Вопрос 4. Организация работы по сбору информации и изучению контрагентов

Правильный выбор торговых партнеров очень важен, поэтому участники ВЭД, должны хорошо организовать этуработу.

Эта деятельность должна вестись постоянно и тщательно.

Оперативно-коммерческая работа по изучению внешнеторговых фирм должна включать: 1. предварительный cбop данных о фирме, с которой предполагается проведение переговоров или заключение сделки; 2. текущее наблюдение за деятельностью фирм, с которыми заключены контракты; 3. выявление и изучение новых возможных контрагентов по экспорту и импорту; 4. систематическое изучение фирменной структуры товарных рынков; 5. наблюдение за деятельностью фирм-конкурентов, играющих веду­щую роль на отдельных товарных рынках.   Изучение фирм, работающих на определенном рынке, складывается из сбора информации о фирме и систематизации сведений в определен­ном порядке. Для получения интересующих сведений контрагенты используют все возможные источники информации, которые можно получить через сложившуюся на мировом рынке систему.

Информация о фирме собира­ется в досье на фирму. Материалы для досье делятся на две группы: 1) общая характеристика фирмы (род деятельности, номенклатура производства и торговли, размеры производства, и другие вопросы, характеризующие фирму и ее роль на рынке данного товара); 2) специальные аспекты (кредитоспособность, финансовое положе­ния, загрузка заказами, заинтересованности в получении заказов от иностранных контрагентов, взаимоотношения с дру­гими фирмами и государственными органами, деловая характеристика представителей фирмы).   Наиболее ценной информацией для досье считаются сведения, полу­ченные при личном знакомстве с фирмой, ее руководителями или владельцами, а также в процессе коммерческих переговоров.   Досье фирмы включает ряд документов, подготавливаемых специаль­но сотрудниками внешнеторговой организации. Они обязательны для заполнения и включают: 1.карту фирмы — базовый документ, в котором собирается всесторонняя информация об интересующей фирме; 2.сведения о переговорах с фирмой; 3.сведения о деловых отношениях. 1. Карта фирмы содержит разделы, характеризующие различные стороны деятельности изучаемой фирмы: - страна, почтовый адрес, телефон, факс; - год основания; - предметы торговли, производства (с указанием основных технических характеристик товаров и технических новинок) или характер услуг; - производственные мощности, торговый оборот, число работников или другие данные, характеризующие производственные возможности и объем деятельности (по годам); - данные, характеризующие финансовое положение; - филиалы, дочерние предприятия, участия и прочие связи (картель­ные, финансовые, персональные и т.д.); - важнейшие конкуренты; - владельцы, руководители фирмы, лица, имеющие непосредственный контакт с вашими организациями; - оборот, в том числе по разным рынкам; - отрицательные моменты, характеризующие фирму (невыполнение обязательств, рекламации, арбитражные, судебные дела и пр.).

Если есть время - содержание разделов Карты фирмы

В разделе досье по производственным мощностям указываются объ­ем выпускаемой продукции, число рабочих и служащих, важнейшие предприятия, размер производственных площадей, количество единиц оборудования. По торговому обороту собирается информация о количестве имею­щихся у фирмы контор, отделений, магазинов и складов и объеме годо­вых оборотов, об удельном весе фирмы в производстве, экспорте и им­порте соответствующих товаров. Сведения о финансовом положении фирмы отражают по годам объемы капитала, обороты, прибыль или убытки, а также другие данные, характеризующие финан­совое положение фирмы. В разделе о связях фирмы, перечисляются филиа­лы и дочерние предприятия, в которых данная фирма участвует своими капиталами или имеет с ними какие-либо другие связи, указывается раз­мер участия или характер связи. В блоке по конкурентам фирмы указывают название конкурента, страну и наименование конкурентного товара. В сведениях о владельцах, руководителях фирмы приводятся наиме­нования юридических лиц и фамилии физических лиц, являющихся фактическими владельцами данной фирмы. Если имеется несколько вла­дельцев, указывают долю участия каждого из них в капитале фирмы. Для акционерного общества перечисляются фамилии акционеров, владею­щих большим числом акций, указываются фамилии руководителей фир­мы и работников с указанием сведений о деловых качествах.

2. Сведения о переговорах с фирмой собирают после завершения перего­воров с фирмой. Основные вопросы для изучения: • предмет переговоров; • результат переговоров; • характеристика представителей фирмы, проводящих переговоры, вплоть до черт характера (слабых и сильных), степень владения коммерческими и техническими вопросами; • поведение фирмы во время переговоров; • деловые отношения с другими российскими организациями.

