Зам. ген. директора по снабжению

К компетенции зам. ген. директора по снабжению относится: определение требований к продукции, необходимой для строительной деятельности, а также соответствие её качества стандартам, техническим условиям, заключенным договорам и другим нормативным документам; осуществление контроля за выполнением договорных обязательств, поступлением и реализацией материалов, комплектующих; участвует в подготовке данных для составления претензий на поставки некачественных материалов и комплектующих и ответов на претензии заказчиков; контроль за наличием сырья, материала и комплектующих на складе; осуществляет связь с поставщиками, принимает участие в оформлении документов на отгрузку и получение сырья, материалов и комплектующих; участвует в разработке и внедрении правил по оформлению материально-технического обеспечения, контроля качества товаров, организации их транспортировки и хранения; владение оперативной информацией учета поступления и реализации материалов, сырья и комплектующих; в необходимых случаях ведет розыск непоступивших материалов; участвует в проведении инвентаризации, изучает причины образования излишних сверхнормативных материальных ресурсов и “неликвидов”, принимает меры по их реализации; участвует в оформлении необходимых документов, связанных с приемкой и реализацией продукции.

В подчинении зам. ген. директора по снабжению находится отдел материально – технического снабжения, склады.

Рассмотрим функциональных руководителей ООО «СУ В.С.Т.»

Заместитель главного инженера

Заместитель главного инженера подчиняется непосредственно главному инженеру.

Заместитель главного инженера осуществляет руководство текущим и перспективным планированием технического развития предприятия, его производственной базы; руководит составлением технических заданий на проектирование вновь строящихся производств, сооружений; рассматривает и согласовывает проектно - конструкторскую документацию по строительным объектам и рационализации рабочих мест; осуществляет контроль за заключением и исполнением договоров, связанных с внедрением новой техники, а также за финансированием и правильностью расчетов экономической эффективности мероприятий по освоению новой техники и технологий; участвует в разработке и внедрении в строительство ресурсосберегающих технологий; выполняет при отсутствии самостоятельных конструкторских и технологических отделов функции их руководителей; руководит работниками отдела, координирует и направляет деятельность подразделений предприятия, обеспечивающих техническую подготовку производства.

Заместитель главного инженера действует от имени отдела во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями предприятия, представляет интересы предприятия в отношениях с другими организациями по вопросам технической подготовки объектов и иных видов основной деятельности предприятия.

Рассмотрим некотрые отделы. Наиболее интересными и важными для нас являются планово-экономический отдел, финансовый отдел, отдел кадров, лаборатория, строительный отдел, бухгалтерия. Поскольку все данные отделы, кроме планово-экономического отдела и бухгалтерии будут рассмотрены в следующих разделах отчёта, сделаем акцент именно на планово-экономический отдел и бухгалтерию и опишем их взаимодействие с другимим отделами и подразделениями.

Бухгалтерия

Задачами бухгалтерии являются организация учета финансово-хозяйственной деятельности ООО «СУ В.С.Т.» и осуществление контроля за сохранностью собственности, правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей, соблюдением строжайшего режима экономии и хозяйственного расчета.

Основные функции бухгалтерии: достоверная и рациональная организация бухгалтерского учета, отвечающего требованиям оперативного руководства ООО «СУ В.С.Т.», и строгое соблюдение установленного правила ведения учета; внедрение передовых форм и методов бухгалтерского учета на основе широкого применения вычислительной техники; организация учета основных фондов, сырья, материалов, топлива, готовой продукции, денежных средств и других ценностей предприятия, издержек производства и обращения, исполнения смет расходов; организация расчетов по заработной плате с работниками предприятия; составление отчетных калькуляций себестоимости продукции, балансов и бухгалтерской отчетности; осуществление мероприятий по совершенствованию калькулирования себестоимости отдельных видов продукции, по внедрению нормативного метода учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции; своевременное начисление и контроль своевременности перечислений государственных налогов, отчислений от прибылей и других платежей в Государственный бюджет, а также средств амортизационного фонда на финансирование затрат по капитальным вложениям и капитальному ремонту, своевременности погашения кредитов учреждений банков; обеспечение документального отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением денежных средств, начислением и перечислением налогов, отчислений от прибыли и других платежей в государственный бюджет; контроль за своевременным проведением инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей и расчетов, а также ревизий в подчиненных хозяйствах с самостоятельным балансом; составление бухгалтерской отчетности на основе достоверных первичных документов и соответствующих бухгалтерских записей, своевременное представление ее соответствующим органам; осуществление (совместно с другими службами) экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности с целью выявления внутрихозяйственных резервов, ликвидации потерь и непроизводительных расходов; обеспечение строгого соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, правильное расходование полученных в банках средств по назначению, соблюдение порядка выписки чеков и хранения чековых книжек; обеспечение хранения бухгалтерских документов и бухгалтерского архива в установленном порядке.

