Прием на работу: подробности, которые спасут от неприятностей

Прием на работу: подробности, которые спасут от неприятностей

Прием на работу – процедура, без которой не обходится ни один работник. С этой процедуры гражданин становится работником именно этой компании. И от того, как именно проведена эта процедура, может зависеть многое и для работника и для компании. Процедура, казалось бы известная. Большинство кадровиков начинают изучение профессии именно с освоения этой процедуры. Но, во-первых любая общая схема может быть дополнена множеством любопытных деталей. А с другой стороны законодательство не стоит на месте и время от времени преподносит сюрпризы. Поэтому рассмотрим процедуру приема работника (российского гражданина) на работу.

Этапы приема на работу до оформления трудового договора

Шаг 1. Принимаем решение о приеме работника на работу

Во многих компаниях, приему работника предшествует многоступенчатая система собеседований, тестов, сбора рекомендаций. Процедура принятия решения о приеме на работу законодательством не предусмотрена. Как разъясняет пленум Верховного суда в п. 10 в постановлении от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" (далее – «Постановление №2») работодатель самостоятельно, под свою ответственность принимает необходимые кадровые решения, в том числе осуществляет подбор и расстановку персонала.

Но вот, решение принято, все заинтересованные лица довольны кандидатом и назначена дата выхода на работу. Обычно в компании имеется какой-либо внутренний документ, на котором заинтересованные стороны проставляют свои подписи и комментарии по данному кандидату. Специальных документов законодательством для этого не предусмотрено. Поэтому каждая компания вправе утвердить свою форму такого документа или обходиться без него.

Но как оформить такое решение, если работник приступает к работе на сразу, например, ему необходимо отработать две недели на предыдущей работе. Между тем, работнику хочется иметь подтверждение того, что его возьмут на новую работу. В некоторых компаниях используется для этого job offer (предложение о работе), но данный документ не имеет официального правового статуса и поэтому не может быть веским доказательством приема на работу, а скорее имеет силу письма о намерениях заключить трудовой договор.

Документом, который будет свидетельствовать о наличии трудовых отношений - является трудовой договор, и стороны могут заключить его заранее. При этом в договоре следует специально предусмотреть дату начала работы (она будет отличной от даты заключения договора).

Обратите внимание

Однако если работодатель не может не принять работника на работу, если имеется подписанный сторонами трудовой договор, то работники, если передумают выходить на работу, нередко просто не являются на работу. Что же делать, если работника, который должен был выйти на работу, и с ним уже подписан трудовой договор, не явился в дату начала работы и ничего не сообщил о причинах своей неявки? Согласно ст.61 Трудового кодекса РФ (далее – «РФ»)если работник не приступил к работе в день начала работы, то работодатель имеет право аннулировать трудовой договор. Для этого достаточно издать соответствующий приказ в произвольной форме.

Но нередко, работодатель сообщает работнику о приеме на работе устно лично, по телефону или пишет сообщение по электронной почте. Такие варианты также соответствуют законодательству. Распространена ситуация, когда оформление приема на работу проходит в первый день работы работника. В этом случае следует напомнить работнику заранее, какие документы для устройства на работу он должен иметь при себе. Но есть категории работников, которые должны пройти медосмотр, прежде, чем работодатель допустит их до работы.

Таблица 2. Категории лиц, подлежащих медосмотрам

№	Признак	Наименование	Основание
	Работа в сфере	– пищевой промышленности; – общественного питания; – торговли; – водопроводных сооружений; –медицины (в лечебно-профилактических учреждениях); – педагогики (в детских учреждениях); – ведомственной охраны; – работа на транспорте (автотранспорт, железнодорожный транспорт, авиации); – спорта и пр.	ч. 2 ст. 213, ч. 1 ст. 348.3 ТК РФ, Приказ Минздравсоцразвития № 302н от 12.04.2011 и т.д.
	Характер выполняемой работы	вахтовый метод работы	ст. 298 ТК РФ
подземная работа	ст. 330.3 ТК РФ
работа в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если работник приехал из других местностей	ст. 324 ТК РФ
	Возраст работника	лица, не достигшие возраста 18 лет	ст. 69, ч. 1 ст. 266 ТК РФ
	Наличие вредных/опасных производственных факторов	лица, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда	ст. 213 ТК, Приказ № 302н

Для проведения медосмотра работнику выдается направление. Обязательная форма направления законодательством не предусмотрена. Но в п. 8 Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 № 302н указано, какие сведения должны быть в нем отражены. Например, направление может быть таким.

