Легализация иностранных документов. Апостиль.

Тема легализации документов (подтверждение подлинности и юридической силы документа), выданных на территории одного государства для использования на территории другого государства, представляет интерес как для юридических лиц (предоставление сертификата, подтверждающего статус иностранного налогоплательщика, документа, который планируется использовать в качестве доказательства в суде, пр.), так и для физических лиц (предоставление документа об образовании, гражданском состоянии и прочее).

Сразу нужно оговорить такой важный момент, что легализации подлежат только ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, к которым с точки зрения международного права (в сфере реализации норм о легализации документов) относятся:

- документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;

- административные документы;

- нотариальные акты;

- официальные пометки, такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

К официальным документам в данном случае не относятся административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

В основном говорят о двух путях легализации Документа: «консульская легализация» и «апостилирование».

Кратко остановимся на первом из них.

1. Консульской легализацией иностранных официальных документов является процедура, предусматривающая удостоверение подлинности подписи, полномочия лица, подписавшего документ, подлинности печати или штампа, которыми скреплен представленный на легализацию документ, и соответствия данного документа законодательству государства пребывания.

2. Консульское должностное лицо легализует официальные документы, которые предназначены для представления на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено международными договорами, участниками которых являются Российская Федерация и государство пребывания. (прим.: Гаагская Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов 1961 года, Минская Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанная в Минске 22 января 1993 г. будет рассмотрено далее).

3. Консульской легализации не подлежат иностранные официальные документы, которые противоречат законодательству Российской Федерации или содержание которых может нанести вред интересам Российской Федерации.

Апостиль - штамп, соответствующий требованиям Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, от 1961, проставляемый компетентным органом на российском официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с этим документом, и удостоверяющий подлинность подписи и должность лица, подписавшего документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ

Текст апостиля должен содержать следующие реквизиты:

- Наименование государства, выдавшего апостиль

- Фамилия лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ

- Должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ

- Наименование учреждения, печатью/штампом которого скреплён документ, удостоверяемый апостилем

- Название города, в котором проставлен апостиль

- Дата проставления апостиля

- Название органа, проставившего апостиль

- Номер апостиля

- Печать/штамп учреждения, проставившего апостиль

- Подпись должностного лица, проставившего апостиль

Заголовок апостиля обязательно должен содержать в верхней части надпись на французском языке «Apostille».

Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на национальном языке государства, проставившего апостиль.

Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ (ст. 5). Содержание документа органом, проставляющим апостиль, не подтверждается и не проверяется.

Отступления от установленной формы предполагают отказ в принятии документа с «неисправным» апостилем.

Замена легализации проставлением апостиля касается только официальных документов (исчерпывающий перечень в Конвенции)

Апостиль не проставляется на документах, совершенных дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями, а также на документах, имеющих прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Общие правила проставления апостиля в Российской Федерации регулируются Федеральным законом от 28.11.2015 N 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации» (вступает в силу по истечении ста восьмидесяти дней после дня его официального опубликования – 27 мая 2016)

Государства-участники обязаны назначить органы, компетентные на проставление апостиля (ст. 6).

Согласно проекту Постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении перечня компетентных органов, уполномоченных на проставление апостиля в Российской Федерации»

Проставление апостиля осуществляется следующимикомпетентными органами:

Министерство внутренних дел Российской Федерации – на выданных органами внутренних дел Российской Федерации справках о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования; архивных документах (архивные справки, выписки или копии документов); справках о реабилитации;

Министерство обороны Российской Федерации – на официальных архивных документах о военной службе (работе);

Министерство юстиции Российской Федерации.

Генеральная прокуратура Российской Федерации – на документах, оформляемых по линии органов прокуратуры;

Федеральное архивное агентство (Росархив) – на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях,;

Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела – на архивных справках, архивных выписках;

Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации,
в компетенцию которых входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС);

Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие переданные полномочия Российской Федерации по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации и документов об ученых степенях, ученых званиях

Специальный режим. Гаагская конвенция 1961 г. не препятствует применению международных соглашений, которые устанавливают более либеральный режим признания иностранных документов.

Проставление апостиля не требуется, если законы, правила или обычаи, действующие в государстве, в котором представлен документ, либо договоренность между договаривающимися государствами отменяют или упрощают данную процедуру или освобождают документ от легализации (ч. 2 ст. 3). Если двусторонний международный договор между государствами-участниками устанавливает более жесткие правила (консульская легализация), то применяется более либеральный режим Конвенции (ст. 8).