СИТУАЦИЯ: Как заполнить справку 2-НДФЛ в части сумм полученного дохода, если работнику были начислены отпускные, но из отпуска он был отозван?

Нередко работодатели отзывают своих работников из отпуска. В этих случаях начисленные ранее отпускные и удержанный НДФЛ подлежат перерасчету.

При отзыве работника из отпуска ему будет начислена заработная плата за те дни, которые ему пришлось отработать. Соответственно, будет считаться, что отпускные за эти дни работник не получил. Эти суммы будут отражены в справке 2-НДФЛ как заработная плата.

Отпускные, полученные за дни, проведенные в отпуске (в случаях, когда часть отпуска все же была использована работником), в справке отражаются как отпускные.

По сути приведенная точка зрения поддерживается разъяснениями ФНС России. Так, в Письмах от 24.10.2013 N БС-4-11/190790, от 09.04.2012 N ЕД-4-3/5888@ указано следующее. При отзыве работника из отпуска работодатель производит перерасчет сумм отпускных и удержанного НДФЛ. Начисленные ранее отпускные и соответствующие суммы налога сторнируются, а за фактически отработанные дни начисляется заработная плата и исчисляется налог. Поскольку работник был отозван из отпуска по приказу руководителя и начисленные суммы отпускных фактически не получил, то в разд. 3 формы 2-НДФЛ эти суммы не отражаются.

Предположим, что должностной оклад менеджера организации ООО "Альфа" С.Г. Семенова составляет 43 500 руб.

С 14 июля 2014 г. ему предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Фактический заработок С.Г. Семенова за предыдущие 12 календарных месяцев (расчетный период) составил 522 000 руб. Соответственно, размер среднего дневного заработка для расчета отпускных равен (ч. 4 ст. 139 ТК РФ) 1484,64 руб. (522 000 руб. / 12 / 29,3). Сумма отпускных в таком случае составит 41 569,92 руб. (1484,64 руб. x 28 дн.).

Теперь рассчитаем НДФЛ, который должен быть удержан при выплате отпускных. Для этого нужно определить сумму доходов С.Г. Семенова с начала года нарастающим итогом, включая отпускные (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Так, размер дохода С.Г. Семенова с января по июнь составил 261 000 руб. Сумма удержанного НДФЛ за этот период - 33 930 руб. (налоговые вычеты работнику не предоставляются). Общий доход с начала года нарастающим итогом с учетом отпускных равен 302 569,92 руб. (261 000 руб. + 41 569,92 руб.). Таким образом, сумма НДФЛ, которая должна быть удержана при выплате отпускных работнику, составит:

302 569,92 руб. x 13% - 33 930 руб. = 5404,09 руб.

В результате на банковскую карту С.Г. Семенову перечислены отпускные в сумме 36 165,83 руб. (41 569,92 руб. - 5404,09 руб.).

Поскольку в июле 2014 г. С.Г. Семенов в связи с отпуском отработал только 9 дней из 23, ему начислена заработная плата за указанный месяц в размере 17 021,74 руб. (43 500,00 руб. / 23 дн. x 9 дн.). НДФЛ, подлежащий удержанию при выплате этой суммы заработной платы, составляет 2212,83 руб.

В связи с производственной необходимостью 4 августа 2014 г. С.Г. Семенов отзывается по своему согласию из отпуска. Неиспользованную часть отпуска он решает присоединить к отпуску за следующий рабочий год.

В результате данный работник фактически пробудет в отпуске не 28 дней, а только 21. Значит, размер отпускных выплат и сумму удержанного НДФЛ нужно пересчитать.

За фактические дни нахождения С.Г. Семенова в отпуске размер его отпускных составит 31 177,44 руб. (1484,64 руб. x 21 дн.). Именно эту сумму следует отразить в справке 2-НДФЛ как сумму отпускных выплат. Соответственно, размер излишне начисленных отпускных будет равен 10 392,48 руб. (41 569,92 руб. - 31 177,44 руб.). Данная сумма должна быть зачтена при выплате С.Г. Семенову очередной заработной платы.

В августе С.Г. Семенов фактически отработает 20 дней. Исходя из его должностного оклада его заработок за текущий месяц составит 41 428,57 руб. (43 500 руб. / 21 дн. x 20 дн.). Из них 10 392,48 руб. фактически выплачено С.Г. Семенову в виде отпускных, и с этой суммы уже удержан НДФЛ. То есть при определении суммы заработной платы за август, которая должна быть выдана работнику, и суммы НДФЛ, подлежащей удержанию при ее выплате, в расчет будет браться не 41 428,57 руб., а 31 036,09 руб. (41 428,57 руб. - 10 392,48 руб.).

Однако в справке 2-НДФЛ сумма дохода за август должна быть указана именно в размере 41 428,57 руб., поскольку сумма 10 392,48 руб. признается заработной платой за август, несмотря на то что фактически была выплачена в июле в качестве отпускных.

Чтобы определить сумму заработной платы, которая должна быть выплачена С.Г. Семенову за август, и сумму НДФЛ, подлежащую удержанию, снова рассчитаем размер его дохода с начала года нарастающим итогом:

302 569,92 руб. + 17 021,74 руб. + 31 036,09 руб. = 350 627,75 руб.

Размер удержанного НДФЛ с начала года составляет 41 546,92 руб. (33 930,00 руб. + 5404,09 руб. + 2212,83 руб.).

В таком случае сумма НДФЛ, которая должна быть удержана из дохода С.Г. Семенова при выплате заработной платы за август, будет равна:

350 627,75 руб. x 13% - 41 546,92 руб. = 4034,69 руб.

Таким образом, на руки С.Г. Семенов получит 27 001,40 руб. (41 428,57 руб. - 10 392,48 руб. - 4034,69 руб.).

В справке 2-НДФЛ корректирующие записи, связанные с перерасчетом отпускных, не отражаются. В ней должен быть показан только конечный вариант этого перерасчета.

Поэтому разд. 3 справки 2-НДФЛ в описанном случае будет выглядеть следующим образом.

3. Доходы, облагаемые по ставке ---%

┌─────┬──────┬─────────┬──────┬───────┐ ┌─────┬──────┬─────────┬───────┬────────┐

│Месяц│ Код │ Сумма │ Код │ Сумма │ │Месяц│ Код │ Сумма │ Код │ Сумма │

│ │дохода│ дохода │вычета│вычета │ │ │дохода│ дохода │вычета │ вычета │

├─────┼──────┼─────────┼──────┼───────┤ ├─────┼──────┼─────────┼───────┼────────┤

│01 │2000 │43 500,00│ │ │ │10 │2000 │43 500,00│ │ │

│02 │2000 │43 500,00│ │ │ │11 │2000 │43 500,00│ │ │

│03 │2000 │43 500,00│ │ │ │12 │2000 │43 500,00│ │ │

│04 │2000 │43 500,00│ │ │ │ │ │ │ │ │

│05 │2000 │43 500,00│ │ │ │ │ │ │ │ │

│06 │2000 │43 500,00│ │ │ │ │ │ │ │ │