Сохранность основных средств

В соответствии с п. 6 ПБУ 6/01 «Учет основных средств» едини­цей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект.

Инвентарный объект это:

а) объект со всеми приспособлениями и принадлежностями;

б) отдельный конструктивно обособленный предмет, предназ­наченный для выполнения определенных самостоятельных функций;

в) обособленный комплекс конструктивно сочлененных пред­метов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.

Комплекс конструктивно сочлененных предметов — это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющие общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонти­рованные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

При наличии у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитыва­ется как самостоятельный инвентарный объект.

Каждому инвентарному объекту присваивается свой номер. Но­мер в виде железной бирки прикрепляется к объекту или рисуется на нем краской. Инвентарные номера выбывших объектов не могут при­сваиваться другим, вновь поступающим объектам. Инвентарные но­мера должны строиться по порядково-серийной системе. Для каждой классификационной группы основных средств по видам должна быть определена серия порядковых номеров с учетом ожидаемого поступ­ления основных средств.

Согласно п. 9 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств бухгалтерия организации на каждый инвентарный объект открывает инвентарные карточки формы № ОС-6, которые применяются для учета всех видов основных средств.

В организациях, имеющих небольшое количество объектов основных средств, пообъектный учет допускается осуществлять в ин­вентарной книге с указанием необходимых сведений об основных средствах по их видам и местам нахождения.

Инвентарные карточки заполняются на основании акта (наклад­ной) приемки-передачи основных средств, технических паспортов и других документов на приобретение, сооружение, перемещение и списание объектов основных средств. В инвентарных карточках (ин­вентарной книге) должны быть приведены следующие данные по объекту основных средств:

§ срок полезного использования;

§ способ начисления амортизации;

§ освобождение от начисления амортизации (если имеет место);

§ индивидуальные особенности объекта;

§ при модернизации, достройке и ремонте объекта — сведения о дате проведения работ и сумме затрат.

Инвентарные карточки, как правило, составляются в одном эк­земпляре и находятся в бухгалтерии.

Инвентарные карточки могут группироваться в картотеке при­менительно к Общероссийскому классификатору основных фондов, а внутри разделов, подразделов, классов и подклассов — по месту экс­плуатации (структурным подразделениям организации).

При значительном изменении качественных и количественных показателей в характеристике объекта в результате реконструкции, модернизации, достройки и дооборудования прежнюю инвентарную

При проверке наличия основных средств осуществляется факти­ческий контроль и составляются:

§ опись имеющихся в наличии основных средств;

§ опись имеющихся наличии оборудования, машин, транспорт­ных средств;

§ опись имеющихся в наличии арендованных средств;

§ опись зданий, сооружений и других объектов недвижимости;

§ сличительные ведомости.

По результатам проверки условий сохранности основных средств делаются соответствующие выводы, в зависимости от которых дают­ся необходимые рекомендации.

Выборочная проверка документального оформления учета основных средств. Ревизионная комиссия (ревизор) оценивает соблюдение пра­вил ведения картотеки или инвентарных книг. Как мы уже говорили, в ходе ревизии записи в карточках учета основных средств сверяются с данными первичных учетных документов. Записи в инвентарных карточках сопоставляются с данными технических паспортов.

Инвентарные карточки суммарно сверяются с данными синте­тического учета основных средств. Для этого ревизионная комиссия (ревизор) по данным инвентарных карточек или инвентарной книги подсчитывает стоимость всех основных средств и сопоставляет полу­ченную сумму с остатком по счету 01 «Основные средства» в Главной книге и остатком по статье «Основные средства» в балансе.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бух­галтерского учета или технической документации в них должны быть внесены исправления и уточнения.

