Глава 2. Заполнение трудовых книжек

Делопроизводство

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК РАБОТНИКОВ*

Глава 1. Общие положения

1.Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нани­мателя свыше пяти дней, если работа в этой организации, у индивидуаль­ного предпринимателя и физического лица, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работниками, является для работника основной.

2.Лица, принимаемые на работу не впервые, обязаны предъявить нанимателю оформленную в установленном порядке трудовую книжку.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается, если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией. Имеющиеся у работников трудовые книжки старого образца обмену на новые не подлежат.

3. Поступающие на работу должны предъявить нанимателю документы согласно перечню, установленному ст. 26 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Прием на работу без указанных документов не допускается.

4.Лицу, впервые поступающему на работу, на основании приказа о приеме на работу нанимателем заполняется трудовая книжка утвержденного образца республиканской трудовой книжки 1995 года.

5.На внештатных работников трудовые книжки ведутся наряду с общими требованиями при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

На лиц. выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, трудовые книжки не заполняются. При наличии трудовой книжки записи о работе по гражданско-правовым договорам в них не вносятся.

6. Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится нанимателем пожеланию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству).

* Инструкция (с изменениями и дополнениями), а также комментарий специалиста к изменениям и дополнениям, внесенным в нее поста­новлением Министерства труда и социальной защиты Республики Бела­русь от 29 июня 2006 г. № 76, публикуется по многочисленным просьбам читателей журнала.

Инструкция утверждена постановлением Министерства труда Республики Беларусь 09.03.1998 № 30 (в редакции постановления Министерства труда Республики Беларусь 11.05.2000№ 72)

7. На работников - надомников, ранее не работавших, нанимателем заводятся трудовые книжки в порядке и на условиях, определяемых настоящей Инструкцией.

8. Трудовые книжки также ведутся на домашних работников, работающих у физических лиц по трудовому договору, который не позднее семи дней после его подписания сторонами должен быть зарегистрирован в местном исполнительном и распорядительном органе. На данных работников местным исполнительным и распорядительным органом оформляются трудовые книжки и вносятся записи на основании зареги­стрированного трудового договора.

ПРИХОДНО-РАСХОДНАЯ КНИГА

По учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Дата	От кого получено или кому отпушено	Основание (наменование документа, номер, дата)	Приход	Расход
число	месяц	год			Кол-во	сумма	Кол-во	сумма
					Трудовых книжек (серия, номер)	Вкладышей (серия, номер)	Руб.	Трудовых книжек (серия, номер)	Вкладышей (серия, номер)	Руб.

Приложение 3

к Инстркуции о порядке ведения

трудовых книжек работников

11.05.2000 № 72

КНИГА

Учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

№ п/п	Наименование профессии, должности (в соответствии с ЕТКС, КС)	Код профессии, должности	Номер приказа об утверждении перечня на льготное пенсионное обеспечение	Номер, раздел, подраздел, пункт Списка	Примечение

Приложение 4

к Инстркуции о порядке ведения

трудовых книжек работников

11.05.2000 № 72

Сведения об аттестации рабочих мест по условиям труда на предприятии

(извлечения из приказа по предприятию)

№ п/п

Дата приема или заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней

Ф.И.О.

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша к ней

Профессия, специальность

Наименование цеха, отдела

Дата и номер приказа

Расписка специальноу полномоченного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку

Получено за малодневные трудовые книжи или вкладыши к ним

Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении и вдругих случаях

Расписка работника в получении трудовой книжки

число

месяц

год

Делопроизводство

ИЗМЕНЕНИЯ, ВНЕСЕННЫЕ В ИНСТРУКЦИЮ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК РАБОТНИКОВ: КОММЕНТАРИЙ СПЕЦИАЛИСТА