ПРИМЕР 1.

Направление на предварительный медосмотр

Направление на предварительный медицинский осмотр

№ 25 от 10 марта 2016 г.

В Общество с ограниченной ответственностью «Медицинский Центр «Здоровье»:

1. Фамилия, имя, отчество: Мухин Александр Петрович.

2. Пол: муж.

3. Дата рождения: 02.03.1974.

4. Наименование направившего предприятия, ведомственная принадлежность адрес: ООО «ГВАРД», Москва, ул. Луговая, д. 145.

5. Наименование отдела (подразделения), участка: Служба охраны

6. Профессия, должность: охранник.

7. Вредные и (или) опасные производственные факторы и работы: работа вахтовым методом (ст. 298 ТК РФ). Общая вибрация. Электрическое и магнитное поле промышленной частоты (50 Гц) (п. 3.4.2 и 3.2.2.2 Приложения № 1 Приказа Минздравсоцразвития России от 12.04.2011г. № 302н).

Начальник отдела кадров Хомиченко В.П. Хомиченко

(должность) (подпись) (инициалы, фамилия)

М.П.

Работодатель обязан организовать учет выданных направлений (п. 8 Порядка). Форма журнала учета законодательством не установлена, поэтому можно разработать ее самостоятельно

Нередко кадровая служба и отдел охраны труда спорят между собой, кто из них должен выдавать направления на медосмотр. Чтобы пресечь эти споры, лучше указать ответственного за выдачу направлений в локальных нормативных актах компании.

После того, как работника прошел медосмотр, и медицинская организация выдала заключение о том, что противопоказаний для работы не обнаружено, можно переходить к следующему этапу.

Если при медосмотре буду выявлены противопоказания или работки отказался проводить медосмотр, то работодатель может отказать ему в приеме на работу. Ведь согласно 214 ТК РФ работник обязан проходить обязательные предварительные медосмотры, а работодатель не вправе допускать до работы работника, непрошедшего медосмотр по любым причинам (ч. 2 ст. 212 ТК РФ) (см, например, Апелляционном определении Курского областного суда от 26.03.2013 по делу № 33-615/2013).

Паспорт

Согласно ст.65 ТК РФ все без исключения работники обязаны предъявить работодателю при трудоустройстве паспорт, ведь данный документ должны иметь все граждане РФ старше 14 лет, проживающие на территории РФ (п. 1 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828). При этом не стоит соглашаться, если работника предлагает копию паспорта, и не готов продемонстрировать оригинал. Возможно, работник в данный момент меняет паспорт (в связи со сменой фамилии, в утерей, достижением возраста), но тогда ему выдается временное удостоверение личности гражданина РФ (Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 828). И его он и должен показать.

Наша справка

В ст. 65 ТК РФ указаны и иные документы удостоверяющие личность. Это может быть также военный билет или временное удостоверение, выдаваемое взамен военного билета (пп. 16 ст. 2 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации"). Однако паспортные данные впоследствии понадобятся для сдачи налоговой отчетности и отчетности в ПФР, поэтому паспорт работнику все же придется принести.

Какой риск в том, что работник так и не предъявил работодателю оригинал паспорта? Согласно п. 21 Положения о паспорте гражданина РФ паспорт лица, заключенного под стражу или осужденного к лишению свободы, временно изымается органом предварительного следствия или судом. Таким образом, имеется риск того, что на работу может поступить лицо, сбежавшее из мест лишения свободы. Вряд ли это нужно компании.

2) Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (далее – «Страховое свидетельство»).

Наша справка

Страховое свидетельство - документ, который содержит страховой номер индивидуального лицевого счета в Пенсионном фонде РФ (далее – «СНИЛС») и анкетные данные гражданина. СНИЛС будет нужен, чтобы заполнить персонифицированную отчетность в ПФР по работнику (Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования")

Предъявление страхового свидетельства является обязательным для всех работников, кроме работников, принимаемых на работу впервые. Оформить страховое свидетельство такому работнику должен работодатель (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, ст. 9 Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ) (кроме дистанционных работников - ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

Имейте в виду

Обратите внимание, что при утрате работником страхового свидетельства работодатель должен подавать о нем сведения в ПФР, получить соответствующий дубликат и выдать работнику под роспись (ст. ст. 9, 15 Закона N 27-ФЗ). Безусловно, это придется сделать, если работник уже работает в компании. Но если вы только принимаете работника, и он сообщает что потерял или испортил страховое свидетельство, имейте в виде, что Компании придется заниматься восстановлением страхового свидетельств и для него. Поэтому на практике до приема на работу можно предложить работнику самостоятельно пройти в ближайшее отделение ПФР и подать необходимому заявление. Расписка отделения ПФР (как правило на ней указывается СНИЛС) подтвердит, что работодатель не о чем волноваться.

Трудовая книжка

Ст. 65 ТК РФ также указывает на обязанность работника предъявить трудовую книжку. Исключение устанавливается для случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

Следует проверить имеется ли запись об увольнении с предыдущего места работы, это необходимо, чтобы в последствии не возникло проблем с оформлением последующих записей. Если запись об увольнении не внесена, не поставлена печать компании или подпись лица, заполнявшего туровую книжку, следует отправить работника к предыдущему работодателю для заполнения трудовой книжки. Бывает так, что при приеме на работу работник сообщает работодателю об утере или порче трудовой книжки

В этом случае можно только оформить работнику новую трудовую книжку. Если работник хочет получить дубликат трудовой книжки, он должен обратиться к своему предыдущему работодателю (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках")

Документ воинского учета

Данный документ обязаны предъявлять военнообязанные лица и лица, подлежащих призыву на военную службу. Документ воинского учета - это военный билет либо приписное удостоверение (для призывников) (п. 28 Положения о воинском учете, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719).

Как поступить кадровику, если работник не предъявляет документ воинского учета? Обратите внимание, что работодатель не обязан и не вправе отказать работнику в приеме на работу только из-за того, что у него отсутствует документ воинского учета, так как такой отказ будет не связан с его деловыми качествами (см., например, Апелляционное определение Верховного суда Республики Дагестан от 14.08.2012 по делу N 33-1999/2012). Поэтому, несмотря на отсутствие у работника военного билета кадровая служба может продолжить оформление работника на работу.

На практике

В случае, если у работника отсутствует документ воинского учета, работодатель не обязан оказывать ему содействие в получении или замене такого документа. Однако работодатель обязан разъяснить гражданам порядок исполнения обязанностей по воинскому учету. Поэтому следует рассказать работнику о необходимости обратиться в военкомат для получения военного билета. На практике для доказательства того, что с работником такая беседа проведена, можно взять у него расписку том, что ему разъяснена его обязанность в получении документов воинского учета, и он обязуется ее исполнить в ближайшее время.

5) Документ об образовании или наличии специальных знаний

Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний обязаны предъявить те работники, которые поступают на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Таким документом может быть дипломом, свидетельство, удостоверение и иными документами (например, сертификатом специалиста)

Наша справка

Согласно ст. 60 Федеральном закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" документами об образовании и квалификации являются следующие документы: дипломом о среднем профессиональном образовании, дипломом бакалавра, дипломом специалиста, дипломом магистра.

