Глава 1. Теоретическая основа управления почтовым отделением с использованием специализированной информационной системы

Введение

Почтовая связь играет важнейшую роль для экономического и социального прогресса общества. Эффективность почтовой связи относится к тем условиям, без которых невозможны нормальное функционирование производства и обращение товаров и услуг, а также жизнедеятельность человека на современном этапе развития общества. Связывая производство и потребление товаров и услуг, обслуживая и производителей, и потребителей, почтовая связь активно воздействует на экономику, управление, развитие бизнеса и повышение благосостояния людей.

Почтовая связь в России остается единственным общедоступным механизмом адресного общения граждан, одним из факторов, обеспечивающих политическую и экономическую целостность Российской Федерации. По исследованиям, проведенным Всемирным банком, почтовая связь остается самым широкодоступным средством общения в мире. Функциями городской почтовой связи является предоставление городских непрофильных услуг клиентуре обработка исходного городского, местного и входящего в городское почтовое отделение. Цель компании – предоставление более чем 80 почтовых, финансовых и других услуг информационно-коммуникационных [35].

Через почтовые отделения осуществляется поставка пенсий и пособий, а также подписных печатных изданий. В почтовых отделениях можно оплатить коммунальные услуги, получить и погасить банковские кредиты, снять денежные средства из карт, оформить страховку, купить лотерейные, железнодорожные, а также товары народного потребления. Кроме того, через точки доступа любой клиент может получить доступ к Интернету, отправлять и получать электронную почту, распечатать документ [4].

ФГУП «Почта России» – национальный почтовый оператор, предоставляющий универсальные услуги почтовой связи, а также ряд финансовых и коммерческих сервисов на территории Российской Федерации. Почта России – одна из крупнейших и наиболее значимых компаний страны, выполняющая важнейшие социальные функции, входит в перечень стратегических организаций России.

Связь – одна из важнейших отраслей народного хозяйства. Наиболее распространенным и дешевым видом связи является почтовая связь. Она предназначена для приема, транспортированная и доставки адресатам письменной корреспонденции, периодической печати, денежных переводов, посылок и предоставления населению ряду других услуг. Сеть почтовой связи включает почтамты, узлы и отделения связи.

Городская почтовая сеть предназначена для предоставления универсальных и дополнительных услуг связи физическим и юридическим лицам, а также для обработки, перевозки и доставки почтовых отправлений в городе.

Функциями городской почтовой связи является предоставление городских непрофильных услуг клиентуре обработка исходного городского, местного и входящего в городское почтовое отделение. Перевозка их по внутригородским маршрутам и доставкой почтовых отправлений адресатам.

Важнейшими вопросами организации городской почтовой связи является:

1. развитие и размещение сети организация и пунктов почтовой связи в городе;

2. выбор системы обработки и продвижения почтовых отправлений;

3. организация перевозки почты и доставка почтовых отправлений.

Принципы построения городской почтовой связи вытекает из основных принципов построения общественной системы почтовой связи.

Центральным объектом почтовой связи на территории города является Почтамт. Центральному объекту подчинены отделения почтовой связи, которые являются структурным подразделением Почтамта, территориально удаленными от него с целью обеспечения максимальных удобств предоставления услуг связи клиентуре.

Поскольку происходит дублирование входной информации с бумажных носителей в электронные таблицы, риск появления ошибок по причине человеческого фактора достаточно велик.

Таким образом, ставится задача исследовать автоматизацию почтового отделения, для того чтобы максимально снизить риск возникновения ошибок, уменьшить количество звеньев в цепочке документооборота, что позволит сотрудникам организации работать более слаженно и оперативно.

Объект исследования – информационная система почтового отделения.

Предмет исследования – внедрение специализированной информационной системы почтового отделения.

Теоретическая значимость работы состоит в том, что результаты исследований могут быть применены для повышения эффективности функционирования почтовых отделений по всей стране.

Практическая значимость работы состоит в том, что выбранное в результате исследования в качестве замены устаревшего ПО система «ЕАС ОПС» рекомендована к внедрению в исследуемой организации.

Цель исследования заключается в обосновании повышения эффективности работы почтового отделения путем внедрения специализированной информационной системы. Для достижения цели поставлены задачи:

· Изучить теоретические основы управления почтовым отделением с использованием специализированной информационной системы:

· Дать характеристику организации и основных бизнес процессов, связанных с ведением документооборота почтового отделения;

· Выполнить анализ эффективности работы информационной системы почтового отделения;

· Разработать предложения по повышению эффективности работы почтового отделения посредством внедрения новой информационной системы.

