Мониторинг эффективности системы внутреннего контроля
4.9.1 Организациям следует осуществлять мониторинг системы внутреннего контроля, в том числе системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности.
4.9.2 Целью мониторинга является определение состояния системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности:
− оценить, насколько СВКФО обеспечивает выполнение поставленных перед ней целей и задач;
− определить уровень существенности недостатков СВКФО.
4.9.3 Мониторинг системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности предусматривает[5]:
− осуществление руководством подразделений постоянного мониторинга выполнения контрольных процедур в подотчетных им подразделениях;
− проведение самооценки системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности в подразделениях;
− проведение на регулярной основе мониторинга и выборочного тестирования наиболее рискованных операций работниками и руководством организации;
− осуществление периодических проверок выполнения контрольных процедур и проверок соответствия операций требованиям законодательства и положениям нормативных документов организации силами независимого подразделения (например, внутреннего аудита);
− своевременное доведение информации о выявленных недостатках системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности высшего руководства и Совета директоров в рамках вертикали управления.
4.9.4 Организациям следует определить процессы и процедуры осуществления всех форм мониторинга системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности, включая порядок проведения оценки, оформления результатов и представления их органам управления.
4.9.5 В процедуры мониторинга целесообразно включить такую информацию как цели, границы и техники проведения оценки, а также методы документирования результатов и регулярность предоставления отчетности о системе внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности заинтересованным пользователям.
4.9.6 Высшее руководство несет ответственность перед Советом директоров за осуществление мониторинга системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности и предоставление Совету директоров заключения в отношении осуществления контрольных процедур надлежащим образом.
4.9.7 Совет директоров, в свою очередь, несет ответственность за регулярное рассмотрение результатов мониторинга системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности.
4.9.8 В рамках оценки системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности организациям следует оценивать как операционную эффективность, так и эффективность дизайна контрольных процедур. Например, руководителю структурных подразделений и их работники могут проводить оценку контрольных процедур по следующим критериям:
− позволяет ли контроль предотвратить / обнаружить негативные последствия от возможной реализации рисков, на которые направлен данный контроль;
− выполняется ли данный контроль в соответствие с описанием и в течение всего оцениваемого периода;
− имеются ли документальные свидетельства выполнения контроля;
− формализована ли данная процедура (если да, то каким образом: нормативные документы, должностные инструкции, устное распоряжение, не формализована).
4.9.9 В организации должен быть разработан механизм оценки и формирования вывода об эффективности системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности.
4.9.10 Организациям следует разрабатывать внутренние нормативные документы, регламентирующие порядок проведения оценки и устанавливающие критерии эффективности контрольных процедур, а также порядок документирования результатов оценки.
4.9.11 В рамках своей деятельности структурному подразделение по внутреннему аудиту может проводить, в том числе, оценку эффективности системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности на предмет ее соответствия поставленным целям, задачам и заданным критериям. Оценка эффективности системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности проводится путем выполнения аудиторских проверок в рамках утвержденного плана деятельности структурного подразделения по внутреннему аудиту, а также посредством проведения дополнительных проверок по инициативе Совета Директоров, Комитета по аудиту и высшего руководства организации.
4.9.12 Результаты оценки системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности должны быть задокументированы надлежащим образом и могут быть использованы при подготовке годового отчета. Высшее руководство может включать в годовой отчет дополнительную информацию, касающуюся системы внутреннего контроля в организации, если сочтет ее значимой для целей раскрытия заинтересованным лицам.
Публичное раскрытие информации о состоянии системы внутреннего контроля организации и о системе внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности является хорошей практикой ведения бизнеса и может способствовать повышению инвестиционной привлекательности организации.
4.9.13 По итогам проведенной оценки (на основании выявленных недостатков) руководители структурных подразделений должны разрабатывать план мероприятий по совершенствованию системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности для тех областей, за которые они являются ответственными.
Например, формирование плана корректирующих мероприятий может осуществляться следующим образом:
− для каждого недостатка контрольной процедуры (выявленного по результатам оценки эффективности дизайна и операционной эффективности) разрабатываются мероприятия по их устранению.
− мероприятия могут разрабатываться для одного либо группы контролей и быть направлены как на совершенствования дизайна/операционной эффективности контроля, так и общей его эффективности бизнес-процесса.
− мероприятия агрегируются (если возможно) по структурному подразделению и ранжируются по приоритетности внедрения. Ранжирование осуществляется на основе критичности недостатков.
− определяются работники, ответственные за внедрение осуществление мероприятий по совершенствованию системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности.
− определяются ресурсы, необходимые для внедрения осуществления мероприятий.
− определяются сроки внедрения реализации мероприятий по совершенствованию системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности.
4.9.14 В организации следует выстроить процесс мониторинга выполнения мероприятий и устранение недостатков, выявленных по итогам оценки системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности.
Отслеживание статуса выполнения мероприятий может проводиться, например, посредством опроса ответственных работников подразделения и/или получения отчетов о внедрении мероприятий и на основании плана мероприятий, разработанного по итогам оценки, а также путем выборочной проверки устранения недостатков (на основании проверки документов или путем наблюдения за выполнением операций или пр.)
4.10 Отчетность в области системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности
4.10.1 В организации следует определить процедуры подготовки и предоставления отчетности в области системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности:
− руководители структурных подразделений несут ответственность за подготовку отчетности о состоянии системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности;
− подразделение внутреннего аудита несет ответственность за подготовку отчетности по результатам независимой оценки эффективности системы внутреннего контроля над процессом подготовки финансовой отчетности.
4.10.2 Отчетность руководителей структурных подразделений о состоянии системы внутреннего контроля может содержать:
− информацию о выполнении плана мероприятий по совершенствованию СВКФО структурного подразделения, в том числе:
· общую информацию об объектах СВК;
· статус выполнения плана мероприятий по совершенствованию СВК;
− результаты оценки эффективности контрольных процедур, в том числе:
· количество эффективных и неэффективных контрольных процедур по результатам самооценки структурными подразделениями;
· список основных недостатков контрольных процедур;
− план мероприятий по устранению недостатков;
− информация о выполнении плана по внедрению мероприятий по устранению недостатков за предыдущий отчетный период;
− заключение по оценке эффективности СВК структурного подразделения.
4.10.3 Целесообразно предоставлять отчетность руководства о состоянии СВКФО высшему руководству и Совету директоров, а также предоставлять данную информацию внутреннему аудиту организации.
4.10.4 Подразделение внутреннего аудита организации по результатам деятельности за отчетный период (например, год) может формировать вывод об эффективности СВК, в том числе об эффективности СВКФО. Вывод формируется по итогам аудиторских проверок, проведенных за отчетный период. В некоторых случаях, объем проведенных проверок внутренним аудитом не может давать базу для формирования мнения об эффективности СВКФО в целом.
4.10.5 Внутренний аудит подготавливает отчет и предоставляет его на рассмотрение Комитету по аудиту Совета директоров (или Совету директоров в случае, если Комитет по аудиту не сформирован), а также информирует руководство организации и руководителей структурных подразделений о состоянии СВК и СВКФО.
4.10.6 Отчетность о состоянии СВК и СВКФО (в том числе, перечень недостатков) является основой для определения направлений совершенствования СВК.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Пример политики по внутреннему контролю
Утверждено
Распоряжением № _______________________
от _______________________
ПОЛИТИКА