Приведем примеры других документов. Согласно ст. 60 Закона об образовании присвоение разряда или класса, категории по результатам профессионального обучения подтверждается свидетельством о профессии рабочего.

Ст. 328 ТК РФ установлено, что прохождение подготовки водителя подтверждается наличием водительского удостоверения.

Согласно ст. 11.1 Закон РФ от 11.03.1992 N 2487-1 "О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации" право на приобретение статуса частного охранника подтверждается удостоверением частного охранника.

Согласно ст. 100 Федеральный закон от 21.11.2011 N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации" заниматься медицинской или фармацевтической деятельностью вправе лица имеющие сертификат специалиста.

Как видим, в некоторых случаях, законодательство предусматривает обязательное наличие документов об образовании. Например, в случаях указанных выше. Также работающих на подземных работах (330.2 ТК РФ), работающих на педагогической работе (ст. 331 ТК РФ), работающих по переделенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений (ст. 57 ТК РФ).

Если требования к образованию законодательством не предусмотрено, то компания самостоятельно решает, какие требования предъявляются к квалификации работника на той или иной должности. Эти требования следует указать в должностной инструкции.

Мы рассмотрели документы, которые требуются при приеме большинства работников.

Теперь рассмотрим документы, которые могут потребоваться при приеме на работу тех или иных категорий работников.

1. Педагогические работники предоставляют справку о наличии (отсутствии) судимости

Такая справка требуется, если работник принимается для занятия деятельностью, сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних (ст. ст. 351.1, 65 ТК РФ)

2. Совместители для работы во вредных условиях труда предоставляют справку о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ), так как работах с вредными условиями труда не допускается, если основная работа связана с такими же условиями.

3. Несовершеннолетние работники предоставляют:

С 14 до 15 лет - письменное согласие одного из родителей и органа опеки и попечительства на заключение трудового договора.

С 15 до 16 лет - справку из образовательной организации или документ об окончании обучения (ст. 63 ТК РФ, ст. 61 Закона N 273-ФЗ).

Нельзя

Ст. 65 ТК РФ запрещает работодателю требовать документы, не предусмотренные законодательством. Например, иногда кадровики требуют предоставить свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе (далее – «свидетельство ИНН»). Однако в перечне документов, представляемых при трудоустройстве, свидетельство ИНН не упоминается. Поэтому работодатель может попросить работника снять копию со свидетельства ИНН, но не может требовать предоставления такого свидетельства.

При отсутствии ИНН у работника обязанность работодателя по его оформлению, в отличие от оформления страхового свидетельства ПФР, отсутствует. Согласно п.16 Приказа Минфина от 5.11.2009 г. N 114н постановка на учет в налоговом органе физического лица, осуществляется налоговым органом на основании сведений, сообщенных органами, осуществляющими регистрацию физических лиц по месту жительства. То есть все работники, которые регистрируются по месту жительства, ставятся налоговыми органами на учет. Поэтому если они заявляют, что не имеют ИНН, то, скорее всего, они просто не знают о нем. В таком случае кадровики могут уточнить его через электронный сервис на официальном сайте ФНС России

Со всех документов, которые предоставил работник, рекомендуется сделать копии для хранения в личном деле работника, чтобы не запрашивать у работника документы каждый раз, когда в них возникнет необходимость.

ПРИМЕР 1

См. отдельный файл

ПРИМЕР 2

Примеры подписи работника об ознакомлении с ЛНА

1) Роспись работника в специальном журнале ознакомлена с локальными нормативными актами

ЖУРНАЛ

ознакомления работников

с локальными нормативными актами

N п/п	Наименование локального нормативного документа	Дата и N документа	Ф.И.О. работника	Должность, структурное подразделение	Дата ознакомления	Подпись работника
	Должностная инструкция	№ 5 от 06.03.2015	Мухин Александр Петрович	Охранник	15.03.2016	Мухин
	…

2) Роспись в листе ознакомления с локальным нормативным актом

	Лист ознакомления с должностной инструкцией Охранника №5 от 06.03.2015
№	ФИО	Дата	Подпись
…
	Мухин Александр Петрович	15.03.2016	Мухин
…

3) Роспись непосредственно в должностной инструкции

Должностная инструкция специалиста внутреннего контроля

…

4. Ответственность работника.

