Сборник статей – Как составить штатное расписание

Сборник статей – Как составить штатное расписание

Маликова А. Менеджер менеджеру рознь, или Как составить штатное расписание // Практическая бухгалтерия, N 9, сентябрь 2010 г.

Ритер М. Штатное расписание: как и зачем его составлять?, // Клуб главных бухгалтеров, N 5, май 2010 г.

Строкина М.О. Штатное расписание: составление и оформление // Отдел кадров бюджетного учреждения, N 11, 12, ноябрь, декабрь 2009 г.

Комлева А.А. Составляем штатное расписание // Бюджетный учет, N 11, ноябрь 2009 г.

Андреева А.А. Штатное расписание страховой организации: составление и утверждение // Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании, N 6, ноябрь-декабрь 2009 г.

Зернова И. Составление и утверждение штатного расписания // Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение, N 4, апрель 2009 г.

Содержание

Менеджер менеджеру рознь, или как составить штатное расписание. 4

Можно ли вносить изменения в унифицированную форму N Т-3?. 4

Когда нужен справочник. 5

Обязательно ли штатное расписание?. 6

Как заполнить форму. 6

"Шапка". 6

Табличная часть. 7

Подписи.. 9

Есть ли место для внештатных сотрудников. 9

Нужны ли "вилки"?. 10

Включать ли "срочников"?. 10

Штатное расписание: как и зачем его составлять?. 12

Локальные нормативные акты: что это?. 12

Штатное расписание. 14

Приказ N 23/шр об утверждении штатного расписания. 15

Приказ N 22 о внесении изменений в штатное расписание. 17

Штатное расписание. 18

Локальные нормативные акты и НК РФ.. 18

Штатное расписание: составление и оформление. 19

Что такое штатное расписание и для чего оно необходимо?. 19

Обязательно ли составлять штатное расписание?. 19

Как правильно составить и оформить штатное расписание?. 20

Приказ N 18. 22

Об утверждении штатного расписания. 22

Правила заполнения граф по оплате труда. 22

Количество штатных единиц. 23

Порядок установления наименования должности.. 23

Внесение изменений в штатное расписание. 25

Приказ N 23. 25

О внесении изменений в штатное расписание. 25

Есть ли отличия между штатным расписанием и штатной расстановкой?. 26

Как долго хранится штатное расписание?. 27

Составляем штатное расписание. 28

Порядок заполнения штатного расписания. 28

Муниципальное учреждение культуры "Радость". 31

Приказ "Об утверждении штатного расписания". 31

Согласование с профсоюзной организацией.. 31

Внесение изменений.. 32

Муниципальное учреждение культуры "Радость". 32

Приказ "О внесении изменений в штатное расписание". 32

Ответственность. 32

Штатное расписание страховой организации: составление и утверждение. 34

Порядок оформления штатного расписания. 35

Заполнение формы штатного расписания. 36

Вопросы заполнения отдельных граф.. 36

Требования по заполнению формы N Т-3 "Штатное расписание". 37

Штатное расписание филиала. 40

Первый вариант. 40

Второй вариант. 40

Штатная расстановка. 41

Порядок внесения изменений в штатное расписание. 41

Составление и утверждение штатного расписания. 43

Требования, предъявляемые к оформлению штатного расписания. 43

Штатное расписание ____________________________ ____________________________ 44

Документы, используемые при разработке штатного расписания. 45

Источники финансирования. 46

Утверждение штатного расписания. 47

Внесение изменений в штатное расписание. 47

Перечень изменений в штатных расписаниях___________________________________. 48

Рассмотрение штатных расписаний и перечня изменений.. 48

Типовые штатные расписания. 49

Можно ли вносить изменения в унифицированную форму N Т-3?

Как сказано в постановлении Госкомстата России от 24 марта 1999 г. "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации", в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных форм остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Изменения возможны в части расширения, сужения граф и включения дополнительных. Согласно порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20), при необходимости работодатель должен издать приказ (распоряжение), в котором указываются дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму N Т-3.

Когда нужен справочник

В части 2 статьи 57 Трудового кодекса сказано: если в соответствии с законодательством с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

- Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих состоит из тарифно-квалификационных характеристик, содержащих описания основных видов работ по профессиям рабочих в зависимости от их сложности и соответствующих им тарифных разрядов, а также требований, предъявляемых к профессиональным знаниям и навыкам сотрудников;

- Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих (постановление Правительства РФ от 31 октября 2002 г. N 787 "О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих").

Указанными справочниками следует пользоваться также при тарификации работ и присвоении тарифных разрядов работникам (ст. 143 ТК РФ).

При составлении штатного расписания также следует учитывать нормы пенсионного законодательства, дающие льготы отдельным категориям работников при выходе на пенсию. Существуют отраслевые классификаторы вредных производств, а также списки производств, цехов, профессий и должностей, работа в которых дает право на государственную пенсию на льготных условиях и в льготных размерах (утв. постановлением Совета Министров СССР от 22 августа 1956 г. N 1173):

Список N 1 производств, работ, профессий, должностей и показателей на подземных работах, на работах с особо вредными и особо тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях;

Список N 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость в которых дает право на пенсию по возрасту (по старости) на льготных условиях.

Наименования должностей, профессий или специальностей, указанные в штатном расписании, должны соответствовать наименованиям, приведенным в соответствующем справочнике или списке. Если название должности или профессии в штатном расписании (трудовом договоре, трудовой книжке) не совпадает с наименованием по соответствующему справочнику или списку, то работник теряет право на получение льгот, предусмотренных законом.

Как заполнить форму

Унифицированная форма N Т-3 состоит из трех блоков: "шапки", табличной части, подписей ответственных лиц.

"Шапка"

Наименование организации должно указываться в соответствии с наименованием, которое значится в учредительных документах. Если есть и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого, а лучше проставить оба. Код организации по ОКПО берется из сведений, полученных из органов статистики.

Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например, "шр"). Затем проставляется дата составления документа в формате "дд.мм.гггг.". Ниже указывается период действия штатного расписания (как правило, год).

В грифе утверждения штатного расписания должны быть проставлены реквизиты приказа о его утверждении (вводе в действие). Приказ подписывает руководитель или другое уполномоченное лицо согласно учредительным документам.

В поле "Штат в количестве" проставляется цифрами и прописью количество штатных единиц.

Табличная часть

Первые две графы отведены для обозначения наименования структурных подразделений и их кодов.

Графа 1 "Наименование". Если речь идет о коммерческой организации, то, как правило, в наименованиях ее структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными словами).

Наименования подразделений, как правило, указываются по группам:

- руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.);

- производственные подразделения;

- вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Как правило, расположение наименований структурных подразделений в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля. В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими). К вспомогательным подразделениям торговых организаций обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.

Графа 2 "Код". Цифровой код обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений - отделы, в составе отделов - группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента соответственно будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

Графа 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации". Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее - ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем - рабочих.

Напомним, что для некоторых организаций требуется заполнять данную графу в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих.

Графа 4 "Количество штатных единиц". Штатная единица - это рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием организации. Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. В коммерческом предприятии оно определяется потребностями в тех или иных видах работ и экономической целесообразностью. При этом можно проставлять как целые числа (для работающих на полную ставку), так и неполные, например, 0,25, 0,5, 1,5 (для совместителей).

Обратите внимание: в штатном расписании стоит указывать не только занятые на момент утверждения единицы, но и вакантные, на которые предполагается принимать новых сотрудников (без наличия вакансий этого сделать нельзя).

Графа 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.". Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со статьей 129 Трудового кодекса понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Тарифные ставки - инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой. Коммерческие организации устанавливают размер окладов исходя из своих финансовых возможностей.

Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со статьей 133 Трудового кодекса не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда. Также нужно учитывать, что в минимальный размер оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты.

Каждой должности соответствует один размер оклада. Однако в разных структурных подразделениях могут быть одинаковые должности, но с разными окладами.

При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами - Положением об оплате труда в организации, Положением о премировании и др.

В унифицированной форме N Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием "Надбавка". Это графы за номерами 6, 7, 8. В действующем сегодня Трудовом кодексе не содержатся четкие определения понятий "надбавки" и "доплаты".

Руководствуясь общепринятыми понятиями, можно сказать, что это выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или оговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Графа девятая "Всего, руб., (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8)". Она заполняется, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, устанавливающие оклад и надбавки.

Графа десятая "Примечание" предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например, ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры или форму оплаты труда (см. документ).

Подписи

Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:

- руководителя кадровой службы;

- главного бухгалтера.

Если данные должности вакантны, то выход из такой ситуации может быть следующим:

- соответствующая строка остается пустой;

- в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников (например, специалиста по кадрам).

Штатное расписание может состоять из нескольких листов. Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке. При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи. Данная процедура может применяться при подписании штатного расписания филиала перед его утверждением отдельно от головной организации.

Печати на утвержденном штатном расписании унифицированная форма N Т-3 не предусматривает.

Штатное расписание

Штатное расписание - локальный документ, который определяет состав организационных подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов, а также общую численность сотрудников и фонд заработной платы в организации. Право утверждения штатного расписания предоставлено руководителю организации.

Целесообразно в разрабатываемое штатное расписание закладывать возможное совмещение профессий работников с выплатой вознаграждений (персональных надбавок). Это "допущение" дает возможность экономии затрат на содержание рабочих мест.

Штатное расписание с учетом инфляции и ротации кадров необходимо корректировать несколько раз в год по мере необходимости.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица. Рекомендуется утверждать штатное расписание, кроме руководителя организации, еще и руководителем кадровой службы, главным бухгалтером.

Выглядеть Приказ об утверждении штатного расписания может следующим образом:

Общество с ограниченной ответственностью "Цитрон"

Приказ N 23/шр
об утверждении штатного расписания

27 декабря 2009 г.

Приказываю утвердить штатное расписание на 2010 г. с 1 января 2010 г. Приложение N 1: штатное расписание N 1/шр от 26.12.2009.

Генеральный директор ООО "Цитрон" Иванов И.И.

Главный бухгалтер ООО "Цитрон" Петрова М.И.

Руководитель кадровой службы ООО "Цитрон" Ипатов С.Д.

27.12.2009

При составлении штатного расписания необходимо иметь в виду нормы и требования российского пенсионного законодательства, т.к. для ряда профессий или должностей законом предусмотрены льготы в виде досрочного выхода на пенсию. Например, это касается работников авиации или творческих работников.

Наименование должности в штатном расписании является основанием для указания такого наименования в трудовой книжке работника. Поэтому отличающееся от общепринятого наименования работ или должности в штатном расписании может впоследствии повлечь за собой неблагоприятные последствия для работников в идее лишения их установленных законом льгот.

Так как штатное расписание имеет форму установленную законом (Т-3), то обычно проблем при его составлении не возникает. Тем не менее считаю целесообразным рассмотреть некоторые особенности составления штатного расписания.

Для подготовки штатного расписания применяется унифицированная форма N Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1.

Там 10 граф. Добавлять новые можно. А вот исключать какие-либо из них нельзя (постановление Госкомстата России от 24.03.1999 г. N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации"). Если по какой-либо из граф штатного расписания нет сведений, ее следует оставить пустой.

В "шапке" необходимо указать наименование организации, код по ОКПО, а также дату и номер составления документа. Проблем с указанием этих реквизитов, как правило, не бывает. Наименование организации можно указывать и в полном, и в сокращенном виде.

Нередко возникают вопросы с тем, какие даты следует указывать в строке "на период ____ с "____" 200__" и в графе "Дата составления". В первом случае нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать, а во втором - число, когда фактически составлено штатное расписание.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) директора организации или уполномоченного им лица. Реквизиты этого документа нужно указать в строке "Утверждено Приказом организации от "____" 200__ N __".

Графа 1 "Наименование" заполняется в порядке, который работодатель определяет сам. Самое удобное располагать структурные подразделения по иерархии - от администрации до обслуживающих подразделений.

В графе 2 "Код" должны быть перечислены коды структурных подразделений, присвоенные работодателем. Это необходимо для того, чтобы можно было легко определить место каждого отдела или группы в общей структуре организации.

В графу 3 необходимо внести наименование должности (специальности, профессии). Удобно заполнять эту графу в иерархическом порядке: руководитель, заместители, главные специалисты, ведущие специалисты и т.д. В соответствии со ст. 57 ТК РФ, если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, наименования таких должностей (профессий, специальностей) должны соответствовать квалификационным справочникам:

- Общероссийскому классификатору рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. N 367).

- Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. N 37).

В графе 4 следует указать число штатных должностей (профессий, специальностей). Оно может содержать как целые числа - 1 (для работников на полной ставке), так и неполные - 0,25, 0,5 и т.д. (для совместителей). Такие правила содержатся в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1.

Здесь имеет смысл отразить не только существующие на настоящий момент штатные единицы, но и вакантные должности. Поскольку принимать новых сотрудников можно только на открытые позиции, указанные в штатном расписании.

При заполнении графы 4 необходимо помнить о том, что количество штатных единиц и количество фактически работающих в организации не всегда совпадают. Даже чаще всего не совпадают. Например, в организации могут работать на одной должности несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. Тогда в штатном расписании нужно указать суммарное число штатных единиц по должности.

В графу 5 нужно вписать установленную для штатной единицы заработную плату по тарифной ставке (окладу) или тарифной сетке в рублях (п. 5 Указаний Госкомстата России). При заполнении этой графы трудности возникнут у тех организаций, которые установили "вилку" в окладах, т.е. разную заработную плату для сотрудников одной квалификации. В штатном расписании каждой должности соответствует только один размер оклада. Исключение составляет лишь ситуация, когда должности находятся в разных структурных подразделениях. Поэтому в случае, если на взгляд работодателя установление разной заработной платы целесообразно, регулировать ее нужно надбавками.

В графах 6, 7 и 8 отражаются надбавки, стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты (ч. 4 ст. 132 ТК РФ). Надбавки в штатном расписании можно устанавливать в рублях, процентах или коэффициентах. Предпочтительно, чтобы все надбавки имели единый эквивалент (денежный, процентный или в коэффициентах), но это не всегда возможно, поэтому допустим смешанный вариант.

Необходимо отметить, что в графах 6, 7 и 8 нужно указать все виды надбавок, которые установлены по каждой должности. Соответственно в итоговой графе 9 будет отражаться сумма окладов, приходящихся на все штатные единицы, с учетом положенных надбавок по данной должности.

В графе 9 указывается сумма должностного оклада и надбавок по каждой должности.

Графа 10 в большинстве случаев останется пустой. Есть всего несколько ситуаций, когда ее нужно заполнить.

Первая ситуация - если сотрудникам полагаются надбавки, установленные ФЗ. Именно эти ФЗ и следует указывать в Примечаниях.

Вторая ситуация - когда в компании есть работники-сдельщики. Сдельщики - это особая категория работников. Фиксированного размера зарплаты как такового у них нет. Ее размеры зависят от итогов выполненной работы. Учесть выплаты таким работникам в штатном расписании непросто.

В Указаниях Госкомстата России по составлению штатного расписания говорится о том, что "при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении: графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)".

Однако оформить штатное расписание таким образом невозможно. Поэтому предлагаю поступить так. Поставить в графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." прочерк, а в графе 10 "Примечания" указать "Сдельная оплата труда/Сдельно-премиальная оплата труда" в зависимости от того, по какой схеме оплаты труда работает сотрудник, и дать ссылку на внутренний документ, который регулирует размер оплаты труда. Например, положение об оплате труда или положение об оплате труда и материальном стимулировании.

В самом конце таблицы есть строка "Итого". Подводить итог нужно по графе 4 "Количество штатных единиц" и графе 9 "Всего в месяц, руб.". Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке "Штат в количестве". Итог по графе 9 - фонд оплаты труда в организации. Этот показатель плановый. На практике он может меняться в большую или меньшую сторону. В большую - в случае работы в выходные дни или сверхурочно, в меньшую - когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т.д.

Обычно штатное расписание принимают на один год. Но в течение года у организации может возникнуть необходимость изменения штатного расписания. Сделать это можно двумя способами:

Способ первый - издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (образец см. ниже). Такой вариант удобен, если изменения незначительны.

Общество с ограниченной ответственностью "Цитрон"

Штатное расписание

Приказ N 18

г. Псков 12.10.2009

Количество штатных единиц

В графе 4 формы N Т-3 указывается количество штатных единиц. При этом допускается указание не в целых единицах, а в долях - 0,25, 0,5, 0,75, с учетом особенностей работы по совместительству. Итоговая сумма по графе 4 указывается в верхнем правом углу в графе "Штат в количестве ___ единиц".

Приказ N 23

г. Псков 06.11.2009

Внесение изменений

Штатное расписание может меняться в следующих случаях: переименование структурных подразделений или должностей;

изменение оклада;

реорганизация учреждения;

сокращение численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата - отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса.

Изменения в штатное расписание вносят в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя учреждения (см. образец приказа на рис. 3).

Работников, которых затронули изменения штатного расписания, необходимо ознакомить с приказом под роспись.

Муниципальное учреждение культуры "Радость"

Приказ
"О внесении изменений в штатное расписание"

N 145 от 25 августа 2009 г.

В связи с производственной необходимостью приказываю:

1. Сократить с 1 сентября 2009 г. штатную единицу кассира отдела учета и отчетности.

2. Ввести с 1 сентября 2009 г. штатную единицу специалиста 1 категории отдела учета и отчетности с должностным окладом 5000 рублей.

Приложение: штатное расписание на 1 листе в 1 экземпляре.

Директор учреждения: подпись Т.Я. Князькова

Ознакомлены: Кассир подпись

Рисунок 3. Образец приказа на внесение изменений в штатное расписание

Ответственность

На практике отсутствие у учреждения штатного расписания проверяющие органы воспринимают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности на сумму от 1000 до 5000 рублей, а учреждение - на сумму от 30 000 до 50 000 рублей согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Отказ от составления штатного расписания чреват и другими последствиями. Например, в случае увольнения сотрудников по сокращению штата и подачи с их стороны заявления в суд на работодателя последнему будет довольно сложно доказать, что увольнение работника действительно было оправданным.

А.А. Комлева,

редактор-эксперт журнала "Бюджетный учет"

"Бюджетный учет", N 11, ноябрь 2009 г.

Штатное расписание страховой организации:
составление и утверждение

· Андреева А.А. Штатное расписание страховой организации: составление и утверждение // Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании, N 6, ноябрь-декабрь 2009 г.

Планирование кадровой структуры и затрат по ее содержанию осуществляется на основе штатного расписания. Как правильно подойти к его разработке и оформлению, учитывая специфику организационно-территориальной структуры, рассмотрено автором в предлагаемой статье.

Штатное расписание - один из первых внутренних документов, который формируется при создании, реорганизации страховщика или открытии новых филиалов. Оно применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением о филиале).

Важность штатного расписания как документа по планированию деятельности страховой организации определяется ключевыми его функциями. Оно:

- составляется для документального оформления организационной и территориальной структуры организации, закрепленной в уставе общества, и определяет структуру ответственности и подчиненности подразделений и сотрудников;

- позволяет планировать потребность в персонале и отслеживать наличие вакантных должностей;

- определяет оптимальность соотношения количества, состава и фонда оплаты труда;

- используется для установления точных наименований должностей, на основании которых делаются записи в приказах по приему на работу, переводу и увольнению, заполняются трудовые книжки, оформляются трудовые договоры и т.д.;

- выступает источником данных для составления бюджета расходов страховой организации по оплате труда и их контроля путем сопоставления с фактическими данными.

Существуют различные мнения об обязанности работодателя по ведению штатного расписания. Нормы действующего законодательства не содержат прямых указаний на такую обязанность работодателя. Однако с учетом норм статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и положений постановления Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" штатную структуру организации следует оформлять первичным учетным документом. Все разъяснения компетентных органов по вопросу составления штатного расписания определяют необходимость наличия такого документа.

Фонд социального страхования РФ не раз обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания. Так, согласно пункту 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных постановлением ФСС России от 07.04.2008 N 81, проверка правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование начинается с ознакомления с учредительными документами организации, а также с организационно-распорядительными документами, определяющими систему оплаты труда, включая штатное расписание.

Нередко суды приходят к мнению о необходимости представления налоговым органам документов, хотя и не относящихся к документам налогового учета, но определяющих систему оплаты труда (включая штатное расписание), так как в них могут содержаться сведения, имеющие существенное значение для налогообложения (решение Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 по делу N А40-4332/07-117-33).

Отсутствие штатного расписания будет не в пользу работодателя в случае увольнения работников, обратившихся впоследствии в суд. Так, согласно статье 180 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) при проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность). При этом согласно статье 81 ТК РФ увольнение допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (как на вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и на вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом состояния его здоровья. Работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. В этом случае именно штатное расписание позволит доказать отсутствие вакантных должностей на момент увольнения работника.

Отсутствие штатного расписания может расцениваться контролирующими органами как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 1000 до 5000 рублей, а организация - от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Порядок оформления штатного расписания

При подготовке штатного расписания следует руководствоваться экономической обоснованностью и целесообразностью планируемой численности персонала. При этом на структуру и количество штатных единиц определяющее влияние оказывают направление и объем деятельности страховщика.

Штатное расписание целесообразно составлять на один год и в отдельности по филиалам.

Оформление штатного расписания осуществляется с использованием типовой формы N Т-3 "Штатное расписание", утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

В зависимости от специфики и потребностей страховщика типовая форма может быть дополнена графами. Однако исключение отдельных граф не допускается даже в случае отсутствия в них данных по объективным причинам. Например, недопустимо исключение графы "Надбавка", так как внутренними актами страховщика не предусмотрены дополнительные выплаты работникам.

Штатное расписание подписывают начальник отдела кадров или лицо, на которое возложена обязанность вести кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер. В том случае, если в коллективном договоре или соглашении установлено, что локальные нормативные акты, определяющие систему оплаты труда в организации, подлежат согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации, проект штатного расписания должен быть согласован с указанным органом в установленном порядке. Оформленное и согласованное штатное расписание вводится в действие в соответствии с приказом руководителя или уполномоченного лица. С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с начала года или первого числа месяца.

Первый экземпляр утвержденного штатного расписания остается в деле службы документации, копии направляются в отдел кадров, в бухгалтерию (для начисления заработной платы) и руководителям структурных подразделений (в части, их касающейся; могут быть в форме выписки).

Срок хранения документов составляет согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом от 06.10.2000:

- для штатного расписания и изменений к нему по мест