Для получения стандартных вычетов по ндфл на детей
(В ТОМ ЧИСЛЕ РЕБЕНКА-ИНВАЛИДА)
В целях получения "детского" вычета налогоплательщик должен предъявить налоговому агенту документы, которые свидетельствуют о соблюдении всех условий его получения (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). Здесь следует отметить, что в каждом отдельно взятом случае может быть представлен разный перечень документов. Для удобства мы приведем в таблице некоторые общие сведения о том, чем подтверждается то или иное условие получения указанного вычета.
| Подтверждаемое обстоятельство (факт) | Документы на вычет | |
| Документы, подтверждающие, что налогоплательщик является для конкретного ребенка (детей): | Родителем | Свидетельство о рождении ребенка (см., например, Письма Минфина России от 22.08.2012 N 03-04-05/8-991, от 02.04.2012 N 03-04-05/8-401, от 27.10.2011 N 03-04-06/8-289) |
| Свидетельство об установлении отцовства (Письмо Минфина России от 15.04.2011 N 03-04-06/7-95) | ||
| Страницы 16 и 17 гражданского паспорта налогоплательщика, где указаны фамилия, имя, отчество и дата рождения ребенка | ||
| Приемным родителем | Копия договора о передаче ребенка (детей) на воспитание в семью, копия удостоверения приемного родителя (Письмо Минфина России от 06.04.2012 N 03-04-05/8-465) | |
| Супругом родителя (приемного родителя) | Копия паспорта (с отметкой о регистрации брака) или копия свидетельства о регистрации брака (Письма Минфина России от 05.09.2012 N 03-04-05/8-1064, от 06.04.2012 N 03-04-05/8-465) | |
| Усыновителем | Свидетельство об усыновлении (ст. 43 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния") или справка об усыновлении (удочерении), форма которой утверждена Постановлением Правительства РФ от 31.10.1998 N 1274 "Об утверждении форм бланков заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния, справок и иных документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния" | |
| Опекуном или попечителем | Документы из органов опеки и попечительства, подтверждающие установление опеки или попечительства. Это может быть выписка из решения об установлении над ребенком опеки. Данный документ назван, в частности, в п. 6 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" как основание для назначения и выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком | |
| Документ, подтверждающий возраст ребенка | Свидетельство о рождении ребенка | |
| Страницы 16 и 17 гражданского паспорта налогоплательщика, где указаны фамилия, имя, отчество и дата рождения ребенка | ||
| Документы, подтверждающие факт участия налогоплательщика в обеспечении ребенка (нахождения ребенка у него на иждивении). Полагаем, что их представления следует требовать в случаях, когда могут возникнуть сомнения относительно участия налогоплательщика в обеспечении ребенка (например, нахождение родителей в разводе либо их раздельное проживание) | Заявление родителя о том, что претендующий на вычет налогоплательщик (супруг родителя или второй родитель) участвует в обеспечении ребенка (Письма Минфина России от 05.09.2012 N 03-04-05/8-1064, от 22.08.2012 N 03-04-05/8-991, от 15.04.2011 N 03-04-06/7-95) | |
| Документы, подтверждающие уплату алиментов на ребенка. Это может быть заверенное у нотариуса соглашение об уплате алиментов (ст. ст. 99, 100 СК РФ) либо исполнительный лист или постановление суда о взыскании алиментов и непосредственно документы, подтверждающие уплату алиментов (Письма Минфина России от 30.05.2011 N 03-04-06/1-125, УФНС России по г. Москве от 19.04.2010 N 20-15/3/041250@). Полагаем, что уплату алиментов можно также подтвердить распиской второго родителя о получении им денежных средств (в качестве алиментов), копиями платежных поручений о перечислении алиментов, справками от работодателя, который удерживает необходимую сумму из заработной платы физического лица | ||
| Документ о совместном проживании с ребенком (справка, выданная жилищно-коммунальной службой, ТСЖ, жилищным или жилищно-строительным кооперативом, поселковой или сельской администрацией, судебное решение, которым установлен факт совместного проживания). См., например, Письма Минфина России от 02.04.2012 N 03-04-05/8-401, от 15.04.2011 N 03-04-06/7-95, от 30.07.2009 N 03-04-06-01/199, ФНС России от 03.06.2009 N 3-5-03/744@, УФНС России по г. Москве от 19.04.2010 N 20-15/3/041250@. | ||
| Обратите внимание! Совместное проживание с ребенком само по себе не является условием получения вычета. Оно лишь может являться подтверждением участия родителя в обеспечении ребенка. Поэтому, если имеются иные документы, подтверждающие обеспечение, отказ в вычете только на том основании, что родитель с ребенком не проживает, будет неправомерным (Письмо Минфина России от 11.10.2012 N 03-04-05/8-1179). Также нельзя отказать в вычете на том основании, что ребенок зарегистрирован: - по месту жительства, отличному от места регистрации родителей (Письмо Минфина России от 11.05.2012 N 03-04-05/8-629); - по месту регистрации только одного из родителей (Письма Минфина России от 15.01.2013 N 03-04-05/8-18, от 22.08.2012 N 03-04-05/8-991) | ||
| Документы, подтверждающие, что ребенок, достигший 18 лет, но не достигший 24 лет, является учащимся очной формы обучения, аспирантом, ординатором, интерном, студентом, курсантом (абз. 12 пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ) | Справка из учебного заведения, в котором ребенок проходит обучение (Письма Минфина России от 02.04.2012 N 03-04-05/8-401, УФНС России по г. Москве от 19.04.2010 N 20-15/3/041250@). Если ребенок учится за границей, справка должна быть переведена на русский язык (Письмо Минфина России от 27.10.2011 N 03-04-06/8-289). В качестве рекомендации налоговому агенту отметим, что такую справку работнику следует подавать ежегодно, поскольку предоставление вычета на учащегося ребенка в возрасте до 24 лет зависит от факта обучения и его продолжительности | |
| Для получения вычета на ребенка-инвалида на основании пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ подаются документы, подтверждающие: - инвалидность ребенка, не достигшего 18 лет; - инвалидность I и II групп в отношении ребенка, достигшего 24 лет (который является учащимся очной формы обучения, аспирантом, ординатором, интерном, студентом) | Справка об установлении инвалидности. Ее форма приведена в Приложении N 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 24.11.2010 N 1031н | |
| Документы, подтверждающие право единственного родителя (усыновителя, опекуна, попечителя) на двойной вычет | Примечание Информация о соответствующих документах представлена в разд. 3.1.2.3 "Как получить двойной стандартный вычет по НДФЛ на ребенка единственному родителю" | |
| Документы, подтверждающие право на вычет в удвоенном размере при отказе одного из родителей от вычета в пользу второго родителя |
В п. 3 ст. 218 НК РФ не уточняется, в каком виде (в оригиналах или копиях) физическое лицо подает подтверждающие документы.
В отношении свидетельств о рождении и браке Минфин России указал на возможность представления именно копий (Письмо от 07.03.2013 N 03-04-05/7-195).
Полагаем, что этот вывод можно распространить и на иные документы, выдаваемые официальными органами (паспорт, удостоверение приемного родителя и др.). Также в копиях можно представить документы, подтверждающие уплату алиментов (например, расписки), и иные документы, которые должны быть на руках у физического лица.
В любом случае наиболее оптимальным, на наш взгляд, для работодателя будет попросить работника предъявить подлинники подтверждающих документов, снять с них копии и вернуть оригиналы владельцу.
Не исключаем, что на практике могут возникать ситуации, когда предъявить оригиналы не представляется возможным, а вычет заявить необходимо. Если у работника имеется копия, вы можете попросить его заверить копию самостоятельно в присутствии сотрудников вашей кадровой или бухгалтерской службы.
В некоторых случаях подаются оригиналы. Речь идет о таких документах, как заявление одного из родителей, где указано, что второй родитель участвует в обеспечении ребенка, и иных документах, в получении которых у работника не возникнет сложностей и которые не являются для него единственным официальным экземпляром.
Примечание
Физическим лицам, у которых ребенок (дети) находится (находятся) за границей, вычет на ребенка (детей) предоставляется на основании документов, заверенных компетентными органами государства, где проживает (проживают) ребенок (дети) (абз. 15 пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).