Заполнение трудовой книжки при приеме на работу

1. Порядок внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку >>>

1.1. Отсутствие в трудовой книжке записи об увольнении с предыдущего места работы >>>

1.2. Запись о приеме на работу при заключении договора гражданско-правового характера >>>

2. Оформление в трудовой книжке записи о приеме на работу >>>

2.1. Внесение записей в бланки трудовых книжек (вкладышей в них), приобретенные работниками самостоятельно >>>

3. Оформление трудовой книжки при приеме на работу, если принимаемый работник ее утратил >>>

4. Оформление трудовой книжки при приеме на работу лица, которое трудоустраивается впервые >>>

5. Удержание стоимости трудовой книжки из заработной платы >>>

Порядок внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работник не является совместителем (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Запись о приеме на работу делается на основании соответствующего приказа (распоряжения) не позднее недельного срока (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек). Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Отсутствие в трудовой книжке записи об увольнении с предыдущего места работы

При приеме на работу работник может предъявить трудовую книжку без внесенной в нее записи об увольнении с предыдущего места работы. Отсутствие подобной записи не может являться основанием для отказа в заключении трудового договора. Такой отказ может быть расценен как ограничение прав при заключении трудового договора (ч. 2 ст. 64 ТК РФ).

В данном случае при заключении трудового договора необходимо обратить внимание работника на то, что отсутствие записи может повлечь сложности в дальнейшем, например, при расчете стажа для выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Так, может потребоваться представление дополнительных документов, подтверждающих период работы по трудовому договору в предыдущей организации (например, копия приказа об увольнении, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы и др.) (Приказ Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91).

Отсутствие записи об увольнении не свидетельствует о том, что работник может заключать трудовые договоры только на условиях совместительства.

Ситуация из практики.Обязан ли работодатель принять от работника при его трудоустройстве трудовую книжку старого (советского) образца, которая была выдана в Белоруссии?

Работодатель должен принять трудовую книжку старого образца, выданную в странах бывшего СССР для внесения в нее соответствующих сведений.

На территории РФ применяются формы трудовых книжек, введенные в действие Постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 20.12.1938 N 1320, Постановлением Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656, Постановлением Совмина СССР от 21.04.1975 N 310, а также Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Поэтому если на работу принимается иностранный гражданин из стран бывшего СССР (Белоруссия, Украина, Казахстан, Молдавия и т.п.) и предъявляет трудовую книжку старого образца, то сведения о приеме на работу нужно вносить в нее. Если же представлена трудовая книжка по иной, неутвержденной форме, то работнику нужно выдать новую трудовую книжку (как работнику, принимаемому на работу впервые) (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 15.06.2005 N 908-6-1).

Запись о приеме на работу при заключении договора гражданско-правового характера

В трудовой книжке указываются сведения о выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении и награждениях (ст. 66 ТК РФ). Факт заключения договора гражданско-правового характера не отражается в трудовой книжке (ст. 11 ТК РФ).

Оформление в трудовой книжке записи о приеме на работу

Запись о приеме на работу вносится в раздел "Сведения о работе" на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, изданного в соответствии с ч. 1 ст. 68 ТК РФ. Такой вывод следует из абз. 3 п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Записи в трудовые книжки работников вносит либо работодатель, либо лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Сведения о приеме на работу вносятся в следующем порядке (разд. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) (абз. 1 п. 3.1). При оформлении работника в филиал в трудовой книжке отражается наименование головной организации, поскольку филиал работодателем не является.

2. Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (абз. 2 п. 3.1). В книжке используется сквозная нумерация, поэтому при внесении первой записи о приеме на работу нужно нумеровать ее N 1, а при внесении второй и последующих записей просто продолжить нумерацию.

3. В графе 2 отражается дата приема на работу. Она пишется арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными. Это следует из совокупности положений абз. 2 п. 3.1 и абз. 1 п. 1.1. Например, если работник принят на работу 8 октября 2015 г., в трудовой книжке делается запись: "08.10.2015".

4. В графу 3 вносятся записи (абз. 3 п. 3.1):

- о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в таком подразделении включено в трудовой договор;

- о наименовании должности (работы), специальности или профессии с указанием квалификации.

5. В графе 4 проставляются дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу (абз. 3 п. 3.1). Сокращения не допускаются. Например, нельзя писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" (п. 1.1).

См. образец заполнения трудовой книжки.

2.1. Внесение записей в бланки трудовых книжек (вкладышей в них), приобретенные работниками самостоятельно

Бланки трудовой книжки и вкладышей в нее изготавливаются только ФГУП "Гознак". Работодатели приобретают их на основании договора, заключенного с данным предприятием либо через распространителей, отвечающих его требованиям (Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н). Приобретение бланков работниками самостоятельно законодательством не регламентировано.

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них, приобретенные работодателем, учитываются в приходно-расходной книге, которая ведется бухгалтерией предприятия, и хранятся как документы строгой отчетности.

Для оформления новой трудовой книжки работодатель или лицо, ответственное в организации за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них, получает бланк в бухгалтерии и заполняет его в соответствии с Инструкцией по заполнению. Учет трудовых книжек и вкладышей в них ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Подробнее об этом см. "Путеводитель по кадровым вопросам. Трудовая книжка".

Оформление трудовой книжки при приеме на работу, если принимаемый работник ее утратил

Следует различать порядок оформления новой трудовой книжки (в связи с ее утратой, порчей и другими случаями) и дубликата трудовой книжки.

Оформление новой трудовой книжки (ст. 65 ТК РФ) предусмотрено в случаях поступления на работу впервые или приема заявления от работника об утрате, повреждении или иной причине отсутствия трудовой книжки и является обязанностью работодателя, с которым работник заключает трудовой договор.

Дубликат трудовой книжки оформляется только работодателем по последнему месту работы не позднее 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

При приеме на работу лица, утратившего трудовую книжку, необходимо получить от него заявление об оформлении новой трудовой книжки. На основании данного документа, в котором отражается причина отсутствия трудовой книжки (утрата, повреждение, иная причина), работодатель либо лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них, заполняет новую трудовую книжку работнику в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

См. образец составления заявления.

Первая страница (титульный лист) трудовой книжки заполняется следующим образом (разд. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

- фамилия, имя, отчество работника указываются полностью, без каких-либо сокращений или замены имени и отчества инициалами на основании документа, удостоверяющего личность (п. 2.1);

- дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (п. 2.1);

- запись об образовании производится согласно документу об образовании или надлежаще заверенной копии. Сведения о незаконченном образовании определенного уровня можно внести на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п. (п. 2.1);

- профессия и (или) специальность указываются на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (п. 2.1);

- дата заполнения трудовой книжки отражается на момент внесения в нее сведений (п. 2.2);

- правильность внесенных данных подтверждается подписями владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовой книжки, а также печатью организации или кадровой службы, в которой впервые заполнялась трудовая книжка (п. 2.2).

Нужно ли работодателям - ООО или АО - ставить печать в трудовых книжках работников?

Далее заполняются сведения о приеме на работу по следующим правилам (разд. 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) (абз. 1 п. 3.1). При оформлении работника в филиал в трудовой книжке отражается наименование головной организации, поскольку филиал работодателем не является.

2. Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (абз. 2 п. 3.1). В книжке используется сквозная нумерация, поэтому при внесении первой записи о приеме на работу нужно нумеровать ее N 1, а при внесении второй и последующих записей просто продолжить нумерацию.

3. В графе 2 отражается дата приема на работу в соответствии с приказом о приеме на работу (абз. 2 п. 3.1). Дата пишется арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными (п. 1.1). Например, если работник принят на работу 11 февраля 2009 г., в трудовой книжке делается запись: "11.02.2009".

4. В графу 3 вносятся записи (абз. 3 п. 3.1):

- о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в таком подразделении включено в трудовой договор;

- о наименовании должности (работы), специальности или профессии с указанием квалификации.

5. В графе 4 проставляются дата и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу (абз. 3 п. 3.1). Сокращения не допускаются. Например, нельзя писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение" (п. 1.1).

См. образец заполнения трудовой книжки.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

С работника не удерживается стоимость трудовой книжки или вкладыша в нее в следующих случаях:

- при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);

- при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее, а также при их порче не по вине работника.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу лица, которое трудоустраивается впервые

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Титульный лист

Первая страница (титульный лист) трудовой книжки заполняется следующим образом (разд. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

- фамилия, имя, отчество работника указываются полностью, без каких-либо сокращений или замены имени и отчества инициалами на основании документа, удостоверяющего личность (п. 2.1);

- дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (п. 2.1);

- запись об образовании производится согласно документу об образовании или надлежаще заверенной копии. Сведения о незаконченном образовании определенного уровня можно внести на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.) (п. 2.1);

- профессия и (или) специальность указываются на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (п. 2.1);

- дата заполнения трудовой книжки отражается на момент внесения в нее сведений (п. 2.2);

- правильность внесенных данных подтверждается подписями владельца книжки и лица, ответственного за ведение трудовой книжки, а также печатью организации или кадровой службы, в которой впервые заполнялась трудовая книжка (п. 2.2).

Нужно ли работодателям - ООО или АО - ставить печать в трудовых книжках работников?

Сведения о приеме на работу

Заполнение раздела "Сведения о работе" в трудовой книжке работника, принятого на работу впервые, производится в общем порядке.

Оформление в трудовой книжке записи о приеме на работу

Важно! Запись, нередко встречаемая в трудовых книжках работников: "Трудового стажа не имел", не предусмотрена Инструкцией по заполнению трудовых книжек и не должна вноситься.

Перед записью о приеме на работу в трудовую книжку работника вносятся следующие записи (п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

- о времени военной службы;

- о времени службы в органах внутренних дел;

- о времени службы в Государственной противопожарной службе Министерства РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;

Продолжение перечня

- о времени службы в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;

- о времени службы в органах налоговой полиции;

- о времени службы в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;

- о времени службы в таможенных органах;

- о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

См. образец заполнения трудовой книжки.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

С работника не удерживается стоимость трудовой книжки или вкладыша в нее в следующих случаях:

- при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);

- при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее, а также при их порче не по вине работника.