Документів та особливості документообігу за ними

Форми безготівкових розрахунків розрізняються між собою видами застосовуваних розрахункових документів й порядком їх документообігу.

Безготівкові розрахунки між учасниками розрахунків клієнтів банків можуть проходити в таких формах: розрахунки платіжними дорученнями, платіжними вимогами-дорученнями, платіжними вимогами, чеками, акредитивами, векселями, пластиковими картками, розрахунки через системи дистанційного обслуговування клієнтів.

Клієнт банку самостійно обирає форму розрахункового документу, яка є найбільш сприятливою для ведення ним ефективної господарчої діяльності.

Законодавством України передбачено наступні види розрахункових документів:платіжне доручення, платіжна вимога-доручення, платіжна вимога, розрахунковий чек, акредитив, вексель, пластикові картки.

Платіжне доручення - розрахунковий документ, що містить письмове доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свого рахунку зазначеної суми коштів та її перерахування на рахунок отримувача.

Платник має право зазначати в платіжному дорученні дату валютування (дату фактичного перерахування коштів на рахунок отримувача), яка не може бути пізніше 10 календарних днів після складання платіжного доручення. Також, банк платника приймає платіжне доручення до виконання протягом 10 календарних днів з дати його виписки, при цьому день оформлення платіжного доручення не враховується.

Одним із обов’язкових реквізитів платіжного доручення є поле «Призначення платежу», яке повинно бути заповненим таким чином, щоб якомога повно розкривати сутність платежу, його підставу (рахунок, накладна, таке інше).

Слід звернути увагу, що банк приймає від платника платіжне доручення на перерахування заробітної плати лише за умови одночасного подання платником платіжних доручень на перерахування платежів, утриманих із заробітної плати працівників та нарахованих на фонд оплати праці податків до бюджету і зборів/страхових внесків до державних цільових фондів, або документального підтвердження їх сплати раніше. Якщо банк не забезпечив перерахування страхових внесків, він за рахунок власних коштів сплачує відповідному Фонду суму несплачених страхових внесків.

Приймаючи платіжне доручення, банк перевіряє правильність заповнення всіх реквізитів та у разі їх невідповідності не приймає документ до виконання. Виправлень банк робити не має права.

Платіжне доручення приймається банком до сплати лише в межах наявності власних коштів на поточному рахунку на початок операційного дня (або овердрафту, якщо це передбачено договором банківського рахунку).

Розрахунки платіжними дорученнями – це універсальна форма розрахунків, яка обслуговує розрахунки клієнта як товарного, так і нетоварного характеру.

Платіжне доручення, як і решта розрахункових документів (за винятком розрахункового чека) виписується в кількості примірників, потрібних для всіх учасників безготівкових розрахунків (але не менше ніж два).

Платіжна вимога-доручення - розрахунковий документ, який складається з двох частин:

- верхньої - вимоги отримувача до платника про сплату визначеної суми коштів, заповнюється отримувачем коштів. Вимога-доручення складається не менш ніж у двох примірниках та передається отримувачем безпосередньо платнику;

- нижньої - доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свого рахунку визначеної ним суми коштів та перерахуванні її на рахунок отримувача, заповнюється платником у разі згоди оплати, після чого документ подається ним до обслуговуючого банку. Сума у дорученні не може перевищувати суму, яка зазначена у верхній частині вимоги-доручення.

Банк платника приймає вимогу-доручення від платника протягом 20 календарних днів з дати оформлення її отримувачем та виконує в разі наявності власних коштів на рахунку платника (або овердрафту, якщо це передбачено договором про відкриття поточного рахунку).

Розрахунки платіжними вимогами–дорученнями обслуговують товарні та нетоварні операції.

Платіжна вимога - розрахунковий документ, що містить вимогу стягувача (в разі примусового списання коштів) або отримувача (в разі договірного списання) до банку, що обслуговує платника, здійснити без погодження з платником переказ визначеної суми коштів з рахунку платника на рахунок отримувача.

Примусове списання коштів з рахунків платників ініціюють стягувачі на підставі виконавчих документів, виданих судами.

Для примусового списання коштів стягувач оформляє не менше ніж у трьох примірниках платіжну вимогу. У реквізиті «Призначення платежу» обов’язково зазначається назва, дата видачі та номер (якщо він присвоєний) виконавчого документа.