3. Сведения о деловых отношениях. В отличие от сведений о переговорах, которые составляются после каждого раунда переговоров, све­дения о деловых отношениях составляются один раз год и отражают опыт работы с фирмой в течение года. К ним относятся сведения: • о вы­полнении фирмой условий контрактов, • о ее заинтересованности в работе с данным рынком, • о деловых качествах фирмы и ее представителей, про­явившихся в процессе выполнения контрактов.

Досье на фирмы пополняется систематически, при этом перед нача­лом нового финансового года и при подготовке крупных сделок целесо­образно дополнительно собрать сведения о положении контрагента независимо от наличия этих данных за прошлый период.

Вопрос 5. Показатели оперативной и финансо­вой отчетности фирм

Существует множество показателей, с помощью которых дается оценка деятельности фирмы.

Основные формы отчетности фирмы: баланс, счет прибылей и убытков, счет поступле­ний и расходования средств.

Баланс— это документ, отражающий в стоимостном выражении ак­тивы фирмы и источники их формирования по состоянию на определен­ную дату, обычно на конец квартала или года.

Счет прибылей и убытковотражает результаты хозяйственной деятельности фирмы за отчетный период и наряду с балансом является важ­нейшей и обязательной формой финансовой отчетности АО.

Счет поступлений и расходования средствпозволяет определить объ­ем самофинансирования и финансирования за счет заемных средств, те­кущих капиталовложений и других затрат.

Используемые для анализа показатели делятся на абсолютные и относительные.

Абсолютные - это дан­ные, характеризующие масштаб операций фирмы, ее производственные мощности, результаты производственной и сбытовой деятельности и т.д. Часто эти данные берутся из ее финансовой и оператив­ной отчетности.

Относительные - это различные коэффи­циенты или отношения, рассчитываемые путем соотнесения абсолютных показателей друг с другом.

Всю совокупность абсолютных и относительных показателей можно объединить в группы, характеризующие:

1.экономический потенциал фирмы,

2.эффективность ее деятельности,

3.конкурентоспособность,

4.финансо­вое положение.

1. Показатели экономического потенциала фирмы - это сведе­ния:

- об активах и объемах продаж,

- о чистой или валовой прибыли,

- об ос­новном капитале, оборотном капитале,

- о капиталовложениях, собствен­ном и заемном капитале, капитализированной прибыли,

- о производствен­ных мощностях,

- о научно-исследовательской базе и расходах на НИОКР,

- об общем числе занятых и др.

Для характеристики масштаба операций фирмы используются такие показатели, как объем продаж, величина активов, собственного капита­ла, число занятых. Сами по себе они мало о чем говорят, но в сравнении с аналогичными показателями других фирм они позволяют составить представление о ее солидно­сти или масштабах операций.

2. Показатели эффективности деятельности фирмы.

Важнейший - размер прибыли. Прибыль яв­ляется конечной целью и основным критерием деятельности любой фирмы. Размер прибыли в абсолютном выражении кладется в основу исчисления целого ряда относительных показателей рентабельно­сти.

К группе важных показателей относится и объем продаж. Он свиде­тельствует не только о масштабах деятельности фирмы, но и о темпах ее роста. Он является базовым для вычисления других показателей эффективности, среди которых:

• отношение объема продаж к активам (коэффициент капиталоотдачи),

• отношение объема продаж к основному капиталу.

Рост этих показателей отражает либо повышение эффективности ее операций, либо инфляционный рост цен, что может сочетаться со снижением рентабельности использования основного капитала и активов в целом.

3. Показатели конкурентоспособности фирмы. Здесь имеются в виду возможности фирмы предложить товар, отвечающий требованиям по­купателя, т.е. определенного качества, в нужном количестве, в необ­ходимые сроки и на более выгодных условиях, чем конку­ренты.