Также бухгалтерия осуществляет контроль за:

· правильным и своевременным оформлением приема и расходования сырья, материалов, топлива, готовых изделий, товаров и других ценностей, за своевременным предъявлением претензий к поставщикам;

· своевременным взысканием дебиторской и погашением кредиторской задолженности;

· правильным расходованием фонда оплаты труда, исчислением и выдачей всех видов премий, вознаграждений и пособий, соблюдением установленных штатов, должностных окладов, смет административно-хозяйственных и других расходов, а также соблюдением платежной и финансовой дисциплины;

· обоснованным и законным списанием с бухгалтерского баланса недостач, потерь, дебиторской задолженности и других средств;

· правильным и своевременным проведением и оформлением в установленном порядке переоценки товарно-материальных ценностей.

Взаимоотношения бухгалтерии с другими подразделениями предприятия

1. С отделами главного механика и главного инженера

Получает: извещения о выполнении заказов; утвержденные в установленном порядке акты на списание оборудования и энергооборудования с баланса; утвержденные в установленном порядке акты на передачу или на продажу оборудования, акты на передачу оборудования из ремонта в эксплуатацию.

Представляет: информацию о затратах, произведенных на содержание и ремонт оборудования; информацию о наличии основных и оборотных средств в сопоставлении с нормативом.

2. С отделом материально-технического снабжения

Получает: ведомость на излишние материалы и неликвиды; инвентаризационные ведомости материальных ценностей; расчеты и другие данные для взыскания с поставщиков пени, штрафов и неустоек, а также заключения по претензиям, заявленным поставщиками; отчетные данные о движении материалов и изделий и об остатках их на конец каждого месяца.

Представляет: счета для акцепта; сведения о материалах в пути; сведения о движении материалов и комплектующих изделий и реализации сверхнормативных остатков на начало месяца и квартала в стоимостной оценке; информацию о неоплаченных счетах с указанием причин; лимиты затрат на телефонные, телеграфные и командировочные расходы; отчетные данные о стоимости материалов, комплектующих изделий, израсходованных на строительном объекте.

3. С планово-экономическим отделом

Получает: годовые, квартальные и месячные планы производства в номенклатуре; планы производства продукции по номенклатуре и объему товарной продукции по цехам предприятия; смету использования фонда материального поощрения; утвержденные положения о премировании рабочих из фонда заработной платы, а также рабочих, специалистов и служащих из фонда материального поощрения.

Представляет: отчеты по выпуску продукции (по номенклатуре и в денежной оценке); материалы о состоянии незавершенного производства; другие данные, необходимые для анализа и планирования; сведения о фактически начисленной заработной плате по категориям работающих и хозрасчетным подразделениям; сведения об использовании фонда материального поощрения; сведения о натуральных и денежных выплатах сверх фонда заработной платы

4. Со всеми отделами

Получает: отчеты выполнения плана работ и услуг в натуральных измерителях; отчеты о движении основных материалов (по установленной номенклатуре); отчеты о состоянии незавершенного производства; необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы, приказы, распоряжения, а также всякого рода договоры, сметы, нормативы.

Представляет: сведения о затратах на производство по элементам; сведения о выполнении хозрасчетных показателей; разного рода справки, сведения и прочее, связанное с хозрасчетной деятельностью подразделения.

5. С юридическим отделом

Получает: результаты рассмотрения по гражданским и уголовным делам; акты о браке с указанием виновных в образовании брака; заключения на принятые рекламации и расчет потерь в связи с ликвидацией обнаруженных недостатков.