Платіжну вимогу стягувач подає до обслуговуючого банку протягом 10 календарних днів з дати її складання, звідки її надсилають до банку платника, який приймає її до виконання протягом 30 календарних днів з дати складання.

Банк платника приймає до виконання платіжну вимогу стягувача незалежно від наявності достатнього залишку коштів на поточному рахунку платника і не пізніше ніж наступного робочого дня повідомляє платника про надходження платіжної вимоги на примусове списання коштів з його рахунку.

У разі, коли коштів на поточному рахунку недостатньо для виконання платіжної вимоги в повному обсязі, банк виконує її частково в межах наявної суми на рахунку.

Розрахунковий чек - розрахунковий документ, що містить нічим не обумовлене письмове розпорядження власника рахунку (чекодавця) банку-емітенту (що видав розрахунковий чек), у якому відкрито його рахунок, про сплату чекодержателю зазначеної в чеку суми коштів.

Розрахункові чеки використовуються в безготівкових розрахунках підприємств та фізичних осіб з метою скорочення розрахунків готівкою за отримані товари.

Чеки використовуються при товарних розрахунках лише для безготівкових перерахувань з рахунку чекодавця на рахунок отримувача коштів і не підлягають сплаті готівкою юридичним особам. Фізичні особи можуть обмінювати чек на готівку або отримувати здачу із суми чека готівкою (але не більше ніж 20 % від суми цього чека).

Чеки брошуруються в розрахункові чекові книжки по 10, 20, 25 аркушів, які, як і сам чек, є бланками суворого обліку.

Чекову книжку на ім'я чекодавця банк-емітент видає на суму, що не перевищує залишок коштів на окремому рахунку чекодавця для розрахунків чеками.

Строк дії чекової книжки – один рік, чека – 10 календарних днів з дня його виписки.

Чек виписується чекодавцем (покупцем) при отриманні товарів (робіт, послуг) від постачальника. Чек підписує службова особа чекодавця, яка має право підписувати розрахункові документи, та скріплює відбитком печатки чекодавця. Приймаючи чек до оплати за товари (виконані роботи, надані послуги), чекодержатель (постачальник) перевіряє:

- відповідність його встановленому зразку;

- правильність заповнення;

- відсутність виправлень;

- відповідність суми корінця чека сумі, зазначеній на самому чеку;

- строк дії;

- достатність залишку ліміту за чековою книжкою для оплати чека;

- наявність на ньому чіткого відбитка штампа або печатки банку та даних чекодавця (прізвища, ім'я, по батькові фізичної особи, даних документа, що засвідчує цю особу).

Після цього чекодержатель установлює особу пред'явника чека за документом, що її посвідчує.

Після зазначеної перевірки чекодержатель відриває (відрізає) чек від корінця, ставить на його зворотному боці та корінці календарний штемпель і підписує цей чек, а також робить відмітку у відомості про прийняті до оплати розрахункового чеки.

Чекодержатель здає в банк чеки разом з трьома примірниками реєстру розрахункових чеків, - якщо рахунки чекодавця і чекодержателя відкриті в одному банку, і в чотирьох примірниках, - якщо рахунки чекодавця і чекодержателя відкриті в різних банках.

Банк-емітент, отримавши чек разом з двома примірниками реєстру чеків, перевіряє:

- належність чека до цього банку;

- відповідність підписів та відбитка печатки чекодавця заявленим банку в картці зі зразками підписів та відбитка печатки або на-явність напису «За дорученням від ________»;

- чи не перевищує сума чека граничної суми ліміту розрахун-кової чекової книжки;

- належність номера чека до номерів чеків виданої чекової книж-ки та дотримання строків дії чекової книжки.

Відкликання чеку не допускається.

Банк чекодержателя приймає чеки з реєстром чеків і разом з другим та третім примірниками цього реєстру інкасує їх до банку-емітента. Кошти на рахунок чекодержателя зараховуються банком, що його обслуговує, лише після отримання їх від банку-емітента.

Для гарантованої оплати чеків чекодавець бронює кошти на окремому рахунку у банку-емітенті, для чого разом із заявою про видачу чекової книжки чекодавець подає до банку-емітента платіжне доручення для перерахування коштів на спеціальний рахунок для розрахунків чеками.