В процессе написания работы были применены такие методы исследования как наблюдение, сравнение, анализ, моделирование.

ИС «Планово-финансовая отчетность и анализ»

ИС «Планово-финансовая отчетность и анализ» представляет собой интегрированную систему финансово-хозяйственного учета, которая обеспечит в автоматизированном режиме решение задач первичного учета и формирование на их основе сводной отчетности по следующим направлениям:

· бухгалтерский и налоговый учет;

· планирование и учет бюджетных средств;

· экономико-статистический учет;

· кадровый учет;

· учет корпоративных услуг;

· интегрированная отчетность по различным видам ФХД.

ИС «Планово-финансовая отчетность и анализ» используется в АУП и Филиалах ФГУП «Почта России».

ИС ПФОиА на базе системы управления базы данных (СУБД) Interbase эксплуатируется на уровне филиалов, почтамтов, других структурных подразделений ФГУП «Почта России» (Организация) и предназначена для сбора, обработки и представления отчетности по подчиненности и в аппарат управления ораганизации.

В настоящее время в АУП осуществляется переход системы с платформы СУБД Interbase на СУБД Oracle. В филиалах система остается на базе Interbase.

ИС «ПФОиА» на базе СУБД Oracle предназначена для консолидации данных, представляемых из филиалов ораганизации, и формирования сводной отчетности в АУП.

Списки обрабатываемых форм в обеих системах идентичны и насчитывают более 150 форм.

ИС «ПФОиА» является также основой системы бюджетирования ораганизации.

Сопровождение системы обусловлено необходимостью:

· обеспечения соответствия представляемой ФГУП «Почта России» отчетности требованиям нормативных документов Минфина, Госкомстата, Минсвязи и других руководящих органов, а также внутренним регламентирующим документам ораганизации;

· обеспечения процесса формирования бюджета ораганизации.

Сопровождение системы подразумевает подготовка ТЗ и ЧТЗ для внесения изменений в формирование отчетных документов (в среднем 2-3 задания в неделю) на основе СЗ из профильных дирекций.

Заключение

В данной работе выполнено исследование организация «почтовое отделение № 4» в г. Кирове.

Рассмотрев организационную структуру отделения, выполнено описание информационной системы отделения в BP Win.

Рассмотрен документооборот организация, входной и выходной поток документов.

Также рассмотрены основные экономические показатели отделения.

На момент написания на исследуемом объекте организации для автоматизации использовался программный пакет Winpost.

Информационная система ПКТ «WinPost» обеспечивает функционирование автоматизированного рабочего места оператора почтовой связи и решение всего комплекса задач операционного дня.

В результате рассмотрения функционала программы, а также сбора жалоб со стороны работников отделения во время прохождения преддипломной практики, были выделены недостатки информационной системы Wipost.

Для устранения выявленных недостатков предложено внедрить более совершенную информационную систему ЕАС ОПС (RetailPOS).

Приведены особенности нового программного продукта, а также рассчитана экономическая эффективность от внедрения.

В результате внедрения новой ИС в организации трудовые затраты снизятся на 50%, а стоимостные затраты на 87%. При этом срок окупаемости проекта составит 1.5 года.

Исходя из этого можно заключить, что внедрение ИС в организацию экономически оправдано.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 N 149-ФЗ.

2. Архарова З.П., Божко В.П., Гусева Н.К., Соколов Н.А.: «Межотраслевые и региональные АСУ» – М.: МЭСИ, 2006

3. Барабанова И.М., Глебовский А.Ю. Проектирование информационных систем в экономике. Экономическое обоснование проектов. Учеб. пособие. – СПб.: Изд-во СПбГПУ, 2003.

4. Баронов В. Автоматизация управления организацией / В.В. Баронов и др. – М.: ИНФРА–М, 2000.

5. Бритов Б. Моделирование бизнес-процессов. – 2014. – 320 с

6. Гагарина Л. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем. Учебное пособие. – М.: Форум, Инфра-М, 2015. – 384 с.

7. Грачева, М.В. Моделирование экономических процессов / М.В. Грачева, Ю.Н. Черемных, Е.А. Туманова. - М.: Юнити-Дана, 2013. - 481 с.