…

Разработал: Начальник службы охраны Мучнов Мучнов А.А.

Ознакомлен: Мухин Александр Петрович Мухин 15.03.2016

4) Роспись в трудовом договоре до его подписания

Трудовой договор № 5/17

г. Москва 15.03.2016

….

5.7. Настоящий трудовой договор составлен в 2 (двух) экземплярах: один экземпляр хранится у Работодателя, другой - у Работника.

…

Ознакомлен(а) с локальными нормативными актами:

Правила внутреннего трудового распорядка от 03.03.2015;

Положение об оплате труда от 05.03.2015;

Должностная инструкция охранника от 06.03.2015;

…

Мухин Мухин А.П. 15.03.2016

Оформление документов при приеме на работе

Шаг 5. Заключение трудового договора

Основным документом, подтверждающим трудовые отношения являете трудовой договор. Обращаем внимание, что действующее трудовое законодательство не предусматривает оформление заявления о приеме на работу. И, хотя некоторые компании продолжают использовать этот документ при приеме на работу, требовать от работника писать заявление работодатель не вправе.

Трудовой договор оформляется в письменном виде на русском языке в двух экземплярах, при этом один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. То факт, что работник получил свой экземпляр в случае спора необходимо будет доказать, поэтому включите в конце трудового договора строчку:

«Экземпляр трудового договора получил (а), подпись, ФИО, дата».

Трудовой договор подписывает генеральный директор (директор компании) или уполномоченное лицо (по доверенности) и работник.

Если по каким-то причинам компания не заключила с работником трудовой договор до начала работы, то это следите сделать не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ).

Трудовой договор должен содержать обязательные сведения и обязательные условия ( ч.1 ст. 57 ТК РФ). Приведем пример турового договора (обязательные условия выделены цветом, сведения выделены жирным курсивом).

ПРИМЕР 3

Пример оформления трудового договора

(см. отдельный файл)

Кроме обязательных сведений и обязательных условий трудовой договор может включать и дополнительные условия (ч.2 ст. 57 ТК РФ), например такие, как указаны в примере (выделены курсивом). В трудовой договор также можно добавить права и обязанности работника и работодателя, установленные ТК РФ, нормы относительно дисциплины, поощрений и прочее. Важно только, чтобы эти положения трудового договора не противоречили ТК РФ. Но если нормы трудового законодательства не будут включены в трудовой договор, они все равно будут распространяться как на работника, так и на работодателя.

Шаг 6. Заключение договора о материальной ответственности (при необходимости)

Если в должностные обязанности работника входит непосредственное обслуживание материальных ценностей (продавцы, кассиры, кладовщики, прорабы, экспедиторы и так далее), то с ними следует заключить договор о материальной ответственности (далее – «договор о МО»), иначе в случае обнаружения недостачи их не получиться привлечь их к материальной ответственности и взыскать ущерб.

Но законодательство предусматривает два ограничения при заключении договоров о МО. Первое ограничение: с работниками, достигшими 18 лет заключить такой договор нельзя (ст.244 ТК). Второе ограничение: заключить договор о МО можно только с работниками, которые занимают должности или выполняют работы, указанные в Постановлении Минтруда России от 31.12.2002 N 85[1].

Если должность работника совпадает с перечнем должностей в этом постановлении, то с ними можно заключать договоры. Но как быть, если организация небольшая, и главный бухгалтер выполняет обязанности кассира, а секретарь обязанности кладовщика? Тогда можно обратиться ко второй части перечня. Если работник выполняет указанные там работы, то с ним можно заключить договор о полной материальной ответственности: прием платежей, расчет при продаже товаров, прием и хранение материальных ценностей, прием грузов и так далее. Только обязательно проверьте, чтобы данные работы были отражены в трудовом договоре или в должностной инструкции работника.

