Товарні та розрахункові документи

Що оформляє виконання комерційної операції

Документи, які підтверджують виконання зовнішньоторговельної операції на всіх етапах її реалізації від постачання продавцем товару, його транспортування, зберігання на складах, проходження через митницю, прийнято називати зовнішньоторговельними.

В залежності від функцій, що виконуються, зовнішньоторговельні документи можна поділити на наступні групи:

Групи зовнішньоторговельних документів:

1) товарні та розрахункові;

2) по платіжно-банківських операціях;

3) страхові;

4) транспортні та відвантажувальні;

5) транспортно-експедиторські;

6) митні.

Документи, які слідують з вантажем від пункту відправлення до пункту призначення, називають товаросупроводжувальними. До них відносяться документи, які входять до комерційних, транспортних і митних груп. Документи, які складаються в зв'язку з відвантаженням товару (як правило вони перераховані в контракті), називаються відвантажувальними.

Документи оформляються на спеціальних бланках і містять певні реквізити.

Загальними реквізитами для всіх документів є:

· назва фірми-експортера (або вантажовідправника) і фірми-імпортера (або вантажоодержувача), їх адреса, номера телефонів, факсів або телексів;

· назва документа, дата і місце його виписки; номер контракту або замовлення і дата його підписання;

· номера наряду, трансу, вантажної специфікації; найменування і опис товару, його кількість (число місць, вага нетто і брутто);

· вид упаковки і маркування.

Постачання товару безпосередньо від його виробника до закордонного покупця на першому етапі документообігу супроводять документи, які повинні забезпечити виробництво цього експортного товару. Певною мірою їх також можна віднести до зовнішньоторговельної документації, проте види, кількість, характер цих документів визначаються правилами внутрішнього управління, прийнятими тією або іншою формою і системою її національного законодавства в сфері документації.

До документів, які повинні забезпечити виробництво експортного товару можуть відноситись:

· інструкція по виготовленню експортного товару;

· доручення на купівлю виробів і матеріалів, необхідних для виробництва товару;

· інструкції по упаковці;

· замовлення-наряд на внутрішнє транспортування товару і на вивіз продукції зі складу і інш.

Товарні та розрахункові документи

Ця група документів дає вартісну, якісну і кількісну характеристики товарів. Документи оформляє на своєму бланку продавець, а покупець проти них здійснює оплату.

1. Найважливішим розрахунковим документом є комерційний рахунок. В ньому міститься вимога продавця до покупця про сплату вказаної в ньому суми належного платежу за поставлений товар. Рахунки, як правило, виписуються у великій кількості екземплярів для пред’явлення в різні організації, тому в контракті обов'язково вказується необхідна для виконання кількість екземплярів рахунку.

За функціями, які виконують рахунки, їх можна поділити на наступні види:

1. рахунок-фактура,

2. рахунок-специфікація,

3. попередній рахунок.

Рахунок-фактура виписується, як правило, після остаточного приймання товару покупцем. Рахунок-фактура поєднує в собі два документи - документ, який вказує суму платежу за товар , і накладну, що супроводжує товар. На вимогу митних органів в багатьох країнах рахунок-фактура виписується на встановлених бланках, такі рахунки служать одночасно і сертифікатом про походження товару або додаються до нього.

Рахунок-специфікація об'єднує реквізити рахунку і специфікації. В ньому вказується ціна за одиницю товару по видах і сортах, а також загальна вартість всієї партії товару. Виписується в тих випадках, коли партія містить різні за асортиментом товари. Іноді його називають специфікованим рахунком.

Попередній рахунок підтверджує здійснені експертом поставки, але не завжди є вимогою до оплати. Часто він виписується в тих випадках, коли приймання товару здійснюється в країні призначення або при часткових поставках. Він містить відомості про кількість і вартість партії товарів. Після приймання товару або поставки всієї партії продавець виписує рахунок-фактуру, за яким проводиться остаточний розрахунок.

Проформа-рахунок - це документ, який, як і рахунок, містить відомості про ціну і вартість партії товару, але не є розрахунковим документом, оскільки не містить вимоги про сплату вказаної в ньому суми. Не виконуючи основної функції платіжного документа, проформа-рахунок разом з тим виконує всі інші функції рахунку. Якщо проформа-рахунок містить відомості про ціну кожного виду або сорту, її називають специфікованою проформою-рахунком. Проформа-рахунок може бути виписана на відвантажений, але ще непроданий товар або навпаки. Найчастіше цей рахунок виписується при поставці товарів на консигнацію, на виставки, ярмарки, аукціони. Проформа-рахунок може служити також кошторисом, за яким імпортер може ознайомитися з основними даними про товар, який він хоче купити, з порядком розрахунку і визначити розмір витрат.

До документів, які дають кількісну характеристику товару або партії товарів, відносяться: специфікація, технічна документація, пакувальний лист.

Специфікація містить перелік асортименту товарів, що входять в дану партію, з вказівкою для кожного місця кількості і виду товару, його сорту і марок. При укладенні контракту специфікація є додатком до нього, який репрезентує асортимент, а при виконанні контракту специфікація, як правило, доповнює рахунок на поставлені товари різних сортів і найменувань.

Технічна документаціянеобхідна при поставках обладнання та технічних споживчих товарів тривалого користування і необхідна для забезпечення їх своєчасної наладки і правильної експлуатації. До неї відносять паспорт, формуляри і описання виробів, інструкції по монтажу і експлуатації, різні схеми, креслення і т. і. Перелік необхідної технічної документації міститься в стандартних або технічних умовах, які є невід'ємною частиною контракту. Технічна документація виготовляється на мові країни покупця або на іншій мові за вказівкою покупця.

Пакувальний лист містить перелік всіх видів і сортів товару, які знаходяться в кожному товарному місці. Пакувальний лист необхідний в тих випадках, коли в одній упаковці містяться різні за асортиментом товари. Пакувальний лист поміщається в упаковці так, щоб покупець міг легко його виявити, і містить дані про кількість товару кожного сорту і номер упаковки (місця).

При поставках машинотехнічної продукції в розібраному виді і декількома товарними місцями експортер оформляє документ, який називається комплектовочною відомістю. Вона містить перелік деталей, вузлів, агрегатів цілої машини, упакованих в декількох товарних місцях, з описанням вмісту кожного місця. Складається комплектовочна відомість підприємством-виробником до відвантаження всієї партії товару. За комплектовочною відомістю одержувач товару здійснює складальні і монтажні роботи.

До найважливіших документів, що засвідчують якість поставлених товарів, можна віднести сертифікат якості, гарантійне зобов'язання, протокол випробувань, дозвіл на відвантаження.

Сертифікат якості – посвідчення, яке засвідчує якість фактично поставленого товару і його відповідність умовам контракту. В ньому подається характеристика товару або підтверджується відповідність якості товару певним стандартам або технічним умовам замовлення. Сертифікат якості видається відповідними компетентними організаціями, державними органами, торговими палатами, але може видаватися і фірмою-виробником.

Протокол випробувань складається після проведення продавцем спільно з представником покупця повних випробувань в заздалегідь встановлені день і годину на підприємстві продавця. Протокол містить детальне викладення результатів випробувань з вказівкою про відповідність виробленого товару умовам замовлення. Протокол випробувань висилається негайно замовнику після їх проведення. Якщо в умовах контракту обумовлене здавання-приймання товару після його випробувань в країні експорту, то тоді на основі протоколу випробувань сторони підписують приймально-здавальний акт.

Дозвіл на відвантаження видається представником покупця після проведення приймальних випробувань обладнання на підприємстві постачальника з метою встановити відповідність товару умовам замовлення. Дозвіл на відвантаження містить відомості про дату поставок за контрактом, дату готовності і дату проведених випробувань, вказівка про те, що даний товар може бути відправлений в певну країну відповідно до інструкцій представника покупця.