Трудовая книжкаустановленного образца является основным доку­ментомо трудовой деятельности работника. Согласно записям, внесен­ным в трудовую книжку, наниматель имеет возможность официально получить информацию о трудовой функции, которую может выполнять работник (профессия, специальность, должность, квалификация), об опы­те работы. Благодаря этим сведениям, в большинстве случаев нанима­тель принимает решение о заключении трудового договора или отказе гражданину в приеме на работу из-за несоответствия его должности по деловым качествам. По записям в трудовой книжке работника устанав­ливается общий, непрерывныйи специальныйтрудовой стаж, с кото­рым законы, иные нормативные правовые акты и трудовой договор свя­зывают возможность реализации тех или иных прав и предоставление определенных льгот и преимуществ. Нанимателям и работникам кадро­вых служб следует помнить, что с 1 января 2003 г.в Республике Бела­русь введен индивидуальный (персонифицированный) учет сведенийо каждом застрахованном лице для целей государственного пенсионного страхования. В связи с этим трудовой стаж, заработанный после регист­рации в качестве застрахованного лица, должен устанавливаться на осно­вании сведений индивидуального (персонифицированного учета). По­рядок ведения трудовых книжек регламентируется Инструкцией о поряд­ке ведения трудовых книжек работников,утвержденной постановлени­ем Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30(в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 11 мая 2000 г. № 72,с изменениями и дополнени­ями от 29 июня 2006г. №76) (далее - Инструкция).

Образец республиканской трудовой книжки и вкладыша к ней уста­новлен постановлением Государственного комитета РеспубликиБела­русь по груду исоциальной защите населенияот 22 сентября 1993 г.№ 79 "Об утверждении образца республиканской трудовой книжки ивкладыша к ней" (введено в действие с 1 ноября 1993 г.).Постановление предусматривает новый раздел для записи сведений о повышении ква­лификации работников. С 1 ноября 1993 г.использование в Республике Беларусь старых бланков трудовых книжек, утвержденных в период существования СССР, запрещено.

В 1995 г. Министерством труда Республики Беларусь, в дополнение к вышеуказанному постановлению, утвержден новый образец республиканс­койтрудовой книжкии вкладышак ней В трудовой книжке образца 1995 г.

дополнительно предусмотреныраздел для внесения сведений о назначе­нии пенсий и подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки.

Согласно п. 4 Инструкции,в настоящее время лицу, впервые посту­пающему на работу, на основании приказа о приеме на работу нанима­телем заполняется трудовая книжка утвержденного образца 1995 г. Ос­новным нормативным актом, регулирующим порядок ведения, учета, хранения, изготовления трудовых книжек, обеспечения ими нанимате­лей, является постановление Совета Министров Республики Беларусь от 10 декабря 1997 г. № 1635 "О трудовых книжках работников".Оно признает утратившим силу постановление Совета Министров БССР и Белорусского Республиканского Совета Профессиональных Союзов от 11 октября 1973 г. № 324 "О трудовых книжках рабочих и служащих".

Постановлением Министерства труда и социальной защиты Респуб­лики Беларусь от 29 июня 2006 г. № 76 "О внесении изменений и до­полнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек работни­ков"внесены существенные изменения и дополненияв ранее действовавшую редакцию Инструкции.

Уточнена ч. 1 п. 2 Инструкциии она изложена в следующей редак­ции:"Лица, принимаемые на работу не впервые, обязаны предъявить нанимателю оформленную в установленном порядке трудовую книж­ку". Это означает, что всякие ссылки отдельных нанимателей на отсут­ствие у них бланков трудовых книжек при увольнении от них работников будут признаны незаконными.Наниматели обязанывыдать работнику оформленную трудовую книжку, которую он обязанпредъявить новому нанимателю. Прием на работу без трудовой книжки не допускается,если иное не предусмотрено Инструкцией.

В соответствии с Инструкцией безпредъявления трудовой книжкипри­нимаются на работу выпускники школ, ПТУ, других учебных заведений, если они поступают на работу впервые и до поступления на учебу не работали.

Лицо, утерявшее трудовую книжку после увольнения с работы, если утеря произошла спустя более трех месяцев после увольнения, получает справкуо периоде работы у нанимателя, которая является основанием для приема такого лица на новое место работы и для оформления ему дубликататрудовой книжки.

Указом Президента Республики Беларусь от 6 июля 2005 г. № 314 "О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам"предусмотрены допол­нительные меры по защите прав граждан. В частности, предусмотрено, что гражданско-правовые договоры заключаются только в письменной форме.Данным Указом урегулирован порядок расчетов сторон по граж­данско-правовым договорам, закреплены обязательства нанимателя и работника по обеспечению безопасных условий работы, основания дос­рочного расторжения гражданско-правовых договоров и др.

