В каких случаях необходимо нотариальное заверение копий?

Ответ на этот вопрос также можно найти в Указе: в соответствии с пунктом 2 рассмотренный выше порядок самостоятельного заверения применяется, «если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке». Таким образом, нотариальное заверение копий необходимо в случаях, прямо предусмотренных законом, в остальных случаях заверение документов нотариусом возможно, но необязательно.

Например, в соответствии с подпунктом 19 пункта 2 статьи 149 НК РФ для освобождения от НДС товаров (работ, услуг), реализуемых в рамках оказания безвозмездной помощи (содействия) Российской Федерации, в налоговые органы необходимо представить нотариально заверенную копию удостоверения, выданного в установленном порядке и подтверждающего принадлежность поставляемых товаров (выполняемых работ, оказываемых услуг) к гуманитарной или технической помощи (содействию). В соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 310 НК РФ исчисление и удержание суммы налога с доходов, выплачиваемых иностранным организациям, производятся налоговым агентом по всем видам доходов, указанных в пункте 1 статьи 309 НК РФ, во всех случаях выплаты таких доходов, за исключением случаев, когда налоговый агент уведомлен получателем дохода, что выплачиваемый доход относится к постоянному представительству получателя дохода в Российской Федерации, и в распоряжении налогового агента находится нотариально заверенная копия свидетельства о постановке получателя дохода на учет в налоговых органах, оформленная не ранее чем в предшествующем налоговом периоде.

В случаях, установленных законом, заверение копий документов возможно судом или иным государственным органом (п. 8 ст. 94 НК РФ, п. 10 ст. 75 АПК РФ). В этих случаях копии также будут считаться заверенными надлежащим образом.

Возможные изменения

Проектом Федерального закона № 181057-4 «О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с осуществлением мер по совершенствованию налогового администрирования», внесенным в Госдуму Правительством РФ, предлагается дополнить статью 93 НК РФ (Истребование документов) правилами о порядке выдачи и заверения копий: «Налоговому органу (должностному лицу) представляются подлинные документы, если законодательством о налогах и сборах не предусмотрено представление копий документов. По требованию налогового органа (должностного лица) проверяемое лицо обязано представить указанные в этом требовании документы в виде надлежаще заверенных копий либо предоставить налоговому органу (должностному лицу) возможность изготовить копии представленных подлинных документов, заверив их надлежащим образом. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного им лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Не допускается истребование нотариального удостоверения копий документов, представляемых налоговому органу (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации».

Эти положения во многом дублируют нормы действующего Указа. Рациональнее было бы принять единый законодательный акт, например Закон о документах и документообороте, в котором комплексно решить наряду с другими вопросы выдачи и заверения копий документов и выписок из них, использования факсимиле и печатей. При этом желательно противопоставляемые термину «копия документа» термины «подлинник» или «подлинный документ» заменить на термин «оригинал документа». Подлинный документ — это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения, а подлинник — это первый или единичный экземпляр документа. Часто копия делается не с подлинника, а с дубликата (повторного экземпляра подлинника документа, имеющего юридическую силу) [ сноска 16 ] . Желательно также закрепить как общее правило право сотрудников государственных органов, принимающих копии документов у граждан и организаций, свидетельствовать верность копий.

[ сноска 1 ] В порядке, установленном данным Указом для заверения копий, делаются и выписки из документов (п. 5 Указа).

[ сноска 2 ] Указы Президиума Верховного Совета СССР имели силу законодательного акта.

[ сноска 3 ] Постановления ФАС УО от 17.12.99 № Ф09-1654/99ГК, от 18.11.99 № Ф09-1513/99ГК; Постановления ФАС СКО от 13.05.2002 № Ф08-1525/02, от 23.04.2002 № Ф08-1199/02-438А, от 26.02.2002 № Ф08-114/02, от 05.08.2003 № Ф08-2773/03-1034А, от 19.06.2003 № Ф08-1991/0749А3, от 03.03.2003 № Ф08-475/03-186А.

[ сноска 4 ] В советское время использование копиров как вида «идеологического оружия» строго контролировалось, их оборот был ограничен.

[ сноска 5 ] См.: Работа нотариальных палат субъектов Российской Федерации // Российская юстиция, 2002, № 2. — С. 67.

[ сноска 6 ] См.: Постановление ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановление ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определение ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановление ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05 и др.

[ сноска 7 ] Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02 решения арбитражных судов, подтвердивших право экспортера на возмещение НДС, были отменены лишь в связи с тем, что имеющиеся в деле ксерокопии грузовых таможенных деклараций в установленном порядке не заверены.

[ сноска 8 ] Постановление ФАС УО от 24.02.2005 № Ф09-288/05ГК.

[ сноска 9 ] Определение ФАС УО от 03.11.2005 № Ф09-3315/05-С5.

[ сноска 10 ] Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28).

[ сноска 11 ] Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30—2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).

[ сноска 12 ] Что такое «заверенная должным образом» копия документа? // Налоговые споры, № 11, 2005. — С. 6.

[ сноска 13 ] Письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД.

[ сноска 14 ] Согласно Федеральному закону от 27.12.2002 «О техническом регулировании» все государственные стандарты стали носить рекомендательный, а не обязательный характер.

[ сноска 15 ] Постановление ФАС СЗО от 18.06.2002 № А56-35103/01, Постановление ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А.

[ сноска 16 ] Определения терминов «подлинный документ», «подлинник» и «дубликат» см. в пунктах 2.1.26—2.1.28 ГОСТ Р 51141—98.

№ 2 2006

Ключевые слова: представление документов, заверенная копия, notarised copy, submission of documents