О конкурентоспособности можно судить по таким экономическим показателям из финансовой отчетности фирм, как:

- динамика продаж в стоимостном и количественном выражении. Ес­ли стоимость реализованной продукции растет быстрее, чем ее физиче­ский объем, значит, спрос на нее повышается (при этом необходимо учитывать инфляционный рост цен). Если картина обратная, следовательно, продукция перестает пользоваться спросом и фирма вы­нуждена снижать цены на нее;

- коэффициент спроса - это отношение объема продаж к стоимости материально-производствен­ных запасов. Этот показатель характеризует спрос на изделия фирмы. Уменьшение этого показателя свидетельствует о замедлении оборачиваемости запасов. Это либо сниже­ние спроса на готовую продукцию, либо увеличение запасов сырья;

- отношение объема продаж к стоимости нереализованной продукции дополняет два предыдущих и в случае уменьшения означает снижение спроса или перепроизводство продукции;

- отношение объема продаж к сумме дебиторской задолженности отра­жает объем коммерческого кредита, предоставляемого фирмой клиентам. Обычно, чем выше спрос, тем меньше объем кредита. Уменьшение это­го показателя говорит о сокращении продаж в кредит;

- загрузка производственных мощностей. Как только фирма начинает испытывать трудности со сбытом готовой продукции, сразу же снижает­ся загрузка производственных мощностей;

- портфель заказов, если он значителен, характеризует высокий уровень спроса на продукцию фирмы;

- объем и направление капиталовложений. Обычно фирма вкладывает капиталы в производство наиболее перспективных с ее точки зрения товаров. Если она прекращает вложение капиталов в данное производство, значит, не видит для себя перспектив получения в будущем достаточно высокой нормы прибыли, что свидетельствует о снижении кон­курентоспособности данной продукции.

4. Показатели финансового положения фирмы.Финансовое положение фирмы определяется:

• степенью финансовой независимости от внешних источников финансирования своей деятельности,

• способностью в необ­ходимые сроки погашать свои финансовые обязательства, т.е. платеже­способностью,

• возможностью предоставления кредитов клиентам, т.е. кредитоспособностью.

Коэффициент финансовой независимости фирмы — отношение собственного капитала к итогу баланса — отражает финансовую независи­мость фирмы от внешних источников финансирования. Чем выше это отношение, тем лучше ее финансовое положение. Считается, что общая сумма задолженности не должна превышать сумму собственного капитала.

Отношение всей задолженности к собственному капиталу, как и пре­дыдущий показатель, отражает соотношение внешних и собственных ис­точников финансирования, при этом задолженность не должна превышать собственный капитал.

Отношение собственного капитала к реальному основному капиталу показывает, в какой степени инвестирование капитала в основные фон­ам осуществляется за счет внутренних источником финансирования.

Отношение долгосрочной задолженности к собственному капиталу. Финансирование деятельности компании за счет долгосрочных кредитов, особенно в форме облигационных займов, выгодно для нее, если ее нор­ма прибыли выше размера выплачиваемых процентов. Долгосрочный кредит позволяет значительно расширить масштабы операций фирмы и получить большую массу прибыли. Однако положение считается ненор­мальным, если долгосрочная задолженность превышает собственный ка­питал.

Коэффициент покрытия, или отношение оборотных активов к кратко­срочной задолженности, — один из основных показателей платежеспо­собности фирмы. Он говорит о том, в какой мере краткосрочная задол­женность фирмы покрывается ее оборотными активами.

Коэффициент ликвидности оборотных активов показывает долю на­личности и быстро реализуемых ценных бумаг в оборотных активах. Чем выше этот коэффициент, тем выше ликвидность оборотного капитала и платежеспособность фирмы.

Выбор тех или иных показателей, характеризующих фирму, зависит от целей, которые ставит перед собой организация при выборе иностран­ного партнера.

В любом случае наиболее важными факторами, которы­ми необходимо руководствоваться, являются:

• репутация фирмы и ее про­дукции,

• надежное финансовое положение и платежеспособность,

• доста­точный производственный и научно-технический потенциал.

Вопрос 6. Подготовка и проведение переговоров

С зарубежными партнерами

Телефонные переговоры. Устная форма переговоров. Партнеры согласуют лишь такие условия как цена, количество, товары и срок поставки. Затем оформляется это контрактом.

Недостатки: дороговизна международных переговоров, требует подготовки.
Достоинства: оперативный и быстрый способ продажи или закупки товаров, является основным способом при биржевой торговли, возможность уточнения уже согласованных пунктов.

Личная встреча с партнерами. Необходимость: когда сторонам трудно согласовать конечные условия оферты, трудно согласовать запросы другим способом. Используется: для установления деловых контактов с контрагентами на выставках, ярмарках; при заключении кредитных и сплошных контрактов; при согласовании условий кооперации и т.д.

Важно учитывать:

• социально-психологическую атмосферу переговоров;

• специфику личности переговоров;

• национальные и культурные особенности.

Виды переговоров:

• переговоры-знакомство (представительские) не преследуют цели заключения конкретных соглашений;

• переговоры по техническим условиям (номенклатура, оборудование, его характеристики, комплектность, последовательность поставки, вопросы монтажа и наладки);

• переговоры по коммерческим вопросам - целью является обсуждение основных условий сделки и подписание контракта.

Этапы переговоров:

• изложение предложений и понимания в письменной форме (предварительное);

• уточнение и согласование отдельных позиций сделки (часто по телефону);

• окончательное урегулирование всех условий сделки (процесс переговоров).

Классификация переговоров по социально-психологической атмосфере:

1. жесткие - основываются на силе, отстаивание сторон своих условий,

2. мягкие - видят в партнере коллегу, обе стороны идут на уступки (оправданы при длительном сотрудничестве).

3. принудительные - стороны придерживаются следующих правил:

- сосредоточить внимание на интересах сторон, а не на их позициях;

- перед тем как придти к какому-либо решению разработать и обсудить несколько вариантов соглашений;

- добиться чтобы переговоры основывались на объективных данных и достоверной информации.

При переговорах используется своя тактика и стратегия.

Подготовка и проведение переговоров по согласованию цен с зарубежными партнерами.

Переговоры по согласованию контрактных цен являются одним из важнейших этапов ВЭД, как для поставщика, так и заказчика. Основные усилия в ходе подготовки и при проведении переговоров должны быть направлены на достижение максимально выгодных контрактных условий для российской стороны.

Согласование контрактных цен требует большой изобретательности, четкого плана проведения переговоров и тщательной аргументации доводов.

В случаях, когда планируется сделка на крупную сумму, вес ошибки в цене заметно возрастает, так как даже доли процента изменения цены могут обернуться значительной суммой упущенной выгоды.

Переговоры по ценам могут носить затяжной характер, а позиция партнера может отличаться упорством и крайней неуступчивостью, что требует мобилизации нервной и интеллектуальной энергии, умелой и своевременной реализации серии домашних заготовок.

В связи с этим первостепенное значение имеет всесторонняя подготовка к переговорам, которая позволит успешно заключить сделку или свести на нет результаты многомесячных поисковых, аналитических, расчетных и рекламных усилий целого коллектива работников.

Во внешней торговле сложились общепринятые принципы подхода к формированию цен и порядку их согласования. Без знания этих принципов переговоры обречены на неудачу.

Зарубежные партнеры уделяют согласованию цен первостепенное значение, проводят детальные анализ цен, анализ квалификации и личных качеств лиц, ведущих переговоры. Переговоры по ценам ведутся на этапах подготовки и заключения внешнеторгового контракта и, как правило, составляют наиболее сложную и длительную часть всего переговорного процесса, так как цена контракта отражает все существенные условия заключенной сделки и выступает концентрированным показателем выгодности сделки. Упрощение переговоров, надежда на "хорошего" партера никогда не приводили к успеху. С другой стороны, умение расположить к себе, завоевать доверие и завязать дружественные личные отношения без ущерба делу, основано на тщательной подготовке к каждой конкретной встрече и затрагивает интересы множества сторон.

Фактически переговоры по согласованию контрактных цен начинаются уже с момента вручения инозаказчику коммерческого предложения или проекта контракта на поставку имущества или оказания услуг и продолжаются на этапах заключения и исполнения внешнеторгового контракта. Согласование цен проводится допущенными к переговорам сотрудниками внешнеторговых подразделений, руководством этих подразделений или организации. Не надо забывать, что каждая встреча, на которой не затрагивается вопрос цены, является возможностью оптимизации условий контракта и повышения экономической эффективности. Как говорят американцы: "О чем бы ни шла речь, речь всегда идет о деньгах".

Успешному проведению переговоров по согласованию контрактных цен предшествует тщательная работа по выявлению, сбору и анализу конъюнктурных материалов, квалифицированному подбор аналогов, расчету внешнеторговых цен, учету особенностей иностранного партнера, доскональное изучение предлагаемого к поставке товара, условий его применения, особенностей спроса и предложения. Чем больше вы будете знать о собственном товаре, тем легче вам будет вести переговоры.

Данную справку ни в коем случае нельзя брать с собой на переговоры. Необходимо точно запомнить ее содержание. Иногда после сбора этих данных вопрос о выходе на переговоры отпадает сам собой.

Исчерпывающее знание планируемой к поставке продукции должно быть непременным условием в подборе участников переговоров.

До начала переговоров по согласованию цены необходимо провести подготовительную работу:

1 определение, сбор, изучение и анализ конъюнктурных материалов.

2 определение, расчет и оформление внешнеторговой цены продукции.

3 изучение проекта контракта, обратив особое внимание на условия планируемой сделки применительно к особенностям товара.

4 изучение предшествующей переписки с иностранным партнером по вопросам планируемой сделки.

5 проверка наличия прямых или косвенных аналогов данного изделия, поставлявшихся иностранному партнеру по линии российских субъектов ВТС.

6 подготовка справочных материалов по зарубежным аналогам применительно к данному иностранному партнеру.

7 выбор оптимальных аналогов и выработка методики защиты предложенной цены.

8 обоснование возможных контраргументов по отклонению аналогов иностранного партнера, не выгодных для российской стороны.

9 проведение перед сложными переговорами совещания специалистов с целью выработки тактики ведения переговоров.

10 изучение досье на фирму и ее представителей, которые будут участвовать в переговорах.

11подготовка подробного плана переговоров с учетом предложения, что иностранный партнер уже встречался с нашими возможными конкурентами.

12 категорически не рекомендуется включать в план переговоров обещания, которые невозможно выполнить или выполнение которых зависит от третьей стороны.

13 подбор состава своих участников осуществляется исходя из принципа "чем меньше людей, тем быстрее достигается необходимый результат".

При подготовке необходимо изучить и проанализировать все факторы, которые нужно учесть на переговорах:

1 условия контракта (валюта цены, условия платежей, условия доставки, сроки и объемы поставки, условия риска и т.д.

2 соответствие характеристик продукции требованиям иностранного партнера.

3 качество продукции.

4 ремонтопригодность и эксплуатационные издержки.

5 совместимость изделия с техническими требованиями эксплуатации.

6 соответствие продукции предлагаемым гарантиям. Один из сложных вопросов, поскольку, как известно российские изделия отличаются скоропостижным качеством;

7 конструктивные и функциональные достоинства продукции.

8 способность к расширенному производству в случае увеличения объемовпоставок.

9 гарантийное и послегарантийное обслуживание.

10 возможность обеспечения запасными частями.

Переговоры по согласованию внешнеторговых цен являются результатом тщательной трудоемкой подготовительной работы (поисковой, маркетинговой, аналитической, расчетной).

Согласованная цена в конечном итоге становится контрактной ценой, которая учитывает все основные условия заключаемой сделки и является обобщающим денежным показателем выгодности сделки.

Об этом забывать не стоит - каждый доллар, уступленный инопартнеру можно приравнивать к отрицательной оценке деятельности конкретных сотрудников. При такой постановке вопроса в людях просыпаются значительные способности по убеждению партнеров.

Классическая схема переговоров по согласованию контрактных схем может быть сведена к решению следующих задач:

1. согласование условий сделки (условия платежа, доставки, сдачи имущества и др.) и номенклатуры продукции;

2. согласование отечественных и мировых аналогов и их цен на основе конкурентных материалов;

3. согласование методики проведения переговоров по выбранным аналогам и уровню их цен, добиваясь принятия собственной методики;

4. согласование экспортных (импортных) цен на предлагаемую номенклатуру и подписание итогового документа.

При проведении переговоров по согласованию цен, которые ранее сообщены Заказчику, необходимо заслушать его мнение и обоснование предлагаемого им уровня цены.

О проведении переговоров по согласованию цен с иностранным партнером целесообразно договариваться заблаговременно, с детализацией конкретной номенклатуры изделий, что позволит подобрать оптимальный состав делегации и провести конкретную подготовительную работу. Неплохо обменяться до встречи программами переговоров. Это все позволит сэкономить время и не распылять внимание на малозначительные вопросы.

Важнейшей частью переговорного процесса является четко налаженная работа протокольной группы. Выполнение этих функций работниками, непосредственно ведущими переговоры, не принято и указывает на низкий уровень организации производственного процесса.

Совместно с инопартнером по окончанию переговоров необходимо подписывать меморандумы, заявления о намерениях, памятные записки и т. п. документы, отражающие перспективы дальнейшего сотрудничества.

По окончанию переговоров, а при продолжительном их характере после каждого раунда, необходимо составлять отчеты, фиксирующие основные аргументы сторон, достигнутые договоренности и принятые обязательства. Отчет обычно подписывается ведущим переговоры и утверждается руководителем организации. В случае необходимости отчет может направляться заинтересованным российским организациям.