Лекция 7. Организационно-правовые документы

Инструкции

Инструкция это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные сто­роны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Постоянно издаются инструкции по заполнению и ведению бухгалтерских документов.

Инструктивный характер носят также такие документы, как правила, регламенты и др.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: "Должностная инструкция инспектору по контролю...", "Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации".

К инструкциям предъявляются повышенные требования четкости и ясности изложения текста. Очень важно учитывать последовательность, в которой пользователь должен изучать и использовать инструкцию. Текст разделяется по определенной логической схеме на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: "должен", "следует", "необходимо", "имеет право", "не допускается", "рекомендуется", "запрещается" и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица. (например: "Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...).

Инструкция оформляется на общем бланке и подписывается руководителем структурного подразделения, которое ее разрабатывало. Инструкция утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем организации, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения.

Должностная инструкция

Правовое положение работника организации регламентируется должностной инструкцией,устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Должностные инструкции создаются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 с последующими изм и доп.

Унифицированная структура текста данного документа, согласно УСОРД, включает следующие разделы:

«Общие положения»,устанавливающие сферу деятельности данного специалиста, его непосредственную подчиненность, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности и замещения по должности во время отсутствия. Здесь же определяются квалификационные требования к претенденту на данную должность и перечисляются законодательные акты и нормативные документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности.

«Функции»— раздел, где определяются основные направления деятельности специалиста.

«Должностные обязанности»— перечисление конкретных задач, возложенных на специалиста; указание формы его участия в управленческом процессе — руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т. д.

«Права»— определение прав, предоставляемых специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

«Ответственность»— установление видов ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специ­алистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

«Взаимоотношения. Связи по должности»— перечисление круга должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указание сроков получения и представления информации, определение порядка подписания, согласования и утверждения документов.

Работник изучает должностную инструкцию, ставит пометку: «С инструкцией ознакомлен», ставит подпись и дату.

Договор– правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

Согласно ст.420 ГК договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Договорами оформляются сделки купли-продажи, посреднические операции, аренда, поручительство и др., а также отношения работодателя и работника.

Любой договор можно разделить на 4 части:

- преамбула (вводная часть); Здесь указывается вид договора, дата и мемто подписания, полные наименования сторон, подписывающих договор, а также наименования документов, подтверждающих их полномочия.

- существенные условия договора – явл самой важной частью и определяют объект договора, цену договора и любые др. условия, относительно которых должно быть достигнуто соглашение.

- обычные условия договора - влияют на реализацию прав и обязанностей сторон (это: срок действия договора, порядок расчета, ответственность сторон и др.

- случайные условия договора – изменяют либо дополняют обычные условия договора или условия, не предусмотренные законом, которые стороны считают необходимым включить в свой договор.

К реквизитам удостоверения договора относятся: личные подписи представителей сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания количества экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.

Структура и штатная численность— документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и Должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД, Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

Штатное расписание — организационно-распорядительный документ, отображающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы. Кроме того, оно включает в себя также учёт всех возможных дополнительных выплат сотрудникам — премий, компенсаций и т. д. в зависимости от занимаемой должности. Оформляется на общем бланке организации. Штатное расписание оформляется в унифицированной форме № Т-3.

Акт

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события, событие, действие.

Акт — это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами

Официальный документ, имеющий юридическую силу. В зависимости от того, кем и на каком уровне управления выпускается (принимается) акт, и от его содержания принято различать государственные, ведомственные, нормативные, региональные и другие акты;

Протокол, фиксирующий определенный факт. Например, акт ревизии, акт о недостаче товара, акт о передаче материальных ценностей;

Действия учреждений, организаций, должностных лиц, граждан, на основании которых обычно судят о соблюдении и нарушении правовых норм.

Виды актов

· сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);

· обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);

· испытаний (образцов, систем, технологий);

· выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);

· передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);

· нарушения установленных правил;

· ревизии;

· инвентаризации;

· расследования аварий, несчастных случаев;

· ликвидации организации;

· конкретизирующие (регламентирующие);

· разрешающие (разрешительные);

· акты о признании;

· регистрационные;

· учреждающие (учредительные);

· запрещающие (запретительные).

· технические (выполненных работ, отказа, осмотра, устранения отказа и т. д.).

Обязательные реквизиты акта

· составляется на общем бланке

· наименование организации

· наименование вида документа

· дата и регистрационный номер

· место составления или издания

· заголовок к тексту

· подписи

· гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

Акты, требующие утверждение:

· акт проверок

· ревизий

· обследований

· приема законченных строительных объектов, оборудование

· списание

· экспертизы

· передачи дел и т.д.

Докладная записка

Докладная записка – документ, информирующий вышестоящую инстанцию, руководителя организации или структурного подразделения о различных событиях или сложившейся ситуации. Докладная записка составляется по инициативе работника, либо по требованию руководства. По своему содержанию ДЗ могут быть:

- инициативными – составляются с целью побудить адресата к принятию определенного решения и содержат не только факты, но и конкретные предложения;

- информационными – составляются регулярно и содержат сведения о деталях или о результатах выполнения работ;

- отчетными – информируют о завершении работы, ее этапа, выполнения распоряжения

В ДЗ обязательно должен быть заголовок, начинающийся с предлога «О». «Об».

ДЗ оформляют на простом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: -наименование структурного подразделения; - вид документа; - дата; -адресат; -заголовок к тексту; - текст; -подпись.

В крупных организациях принята регистрация докладных записок по месту их создания (в структурных подразделениях). Докладная записка создается в двух экземплярах, один из которых передается руководителю, после рассмотрения подшивается секретарем в дело согласно номенклатуре дел. Второй остается в деле, которое хранится в структурном подразделении. Дела с докладными записками формируются, как правило, по хронологии. Срок хранения докладных записок такой же, как и переписки, и составляет 3-5 лет. Делопроизводство по внешним докладным запискам в тех организациях, которым они адресованы, ведется в порядке, аналогичном работе с входящими письмами.

Служебная записка является разновидностью докладной записки. По сути это один и тот же документ, однако СЗ не имеет официального статуса. Ни в одном нормативно-методическом документе, регламентирующем состав вида управленческих документов, этот документ не предусмотрен. Но в практике работы она широко применяется.

Объяснительные записки бывают двух видов: 1.- составляются для пояснения отдельных положений выполненной работы. 2 вид - работники организации пишут о причинах своих поступков или комментируют какие либо события.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее запросил. Датой объяснительной записки будет день ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. В отличие от докладных записок объяснительные записки не содержат выводов и предложений. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

Объяснительные записки, как правило, составляются в одном экземпляре и остаются в делах, содержащих документы-основания к приказам. В организациях, где ведутся личные дела, объяснительная записка может подшиваться в личное дело.

СЛУЖЕБНОЕ (ДЕЛОВОЕ) ПИСЬМО– обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с организациями и частными лицами. Деловые письма занимают до 80 % документации.

В зависимости от типа письма его текст может быть простым или сложным. Если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует писать отдельное письмо. Несколько вопросов излагаются в одном документе только в случае их взаимосвязанности. Письмо состоит из вступления, основной части и заключения.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом послужил какой-то документ, дается ссылка на него.

В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения.

В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма применяются другие схемы построения, в которых один элемент может отсутствовать или порядок их расположения будет другим.

Оформление

Оформляется на общем бланке формат А4 или А5 в зависимости от размера текста с обязательным нанесением следующих реквизитов:

- наименование организации;

- юридический адрес организации;

- адресат;

- дата;

- номер;

- ссылка на номер и дату входящего документа;

- заголовок к тексту (формат А4);

- подпись;

- отметка о наличии приложений в сопроводительных письмах;

- подпись;

- отметка об исполнителе.

Структура текста

Текст состоит из двух или трех смысловых частей.

1 часть – излагаются факты, события, причины, послужившие поводом для ее написания.

2 часть – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты событий или выхода из сложившейся ситуации. Эта часть может отсутствовать.

3 часть – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять руководителю.

Текст излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем). Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускается пять страниц.

Письма визируютсяруководителем подразделения, подготовившего письмо, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации – куратором соответствующего направления, если письмо будет подписано руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, который остается в организации.

Письмапо финансовым вопросамподписываютсяруководителем и главным бухгалтером. Письма, дающие какие-то гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе. Датойписьма является дата его подписания.

Т.к. письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания организации. Второй экземпляр (копия) исходящего письма печатается на чистом листе не на бланке.

Виды писем:

1. Сопроводительное письмо – составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.

Это письмо оправдывает себя лишь в том случае, когда оно содержит какие-то дополнительные разъяснения к приложенным документам. Оно является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

2. Договорное письмо – разновидность сопроводительного письма. Подтверждает факт отправки договора.

3. Письмо-подтверждение– направляется для подтверждения получения документов и материалов, а также посланной телеграммы или телефонного разговора о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция).

Ключевыми словами здесь являются гнездо слов, образованных от глагола “подтверждать”. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением. Своевременная отправка письма-подтверждения исключает необходимость в следующем виде писем.

4. Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Оно направляется, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ.

Это письмо обычно состоит из двух логических элементов:

- напоминание о выполнении действий;

- напоминание о мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения.

Ключевыми словами здесь являются гнездо слов, образованных от глагола “напоминать”. Иногда на полях ставится помета “Вторично”, в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее по независящим от него причинам. В этих случаях текст письма повторяется дословно.

В этом письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства.

5. Письмо-извещение– в нем что-либо сообщается или утверждается. По своему стилю близки к письмам-приглашениям и информационным письмам. Обычно это ответ на запрос. Оно начинается словами “Ставим Вас в известность”, “Сообщаем Вам” и т. п.

6. Информационное письмо– разновидность письма-извещения. Цель такого письма – своевременное информирование другой организации или лица о свершившемся факте. Наиболее часто информируют, пропагандируют деятельность каких-либо организаций. Для этого письма бывает достаточно подписи секретаря или референта. Но в зависимости от содержания оно может быть подписано и должностным лицом.

Объем данного письма варьируется от размера обычной справки в одно предложение до нескольких страниц.

7. Рекламное письмо– разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.

Этот вид писем получил распространение созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель – побудить адресат воспользоваться предлагаемыми услугами. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельной строкой.

8. Циркулярное письмо– его назначение доставить информацию одного и того же содержания нескольким адресатам. Источник рассылки данных писем – руководящая организация, которая информирует подчиненные ей организации по тому или иному вопросу, дает соответствующие указания.

Это письмо может носить чисто информационный характер, качающийся хозяйственных вопросов.

9. Гарантийное письмо– составляется с целью обеспечения исполнения изложенных в нем обязательств. В нем обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.).

Слово “гарантия” может в нем вообще не употребляться: “Фирма готова принять Вас на работу…”

Гарантийные письма обычно имеют две подписи – руководителя и бухгалтера и удостоверяются печатью. Эти письма имеют повышенную правовую функцию.

10. Письмо-ответ – по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, т.к. тема их текста уже задана заранее и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса. Ответ должен быть всегда изложен в конкретной форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

При написании письма-ответа соблюдаются следующие правила:

- ссылка на первичное письмо и его тему;

- соблюдение идентичности языковых средств выражения в обоих письмах, особенно терминологии;

- соблюдение последовательности в изложении аспектов содержания.

11. Коммерческие письма– составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки. Составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки. Составляются от имени юридического лица и имеют правовую силу.

Выделяется три вида коммерческих писем:

11.1. Запрос – ответ на запрос.

11.2. Предложение (оферта) – ответ на предложение.

11.3. Рекламация (претензия) – ответ на рекламацию.

11.1. Запрос– коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре, услугах и т.п. и (или) направить предложение на поставку товара (услуг) и условия, на которых покупателю желательно получить товар.

При ответе на запросв случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение,он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию:

– принятие вопроса к рассмотрению;

– выяснение возможностей поставки интересующего покупателя товара;

– отказ поставить интересующий покупателя товар;

– изменение условий запроса;

– обещание направить предложение на поставку интересующего покупателя товара.

Если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя поставить интересующий его товар, он направляет другой вид коммерческого письма:

11.2. Предложение (оферту – от лат. of-ferto “представлять”) – заявление продавца о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Оферта может быть направлена покупателю либо в ответ на его запрос, либо по инициативе продавца. В предложении обычно указываются наименование товаров, его количество и качество, срок поставок, условие платежа и т.п.

При ответе на предложение:

- в случае, если покупатель согласен с условиями, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта;

- если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие;

- если покупатель не согласен лишь с некоторыми условиями, он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.

11.3. Рекламация– предъявление претензии к стороне, нарушившей взятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

Рекламация может быть предъявлена в отношении качества и количества товара, сроков его поставок, маркировки, упаковки, платежа и других нарушенных условий контракта.

Рекламация должна содержать следующее:

- основание для предъявление претензий;

- доказательства – ссылку на нормативные акты и документы (оформляются в виде приложений);

- конкретные требования стороны, предъявляющей претензии.

Рекламация предъявляется в письменном виде, заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу обеих сторон, и в определенный срок.

Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.

Хорошо аргументированное, грамотно и вежливо составленное письмо может устранить неизбежную перспективу судебного разбирательства. Если оно достигло такой цели – экономический эффект такого письма огромен.

При ответе на рекламациювозможны следующие варианты:

- если решение еще не принято, сообщается информация о принятии претензии к рассмотрению;

- если претензия удовлетворяется полностью или частично, указывается способ и срок ее удовлетворения, если она не подлежит денежной оплате. При денежной оплате указывается признанная сумма, номер и дата платежного поручения;

- если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по телексу – при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов – при отказе в удовлетворении претензии.

12. Восстановление прежних связей– если длительное время от фирмы не поступают заказы и продавец хочет выяснить причину, он направляет письмо, начинающееся такими словами: начиная с 12.09.2013г. года мы не имеем Ваших заказов и хотели бы узнать ….

13. Оказание гостеприимства– это может быть просьба оказать гостеприимство, забронировать номер в гостинице, билеты на все виды транспорта (может идти отдельным письмом “Бронирование мест”), организовать встречу с представителями фирмы, с клиентами, экскурсию по предприятию и т.д.

ответами на такие письма является: “Подтверждение получения просьбы”;

“Подтверждение брони” и т.д.

14. Рекомендательное письмо– в нем могут рекомендовать работника другой фирме, представить свое предприятие и т.п.

15. Письмо-приглашение– может адресовываться конкретному лицу, нескольким лицам или массовому адресату. Он предлагает адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. В нем раскрывается характер мероприятия, указываются сроки проведения, место проведения и условия участия. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые приглашения, так и трафаретные.

16. Письмо-поздравление– посылается в связи с продвижением по службе, по случаю получения наград, новом назначении руководящего работника, открытия нового отделения, филиала организации, юбилея и т.д.

Актом вежливости со стороны поздравляемого будет отправление подтверждения получения поздравительного письма: “Благодарю(им) за Ваше поздравление по случаю…”

17. Письмо-соболезнование– сообщается о смерти сотрудника.

Актом вежливости со стороны родных и близких будет отправление благодарности за присланное соболезнование и помощь в похоронах.

Автобиография и справка-объективка

Другой анкетный документ - автобиография пишется поступающим на работу в

произвольной форме с обязательным изложением основных этапов жизни и трудовой деятельности. В автобиографии должны быть отражены: фамилия, имя, отчество, причины изменения фамилии, год и место рождения, социальное положение, образование, какие учебные заведения заканчивал и по какой специальности, трудовая деятельность с указанием в прямом хронологическом порядке времени, должности и места работы, причин перехода с одной работы на другую и перерывов в работе более одного месяца, служба в Российской армии, награды, поощрения, взыскания, судимость, семейное положение, основные сведения о ближайших родственниках, иные сведения, которые желает сообщить гражданин о себе.

Используется повествовательная форма изложения. Автобиография подписывается и датируется составившим ее лицом. В некоторых учреждениях действуют типовые бланки этого вида документа, облегчающие процесс его составления.

В отделе кадров на основании личного листка (анкеты) и автобиографии может составляться биографическая, кадровая справка или справка из личного дела (справка-

объективка) претендента на должность, в которой указываются основные анкетные данные и этапы его трудовой деятельности. В последующем, после назначения гражданина на должность, эта справка периодически (раз в 2-3 года) обновляется, предыдущий экземпляр уничтожается.

Лекция 7. Организационно-правовые документы

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом.

Организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно).

По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Учредительные документы— это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). К учредительным документам относятся учредительный договор и устав.

Учредительный договор— это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты учредительного договора регламентируются законодательством Российской Федерации.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Устав - правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в первой части Гражданского кодекса Российской Федерации.

Согласно ст. 55 ГК юр лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Какой из перечисленных документов является учредительным для различных юр лиц, определяется соответствующим законом.

На основе устава - акционерные общества, общества с ограниченной и дополнительной ответственностью, созданные одним лицом, а также общественные организации (объединения и др.).

На основании учредительного договора действуют полные товарищества и товарищества на вере.

На основе учредительного договора и устава действуют общества с ограниченной и дополнительной ответственностью, а также объединения юридических лиц (ассоциации и союзы).

Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать на основании положения об организациях данного вида.

Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.

Положение – это нормативный документ, который определяет порядок образования, статус, компетенцию, права, обязанности и организацию работы. При помощи положения может регламентироваться деятельность организации (государственные бюджетные организации).

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД.

При оформлении в положении обязательно указываются наименование вышестоящей организации, данной организации, вид документа, дата и номер, гриф утверждения, заверенный печатью утвердившей документ организации.

Положения также являются основными документами для разграничения и закрепления функций структурных подразделений организации.

В положения о подразделениях, как правило, включаются следующие разделы:

- общие положения;

• Цели и задачи.

• Функции.

• Права и обязанности.

• Структура и штат.

• Взаимоотношения с другими подразделениями.

В разделе «Общие положения» указываются точное наименование структурного подразделения» степень его самостоятельности, подчиненность — орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. Дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.

В разделе «Цели и задачи» в обобщенном виде формулируется главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.

Раздел «Функции» — определены виды работ, выполняемых структурным подразделением.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач.

В разделе «Структура и штат» определяют внутреннее устройство структурного подразделения.

В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Гриф утверждения заверяется печатью. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.

Инструкции

Инструкция это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные сто­роны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также для разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). Постоянно издаются инструкции по заполнению и ведению бухгалтерских документов.

Инструктивный характер носят также такие документы, как правила, регламенты и др.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Например: "Должностная инструкция инспектору по контролю...", "Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации".

К инструкциям предъявляются повышенные требования четкости и ясности изложения текста. Очень важно учитывать последовательность, в которой пользователь должен изучать и использовать инструкцию. Текст разделяется по определенной логической схеме на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которы