Проверка соблюдения порядка и сроков проведения обязательных ин­вентаризаций основных средств. Ревизионная комиссия (ревизор) уста­навливает наличие (отсутствие) условий, при которых проведение инвентаризации основных средств обязательно:

§ проводится один раз в три года обязательная инвентаризация основных средств;

§ сменились материально ответственные лица;

§ установлены факты хищений или злоупотреблений, а также

§ порчи ценностей;

§ произошло стихийное бедствие.

При выявлении таких фактов ревизионная комиссия (ревизор) (обязана проверить результаты инвентаризации по каждому случаю та изучаемый период. Нужно обращать внимание на то, осуществляет (инвентаризации постоянно действующая в организации комиссия или комиссия назначается отдельно на каждый случай, а также на карточку в случае невозможности отразить в ней все показатели, ха­рактеризующие реконструированный, модернизированный, дообору­дованный, достроенный объект в целом, заменяют новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.

Технические паспорта и другая техническая документация на основные средства могут храниться по месту эксплуатации или в бух­галтерии.

Ревизия сохранности основных средств. Прежде всего при ревизии, проводимой по этому направлению, нужно проверить условия сохранности основных средств. При такой поверке устанавливаются:

1) качество осуществления инвентаризаций;

2) своевременность и полнота закрепления основных средств за материально ответственными лицами по местам нахождения объ­ектов;

3) достоверность учетных данных о наличии основных средств на 1-е число месяца начала ревизии;

4) наличие основных средств.

При проверке качества осуществления инвентаризаций проводит­ся документальный контроль:

§ соблюдения сроков и порядка инвентаризаций;

§ порядка подведения итогов инвентаризаций;

§ решений по урегулированию выявленных расхождений;

§ правильности отражения результатов инвентаризации на сче­тах бухгалтерского учета.

При проверке своевременности и полноты закрепления основных средств за материально ответственными лицами по местам нахождения объектов осуществляется документальный и фактический контроль.

В первом случае происходит проверка:

§ приказов, которыми утвержден список материально ответствен­ных лиц;

§ договоров о материальной ответственности. Во втором случае происходит проверка:

§ наличия сигнализации в помещении, где хранятся объекты;

§ наличия решеток на окнах в местах хранения объектов;

§ работы охранных систем.

При проверке достоверности учетных данных о наличии основных средств на 1-е число месяца начала ревизии осуществляется документаль­ный контроль соблюдения правил ведения карточек основных средств; при этом данные инвентарных карточек сличаются с данными Глав­ной книги, данные первичных документов и технической документа­ции — с данными инвентарных карточек.

Эта проблема вызвана сложно­стью отнесения долгосрочных и дорогостоящих работ либо к капи­тальному ремонту, либо к модернизации и реконструкции, вследствие чего ревизор должен проверить наличие раздельного учета факти­ческих затрат на проведение ремонта и реконструкции, их соответ­ствия проектно-сметной документации.

При реконструкции осуществляются затраты (могут быть пре­дусмотрены в документации), не приводящие к увеличению стоимо­сти основных средств. Поэтому ревизор должен выявить эти затра­ты, к которым, например, относятся:

§ затраты на подготовку эксплуатационных кадров;

§ расходы перспективного характера — геолого-разведочные, изыскательские и т.д.;

§ расходы по возмещению стоимости строений, сносимых при достройке, их демонтажу, переносу и пр.;

§ расходы, связанные с уплатой процентов, штрафов, пени и не­устоек за нарушения в финансово-хозяйственной деятельности;

§ затраты на консервацию достройки (строительства). Кроме того, ревизор обязан выявить затраты, не предусмотрен­ные сметно-технической документацией.

Поскольку расходы на восстановление основных средств значи­тельны, требования к оформлению первичных учетных документов (достаточно строги. Независимо от того, каким способом — подрядным или хозяйственным — выполняется модернизация или реконст­рукция, следует проверить документацию, в которой определены объемы проводимых работ, сроки и стоимость ремонта и которая служит подтверждением разграничения текущих и капитальных затрат.

