Документы по подготовке экспортной сделки
Техника проведения непосредственно экспортно-импортных опе раций состоит из несколько этапов: подготовка к заключению кон тракта пли-продажи, заключение контрактов купли-продажи, ис полнение контрактов купли-продажи. Каждый из этих этапов в свою очереДь разбивается на несколько последовательных стадий.
Основной задачей как экспортера, так и импортера на исходном этапе является поиск и выбор партнера. Выбор контрагента - вопрос очень важный и сложный. Он зависит от характера и предмета сделки, страны заключения и исполнения контракта, емкости рынка, конъ юнктуры на данном рынке.
Определив возможных контрагентов, экспортер или импортер при
ступает к установлению контактов с ними. При этом на основе прямых связей продавец может исполюовать разные способы установления контактов с потенциальными покупателями, а именно:
направить предложение (оферту) непосредственно одному или
нескольким возможным покупателям;
принять и подтвердить заказ покупателя;
• направить покупателю предложение в ответ на его запрос;
Документы по подготовке внешнеторговых сделок 35
• принять участие в торгах путем представления тендера;
• принять участие в торгово-промьшmенных выставках и ярмарках;
• направить возможному покупателю коммерческое письмо с ин формацией о намерениях вступить в переговоры по поводу за ключения конкретной сделки;
• направить проформу контракта по телефону, телексу;
• поместить рекламные объявления в средствах информации, на править каталоги, прейскуранты, проспекты с предлагаемыми товарами.
Когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца, он может направить предполагаемому покупателю предложение-оферту.
Оферта - это письменное предложение продавца, направленное
возможному покупателю, о продаже партии товара на определенных продавцом условиях.
Фирма или лицо, пославшее такое предложение, называется оферен
том.
Оферта содержит все основные условия предстоящей сделки: наи
менование товара, количество, качество, цена, условия поставки, срок поставки, условия платежа, характер тары и упаковки.
Оферта считается определенной, если в ней обозначен товар и прямо или косвенно устанавливаются количество и цена, либо предусматри вается порядок их установления. В ней обязательно должно выражаться намерение оферента считать себя связанным условиями оферты в слу чае ее акцепта покупателем.
Предложение, адресованное неспределеиному кругу лиц, в коммер ческой практике рассматривается не как оферта, а как приглашение делать оферты.
Следует иметь в виду, что иногда оферта не имеет целью осуществле ние фактической продажи товара, а используется для негласнога раз дела рынков между членами монополистических объединений. Такая оферта в практике международной торговли получила название защит ной. Смысл ее в следующем: если член монополистического объеди нения получит запрос о высылке ему оферты от покупателя, осущест вляющего свою деятельность на территории, закрепленной за другим членом этого объединения, то он пошлет такому покупателю невыгод ное предложение (специально завышенные цены, длительные сроки поставки и т. д.), для того чтобы направить покупателя к тому члену объединения, который обслуживает данный рынок.
Члены картеля взаимно информируют друг друга обо всех получен ных запросах из других зон для принятия необходимых мер, чтобы не упустить клиента.
36 Тема 2
Текст оферты обычно краткий, четкий и ясный, исключающий воз можность различных его толкований или возникновения нелепостей. В международной практике различают три вида оферты: твердая, сво бодная и первая твердая. Рассмотрим их подробно.
Твердая оферта- это документ, в котором дается письменное пред ложение на продажу определенной партии товара, поставленное одно му возможному покуnателю.
Такая оферта имеет срок действия. Продолжительность этого срока зависит от ситуации на рынке. Если предложений на аналогичные то вары много, то срок оферты будет коротким.
Чем меньше предложений на рынке, тем длиннее будет срок дей ствия оферты. Вот текст начала оферты. « Предлагаем твердо ------ (наименование товара) ответом до---».
Срок связывает продавца, он не может сделать аналогичное предло жение другому покупателю. По истечении срока коммерческое пред ложение (оферта) теряет свое действие. При согласии покупателя со всеми условиями оферты он посылает продавцу письменное предло жение, содержащее безоговорочный акцепт. При несогласии покупа теля с одним или несколькими условиями оферты последняя теряет свою силу, а покупатель направляет продавцу ответ на предложение или контроферту с указанием своих условий и срока для ответа.
Покупатель может выставить дополнительные условия к получен ной твердой оферте или отличные условия, не меняющие существенно условий предложения, что признается акцептом, если только оферент без несправданной задержки не возразит против этих расхождений. Эти дополнительные условия войдут в текст контракта.
К условиям, в отношении которых их изменение или дополнение рассматривается как существенно изменяющее предложение, отно сятся: цена, количество, место и срок поставки, объем ответственно сти сторон, порядок разрешения споров.
