С зарубежными командировками

Кроме командировок на территории России сотрудники орга­низации могут быть командированы за рубеж. В таком случае в бухгалтерии ведется учет расходов по загранкома­ндировкам.

В соответствии с Законом РФ "О ва­лютном регулировании и валютном контроле" Банк России, являясь органом валютного регулирования и контроля:

1. оп­ределяет сферу и порядок обращения иностранной валюты,

2. уста­навливает правила проведения резидентами и нерезидентами ва­лютных операций,

3. определяет соответствие проводимых операций действующему законодательству.

Эти функции он осу­ществляет через своих агентов, которыми являются уполномочен­ные банки Банк России.

В целях контроля за использованием наличной валюты Банк России выпустил "Положение о порядке покупки и выдачи иност­ранной валюты для оплаты командировочных расходов", утвер­жденное 25.06.97 № 62. В нем:

1. введены новые документы, наличие которых обязательно для подтверждения произведенных операций;

1. определен порядок покупки и выдачи иностран­ной валюты, дорожных чеков уполномоченными банками и их филиалами клиентам для оплаты командировочных расходов за пределами РФ:

2.1. юридическим лицам,

2.2. индивидуальным предпринимателям без образования юридического лица (резидентам и нерезидентам),

2.3. коммерческим банкам, не имеющим лицензии Банка Рос­сии на проведение валютных операций (резидентам и нерезиден­там).

В соответствии с Положением № 62 клиенты могут без специального разрешения Банка России покупать в безналич­ном порядке за рубли через уполномоченные банки иностранную валюту для оплаты командировочных расходов.

В платежном поручении банку на покупку иностранной ва­люты необходимо указать в качестве цели покупки - командиро­вочные расходы. Приобретенная валюта зачисляется на текущий валютный счет клиента и может быть использована только для оплаты командировочных расходов в иностранной валюте через кассу клиента либо путем перевода средств в иностранной валю­те за пределы Российской Федерации.

Расчеты с подотчетными лицами, получившими под отчет ва­люту, ведутся в инвалюте и в ее рублевом эквиваленте, поэтому следует разделять расчеты с подотчетными лицами внутри стра­ны и за рубежом. Для этого к счету 71 открываются два субсчета:

1 "Расчеты с подотчетными лица­ми по командировкам внутри страны",

2 "Расчеты с подотчет­ными лицами по загранкомандировкам".

Полученную в банке валюту приходуют:

Д 50-2 «Касса в долларах США» К 52

Выданная под отчет валюта списывается и отражается в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Банка России на момент выдачи:

Д 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам»

К 50-2 «Касса в долларах США»

Последовательность действий клиента при направлении им своего сотрудника (далее "командируемого лица") в зарубежную командировку включает следующие шаги.

1. Представление в уполномоченный банк оригинала и копии заявки для получения наличной валюты на командировочные рас­ходы. Заявка составля­ется в организации на основе следующих документов:

приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу (категориям командируемых лиц);

§ приказа о командировании сотрудника в служеб­ную командировку за пределы Российской Федерации с указани­ем фамилии, имени и отчества командируемого лица, предпола­гаемой даты выезда в служебную командировку за пределы Российской Федерации, даты возвращения из командировки или планируемого срока командирования, страны командирования.

Заполненная банком копия заявки возвращается клиенту с от­меткой уполномоченного банка о дате приема оригинала заявки.

Банк может выдать запрашиваемую валюту не ранее чем за 10 рабочих дней до даты убытия в командировку. Следовательно, каждая организация должна определить день подачи заявки в зависимости от наличия валюты на текущем валютном счете и вре­мени, необходимого для покупки и зачисления валюты на счет.

2. На основе заявки клиента уполномоченный банк открыва­ет досье "Командировочные расходы", в которое помещается за­полненный оригинал заявки.

Уполномоченный банк ведет такие досье по каждому клиен­ту, в них он собирает документы по контролю за расходованием средств в иностранной валюте (использованием дорожных чеков) для оплаты командировочных расходов.

3. Получение организацией наличной иностранной валюты, покупка дорожных чеков в уполномоченном банке осуществляются за счет средств на текущем валютном счете и только для оплаты командировочных расходов. При этом запрещается использование средств в иностранной валюте, выданных для оплаты командировочных расходов на иные цели, в том числе для осуществления платежей по внешнеэкономическим сделкам, например на оплату таможенных пошлин в валюте.

4. Уполномоченный банк выдает организации запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты либо дорожные чеки коман­дируемому лицу с одновременной выдачей справок по форме № 0406007 на имя каждого командируемого лица либо на имя старшего группы командируемых лиц, выезжающих за пределы Российской Федерации. Эта справка является основанием для вы­воза из России наличной иностранной валюты и дорожных че­ков командируемыми лицами в соответствии с действующим по­рядком.

