Ознакомление с ведением делопроизводства

1. Номенклатура дел, утверждённая приказом генерального директора ОАО Нафтан 30.05.2016 № 006-60 [7 ]

2. Инструкция по делопроизводству в ОАО «Нафтан» , утверждённая приказом генерального директора ОАО «Нафтан № от 30.07.2009 № 892 [ 8]

В целом, среди законодательства, регулирующего деятельность ,связанную с организацией и ведением делопроизводства следует выделить :

Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате Белорусского государственного концерна по нефти и химии, утвержденной приказом председателя концерна «Белнефтехим» от 1 июля 2008 года № 298; [9 ]

и некоторые другие стандарты и правила.

Инструкция по делопроизводству подготовлена в связи с введением в действие Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, присоединением ОАО «Полимир» к ОАО «Нафтан», а также в целях дальнейшего совершенствования работы по организации делопроизводства и усилению контроля за исполнением и хранением документов в ОАО «Нафтан» [ 10].

Прежде всего, организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в Обществе, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, а также методическое руководство работой с документами и обучение работников структурных подразделений основам делопроизводства возлагается на общий отдел.

В Обществе применяется смешанная система делопроизводства, при которой прием, регистрация входящей корреспонденции осуществляются децентрализовано, регистрация исходящей и ее отправление - централизовано, а исполнение, оформление документов, формирование и оформление дел производятся структурными подразделениями .Корреспонденция принимается и обрабатывается, как правило, в день поступления, а поступившая в нерабочее время – в следующий рабочий день. Прием документов включает проверку правильности доставки (по адресу на конверте), целостность конвертов, пакетов. При вскрытии конвертов проверяется наличие документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах или пакетах.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на ОАО «Нафтан». Так, документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов – фиксации на материальных носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств ( т.е документы могут быть зафиксированы как на бумажном, так на электронном носителе ).

Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности Общества являются:

· акты законодательства Республики Беларусь;

· решения судов;

· предписания государственных органов и должностных лиц;

· поручения концерна «Белнефтехим»;

· осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения Обществом возложенных на него функций и задач в соответствии с компетенцией.

Составление и оформление документов предполагают обязательное соблюдение ряда требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, оперативное и качественное исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной и организационной техники.

Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование) проекта, утверждение, размножение (тиражирование).

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

· наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

· название вида документа;

· дата;

· регистрационный индекс;

· подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, является гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии. Для электронных документов функцию печати выполняет электронная цифровая подпись генерального директора, его заместителей, иных уполномоченных лиц.

Кроме общих правил касательно документирования, Инструкция устанавливает требования к оформлению отдельных видов документов, таких как : приказы, распоряжения, решения, протоколы, акты, служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, сводки.