Через громіздкість процедури та можливість припущення помилки при заповненні чеку, а також можливості не помітити порушення чекодержателем, розрахунки за допомогою розрахункових чеків мало застосовуються в Україні.

Акредитив - договір, що містить зобов'язання банку-емітента, за яким цей банк за дорученням клієнта (заявника акредитива) або від свого імені проти документів, які відповідають умовам акредитива, зобов'язаний виконати платіж на користь бенефіціара (особи, на користь якої відкрито акредитив) або доручає іншому (виконуючому) банку здійснити цей платіж. Це - окремий договір від договору купівлі-продажу або іншого контракту, навіть якщо в акредитиві є посилання на них.

Банк-емітент може відкривати такі види акредитивів:

- покритий акредитив - акредитив, для здійснення платежів за яким завчасно бронюються кошти платника в повній сумі на окремому рахунку в банку-емітенті або у виконуючому банку;

- непокритий акредитив - акредитив, оплата за яким (якщо тимчасово немає коштів на рахунку платника) гарантується банком-емітентом за рахунок банківського кредиту;

- відкличний акредитив - може бути змінений або анульований банком-емітентом у будь-який час без попереднього повідомлення бенефіціара (наприклад, у разі недотримання умов, передбачених договором, дострокової відмови банком-емітентом від гарантування платежів за акредитивом). Відкликання акредитива не створює зобов'язань банку-емітента перед бенефіціаром;

- безвідкличний акредитив - це акредитив, який може бути анульований або умови якого можуть бути змінені лише за згодою на це бенефіціара, на користь якого він був відкритий. Безвідкличний акредитив, що підтверджений виконуючим банком, не може бути змінений або анульований без згоди виконуючого банку.

Для відкриття акредитива клієнт подає до банку-емітента заяву про відкриття акредитива не менше ніж у трьох примірниках та, в разі відкриття покритого акредитива, відповідні платіжні доручення.

Заява містить умови акредитива, які складаються так, щоб, з одного боку, вони давали змогу банкам без ускладнень їх проконтролювати, з другого - забезпечували б інтереси сторін, які використовують акредитив, та можуть бути перевіреними документально.

У всіх акредитивах обов'язково має передбачатися дата закінчення строку і місце подання документів для платежу.

Банк-емітент інформує виконуючий банк про відкриття акредитива шляхом надсилання йому заяви або повідомлення. Виконуючий банк про відкриття та умови акредитива повідомляє бенефіціара (авізує акредитив) протягом 10 робочих днів з дня отримання повідомлення від банку-емітента.

Після відвантаження продукції (виконання робіт, надання послуг) бенефіціар подає виконуючому банку потрібні документи, що передбачені умовами акредитива, разом з реєстром документів за акредитивом. Виконуючий банк ретельно перевіряє подані документи щодо дотримання всіх умов акредитива і в разі порушення хоча б однієї з умов не проводить виплати за акредитивом.

Вексель - цінний папір, який засвідчує безумовне грошове зобов'язання векселедавця сплатити у визначений строк визначену суму грошей власнику векселя (векселедержателю).

На сьогодні дедалі стають поширеними розрахунки пластиковими картками. Вони здійснюються за допомогою таких технічних засобів, як:

- post-термінал – спеціальний пристрій для зчитування інформації з картки. Для здійснення операції необхідно вставити картку до post-терміналу, після чого проводиться авторизація власника картки та доступного залишку на його рахунку. Сума, яка повинна бути сплаченою вводиться з терміналу, після чого банк автоматично здійснює переказ на відповідний рахунок власнику. При проведенні такої трансакції рахунок отримувача визначений заздалегідь та не може бути зміненим. Розрахунок за допомогою post-терміналів найчастіше використовується в магазинах та є найбільш наближеною формою до готівкових розрахунків;

- I-box – стаціонарний пристрій, який дозволяє здійснити перерахування коштів з одного карткового рахунку на будь-який інший рахунок банку. Для проведення такої трансакції необхідно з клавіатури ввести номер рахунку, який наведено на картці, та pin-код, що робить цю операцію більш захищеною. Після цього, вказується сума переказу та проводиться безпосередньо перевод коштів.