Следует учитывать, что п. 5 Инструкции дополнен ч. 2 следующего

содержания: "На лип, выполняющих работу по гражданско-правовым дого­ворам, трудовые книжки не заполняются. При наличии трудовой книжки записи о работе по гражданско-правовым договорам в них не вносятся".

Уточнена и дополнена редакция п. 6 Инструкции о внесении записей в трудовую книжку о работе по совместительству. В новой редакции он изложен следующим образом: "Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится нанимателем по желанию ра­ботника по месту его основной работы на основании документа, под­тверждающего работу по совместительству (копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству)".

В п. 7 Инструкции слова "на надомников" заменены "на работников-надомников".

В п.10 предыдущей редакции Инструкции от 11 мая 2000 г. № 72 предусматривалась обязанность нанимателя заверять сведения о работ­нике гербовой печатью. Так как гербовая печать хранится в бухгалтерии или финансовом отделе, работникам кадровых служб для того, чтобы заверить каждую впервые оформляемую трудовую книжку, необходимо было посещать указанные службы. Кроме того, в некоторых организаци­ях гербовая печать вообще отсутствует. Все это порождало дополнитель­ные трудности при оформлении трудовых книжек. Согласно новой ре­дакции Инструкции (п. 10) предусмотрено, что сведения о работнике заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя. В случае отсутствия печати вообще (напри­мер, у индивидуального предпринимателя) сведения о работнике заве­ряются печатью местного исполнительного и распорядительного орга­на, осуществляющего регистрацию предпринимателя.

В абзаце 3 ч. 1 п. 11 Инструкции после слов "перевод на другую посто­янную работу" дополнен словами "заключение контракта". Дополнение к пп.11.14-16 инструкции об обязанности по внесению в трудовую книжку записи о заключении контракта исключает необходимость внесения записи о продлении срока действия контракта. В ч. 3 слова "отделом социальной защиты" заменены словами "органами по труду и социальной защите".

В настоящее время во многих высших учебных заведениях осуществляется подготовка специалистов в магистратуре. Слово "магистратура" внесено в ряд пунктов Инструкции (пп. 12,13,15,16). Записи о времени обучения в магистратуре вносятся в трудовую книжку, наряду с записями об иных формах дневного обучения.

В п. 17 Инструкции в ч. 3 уточнен порядок внесения записей об образовании работника. Этот раздел изложен в следующей редакции: "Образование - общее базовое, общее среднее, профессионально-тех­ническое, среднее специальное, высшее - указывается только на основа­нии соответствующих документов. Высшее образование указывается на

основании диплома общеустановленного образца об окончании высше­го учебного заведения; среднее специальное образование - документа, удостоверяющего окончание техникума или иного учебного заведения, дающего среднее специальное образование (медицинское, педагогичес­кое и т.п.); общее среднее - аттестата об окончании общеобразователь­ной школы, диплома профессионально-технического учебного заведе­ния; общее базовое - свидетельство об общем базовом образовании".

Согласно Инструкции, профессия, специальность указываются на основании документа об образовании.

В п. 21 Инструкции исключены слова "виды работ".

На практике из-за ошибочно внесенной записи в трудовую книжку не­редко необходимо вносить соответствующие исправления. Вопросам вне­сения изменений в записи в трудовой книжке посвящена гл. 7 Инструкции.

В пп. 36-39 внесены дополнения и изменения. В настоящее время они изложены в следующей редакции: "36. Исправление записей в разде­ле "Сведения о работе" осуществляется следующим образом: в графе 1 пишется порядковый номер вносимой записи, в графе 2 - дата внесения записи, в графе 3 - "запись номер такой-то недействительна" и далее правильный вариант сведений, в графе 4 - дата и номер приказа (распо­ряжения), на основании которого вносится данная запись".

Зачеркивание ранее внесенных неправильных или неточных запи­сей, исправление их с указанием "исправленному верить" либо "исправ­ленное верно" не допускается.

П. 37 Инструкции изложен в следующей редакции: "В случае ликви­дации организации, прекращения деятельности индивидуального предпри­нимателя исправление в неправильную или неточную запись, внесенную в трудовую книжку, вносит учредитель, собственник, вышестоящая орга­низация, министерство, иной республиканский орган государственного управления, местный исполнительный и распорядительный орган, зареги­стрировавший индивидуального предпринимателя, - при наличии у них документов, позволяющих произвести необходимую запись".

П. 38 Инструкции, регламентирующий порядок внесения изменений о фамилии, имени, отчестве, изложен в следующей редакции: "Измене­ния записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве, дате рожде­ния, об образовании, профессии, специальности производятся нанима­телем по последнему месту работы на основании документов, подтвер­ждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном лис­те) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и над ней записывается новая, измененная. Ссылка на соответ­ствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, за­веряется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального пред­принимателя - печатью местного исполнительного и распорядительно­го органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.

Изменение записей о профессии, специальности на первой странице (титульном листе) трудовой книжки в случае получения работником новой профессии, специальности производится путем дополнения име­ющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей".

П. 39 Инструкциис внесенными изменениями и дополнениями изло­жентак: "Исправление сведений о работе, о награждениях и поощрениях за успехи производится на основании подлинника приказа (распоряже­ния) нанимателя и должно полностью соответствовать его формулировке.

В случае утраты приказа (распоряжения) либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе про­изводится на основании других документов, подтверждающих трудовую деятельность работника: лицевые счета и ведомости на выдачу заработ­ной платы, приказы (распоряжения) о предоставлении отпусков и иные документы, подтверждающие сведения о периодах работы.

Однако в соответствии с этими документами можно исправить записи только за тот период, который они подтверждают. Например, в трудовой книжке работника записано, что он был переведен из цеха с вредными условиями труда в цех с обычными условиями труда в 1982 г. Работник утверждает, что перевод осуществлен в 1984 г. Подлинник приказа в архиве предприятия не обнаружен. Однако на предприятии имелись ведомости на заработную штату и листки табельного учета, по которым работник числится работающим в цехе с вредными условиями труда в 1983 г. В дан­ном случае в трудовой книжке работника может быть исправлен только одни год. Отсутствие необходимых документальных данных исключает возможность внесения исправлений в сведения о работе".

Работникам кадровых служб и юрисконсультам организаций следу­ет помнить, что исправление записей, ошибочно внесенных в трудовую книжку работника по вине работника кадровой службы, производится этим же работником без каких-либо дополнительных указаний руководи­теля организации.

Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, специальности производит­ся по инициативе работника, который подает на имя руководителя орга­низации письменное заявление с просьбой внести соответствующее из­менение на основании предъявленных документов (паспорта, удостове­рения о повышении квалификации, диплома и др.).

В новой редакции Инструкции в п. 40 слова "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих" за­менены словами "Единый квалификационный справочник должностей служащих" В ч. 2 п. 41 словосочетание "органы социального обеспече­ния" заменены словами"органы по труду и социальной защите".

В практической деятельности работников кадровых служб часто воз­никал вопрос: как правильно вшить вкладыш к трудовой книжке?Сей­час на этот вопрос дан ответ в п. 42 Инструкции, который дополнен ч. 2

следующего содержания:"Вкладыш вшивается в трудовую книжку меж­ду последним листом и правой обложкой книжки". Иными словами, сей­час вкладыш к трудовой книжке будет продолжением ее содержания.

В ч. 8 ст. 50 Трудового кодекса Республики Беларусьустановлено, что при увольнении трудовая книжка выдается работнику в день уволь­нения(в последний день работы). За задержку выдачи трудовой книжки по вине нанимателя он несет ответственность в соответствии со ст. 79 Трудового кодекса(выплачивается средний заработок за все время вы­нужденного прогула и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки). На практике работники при увольнении иног­да умышленно уклоняются от своевременного получения трудовой книж­ки и таким образом пытаются получить выплату за задержку трудовой книжки по вине нанимателя, предусмотренную ст. 79 Трудового кодек­са.Наниматели уведомляли таких работников простым почтовым уве­домлением о необходимости получить трудовую книжку. При рассмот­рении споров в суде о выплате среднего заработка за задержку выдачи трудовой книжки такие истцы заверяли суд, что они не получали уведом­лений от нанимателя о необходимости получения трудовой книжки. Для того чтобы избежать подобных ситуаций, п. 47 Инструкции предусмат­ривает:"Если работник отсутствует на работе в день увольнения, тона­ниматель в этот же день направляет ему заказное письмо с уведомлени­ем с указанием о необходимости получения трудовой книжки".

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному ад­ресу допускается только с письменного согласияработника. В новой редакции п. 48 Инструкции установлено:"В случаях, когда работник от­казывается сам получить трудовую книжку, например, он считает, что наниматель его незаконно уволил, несмотря на заказное письмо с уве­домлением о необходимости получения трудовой книжки, не является за ней и не выразил желания на пересылку ее по почте, наниматель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки".

Факт отказа от получения трудовой книжки оформляется актомс указанием присутствующих при этом свидетелей.После увольнения работников с работы нередко случаются утериими трудовых книжек. Иногда происходит инсценировка утери для того, чтобы получить дубли­кат трудовой книжки и таким образом трудоустроиться на полную став­ку у двух нанимателей.

В связи с этим в п. 51 внесен ряд редакционных дополнений и он изложен в следующей редакции: "Вслучае утраты трудовой книжки (вкла­дыша к ней) работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение трех месяцев (а не в течение года как это было предусмотрено в прежней редакции. - Прим. авт.) со дня увольнения с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки". П. 51 до­полнен ч. 3 следующего содержания:"При утрате трудовой книжки (вкла­дыша к ней) по вине нанимателя он обязан самостоятельно принять меры

для получения соответствуюших документов, подтверждающих стаж ра­боты работника, предшествующий поступлению к данному нанимателю".

В ч. 1 п. 52 Инструкциипосле слов "по последнему месту работы" дополнен словами"по письменной просьбе работника".

До утверждения данной редакции в Инструкции не был закреплен механизм приема работником кадровой службы трудовой книжки от граж­данина при оформлении последнего на работу. Таким образом, прини­жалась ответственность нанимателя за сохранность трудовых книжек лиц, принимаемых на работу. В новой редакции Инструкции в п. 58ч. 3 до­полнена предложением следующего содержания:"При приеме от ра­ботника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ему выдается расписка в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в том числе печать нанимателя".

Для подтверждения факта получения работником трудовой книжки в связи с увольнением ч. 4 п. 58 дополнена словами:"собственноручно указав дату получения".

Хранениетрудовых книжек как документов строгой отчетности осу­ществляется в специально оборудованном месте. Наниматель должен предпринять меры по недопущению утери трудовых книжек по неува­жительным причинам и обеспечить их сохранность при пожарах, затоп­лении помещений и др. При утрате нанимателем трудовой книжки по причинам стихийного бедствия, производственной аварии и по другим причинам, не являющимся виной нанимателя, владельцу выдается дуб­ликат трудовой книжки без взимания его стоимости.

Согласно Закону Реснублики Беларусь от 17 апреля 1992 г. № 1596-ХП,в редакции от 19 июля 2006 г. № 155-3,с учетом Заключения Конститу­ционного Суда РеспубликиБеларусь от 28 мая 1996 г. № 3-36/96(далее - Закон),в стаж работы засчитываются периоды работы предпринима­тельской, творческой и иной деятельности при условии, что в течение этих периодов производилась уплата обязательных страховых взносовв соответствии с законодательством о государственном социальном стра­ховании (ч. 1 ст. 51).

Следовательно, периоды выполнения работы по гражданско-право­вым договорам при условии ушаты за эти периоды обязательных стра­ховых взносов включаются в общий трудовой стаж. Периоды выполненияработ по гражданско-правовым договорам подтверждаются не запи­сью в трудовой книжке, а справкой о периоде уплаты страховых взносов в сумме вознаграждения (дохода), из которого эти взносы уплачены.

Cогласно ч. 4 п. 53 Закона "О пенсионном обеспечении", работа в колхозе . период после 1965 г. и до 1 июля 1998г., если член колхоза не выполнял установленного минимума трудового участия в общественном хозяйстве, засчитывается в стаж работы по фактической продолжительности. Георгий Шишко

заведующий кафедрой правоведения БГЭУ, кандидат юридических наук, профессор

ДЕпопропзводаво

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

ПРИЕМА ОТ РАБОТНИКА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ:

КОММЕНТАРИЙ СПЕЦИАЛИСТА

В дополнениях и изменениях к пункту 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников(далее - Инструкция)говорится о выдаче распискиработнику в связи с получением от него трудовой книжки. Как правильно оформить расписку о приеме трудовой книжкиработника нанимателем?

Расписка - письменный документ, подтверждающий какие-либо соответствующие условия. Оформляется расписка в целях доказательства принятых в организацию документов в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 638-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-раснорядительной документации. Требования к оформлению документов".В ней должны быть указаны следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа (РАСПИСКА), дата, № подпись. Например:

Наименование организации Адресат

РАСПИСКА

00.00.0000 №_______

г. Минск

Текст

Наименование должности (печать) Подпись Инициалы, фамилия

Унифицированная структура текста расписки отсутствует. Как правило, в расписке указываютсядолжность, фамилия, имя, отчество лица, выдавшего расписку, наименование полученных материальных, денежных ценностей (в данном случае - трудовой книжки), цель приема. Так как расписка в получении трудовой книжки выдается работнику (адресату), то в правом верхнем углу, в соответствии с СТБ 6.38-2004, указываютсядолжность, фамилия, имя, отчество лица, от которого принята трудовая книжка. Выдаваемая расписка должна иметь реквизиты,придающие документу юридическую силу.Поэтому она должна быть зарегистрирована(в канцелярии, кадровой службе - определяет сама организация) в соответствующей регистрационной форме(журнале, книге или на карточке). При ее подписании лицом, оформляющим прием и увольнение работника, проставляется дата. Дата и регистрационный номер проставляются в заголовочной части расписки.

В расписке не допускаются какие-либо исправления.

При увольнении работника целесообразно установить порядок, согласно которому при выдаче трудовой книжки выданная ему расписка возвращается в кадровую службу, о чем работник расписывается в соответствующей графе регистрационной формы, где эта расписка была зарегистрирована.

Расписка в получении трудовой книжки может быть составлена следующим образом:

Наименование организации Экономисту отдела

РАСПИСКА труда и заработной платы

00.00.0000 №_______ Ивановской А.В.

г. Минск

Я, начальник отдела кадров Сидорович С.В., приняла от экономиста отдела труда и заработной платы Ивановской Анны Васильевны трудовую книжку (серия, №, дата выдачи).

Начальник кадровой службы (печать) Подпись С.В.Сидорович

Учитывая массовый характер данного вида документа, в организации может быть подготовлен трафаретныйтекст расписки. При заполнении очередной расписки в него будут вноситься конкретные сведения (данные о работнике, должностном лице, принявшем трудовую книжку, и т. д.).

Основная цель составления и выдачи работнику расписки -исключение злоупотреблений со стороны нанимателя при оспаривании факта заключения трудового договора.

Необходимо отметить, что расписка оформляется кадровой службой в одном экземпляре, который выдается работнику при передаче им трудовой книжки. Так как расписка содержит реквизиты, придающие ей юридическую силу (дата и регистрационный номер), она должна быть зарегистрирована в установленном порядке. При выдаче расписок может использоваться регистрационная форма, приведенная в приложении 1.

Предложенная форма регистрации расписок может содержать и другие графы с указанием необходимых сведений. При этом включаемые в регистрационную форму графы должны отражать как установленный в организации порядок выдачи расписок работникам при передаче ими трудовых книжек, так и порядок выдачи работникам трудовых книжек при возврате ими расписок в кадровую службу.

При регистрации расписок в книге соблюдаются правила регистрации документов, установленные Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятияхРеспублики Беларусь. В соответствии с нормами, установленными Примерной инструкцией, регистрация документов осуществляется в валовом порядке в течение календарного года. Следовательно, если в 2006 г. последняя расписка зарегистрирована под № 50, то с 1 января 2007 г. их регистрация начинается вновь с № 1.

Наниматель, выдавший работнику трудовую книжку при его увольнении с оформлением соответствующей расписки в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, должен предусмотреть порядок возвратаработником расписки. Иначе у уволенного работника, помимо полученной трудовой книжки, останется и расписка о том, что его трудовая книжка передана им в кадровую службу, где и находится на

хранении.

В реальной ситуации работник может не сохранить полученную расписку. В связи с этим в регистрационной форме целесообразно предусмотреть соответствующую графу (гр. 10 приложения 1),в которой будут проставляться отметка об утрате работником расписки с его личной подписью и указанием даты.

В данную регистрационную форму нецелесообразновключать графу, в которой будет оформляться расписка работника в получении трудовой книжки. Этот факт учитывается в графе 14 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (см. приложение 3 к Инструкции).Для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним установлен 50-летний срок хранения.Поэтому дважды фиксировать сведения о получении трудовой книжки с распиской работника в двух учетных формах нецелесообразно.

Для книги регистрации расписок в получении трудовых книжек установлен срок хранения 5 лет "после окончания ведения".Отметка "после окончания ведения" указывается в связи с тем, что книга может вестись в течение ряда лет до ее полного заполнения, то есть до тех пор, пока не будут произведены все записи в соответствующих графах книги о возврате расписок всеми работниками, сведения о которых указаны в

книге.

Например,книга регистрации расписок в получении трудовых книжек будет вестись в течение 2006-2009 гг.Следовательно, согласно сроку ее хранения - 5 лет "после окончания ведения", она может быть включена в акт о выделении к уничтожению документов не ранее 1 января 2015 г. При заполнении номенклатуры дел кадровой службы при этом в графе 5 "Примечание"по окончании делопроизводственного года делается отметка "переходящее".В этом случае книга будет включаться в номенклатуру дел каждого предстоящего года. Следует учесть, что переходящие дела включаются в номенклатуру дел каждого делопроизводственного года с одними тем же индексом.

Может быть вариант, когда кадровой службой выдаются расписки большому количеству работников и в течение года в организации будет заполнено несколько книг. В этом случае в графе 3 номенклатуры дел "Количество дел (томов, частей)"по окончании календарного года будет указано количество заведенных книг, например "2", "3"и т. д. (см. приложение 2).

Книга регистрации является документом временного срока храненияи, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу, как правило, в архив организации не передается.Полностью заполненная книга в течение 5 лет хранится в кадровой службе, а затем уничтожается в установленном порядке.Если по согласованию с руководителем организации дела временного (до 10 лет) срока хранения передаются в архив организации, такая передача осуществляется по номенклатуре дел, в графе 5которой делается отметка "Сдано в архив". Факт передачи удостоверяется подписями работников, передавшего и принявшего дела. Например:

Передал 3 (три) книги регистрации расписок в получении трудовых книжек работников.

Инспектор отдела кадров Подпись Е.Л.Тарасова

Дата

Принял 3 (три) книги регистрации расписок в получении трудовых книжек работников.

Заведующий архивом Подпись Н.М.Дьяченко

Дата

В случае передачи книги в архив организации, согласно требованиям нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу, листы ее. как учетного документа, обязательно должны быть пронумерованы (номера листов проставляются в правом верхнем углу черным графитным карандашом), а сведения о количестве листов -внесены в заверительную надписьв конце дела (лист-заверитель).

Например:

В деле подшито и пронумеровано 60 (шестьдесят) листов.

Инспектор отдела кадров Подпись Н.М.Дьяченко

Дата

Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29 июня 2006 г. № 76предусмотрена лишь выдача расписок работникам в получении трудовых книжек и не оговариваются особенности их учета и порядок оформления учетных документов. Иные нормативные правовые акты также не оговаривают дополнительные условия заверения книги в процессе ее ведения и в случае передачи в архив организации, поэтому шнурование книги, подписание ее руководителем и скрепление печатью являются необязательными¹.

При подготовке в организации номенклатурыдел книга регистрации расписок включается в нее под самостоятельным индексомв соответствии с установленным порядком систематизации дел.

В связи с тем, что постановлением Министерства труда и социальной защиты от 29 июня 2006 г. № 76 обязанности по выдаче расписок работникам в приеме трудовых книжек установлены с середины года, в номенклатуру дел на 2006 г. книга должна быть включена под соответствующим резервным номером,который устанавливается для дел, не предусмотренных при разработке номенклатуры на данны