8. Громов А. Анализ и моделирование бизнес-процессов. Учебно-методический комплекс / А.И. Громов [и др.]. - М.: ОАО «Издательство «Юрайт», 2013. - 59 с.

9. Джестон Д. Управление бизнес-процессами / Джон Джестон, Йохан Нелис. - М.: ОАО «Издательство «Символ-Плюс», 2013. - 35 с.

10. Ехлаков Ю.П. Теоретические основы автоматизированного управления. – Томск: Изд-во Том. гос. ун-та систем управления и радиоэлектроники, 2011, с. 87.

11. Исаев Г. Проектирование информационных систем. – М.: - Омега-Л, 2012. – 432 с.

12. Исаев Г.Н. Информационные системы в экономике: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Финансы и кредит», «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» / Г.Н. Исаев – 6-е изд., стер. – М.: «Омега-Л», 2013. – 462 с.

13. Кириллов К.В. Экономика и управление / К. В. Кириллов // Моделирование бизнес-процессов средствами ARIS - 2012. - №6. - С. 160 - 166.

14. Коваленко В. Проектирование информационных систем. – М.: Форум, 2012. – 320 с.

15. Кулябов Д.С. Введение в формальные методы описания бизнес-процессов / Кулябов Д.С, Королькова А.В. - М.: РУДН, 2014. - 53 с.

16. Мезенцев К.Н. Автоматизированные информационные системы : учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / К.Н.Мезен- цев. — 4-е изд., стер. — М.: Издательский центр «Академия», 2013. — 176 с.

17. Мельников П. Проектирование информационных систем. Учебник и практикум. – М.: Юрайт, 2016. – 260 с.

18. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. Издание 4-е. – М.: Финансы и статистика, 2002

19. Патрушина С.М., Аручиди Н.А. Информационные системы в экономике. Учебное пособие. – Ростов-на-Дону: Мини Тайп, 2012. – 144 с.

20. Прокимнов Н.Н. Структурно-функциональное моделирование деловых процессов / Прокимнов Н.Н. - М.: ОАО «Издательство «Синергия» 2011. - 14 с.

21. Румянцева З.П., Соломатин Н.А., Акбердин Р.З. и др. Менеджмент организации. Учебное пособие – М.: ИНФРА-М, 2006. – 257 c.

22. Титоренко Г. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов / Под ред. проф. Г.А. Титоренко – 2-е изд., доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

23. Федорова Г. Информационные системы. – М.: Academia, 2013. – 208 с.

24. Харрингтон Д. Оптимизация бизнес- процессов / Джеймс Харрингтон, Харм Ван Нимвеген. - М.: ОАО «Издательство «Азбука», 2014. - 33 с.

25. Шепеленко Г.И. Экономика, организация и планирование производства в организации. Учебное пособие- Ростов, МАРТ, 2005. – 544 c.

26. Щедровицкий Г.П. Оргуправленческое решение: идеология, методология, технология / Щедровицкий Г.П. - М., 2014. - 180 с.

27. Анализ организационной структуры организация http://www.fox-manager.ru/analiz-organizacionnoj-struktury-predpriyatiya.html

28. Информационная система Winpost https://www.rossvyaz.ru/press/news/news1881.htm

29. Методы анализа и оптимизации бизнес-процессов. Режим доступа: http://www.betec.ru/index.php?id=6&sid=52.

30. Неофициальный форум для инженеров, технологов и операторов Почты России http://pochta.2x2forum.ru/f19-forum

31. О системе ЕАС ОПС http://pochta.2x2forum.ru/f19-forum

32. О системе ЕАС ОПС https://www.youtube.com/watch?v=lwu9-LNdPuE

33. Общие процедуры работы в ЕАС ОПС http://ppt-online.org/41211

34. Описание системы Winpost http://aeterna.qip.ru/blogs/post/3814443/

35. Почта России www.russianpost.ru

36. Приемы оптимизации бизнес-процессов. Режим доступа: http://psyfactor.org/lib/bondarenko2.htm.

37. Руководство пользователя Winpost https://docs.google.com/document/d/1iLrzPtxNBzw_wIXajWGOHwOTcRWIaLc1P08Gn2Xr8mM/edit

Введение

Почтовая связь играет важнейшую роль для экономического и социального прогресса общества. Эффективность почтовой связи относится к тем условиям, без которых невозможны нормальное функционирование производства и обращение товаров и услуг, а также жизнедеятельность человека на современном этапе развития общества. Связывая производство и потребление товаров и услуг, обслуживая и производителей, и потребителей, почтовая связь активно воздействует на экономику, управление, развитие бизнеса и повышение благосостояния людей.