Типовые формы договоров об индивидуальной и коллективной ответственности приводятся в Постановлении Минтруда №85, их можем дополнять их и приспосабливать под особенности компании.

Обратите внимание

В любом случае Договор обязательно должен содержать:

наименование работодателя и персональные данные работника,

должность работника, указание на работы, производимые с материальными ценностями,

согласие работника на принятие полной материальной ответственности,

его обязанности в связи с этим и обязанности работодателя,

дату заключения договора, подписи сторон, печать организации.

Шаг 6. Издание приказа о приеме на работу

На основании трудового договора оформляется приказ о приеме работника на работу. Такой приказ оформляется по унифицированной форме N Т-1 или N Т-1а (утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) или по собственной форме, разработанной компанией (ст. 9 Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Приказ должен соответствовать не только трудовому договору, но и другим документам компании. Например, сведения о подразделения, должности, оплате труда должны соответствовать штатному расписанию.

Если трудовой договор срочный, то в приказе необходимо проставить дату окончания трудового договора – последний день работы работника. Если работник принят вместо отсутствующего работника, то необходимо указать не только ФИО отсутствующего работника, но и причину отсутствия. Приказ подписывает руководитель компании или уполномоченное по доверенности лицо. Работник знакомиться с приказом под роспись. Приведем пример приказа

ПРИМЕР 4

Пример приказа о приеме на работу

Унифицированная форма № Т-1
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

		Код
	Форма по ОКУД
Общество с ограниченной ответственностью "Территория Интернета" (ООО "ГВАРД")	по ОКПО	12345678

(наименование организации)

	Номер документа	Дата составления
ПРИКАЗ	32-п	15.03.2016

(распоряжение)

На практике

На практике в настоящее время для оформления приказов о приеме на работу и других кадровых документов используются специализированные программы. В таком случае необходимо внести персональные данные работника в программу и сформировать приказ о приеме на работу. Занесение данных работника в программы будет неотъемлемой и важной частью данного этапа. Также программы обычно позволяют при некоторой доработке формировать автоматически и трудовой договор. Только предварительно образец договора необходим ввести в программу. Автоматизация процесса приема на работу очень помогает кадровикам экономить время на рутинных процедурах.

Шаг 7. Оформление трудовой книжки работника

Работодатель обязан вести трудовые книжки на работников. Исключений из этого правила немного (ст. 66 ТК РФ):

· работник проработал мене 5 дней

· работник – совместитель

· дистанционный работник с согласия работника (ст. 312.1 ТК РФ)

Запись о приеме на работу вносится в раздел "Сведения о работе" на основании приказа о приеме на работу (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее – «Инструкция»), п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - «Правила»).

Если у работника нет трудовой книжки по любому из основной (устраивается на работу в первый раз, книжка потеряна или испорчена), с работника необходимо получит заявление о выдаче новой трудовой книжки.

ПРИМЕР 5

Заявление об оформлении трудовой книжки

Генеральному директору ООО "ГВАРД»

Пухову В.А.

от Мухина А.П.

Заявление

Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с утерей трудовой книжки.

"15" марта 2015 г. Мухин Мухин А.П.

Оформить работнику новую трудовую книжку необходимо в течение недели со дня приема на работу (п. 8 Правил). На титульном листе трудовой книжки надо указать следующие сведения о работнике (п. п. 2.1, 2.2 Инструкции):

- фамилию, имя, отчество полностью без сокращений;

- дату рождения арабскими цифрами (число, месяц - двузначными, год - четырехзначными);

- образование, профессию или специальность (указываются на основании документа об образовании).

Приведем пример внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку.

ПРИМЕР 6

Пример внесения записи в трудовую книжку

N записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
				Общество с ограниченной ответственностью "ГВАРД" (ООО "ГВАРД")
				Принят охранником в службу охраны	Приказ от 15.03.2016 N 32-п

Шаг 8. Оформление личной карточки работника

Трудовым законодательством прямо не предусмотрено ведение личной карточки работника. Однако в п. 12 Правил с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке. Этот пункт невозможно будет выполнить без ведения личной карточки.

Кроме того, в Методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008 (далее – Рекомендации о воинском учете), говорится о том, что воинский учет призывников и военнообязанных работников в организациях осуществляется по личным карточкам.

Как правило, компании используют форму Т-2 (Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) для ведения личной карточки. Но если компания решила разработать собственную форму необходимо учесть следующие особенности.

Обратите внимание

При разработке организацией формы личной карточки самостоятельно необходимо учитывать, что требования о применении этой раздела 2 унифицированной формы, для ведения воинского учета установлены (п. 27 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 «Об утверждении положения о воинском учете»).

Кроме того, наряду с обязательными реквизитами, указанными в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, личная карточка должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил). Таким образом, при самостоятельной разработке формы личной карточки необходимо соблюдать данные требования.

В личную карточку вносятся паспортные данные работника, сведения об образовании, сведения о воинском учете, сведения о работе и так далее. При этом необходимо обратить внимание, что, несмотря на то, что в личной карточке имеются графы для сведений о семейном положении, составе семьи, данные сведения не сазаны с выползнем трудовой функции, поэтому работник не обязан их предоставлять работодателю.

Однако наличие детей и наличие/ отсутствие зарегистрированного брака является условием предоставлением некоторых льгот (например, одинокой матери), поэтому следует разъяснить работнику, что если такие сведения не буду предоставлены, работодатель не сможет предоставлять гарантии, для лиц с семейными обязанностями, так как не будет знать о наличии у работника семейных обязанностей.

Обязательным также является заполнение раздела II. «Сведения о воинском учете» для военнообязанных работников.

Приведем пример заполнения в личной карточке сведения о работе.

ПРИМЕР 7

Пример оформления в личной карточке сведений о работе

Дата	Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.	Основание	Личная подпись владельца трудовой книжки
15.03.2016	Служба охраны	Охранник	18 000	Приказ от 15.03.2016 N 32-п	Мухин

Оформление дополнительных документов

ПРИМЕР 8

Пример обязательства о неразглашении

Обязательство о неразглашении информации, составляющей коммерческую тайну

Я, Мухин Александр Петрович,

работник ООО «ГВАРД», обязуюсь не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну Организации и клиентов Организации, ставшие мне известными в процессе работы у Работодателя в течение действия трудового договора, а также в течение 3-х лет по истечении срока действия настоящего договора.

Я предупрежден (а), о том, что в случае нарушения данного требования, я понесу ответственность в соответствии с действующим законодательством.

С Перечнем информации, составляющей коммерческую тайну Организации ознакомлен(а).

Для сохранения информации, составляющей коммерческую тайны Организации, обязуюсь:

- использовать только ту информацию, составляющую коммерческую тайну, которые необходимы для выполнения моих трудовых обязанностей;

- знать, кому из сотрудников организации разрешено работать с информацией, составляющей коммерческую тайну, к которым он допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников;

- при составлении документов с информацией, составляющей коммерческую тайну, ограничиваться минимальной, действительно необходимой в документе информацией; определять количество экземпляров документов в строгом соответствии с действительной служебной необходимостью и не допускать рассылки их адресатам, к которым они не имеют отношения;

- сдать документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, генеральному директору Общества или лицу, ответственному за хранение указанных документов в соответствии с приказом генерального директора во время отпуска, командировки, при увольнении;

- незамедлительно сообщать об утрате, недостаче документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, своему непосредственному руководителю или генеральному директору Организации.

- по первому требованию генерального директора предъявлять для проверки все числящиеся за мной носители информации, составляющей коммерческую тайну организации, предоставить устные или письменные объяснения в случае невозможности предъявить востребованный документ.

- сообщать генеральному директору обо всех попытках посторонних лиц или организаций получить информацию, сос<