Rejecting responsibility for the problem leading to the complaint

1.	I regret to inform you that…	На жаль, але ми повинні поінформувати Вас, що…
2.	I am afraid that…	Боюся, що…
3.	Unfortunately, I must point out that…	На жаль, я повинен зазначити, що…

Reasons for the rejection

1.	This is because the guarantee period has expired.	Це тому, що строк гарантії закінчився.
2.	This is due to the fact that the guarantee period has expired.	Це через те, що строк гарантії закінчився.
3.	We have closely compared the articles you returned with our samples and can see no difference between them and in this case we are not willing to either substitute the articles or offer a credit.	Ми ретельно порівняли товари, які Ви повернули, разом зі зразками і не бачимо різниці між ними, і у цьому разі ми не бажаємо а ні висилати замінники, а ні пропонувати кредит.
4.	As the delay was entirely due to reasons beyond our control, we cannot be held responsible for it	Оскільки затримка відбулася за незалежними від нас причинами, ми не можемо брати відповідальність на себе.
5.	The delay in delivery occurred through no fault of ours.	Затримка поставки сталася не з нашої вини.
6.	We cannot be responsible for the damage incurred during the transport.	Ми не можемо вважати себе відповідальними за пошкодження, що сталися під час перевезення.
7.	Our engineer has examined the machine you complained about and in his report teld us that the machine has not been maintained properly. If you look at the instruction booklet on the maintenance that we sent you, you will see that it is essential to take care of…	Наш інженер оглянув станок, на який Ви поскаржилися, і повідомив нас у своєму звіті, що його неправильно ремонтували. Якщо Ви подивитися у брошуру з інструкціями щодо ремонту, яку ми Вам вислали, Ви побачите, що важливо подбати про…
8.	We must state that in no way we cannot hold ourselves responsible for the alleged damage to the goods ex S/S.	Ми повинні заявити, що ніяким чином не можемо вважати себе відповідальними за збитки, нанесені товарам, доставлені пароплавом...

A concluding paragraph aiming at retaining the goodwill of the customer

1.	We look forward to receiving your further orders, and assure you that they will be filled correctly / promptly.	З нетерпінням чекаємо на отримання подальших замовлень, і запевняємо Вас, що вони будуть виконані правильно/ негайно.
2.	If you are still concerned or unhappy with the product, feel free to bring the items back at your earliest convenience, and I will gladly replace the items for you personally.	Якщо Ви усе ще переживаєте через продукт або незадоволені їм, не вагайтеся, приносьте назад товари, коли Вам зручно, я буду радий замінити їх Вам особисто.
3.	Again I would like to apologize for any inconvenience our product has created for you. We here strive to have the best customer service possible and look forward to seeing you again soon and appreciate your business.	Знову я хотів би вибачитися за будь-які незручності, які наш продукт Вам спричинив. Ми намагаємося забезпечувати найкраще можливе обслуговування клієнтів і з нетерпінням чекаємо на зустріч з Вами незабаром і дякуємо Вам за співпрацю з нами
4.	In light of this, we have decided to (solution or offer), which we hope will be acceptable to you, and hope also that this will provide a basis for continuing our relationship.	У світі цього, що ми вирішили (рішення або пропозиція), які, як ми сподіваємося, будуть прийнятним для Вас, і також сподіваємося, що це створить засади для продовження наших стосунків.
5.	In closing we would like to apologize for the inconvenience and also point out that this type of fault rarely occurs in our product.	Закінчуючи лист, я хотів би вибачитися за незручності і також зазначити, що такий тип дефектів рідко буває у нашом продукті.
6.	I will call you soon to check that this meets with your approval.	Я Вам перезвоню, щоб перевірити, чи Ви це схвалюєте.
7.	Please contact me should you have any further cause for concern.	Будь ласка, зв’яжіться зі мною, якщо у Вас будуть подальші причини для переживань.

Unit 8. Insurance letters