5. В обязанности организации входит ведение отдельного жур­нала учета справок по форме № 0406007. Полученные справки хра­нятся в кассе организации до выдачи их командируемым лицам.

6.По возвращении из командировки командируемое лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах.

Срок представления авансового отчета - 10 календарных дней с даты окончания служебной ко­мандировки за пределы Российской Федерации. При наличии у командируемого лица перерасхода по командировке сумма задол­женности перед ним может погашаться путем:

выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте;

выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчислен­ной по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Бан­ком России на дату погашения задолженности;

перевода средств в иностранной валюте с текущего валютно­го счета клиента на валютный счет командируемого лица - рези­дента в уполномоченном банке.

Валюта и форма (наличная или безналичная) расчетов с ко­мандируемым лицом, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные рас­ходы, определяются по договоренности между организацией и командируемым лицом.

В случае неполного использования полученного аванса в ино­странной валюте для оплаты командировочных расходов неис­пользованные суммы возвращаются командируемым лицом в кас­су клиента и сдаются клиентом в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента их возвращения командируемым ли­цом в кассу клиента:

Д 50-2 «Касса в долларах США» К 71

Д 52 К 50-2 «Касса в долларах США»

Курсовая разница отражается также по счету 91.

Положением № 62 разрешено по договоренности командиро­ванного лица и организации, отправившей его в зарубежную ко­мандировку, погасить сумму задолженности:

· наличной иностран­ной валютой, иной, чем полученная им под отчет, только в том случае, если курс рубля к данной иностранной валюте устанавли­вается Банком России,

· путем внесения в кассу клиента экви­валента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

При этом для расчета суммы задолженности применяется:

· об­менный курс, указанный в документе банка страны командиро­вания, подтверждающем обмен выданной для оплаты команди­ровочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту,

· курс, установленный Банком России на дату погашения задолженности в случае отсутствия такого документа.

7. Организация, направлявшая сотрудника в командировку, должна не позднее даты, определенной уполномоченным банком в заявке, представить в банк отчет. Прием уполномоченным бан­ком неиспользованной наличной иностранной валюты (покупка неиспользованных дорожных чеков), справок по форме № 0406007 без представления отчета не допускается.

Организация представляет в уполномоченный банк оригинал и копию отчета. Оригинал отчета подшивается уполномоченным банком в досье "Командировочные расходы", его копия с отмет­кой уполномоченного банка о дате приема оригинала отчета воз­вращается организации.

Возвращенные экземпляры справок по форме № 0406007 по­гашаются уполномоченным банком в день их получения, заверя­ются подписью кассира банка или других ответственных работ­ников и помещаются в досье "Командировочные расходы".

Сданная в уполномоченный банк наличная валюта зачисляется на текущий валютный счет организации.

Кроме того, уполномоченный банк на основании отчета орга­низации обязан купить проданные ранее дорожные чеки, не ис­пользованные по назначению, и зачислить всю вырученную от продажи сумму иностранной валюты на текущий валютный счет организации.

Погашение перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте осуществляется банком только при наличии отчета организации. При этом банк выдает справку по форме № 0406007 на имя командируемого лица на сумму перерасхода и делает отметку на оригинале и копии отчета в виде записи "Пере­расход погашен".

Таким образом, для оформления зарубежных командировок сотрудников и подтверждения валютных расходов в бухгалтерии организации должен накопиться следующий пакет документов:

1. копия заявки с отметками банка,

2. копия отчета, сданного в банк, с отметками,

3. авансовый отчет командированного лица,

4. и жур­нал учета справок по форме № 0406007.

Перевод средств за границу в пользу коман­дируемого лица допускается с аналогичным набором отчетных документов.

Все эти требования должны быть соблюдены, посколь­ку Положением № 62 предусмотрена ответственность организа­ции и уполномоченных банков за их нарушение.

В соответствии с Законом РФ «О валютном регулировании и валютном контроле» в случае непредставления организацией в уполномоченный банк отчета в установленные сроки уполномоченный банк приостанавливает операции по выдаче наличной иностранной валюты с текущего валютного счета организации до представления им отчета.

Организация несет ответственность в виде штрафа в пределах суммы:

1. которая не была учтена,
2. которая была учтена ненадлежащим об­разом,
3. по которой документация и информация не были пред­ставлены в установленном порядке:

3.1. нарушение срока представления отчета в уполномоченный банк, указанного заявки;

3.2. нарушение порядка ведения журнала учета справок по форме № 0406007.

Взыскание указанных штрафов производится Федеральной службой России по валютному и экспортному контролю с юри­дических лиц в бесспорном порядке, а с физических лиц - в су­дебном.

