Обязанности секретаря по документному обслуживанию
Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам.
Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.
В обязанности секретаря в плане работы с документами входит:
а) учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
б) оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.;
в) подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;
г) оформление протоколов рассылок выписок из них;
д) анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;
е) подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;
ё) прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
ж) организация приемов посетителей;
з) прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив организации и т.п.
В документационном обеспечении управления (ДОУ) можно выделить три группы документов:
а) внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) - распорядительная, справочно-информационная документация;
б) входящие (поступающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.;
в) исходящие (отправляемые в другие организации) - письма, планово-отчетная документация.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация;
-контроль за исполнением;
-информационно-справочная работа;
- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
- отправка.
Каждый из этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.
Секретарь как работник, занимающийся документационным обеспечением управленческого аппарата, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится секратрем с целью распределения поступивших документов на:
а) направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;
б) направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу документооборота. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
На данном этапе документы проходят первую экспертизу ценности. Предварительное рассмотрение документов занимает большую часть рабочего времени секретаря, но автоматизировать эту работу нельзя, т. к. только человек может определить степень важности документа, наметить возможного исполнителя. Можно рационализировать эту работу, повышая уровень профессионализма секретаря.
Как видим, информационно-документационное обеспечение- главная составляющая секретарской деятельности.
Документ.
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
К информации, помимо достоверности и точности, предъявляются два жестких требования: во-первых, она должна быть своевременной, во-вторых она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. Шанс упущен. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но, наоборот, ошибочным, так как вы учли не все факторы.
В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это связано прежде всего с ростом количества населения. Чем больше людей, тем больше надо школ, больниц, клубов, магазинов и других обслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны - иметь больше мест приложения человеческих рук. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.
Поэтому организации работы с информацией и с документами как ее носителями в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе, в Германии "дабы не проспать свои позиции в экономической конкурентной борьбе ...к ключевым направлениям НТР отнесены: ядерная энергия, аэрокосмические исследования, программы исследований в области различных наук, электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации"13. У нас в стране 25.01.95 принят Закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации".
Эти примеры -яркое свидетельство существенного изменения отношения в самом обществе корганизации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
По мнению специалистов-документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале {бумаге, фотопленке и т.п.).
Закон "Об информации, информатизации и защите информации" дает нам определение терминов "информация" и "документ":
"информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
документированная информация (документ)-зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы, В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе..
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование- посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование - в виде издания инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Принятый 25 января 1995 г. Государственной Думой Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации" в ст. 5 указывает: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации".
Федеральный закон "О бухгалтерском учете", указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем "сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций", специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Таким образом, документ является одним из средств укрепления законности и контроля.
Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.
Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.
Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.
Один документ - это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления.
Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм. "Совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению"14 составляет систему документации.
Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.
В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор, фирм, организаций, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.
Стандарт определяет унификацию как "выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров"16.
Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований кобъекту стандартизации и утверждается компетентным органом"17. Более пространное и детальное определение стандартизации дается в ГОСТе Р 1.0-92. "Государственная система стандартизации РФ. Основные положения". Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).
Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм, их информационных элементов и систем документации возложена в стране на органы стандартизации. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе), так и на унифицированные системы документации.
Унифицированная система документации - "система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности"18.
Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются.
Секретарю в процессе своей деятельности приходится иметь дело с документами прежде всего системы организационно-распорядительной документации. Но в маленькой фирме, где секретарь оформляет и бухгалтерские документы, он работает и с системой первичной учетной документации, системой финансовой и отчетной бухгалтерской документации, системой расчетно-денежной документации.
Их разработчиками выступает Росархив (Федеральная архивная служба России), Комитет статистики, Минфин, Госбанк.
Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Массовое производство различных механизмов и приспособлений для хранения бумаг и работы с ними: папок, коробок, машин и т.д. -потребовало прежде всего упорядочения, унификации форматов18 самих бумаг.
Эта работа у нас в стране была успешно проведена в 20-е годы, когда была введена система взаимоувязанных производственных и потребительских форматов бумаг, в основу которых были положены широко распространенные в западных странах немецкие форматы.
Для измерения форматов была принята метрическая система. Площадь основного формата равна квадратному метру, а стороны основного формата составляют 0.841 мх 1.189 м. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны. Все форматы делятся на три основных ряда - А, Б, В. Форматы основного ряда получаются путем последовательного деления основного формата пополам
Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (148x210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики - ведомости, планы и т.д. оформляются на формате A3 (297x420).
Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают, но наибольшее распространение имеют в Европе немецкие форматы, а в США - североамериканские форматы бумаг, где основной формат -аналог А4 - равен размеру 21,59 см. х 27,94 см. (Letter 8уг х 11 in.).
Установлены и размеры полей. В соответствии стребованиями ГОСТ Р 6.30-97 они должны быть не менее:
левое поле-20 мм;
правое поле-10 мм;
верхнее поле - 20 мм;
нижнее поле-10 мм.
Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты, следует левое поле установить 35 мм.
При оформлении документов за. рубежом придерживаются других размеров полей: с левой стороны - 25 мм; с правой стороны - не менее 25 мм; верхнее поле - не менее 15 мм; нижнее поле - не менее 15 мм.
Следующим направлением упорядочения документов является унификация их по форме21, установление формуляра документов.
Формуляр документа — бланк, модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.