Представляет: материалы по фактам хищений и взысканий дебиторской задолженности с граждан; сведения о результатах учета потерь от брака в цехах по бракоизвещениям и об отнесении сумм на виновных.

Планово-экономический отдел

Планово-экономический отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно генеральному директору. Планово-экономический отдел возглавляется начальником отдела, который назначается и освобождается от занимаемой должности генеральным директором ООО «СУ В.С.Т.». Отдел в своей деятельности руководствуется “Политикой в области качества’’, “Уставом ООО «СУ В.С.Т.», действующим законодательством РФ, РТ, приказами и распоряжениями по ООО «СУ В.С.Т.».

Цели в области качества планово-экономического отдела:

· обеспечение заданного уровня себестоимости и прибыли;

· планирование строительства.

Задачами планово-экономического отдела являются: актуализация “Политики в области качества”; руководство работой по экономическому планированию в организации, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов с целью достижения наибольшей результативности в деятельности фирмы; организация комплексного экономического анализа деятельности организации и участие в разработке мероприятий по эффективному использованию имеющихся мощностей, материальных и трудовых ресурсов, повышению рентабельности строительного производства; организация и совершенствование внутрифирменного хозрасчета; утверждение внутрипроизводственных цен; организация труда и заработной платы, результативности использования трудовых ресурсов и правильного расходования фонда оплаты труда.

Основные функции планово-экономического отдела:

1. В области организации планово-экономической работы: обеспечение управления качеством с использованием внутренних и внешних факторов по обеспечению качества; организация и общее руководство разработкой проектов перспективных и текущих планов организации в соответствии с прямыми заказчиками; планирование производственно-хозяйственной деятельности на основе утвержденного плана организации; разработка системы показателей оценки деятельности подразделений и служб в соответствии со спецификой их работы; участие в разработке положений по материальному поощрению; организация работы по нормированию и ценообразованию в организации; разработка мероприятий по эффективному использованию материальных и трудовых ресурсов, по использованию всех резервов организации; контроль за выполнением годовых, квартальных, месячных, декадных и суточных планов и заданий; организация и руководство работой по комплексному, экономическому анализу производственно – хозяйственной деятельности организации; составление совместно с бухгалтерией пояснительной записки к годовому отчету, участие в балансовой комиссии по итогам деятельности общества; организация статистической отчетности общества и контроль за качеством всей статистической отчетности.

2. В области организации и планирования труда и заработной платы: разработка и внедрение норм затрат труда, обеспечение широкого применения технически обоснованных норм выработки и норм обслуживания для рабочих, специалистов и служащих; осуществление анализа выполнения действующих норм выработки, изучение причин невыполнения норм выработки отдельными рабочими, разработка положений по устранению этих причин, контроль за выполнением мероприятий, обеспечивающих освоение норм; обеспечение подразделений нормативными материалами по труду; организация и проведение систематического изучения использования рабочего времени всеми категориями работников путем применения фотографий рабочего дня, хронометражных наблюдений и других методов изучения рабочего времени; выявление и анализ причин потерь рабочего времени, разработка предложений по улучшению использования рабочего времени и контроль за их внедрением; разработка совместно с соответствующими отделами и службами предложений по совершенствованию управления строительным производством; участие в разработке предложений по улучшению организации рабочих мест; изучение эффективности применения действующих систем оплаты труда, разработка мероприятий по совершенствованию организации заработной платы всех категорий работников; разработка применительно к конкретным условиям положений о премировании работников, осуществление контроля за правильностью их применения; осуществление контроля и проведение анализа расходования фонда оплаты труда, соблюдение штатной дисциплины, соблюдение за правильностью применения тарифных ставок, окладов, надбавок, доплаты коэффициентов к заработной плате; организация и осуществление совместно с бухгалтерией учета и отчетности по труду и заработной плате, проведение анализа отчетности. Кратко опишем взаимоотношения планово-экономического отдела с другими подразделениями: С отделом материально-технического снабжения.

Получает: основные расчеты к плану экономического и социального развития организации по разделу материально-технического снабжения.

Представляет: годовые, квартальные и месячные планы выполнения строительных работ; планы научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ; сведения о нормах и остатках незавершенного строительства; сообщения об изменениях в производственном и тематическом планах.

С бухгалтерией

Получает: отчеты по выполнению работ, сведения о состоянии незавершенного строительства; другие данные, необходимые для планирования и анализа; финансовый план; отчеты о выполнении финансового плана; расчет амортизационных отчислений; копия задания по снижению запасов оборотных средств; ежедневные сведения по выполнению плана выполненных работ.

Представляет: план производства на год, квартал и месяц; плановую себестоимость фактически выпущенной товарной продукции; план производства продукции по номенклатуре и объему товарной продукции по цехам.

7. С производственно-техническим отделом

Получает: квартальные и местные производственные планы по строительству объектов; подекадные графики выполнения строительных работ.

Представляет: задание по снижению себестоимости; ежемесячно процентовки, сметы на строительные работы.

Таким образом, изучив организационную структуру ООО «СУ В.С.Т.» можно сделать вывод, что структура предприятия не рациональна. На мой взгляд, для более эффективного управления и контроля необходимо разделить функции и полномочия планово-экономического отдела, а именно создать в организации финансовую службу и выделить её как самостоятельное структурное подразделение, Финансовая служба занималась бы именно финансовым управлением, планированием в организации. Планово-экономический отдел сосредоточен выполнять несколько другие функции, нежели отслеживание движения денежных потоков.

В отделах и службах персонал работает достаточно эффективно – в связи со специфичность отрасли, работа в организации идёт динамично и нет времени на лишние отвлечённые от работы дела. Это говорит о полной загрузке рабочего времени, что говорит об эффективной работе линейных звеньев управления.

Организационная структура управления ООО «СУ В.С.Т.», описанная выше, может быть названа эффективной, так как она соответствует следующим принципам:

- возможности гибкого реагирования на изменения внешней среды

- обеспечения оптимального уровня децентрализации управленческих решений

- исключения дублирования службами выполнения одних и тех же функций

- персонификации ответственности за организацию и выполнение возложенных функций.

Для предприятия характерна линейно-функциональная структура управления. Управление на ООО «СУ В.С.Т.» характеризуется механистическим типом, а как его разновидностью, функциональной формой управления. При механистическом типе характерны формальные процедуры и правила, жесткая иерархия власти и централизация в принятии решений. При функциональной форме управления руководитель часть своих полномочий передает своим заместителям или руководителям функциональных подразделений. Это позволяет рассредоточить административно-управленческую работу и поручить ее наиболее квалифицированным кадрам. С другой стороны, это приводит к необходимости сложных согласований между управляющими подразделениями при подготовке практически каждого документа. Это снижает оперативность работы, удлиняет сроки документооборота и сроки принятия решений.

Единство и взаимосвязь выполнения поставленных задач реализуется через качественное и оперативное исполнение всеми службами возложенных на них обязанностей.

Однако, несмотря на это, в организационной структуре отсутствуют некоторые ключевые, по современным меркам, подразделения, необходимые крупной организации для успешного существования на рынке.

Отсутствие отдела маркетинга связано с отсутствием необходимости ориентироваться на покупателя, «работать» с клиентами, принимать решения о ценообразовании, заниматься поисками клиентов, стимулировать сбыт, искать эффективные каналы распределения.

Также можно отметить, что для отдела по подготовке персонала и отдела кадров, характерно частичное дублирование функций друг друга, так как оба подразделения осуществляют работу по учету и анализу кадровой структуры предприятия. Некоторое дублирование функций друг друга характерно и еще для некоторых подразделений, однако в целом высокий уровень организационной эффективности предприятия это не снижает.

Еще одним недостатком структуры может быть названа излишняя бюрократизация процесса документооборота. Утверждение того или иного документа требует согласия руководителей большого количества подразделений.

Руководители загружены в достаточной степени, тратя большую часть рабочего времени на выполнение функций управления своими подчиненными в рамках подразделений – своих прямых обязанностей.

Таким образом, организационная структура ООО «СУ В.С.Т.» может быть признана эффективной по ряду критериев.

Между всеми подразделениями существуют тесные устоявшиеся связи, которые обеспечивают непрерывный процесс производства. При этом предприятию удается успешно функционировать в соответствии с выделенным бюджетом.