Организация хранения документов по кадрам (личному составу)
В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.
Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Организацию архивного хранения документов по личному составу и прочих кадровых документов в контексте Федерального закона № 125-ФЗ следует рассматривать как комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, обеспечивающих наиболее эффективное управление указанными документами (документированной информацией) в процессе их временного или постоянного нахождения в архиве.
Последнее, в свою очередь, предполагает хранение (прием и размещение) документов в архиве, последующее комплектование архива новыми документами, учет документов, состоящих на хранении, а также использование документов (их выдачу во временное пользование с последующим возвратом в места хранения) в процессе хранения. Содержание повседневной работы по организации архивного хранения документов по кадрам (личному составу) представлено на рис.1.
Постоянное хранение документов, относящихся к архивному фонду, осуществляется без определения срока, т.е. бессрочно.
В свою очередь, временное хранение архивных документов предполагает их хранение до уничтожения в течение сроков, установленных соответствующими нормативно-правовыми актами (например, типовыми и (или) примерными перечнями документов, образующимися в процессе той или иной деятельности, с указанием предельных сроков их хранения).
При этом временное хранение документов, относящихся к архивному фонду, предусматривает их хранение до передачи на постоянное хранение в государственных органах, органах местного самоуправления, на государственных и муниципальных предприятиях (организациях, учреждениях), в территориальных органах федеральных органов государственной власти и федеральных предприятиях (организациях, учреждениях), а также у собственников указанных документов (соответствующих юридических и физических лиц, в том числе негосударственных предприятий, общественных организаций и отдельных граждан) в порядке, установленном ст. 20 и 21 Федерального закона № 125-ФЗ. Срок временного хранения документов но личному составу составляет 75 лет.
Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение – сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения. На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных переводах, увольнении. Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя. Записи в трудовой книжке делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью. Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов. Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов
Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.
Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией. Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.
| Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документов | Примечание |
| КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ | |||
| Прием, перемещение (перевод), увольнение работников | |||
| Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами | Постоянно | ||
| Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров | 5 лет ЭПК | ||
| Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников | 5 лет | ||
| Записки, заменяющие приказы по личному составу | 75 лет ЭПК | О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет | |
| Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и другое): | |||
| а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания | Постоянно | ||
| б) работников | 75 лет ЭПК | ||
| Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел | 75 лет ЭПК | ||
| Личные карточки работников (в том числе временных работников) | 75 лет ЭПК | ||
| Характеристики работников, не имеющих личных дел | 75 лет ЭПК | ||
| Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и другое) лиц, не принятых на работу | 1 год | ||
| Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования | Невостребованные - не менее 50 лет | |
| Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и другое), не вошедшие в состав личных дел | 5 лет | ||
| Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность | Постоянно | ||
| Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел | 75 лет ЭПК | ||
| Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности | 3 года | ||
| Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей | 3 года | ||
| Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет | 15 лет | При отсутствии приказов - 50 лет | |
| Список (штатно - списочный состав) работников | Постоянно | ||
| Списки: | При отсутствии лицевых счетов - 50 лет | ||
| а) членов руководящих и исполнительных органов организации | Постоянно | ||
| б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий | Постоянно | ||
| в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий | Постоянно | ||
| г) работников | 75 лет | ||
| д) прошедших аттестацию | 5 лет | ||
| е) военнообязанных | 3 года | ||
| ж) кандидатов на выдвижение по должности | 5 лет | ||
| з) получающих персональные ставки, оклады | 10 лет | ||
| Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним | 3 года | ||
| Переписка об оформлении командировок | 5 лет | Для заграничных командировок - 10 лет ЭПК | |
| Переписка об учете призыва и отсрочки от призыва военнообязанных | 3 года | ||
| Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок | 5 лет | При отсутствии приказов - 50 лет ЭПК | |
| Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок | 5 лет | ||
| Графики предоставления отпусков | 1 год | ||
| Карточки, указатели к приказам по личному составу | 75 лет | ||
| Книги, журналы, карточки учета: | После увольнения | ||
| а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников | 75 лет | ||
| б) работников, направленных в командировки | 5 лет | ||
| в) военнообязанных | 3 года | ||
| г) отпусков | 3 года | ||
| д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений | 75 лет | ||
| е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 лет | ||
| ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы | 3 года | ||
| з) выдачи командировочных удостоверений | 5 лет |