Задолженность подотчетных лиц подлежит ежемесячной пе­реоценке в связи с изменением курса рубля по отношению к инос­транным валютам в общеустановленном порядке.

Срок заграничной краткосрочной командировки не должен превышать 60 дней. В случае пребывания работника в командировке за границей более этого срока выплата суточных начиная с 61 дня производится в размерах, предусмотренных для прикомандированных работников загранучреждений России.

Размер суточных в инос­транной валюте определен письмом Минфина РФ от 29 марта 1996 г. № 34 "О размерах выплаты суточных при краткос­рочных командировках на территории зарубежных стран". В нем установлен размер суточных в иностранной валюте при краткосрочных командировках на территории иностранных госу­дарств, кроме государств-членов СНГ. В тех случаях, когда работ­ники, направленные в командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расхо­ды за счет принимающей стороны, направляющая сторона выпла­ту суточных не производит. Если же принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные рас­ходы, но предоставляет им питание за свой счет, то направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% нормы.

При направлении за границу учащихся, обеспеченных за счет принимающей стороны питанием, но не получающих средства на личные нужды, направляющая сторона суточные выплачивает в размере 15%.

При направлении работника в командировку в две или более страны суточные за день перемещения из страны в страну выплачиваются в размере 100%, как правило, в валюте.

Письмом Министерства финансов РФ от 27.12.96 № 110 установлены единые нормы суточных, выплачиваемые работникам, направляемым в краткосрочные командировки в бывшие республики СССР (кроме Латвии, Литвы и Эстонии) в размере 20 долларов США в день, для работников учреждений России – 14 долларов США.

При краткосрочных командировках в Латвию, Литву и Эстонию суточные выплачиваются из расчета 25 долларов США в день, работникам учреждений России – 18 долларов США.

Возмещение расходов по найму жилья при загранкомандировках возможно только при подтверждении их соответствующими документами. Исключение составляют работники автотранспортных предприятий – водители, осуществляющие международные перевозки.

Порядок оплаты проезда к месту командировки и обратно, установленный для загранкомандировок, немного отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны.

Например, в зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям предприятий и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу 1-го класса; всех остальных – по тарифу 2-го класса; при этом на самолетах – по тарифу экономического класса, на судах – по тарифу туристического класса.

Возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа (30 кг – независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник).

Оплата страховых сборов входит в проездные расходы и подлежит включению в себестоимость.

Расходы на пользование внутригородским транспортом компенсируются работнику в составе суточных, а при возмещении их дополнительно относятся на чистую прибыль предприятия, так же, как и затраты по найму автомобиля во время загранкомандировки.

При возмещении расходов по проезду при загранкомандировке необходимо учитывать, что действующим законодательством не установлены выплаты при отсутствии подтверждающих документов, и произведенные соответствующие расходы при отражении их в составе затрат в бухгалтерском учете не должны учитываться в себестоимости в целях налогообложения со всеми вытекающими последствиями (начислением подоходного налога, взносов в фонды).

Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых компенсаций по командировкам в пределах Российской Федерации, оплачиваются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы использования иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения, оплате суточных возмещаются следующие документально подтвержденные расходы:

по получению виз и загранпаспорта;

по прописке загранпаспорта по необходимости;

по покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту;

оплата за провоз багажа;

произведенные в производственных целях дополнительные расходы (на телефонные переговоры).

Суммы командировочных, выдаваемых под отчет, могут пре­вышать установленные законодательными документами нормы. В таком случае они включаются в себестоимость полностью, но при расчете налогооблагаемой прибыли увеличивают ее. В соответствии с Налоговым кодексом РФ, в доход работника при оплате коман­дировочных не включаются фактически произведенные и доку­ментально подтвержденные расходы по найму жилого помеще­ния и суточные в пределах установленных норм. Однако суточные, превышающие установленный норматив, включаются в доход работника и подлежат налогообложению.

Представительские расходы

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведен в Налоговом Кодексе Российской Федерации, согласно которого, к представительским расходам относятся затраты:

по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;

по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;

по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;

по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Для контроля за затратами по приему делегаций рекомендуется установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя.

После каждого приема делегации лицу, ответственному за оформление представительских расходов, следует составить отчет, в котором указываются:

дата и место проведения приема,

его программа,

приглашенные лица,

представители организации, участвовавшие в приеме,

величина представительских расходов.

После окончания приема работник, ответственный за расходование средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет, к которому прилагаются все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.д.).

При выдаче подотчетному лицу средств на представительские расходы в учете делается запись:

Д 71 К 50-1

Вся сумма затрат по приему представителей других организаций учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности.

Сумму данных расходов отражают записью:

Д 44, 26, 97 К 71

Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда. Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает.