и вне его.

Свойства проекта:

- возникает, существует и развивается в определенном окружении, называемом внешней средой

- как всякая система структурируется по элементам, при этом между этими элементами должны поддерживаться определенные связи

- состав не остаётся неизменным; в процессе развития и реализации в нем могут появиться новые элементы и наоборот, удаляться часть из них

Внешняя среда (окружение предприятия, само предприятие)

Внутренняя среда (сам проект)

Окружение предприятия: политика, экономика, общественное устройство, законы, право, наука и техника, культура, приода и экологи, инфраструктура и тд

Само предприятие: руководство, сфера финансов, сбыта, производства, материально-технического обеспечения (МТО), инфорструктуры, очистки и утилизации

Проект: стиль руководителя проекта, организация взаимоотношений внутри команды, участники и их мотивация, коммуникации в проекте, социальные условия

Внешнее окружение проекта - факторы, находящиеся вне проекта и оказывающие прямое и косвенное воздействие на проект.

Факторы политического характера: политическая стабильность, поддержка проекта правительством, участие в военных союзах, состояние уровня преступности, национальная полика

Экономические: структура национального хозяйства (производственная или рыночная направленность), имущественное права, в том числе право на землю, тарифы и налоги, страховые гарантии, источники инвестиций, уровень инфляций, уровеннь цен, развитость рыночной инфраструктуры и тд

Общественное устройство: условия и уровень жизни, уровень образования, трудовое законодательство, здравоохранение и медицина, условия отдыха,

Наименьшее влияние на проект оказывает природа, экология и инфраструктура

Ближнее окружение проекта - непосредственно соприкасающееся с проектом. Со стороны предприятия влияют на проект следующие факторы:

o руководство (определяет цели, требования, порядок осуществления контроль)

o сфера финансов (определяет бюджет, источники финансирования)

o сфера сбыта (ожидания покупателей и действия конкурентов относительно товаров и услуг)

o Сфера средств производства (должна отвечать требованиям, технологиям и возможностям рынка средств производства)

o Сфера МТО (формирует требования к проекту, исходя из возможностей обеспечения)

o Сфера инфраструктуры (требования в проекте, регламент, транспорт, связь, информация, инженерное обеспечение)

o Сфера очистки и утилизации (требования к охране окружающей среды утилизации отходов производства)

Внутреннее окружение проекта включает такие факторы как:

o стиль руководства (психологический климат, работоспособность команды проекта и тд)

o Организация взаимоотношений между участниками проекта (распределение прав и ответственности между ними по достижению результатов проекта)

o Мотивация в проекте (учет интересов, требований и стимулирование членов команды проекта)

o Коммуникации в проекте (достижение достоверности, оперативности, обмена информацией между всеми участниками проекта).