Ревизор выясняет, обследованы ли объекты основных средств представителями технической (ремонтной) службы организации (ко­миссией, назначаемой распоряжением руководителя). Специально созданная комиссия организации должна оформить материалы пред­варительного обследования и дать в них предложения относительно характера планируемых восстановительных работ с перечнем выяв­ленных дефектов основных конструктивных элементов или оборудо­вания (форма № ОС-16). На основании этих документов, утвержденных руководителем организации, составляются сметно-техническая доку­ментация (расцененная опись работ) и график проведения работ.

Ревизор проверяет, подтверждается ли расход материалов дан­ными требований на отпуск, расходных накладных, лимитно-забор­ных карт (при подрядном способе ведения работ — данными приеме сдаточных актов и накладных), оформлены ли окончание и приемка в эксплуатацию реконструированных или модернизированных объек­тов актом по форме № ОС-3.

В соответствии с п. 70 Методических указаний по ремонту основ­ных средств ремонт рекомендуется проводить по самостоятельно раз­рабатываемому организацией плану с учетом характеристик числя­щихся на балансе основных средств, условий эксплуатации, необходи­мости ремонта. Утверждаемый руководителем план ремонта в составе системы планово-предупредительного ремонта имеет важное значе­ние при разграничении расходов по капитальному ремонту и затрат' на реконструкцию и модернизацию, осуществляемых в порядке, уста­новленном для учета капитальных вложений. Ревизор проверяет на­личие и содержание такого плана.

По окончании проверки ревизор выясняет, внесены ли по ре­зультатам реконструкции и модернизации изменения в учетные фор мы и карточку формы № ОС-6.

Ревизия переоценки основных средств. Ревизор должен знать, что ПБУ 6/01 «Учет основных средств» не предусматривается пере­оценка объектов основных средств по состоянию на истекшую дату, например в течение года по состоянию на начало года. Как правило, переоценка объектов основных средств должна осуществляться в конце года по состоянию на 1 января будущего отчетного года.

Согласно п. 20 Методических рекомендаций о порядке форми­рования показателей бухгалтерской отчетности организации, утверж­денных приказом Минфина России от 28 июня 2000 г. № бОн, резуль­таты проведенной организацией в соответствии с установленным порядком до начала отчетного года переоценки объектов основных средств по состоянию на 1-е число отчетного года подлежат отраже­нию в бухгалтерском учете в январе и в бухгалтерской отчетности — при формировании данных на начало отчетного года. В ПБУ 6/01 также предусмотрен принцип регулярной переоценки объектов основ­ных средств, с тем чтобы стоимость основных средств, по которой они отражаются в бухгалтерском учете и отчетности, существенно не отличалась от текущей (восстановительной) стоимости. Ревизор дол­жен установить, утверждена ли в организации периодичность пере­оценки основных средств, как соблюдаются сроки переоценки. Реви­зору следует проверить, корректируется ли сумма начисленной амор­тизации по переоцененному объекту. Необходимо обратить внимание на то, что переоценка объектов основных средств допускается только по группам однородных объектов.

Пунктом 15 ПБУ16/01 установлены общие правила отражения результатов переоценки объектов основных средств: зачисление сумм дооценки в добавочный капитал организации, отнесение сумм уцен­ки объекта основных средств на счет прибылей и убытков в качестве операционных расходов.

Если имеет место дооценка объекта основных средств в резуль­тате его переоценки, а в предыдущие отчетные периоды происходи­ла уценка указанного объекта, которая была отнесена на счет прибы­лей и убытков в качестве операционных расходов, то вышеуказанная сумма дооценки, равная сумме его уценки, должна быть отнесена на счет прибылей и убытков отчетного года в качестве дохода.

В соответствии с ПБУ 6/01 в общем случае сумма уценки объек­та основных средств относится на счет прибылей и убытков в каче­стве расходов и на уменьшение добавочного капитала организации, который был образован за счет его дооценки, проведенной в преды­дущие отчетные периоды. Превышение суммы уценки над суммой его дооценки, которая была ранее зачислена в добавочный капитал орга­низации в результате его переоценки, проведенной в предыдущие отчетные периоды, должна быть отнесена на счет прибылей и убыт­ков как операционные расходы.

