Реквизит 07 (обяз.)— «Код формы документа»

Код формы документа, входящего в состав УСД (унифицированной системы документации), проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

• регистрации форм документов;

• упорядочения информационных потоков;

• сокращения количества применяемых форм;

• контроля состава документов и исключения дублирования информации.

Реквизит 08 (обяз.)— «Наименование организации»

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного наименования или за ним.

При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименование организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации над наименование организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Реквизит 09 (доп.)— «Справочные данные об организации»

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Реквизит 10 (обяз.)— «Наименование вида документа»

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается.

Наименование документа пишется прописными буквами.

Вопрос 23. Реквизиты 11-15.

Реквизит 11 (обяз.)— «Дата документа»

Датой документа является дата его подписания или утверждения

Ò для протокола - дата заседания (принятия решения);

Ò для акта - дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Ò Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.

Например, дату 5 июня 2008 г.

следует оформлять 05.06.2008.

Ò Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2008 г.

Реквизит 12 (доп.)— «Регистрационный номер документа»

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Реквизит13 (доп.)— «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, докладная записка, заключение и др.)

Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражения «На ваше письмо от... № ... сообщаем ...»

Реквизит 14 (доп.) – «Место составления или издания документа»

Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Место составления документа не указывается, если:

• оно включено в состав наименования организации (например, мэрия Москвы);

• в письмах (на бланке письма эта информация содержится в реквизите «Справочные данные об организации»).

Сокращение «г.» (город) не употребляется при названиях «Москва» и «Санкт- Петербург».

Реквизит15 (доп.)— «Адресат»

Последовательность написания адреса (Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. №221):

ü Наименование адресата (ФИО для физических лиц; наименование организации – для юридических лиц);

ü Банковские реквизиты (для почтовых переводов, например, юридическому лицу или от юридического лица);

ü Название улицы, номер дома, номер квартиры;

ü Название населенного пункта;

ü Название района;

ü Название республики, края, области, автономного округа (области);

ü Название страны (для международных почтовых отправлений);

ü Почтовый индекс.

Ò При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.

Например: ЗАО «Термика»

Ò При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.

Например: ЗАО"Термика"

Управление производства и

Внедрения информационных

Систем

Ò Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например: Администрации районов
Московской области

Ò При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Например: Генеральному директору
ЗАО "Термика"
А.Г. Цицину

Или ЗАО "Термика"
Генеральному директору
А.Г. Цицину

Ò При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например: ЗАО "Термика"
ул. Орджоникидзе, д.11,

Москва, 115419При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например: Образцову О.П.
Волгоградский пр., д. 5, кв. 12,
Москва, 109316

Вопрос 24. Реквизиты 16-20.

Реквизит 16(доп.)— «Гриф утверждения документа»

Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО "Термика"

Личная подпись А.Г. Цицин

15.09.2004

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО "Термика"
Личная подпись А.Г. Цицин

15.09.2004

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например: УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания

Акционеров от 10.09.2004 № 561

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

Реквизит 17 (доп.)— «Резолюция»

Резолюция – это указание по исполнению документа.

Резолюция,написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Например:Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с ЗАО "Термика" к 05.10.2008

Личная подпись

Дата

Реквизит 18 (обяз.)— «Заголовок к тексту»

Реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

ü о чем (о ком)?

Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

ü чего (кого)?

Например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

Заголовок располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Реквизит 19 (доп.)— «Отметка о контроле»

Реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают:

Ò буквой от руки «К» цветным (красным, зеленым) карандашом или фломастером или штампом «К» (18*18);

Ò словом или штампом «КОНТРОЛЬ» (30*18).

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Отметка о контроле исполнения документа сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Отметка о контроле располагается в правом верхнем углу.

Реквизит 20 (обяз.)— «Текст документа»

Текст официального документа– информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

Текст документа как правило состоит из двух частей:

1. Констатирующая

2. Распорядительная

В первой части указывают причины, основания, цели создания документа.

Во второй — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Констатирующая часть отличается от распорядительной словами «приказываю», «постановили», «предлагаю», «решили».

Текст документа представлен в 4-х видах:

1. связного текста;

2. анкеты;

3. таблицы;

4. соединения этих структур.

Текст документа издается на русском языке и на национальном тех субъектов Российской Федерации, где национальный язык также признан в качестве государственного.

Вопрос 25.Реквизиты 21-25.

Реквизит 21(доп.)— «Отметка о наличии приложения»

Располагается под основным текстом и может быть оформлен двумя способами: когда название приложения упомянуто в тексте и когда оно не названо.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Ò Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Приложение: