Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение.
Различаются пять типов записи текстов:
– линейная запись (автобиография, заявление, доверенность и др.),
– трафарет (справки, контракты, договоры и др.),
– таблица (финансовые ведомости и др.),
– анкета (личный листок по учету кадров и др.),
– тексты-аналоги (приказы, решения, постановления и др.)
Личные документы
Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица, ад-
ресованный организации или должностному лицу учреждения.
1. Расположение частей заявления:
1) наименование пишется вверху с отступом в треть строки;
Фамилия, имя и отчество заявителя – под адресатом, с предлогом
от или без него;
3) после слова заявление ставится точка, если нет предлога от;
4) текст заявления пишется с красной строки;
Дата ставится слева; подпись - справа.
Оформление наименования адресата: если оно представляет собой
Название организации, то ставится в винительном падеже; если это на-
Звание должностного лица - в дательном падеже.
Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предос-
Тавляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо дей-
Ствие (чаще всего – получить что-либо).
1.Расположение частей доверенности:
1) наименование документа пишется в центре строки;
2) текст начинается с красной строки;
3) дата – слева, подпись – справа;
Под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы
Заверить документ.
Распорядительные документы
Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некото-
Рыми центральными органами коллегиального управления в целях раз-134
Решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед
Данными органами.
Распоряжение – акт управления государственного органа, имею-
Щий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному
Лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную
Силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.
Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две груп-
Пы: распоряжения общего и конкретного характера длительного дейст-
Вия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового
Случая.
Приказ является самым распространенным видом распорядитель-
Ного документа, применяемого в практике управления. Он издается для
Регулирования отношений по основным вопросам, а именно: по вопро-
сам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по во-
просам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их струк-
Турных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. до-
Кументов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам
Приема, перемещения, увольнения работников и др.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю дан-
ного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложив-
Шейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащийвыво-
Ды и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две
Части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуа-
Ция, и вторая – где излагаются предложения, просьбы.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.
Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю
структурного подразделения или руководителю учреждения, оформля-
Ются на простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизво-
Дятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения,
Вид документа, дата. Подписывает документ его составитель.
Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящиеинстан-
ции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руко-
Водством.
Как и во всяком документе, в докладной записке заголовок начина-
Ется с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существи-
тельного: О назначении..., О проверке и т. П
19.
Деловое письмо – документ, который подготавливает заключение
Сделок, важные встречи, содержит служебную информацию, претензии,
Предложения и т. д. Таким образом, деловое письмо – письменныйдиа-
лог юридических лиц, в котором решаются важнейшие вопросы эконо-
Мико-правовой или дипломатической деятельности организации.