Закрепление функций за организационными звеньями

Цель этапа: закрепление функций за подразделениями и сотрудниками компании (представленных должностями).

Источники информации: практикум: в классификаторе «Функции» уже отражено распределение функций по должностям.

Элемент модели: проекция «Организационно-ролевая структура_Функции».

Порядок действий:

1. Создать новую проекцию «Организационно-ролевая структура_Функции».

2. Открыть проекцию (рис. 44).

Рис. 44

3. Установить связи между функциями из классификатора «Функции» и соответствующими должностями из классификатора «Организационно-ролевая структура» (рис. 45).

Рис. 45

Связи необходимо устанавливать на нижнем уровне (к функциям), поскольку в ходе дальнейшей работы над классификатором «Функции» функции будут перемещены из подуровней должностей (функция переместится вместе с установленной связью), а должности – удалены.

Для ускорения процесса закрепления функций классификатора со служебной структурой, можно использовать инструмент пометки и его вариант Пометить подуровень и назначать связи сразу с группой помеченных функций (рис. 46).

4. Для того чтобы проверить корректность закрепления функций из классификатора «Функции», имеющего служебный вид за организационными звеньями:

– установить раскрытие классификаторов на уровне должностей;

– вывести просмотр печати ( ) без дополнительных настроек.

Текст предварительного отчета будет содержать классификатор «Организационно-ролевая структура», причем под каждым наименованием должности будут подписаны наименования должностей из классификатора «Функции», с подуровнями которых связаны должности (в примере они выделены курсивом).

Пример

1. Производственный кооператив «Простоквашино»

Председатель кооператива

Председатель кооператива

Финансовый отдел

1.2.1. Финансовый директор

Финансовый директор

Коммерческая служба

1.3.1. Менеджер по работе с клиентами

Менеджер по работе с клиентами

1.3.2. ОМТС

1.3.2.1. Заготовитель – добытчик

Заготовитель – добытчик

1.3.2.2. Кладовщик – грузчик

Кладовщик – грузчик

Служба сельскохозяйственных работ

1.4.1. Животновод

Животновод

1.4.2. Птицевод

Птицевод

1.4.3. Овощевод

Овощевод

1.4.4. Пастух

Пастух

1.4.5. Рабочий по уборке урожая – сторож

Рабочий по уборке урожая – сторож

1.4.6. Собиратель ягод – грибник

Собиратель ягод – грибник

Служба реконструкции, ремонта и эксплуатации

1.5.1. Техник-механик

Техник-механик

Столовая

1.6.1. Повар

Повар

Связи в проекции были установлены неправильно, если наименования должностей не совпадают, например:

1.2. Финансовый отдел

1.2.1. Финансовый директор

Техник-механик

или есть лишние наименования, например:

1.2. Финансовый отдел

1.2.1. Финансовый директор

Финансовый директор

Техник-механик

В случае, если просмотр печати выявил некорректно установленные связи, необходимо вернуться в проекцию и исправить их.

7. Структурирование классификатора «Функции»

Порядок действий:

1. Перейти в классификатор «Функции» и создать три группы функций на верхнем уровне (Функции управления, Основные функции и Функции обеспечения) (рис. 47).

2. Последовательно для каждой функции определить, к какой из групп она принадлежит, и перенести в эту группу.

3. Удалить наименования должностей из классификатора «Функции».

4. В случае если в классификаторе имеются функции с одинаковыми наименованиями, например, Сбор продукции (исполняемый Птицеводом, Рабочим по уборке урожая – сторожем и Собирателем ягод – грибником), необходимо:

– перенести все одинаковые наименования в подуровень одной из функций (рис. 48).

– в проекции «Организационно-ролевая структура_Функ­ции» переместить связи с позиций в подуровне на верхний уровень (для этого поместить курсор мыши на позиции в подуровне и, удерживая Shift, перенести связь на верхний уровень) (рис. 49).

Рис. 49

– в классификаторе «Функции» удалить позиции в подуровне.

Удаленные в классификаторе позиции не удаляются окончательно, а отображаются красным шрифтом перечеркнутыми (рис. 50).

Рис. 50

Для того чтобы окончательно удалить позиции, не связанные ни с какими элементами других классификаторов, необходимо использовать опцию Обновить удаленные ( ). Если позиция не удаляется, то необходимо найти связь и переместить ее или удалить.

Пример

Функции управления

1.1. Организационный менеджмент

1.2. Маркетинг

1.2.1. Мониторинг и анализ конкурентов

1.2.2. Поиск и привлечение постоянных покупателей

1.3. Логистика и управление процессами

1.3.1. Закупочная логистика

1.3.1.1. Анализ и выбор поставщиков

1.3.1.2. Определение требуемого количества кормов

1.3.2. Планирование участка

1.4. Финансово-экономическое управление {Финансы}

1.4.1. Долгосрочное финансово-экономическое планирование и анализ

1.4.2. Оперативное управление расчетами

1.5. Управление персоналом

1.5.1. Мотивация и стимулирование персонала {Оплата труда}

Основные функции

2.1. Закупки и добыча необходимого

2.1.1. Покупка и / или добыча

2.1.2. Подготовка, хранение и отпуск материалов

2.2. Производство молочной продукции

2.2.1. Получение молока

2.2.1.1. Доение коровы

2.2.1.2. Очистка и фильтрация молока

2.2.1.3. Розлив молока

2.2.2. Изготовление сметаны

2.2.2.1. Кипячение молока

2.2.2.2. Охлаждение молока

2.2.2.3. Согревание кирпича

2.2.2.4. Добавление в банку закваски, перемешивание, укутывание

2.3. Выращивание овощных культур

2.3.1. Подготовка почвы, приготовление и внесение удобрений в почву

2.3.2. Подготовка семян и посадочного материала

2.3.3. Посадка культур, выращивание и уход

2.4. Сбор продукции

2.5. Хранение и доставка

2.5.1. Хранение продукции

2.5.2. Доставка и продажа продукции потребителям

Функции обеспечения

3.1. Содержание животных

3.1.1. Уход за животными

3.1.1.1. Приготовление и раздача кормов

3.1.1.2. Выпас живности

3.1.2. Уборка и чистка помещений для животных

3.2. Техническое обеспечение

3.3. Содержание и ремонт зданий и хозяйственных построек

3.4. Обеспечение сохранности имущества кооператива

3.5. Обеспечение питания сотрудников кооператива

Содержимое проекции «Организационно-ролевая структура» можно сохранить в виде таблицы Excel из главного меню: Проекция / Отправить / В MS Excel (рис. 51).

Рис. 51

В результате получаем следующую страницу в Excel (рис. 52):

Рис. 52

Обзор пройденных этапов

В ходе построения организационно-функциональной модели были выполнены следующие операции:

1. В классификаторе «Направление деятельности» выделены и сгруппированы направления деятельности компании.

2. В классификаторе «Сотрудники» перечислены поименно и по алфавиту сотрудники компании.

3. В классификаторе «Организационно-ролевая структура» отражена организационная структура компании.

4. В проекции «Организационно-ролевая структура_Сотрудники» за сотрудниками закреплены должности.

5. В классификаторе «Функции» находится функционал компании. Все функции разделены на три основных группы «Функции управления», «Основные функции», «Функции обеспечения». Внутри групп функции сгруппированы и выстроены в последовательности, близкой к реальной последовательности их выполнения.

6. В проекции «Организационно-функ­цио­нальная структура_Функции» за функциями закреплены должности исполнителей.

В результате создана электронная бизнес-мо­дель, в которой зафиксированы организационная структура и функционал компании (рис. 53).