Порядок, установленный ПБУ 6/01, требует от ревизора во вре­мя проверки изучения всей «истории» переоценок, проводимых по объекту основных средств, поскольку сумма проведенной ранее пере­оценки имеет значение для правильного определения финансового результата деятельности организации.

При ревизии необходимо также проверить обоснованность (санкционированность) применения метода переоценки, правильность применения индексов переоценки при индексном методе, докумен­тальное подтверждение рыночных цен основных средств при пря­мом пересчете стоимости, наличие лицензии у организации, прово­дившей переоценку.

8.5. Внутреннее перемещение основных средств

Внутреннее перемещение основных средств возможно в следу­ющих формах:

§ передача в ремонт, на реконструкцию, модернизацию;

§ передача в другое подразделение;

§ передача филиалу, выделенному на отдельный баланс.

Внутреннее перемещение основных средств из одного структурно­го подразделения организации в другое, а также их передача из запаса мости капитального ремонта, приобщаются к акту комплексной доку­ментальной ревизии.

При подрядном способе проведения ремонтных работ проверя­ется (на основании журнала-ордера № 6 по счету 60 и договоров) сво­евременность расчета с подрядчиками и предъявления НДС бюджету.

Ревизия капитального ремонта основных средств, сданных в аренду. Основанием для проверки затрат на капитальный ремонт сданных в аренду основных средств является договор, в котором должны быть изложены условия аренды. Так, если затраты на капитальный ремонт основных средств осуществляет арендодатель, то он отражает эти расходы в общем порядке, установленном для учета затрат на капи­тальный ремонт. Затраты на капитальный ремонт, производимые арендатором, должны учитываться у последнего на счете 97 «Расходы будущих периодов». Плановые предстоящие суммы затрат на капи­тальный ремонт арендатор ежемесячно относит равными долями на кредит счета 96 «Резервы предстоящих расходов» в корреспонден­ции с дебетами производственных счетов. По окончании капитально­го ремонта арендованных объектов сумма фактических затрат в час­ти, ранее отнесенной на кредит счета 96, списывается в дебет этого счета в корреспонденции со счетом 97.

При ревизии ремонта важное место занимает проверка каче­ства капитального ремонта основных средств. Хорошее качество ка­питального ремонта характеризуется длительной безотказной рабо­той отремонтированных объектов основных средств при нормальных условиях их эксплуатации, сокращением простоев, вызванных техни­ческими неисправностями, уменьшением затрат на текущий ремонт, соблюдением межремонтных периодов. По данным первичных до­кументов, отметок в регистрах аналитического учета основных средств, хронометрирования и проверок на местах эксплуатации ревизор мо­жет проверить названные показатели качества.

Заканчивается ревизия операций по капитальному ремонту основных средств проверкой полноты и правильности списания фак­тической стоимости капитального ремонта за счет источников его финансирования. На практике имеют место случаи, когда затраты на капитальный ремонт превышают размеры источников его финанси­рования. Необходимо выяснить причины иммобилизации собствен­ных оборотных средств на капитальный ремонт. Такими причинами могут быть, например, перевыполнение плана капитального ремон­та, удорожание капитального ремонта по сравнению со стоимостью, принятой в плане.

При проверке всех видов ремонтов, вызванных чрезвычайными обстоятельствами и не являющихся плановыми, необходимо обратить внимание на обоснованность причин аварии, порчи, поломки. Для этого документы изучает комиссия, создаваемая в такой ситуации. Расходы по восстановлению имущества после аварии могут быть по­крыты организацией за счет различных источников. Так, если иму­щество организации было застраховано, то на сумму расходов по его восстановлению может быть получено страховое возмещение.