Интернациональные свойства документов

Документы имеют интернациональные свойства, т.к. в международной практике являются инструментом делового общения, фиксируют служебную информацию посредством символьного изображения языка. С нашей точки зрения, основными свойствами являются:

1. Актуальность. Приведенные в документе факты должны быть важны именно в данный момент и исключительно в данной ситуации, а также количество используемых фактов должно быть достаточным для подтверждения того или иного суждения.

2. Достоверность. В документе должны быть приведены факты, правильно отобранные и тщательно проверенные, т.е. должна содержаться исключительно объективная информация.

3. Аргументированность. Любой служебный документ и деловое письмо должны быть убедительными, аргументированными. В деловой переписке огромное значение имеет «искусство убеждать». Оно продиктовано необходимостью заполучить потребителя продукции или заказчика, единомышленника или сторонника в деловых взаимоотношениях.

4. Полнота информации. Одно из главных условий, которые обеспечивают практическую и правовую ценность документа – полнота информации. Информация не должна быть избыточной. В деловой переписке не должно быть повторов и не имеющих прямого отношения к делу суждений.

5. Краткость. В официальной переписке лаконизм достигается с помощью готовых речевых формул, а также сочетается с принципом достаточности информации.

Формула официально-деловой речи, предложенная Бабенко и Ларионовой имеет следующий вид:

Типовая ситуация

Жанр и форма документа

Языковое наполнение документа

6. Грамотность, т.е. речь должна соответствовать литературным нормам. Однако стоит различать осмысленность и грамотность. Ноам Хомский в своей книге «Синтаксические структуры» наглядно показывает читателю, что не всякая грамматически правильно построенная структура имеет смысл: «Colorless green ideas sleep furiously».

7. Вежливость. В независимости от того, какими неприятными бы не были обстоятельства, в деловых бумагах не допускаются оскорбления и сарказм.

В подтверждение важности названных требований приведём ещё одну формулу, разработанную Бабенко и Ларионовой, содержание которой невозможно оспорить:

Грамматическая правильность

Ясность (устной/письменной) речи

Доступность

Действенность

Объединяя вышеупомянутые свойства, мы понимаем общие требования к документу следующим образом: в документе должна содержаться достаточная для принятия обоснованного решения информация, но документ должен быть кратким, написанным по существу.

Общие и специальные функции

Любой документ выполняет несколько функций одновременно, что позволяет удовлетворять различные потребности делового общения. У документа есть общие и специальные функции.

Общие функции:

1. Социальная: социальная потребность является одной из причин возникновения документа.

2. Информационная: документ используется для сохранения информации.

3. Коммуникативная: документ как средство связи между отдельными элементами структуры общества.

4. Культурная: закрепляет и передает культурные традиции; в нем также отражаются этапы развития цивилизации.

Специальные функции:

· Управленческая: документ как инструмент управления. Существуют отчётные, плановые, организационно-распределительные документы.

· Правовая: документ как инструмент закрепления и изменения правоотношений в обществе. Пример: законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, которые временно приобретают правовую функцию.

· Исторического источника: документ как источник исторических сведений о развитии общества.

Структура и содержание документа

Документ имеет юридическую силу, обеспечивающуюся комплексом его реквизитов (обязательные элементы оформления документа). Основные (обязательные) реквизиты документа: наименование автора документа, адресат, подпись, дата и т.п.

Формулярдокумента составляют совокупность реквизитов и схема их расположения на бланке. Формуляр регламентируют принятые в той или стране стандарты. К примеру, если документ адресуется партнеру из зарубежных стран, то название организации-адресанта на иностранные языки не переводится, а печатается на бланке латинским шрифтом.

Официально-деловому стилю свойственны многочисленные речевые стандарты-клише. Во многих видах деловых документов имеются общепринятые формы расположения и изложения материала. В деловой практике часто используются готовые бланки для заполнения. Даже конверты надписываются в определенном порядке, что удобно и для пишущих, и для почтовых работников. Официально деловой стиль, несмотря на разнообразие жанров, различия в содержании, характеризуется рядом общих черт, наиболее важные из которых:

1) Компактное изложение, т.е. экономное использование языковых средств.

2) Нередкая обязанность формы, стандартное расположение (структурированность) материала, а также употребление клише, свойственных этому стилю.

3) Широкое использование специальной терминологии

4) Повествование как основной характер изложения

5) Прямой порядок слов в изложении

6) Почти полное отсутствие эмоциональной экспрессивности, выраженной через языковые средства

7) Практически полное отсутствие индивидуализации стиля