Почтовая связь в России остается единственным общедоступным механизмом адресного общения граждан, одним из факторов, обеспечивающих политическую и экономическую целостность Российской Федерации. По исследованиям, проведенным Всемирным банком, почтовая связь остается самым широкодоступным средством общения в мире. Функциями городской почтовой связи является предоставление городских непрофильных услуг клиентуре обработка исходного городского, местного и входящего в городское почтовое отделение. Цель компании – предоставление более чем 80 почтовых, финансовых и других услуг информационно-коммуникационных [35].

Через почтовые отделения осуществляется поставка пенсий и пособий, а также подписных печатных изданий. В почтовых отделениях можно оплатить коммунальные услуги, получить и погасить банковские кредиты, снять денежные средства из карт, оформить страховку, купить лотерейные, железнодорожные, а также товары народного потребления. Кроме того, через точки доступа любой клиент может получить доступ к Интернету, отправлять и получать электронную почту, распечатать документ [4].

ФГУП «Почта России» – национальный почтовый оператор, предоставляющий универсальные услуги почтовой связи, а также ряд финансовых и коммерческих сервисов на территории Российской Федерации. Почта России – одна из крупнейших и наиболее значимых компаний страны, выполняющая важнейшие социальные функции, входит в перечень стратегических организаций России.

Связь – одна из важнейших отраслей народного хозяйства. Наиболее распространенным и дешевым видом связи является почтовая связь. Она предназначена для приема, транспортированная и доставки адресатам письменной корреспонденции, периодической печати, денежных переводов, посылок и предоставления населению ряду других услуг. Сеть почтовой связи включает почтамты, узлы и отделения связи.

Городская почтовая сеть предназначена для предоставления универсальных и дополнительных услуг связи физическим и юридическим лицам, а также для обработки, перевозки и доставки почтовых отправлений в городе.

Функциями городской почтовой связи является предоставление городских непрофильных услуг клиентуре обработка исходного городского, местного и входящего в городское почтовое отделение. Перевозка их по внутригородским маршрутам и доставкой почтовых отправлений адресатам.

Важнейшими вопросами организации городской почтовой связи является:

1. развитие и размещение сети организация и пунктов почтовой связи в городе;

2. выбор системы обработки и продвижения почтовых отправлений;

3. организация перевозки почты и доставка почтовых отправлений.

Принципы построения городской почтовой связи вытекает из основных принципов построения общественной системы почтовой связи.

Центральным объектом почтовой связи на территории города является Почтамт. Центральному объекту подчинены отделения почтовой связи, которые являются структурным подразделением Почтамта, территориально удаленными от него с целью обеспечения максимальных удобств предоставления услуг связи клиентуре.

Поскольку происходит дублирование входной информации с бумажных носителей в электронные таблицы, риск появления ошибок по причине человеческого фактора достаточно велик.

Таким образом, ставится задача исследовать автоматизацию почтового отделения, для того чтобы максимально снизить риск возникновения ошибок, уменьшить количество звеньев в цепочке документооборота, что позволит сотрудникам организации работать более слаженно и оперативно.

Объект исследования – информационная система почтового отделения.

Предмет исследования – внедрение специализированной информационной системы почтового отделения.

Теоретическая значимость работы состоит в том, что результаты исследований могут быть применены для повышения эффективности функционирования почтовых отделений по всей стране.

Практическая значимость работы состоит в том, что выбранное в результате исследования в качестве замены устаревшего ПО система «ЕАС ОПС» рекомендована к внедрению в исследуемой организации.

Цель исследования заключается в обосновании повышения эффективности работы почтового отделения путем внедрения специализированной информационной системы. Для достижения цели поставлены задачи:

· Изучить теоретические основы управления почтовым отделением с использованием специализированной информационной системы:

· Дать характеристику организации и основных бизнес процессов, связанных с ведением документооборота почтового отделения;

· Выполнить анализ эффективности работы информационной системы почтового отделения;

· Разработать предложения по повышению эффективности работы почтового отделения посредством внедрения новой информационной системы.

В процессе написания работы были применены такие методы исследования как наблюдение, сравнение, анализ, моделирование.

Глава 1. Теоретическая основа управления почтовым отделением с использованием специализированной информационной системы