При согласии продавца со всеми условиями контроферты он ее акцеп тует и письменно уведомляет об этом покупателя. Если не согласен-он считает себя свободным от своих обязательств по твердой оферте. Он может послать покуnателю новую оферту с учетом предложенных поку пателем условий или на новых усЛовиях. Если продавец заинтересован в заключении сделки, согласование условий путем обмена офертой и контрофертой продолжается до тех пор, пока не будет достигнута пол ная договоренность по всем условиям. Покадоговор не заключен, пред ложение может быть отозвано продавцом в том случае, если сообщение об отзыве будет "получено адресатом предложения (т. е. покупателем) до отправления им акцепта, т. е. своего письменного согласия с условием
Документы по подготовке внешнеторговых сделок 37
оферты. Акцепт, отправленный покупателем с опозданием, сохраняет силу, если оферент без промедлени я известит об этом адресата.
Свободная оферта. Такая оферта делается одновременно на одну и ту же партию товара нескольким возможным покупателям. Срок ее действия не устанавливается, она не связывает оферента своим пред ложением. По существу это информация о тех условиях, на которых продавец хочет реализовать товар. Вот начало такой оферты: << Пред лагаем товар без обязательств>>.
Согласие покупателя с условиями, изложенными в такой оферте, подтверждается твердой контрофертой. После акцепта контрофер ты продавцом сделка считается заключенной. Следует заметить, что
продавец акцептует контроферту того покупателя, которую он рань ше получил, или покупателя, с которым он предпочитает заключить сделку. При этом покупатель не вправе предъявить какие-либо пре тензии продавцу, в случае если продавец заключит сделку не с ним, а с другим контрагентом или вообще не получит ответа на свою кон троферту. Свободная оферта менее удобна покупателю, так как она не создает ему уверенности в том, что, послав контроферту, он станет соб ственником товара, между тем как время для выгодной закупки товара в другом месте может быть упущено.
Первая твердая оферта выдается продавцом своему агенту, кото
рый работает на определенной территории (рынке) на условиях за ключенного с ним соглашения <<О праве первой руки>>. В случае если такой агент не примет выданного ему предложения на продажу партии товара, продавец может сделать предложение на этом рынке другому покупателю, но только на тех же условиях, на каких сделано предло жение агенту. При непринятии его << НОВЫМ >> покупателем продавец мо жет либо сделать предложение третьему покупателю, либо дать новое предложение агенту на измененных условиях.
Образец формы коммерческого предложения и формы оферты на поставку продукции приведены на рис. 2.1 и рис. 2.2.
Пример составления публичной оферты приведен в Приложении 1. Широко распространенным способом подготовки экспортной сделки является изучение условий заказа, полученного от покупателя. Он может
быть принят к исполнению либо отклонен без объяснения причин.
Тендер- это документ, предложение продавца, участвующего в тор гах, отвечающее конкретным требованиям заказчика (по пателя), изложенным в его технических условиях, подтверждающее согласие продавца взять на себя выполнение обозначенных в нем работ и со держащее указание предлагаемой цены или стоимости работ. Широко используется при торговле оборудованием.
38 Тема 2
Документы по подготовке внешнеторговых сделок 39
|
Оферта
(о поставке п родукции)
(должность адресата- кому предназна'lена оферта) (наш.1енование организации)
на N2 от «_» __20_ г.
О поставке продукции
Благодарим за залрос от <•_» 20_ г. и сообщаем, что можем nредло- жить Вам в количестве _
(наименование товара)
Ка•1ество- Упаковка- Цена-
Срок nоставки -
Условия оnлаты -
Настоящее nредложение действительно до <<_•>_20_ 1:
С уважением,
должность адресанта подпись адресанта наи1t1енование организации М.П.
Ф.И.О. адресанта
Рис. 2.2. Образец формы оферты на поставку продукции
Рис. 2.1. Образец формы коммерческого п редложения
Проформа тендера- это формуляр, подлежащий заполнению и под писанию поставщиком, когда он согласен взять на себя все обязатель ства по выполнению работы в соответствии с общими, специальными условиями тендерной документации.
Тендерная документация - это документация, которая определяет
требование заказчика в отношении содержания ожидаемых предло жений на торгах и включает тендерные условия, проформу тендера, условия проведения торгов, техническую и экономическую докумен тацию, перечисление видов и объемов работ.
Тендерные условия содержат конкретные требования заказчика к участнику торгов: наименование и количество товара, его техниче ские характеристики, основные коммерческие и технические условия, включая срок поставки, условия платежа, условия арбитража, штра фов, гарантий.
2.2. ДОКУМЕНТЫ ПО ПОДГОТОВКЕ ИМПОРТНОЙ СДЕЛКИ
При подготовке импортной внешнеторговой сделки необходимо оформить ряд документов. Рассмотрим эти документы.
Зак.аз -это коммерческий документ, в котором покупатель подроб
но указывает все необходимые условия для изготовления или подго товки заказываемого товара, а также все существенные элементы, не обходимые для заключения внешнеторговой сделки.
Практикуется выдача заказов постоянным контрагентам, с которы
ми уже существуют торговые отношения в условиях постоянства цен, спокойной конъюнктуры рынка.
Покупатель может в качестве приложения к заказу направить экс
портеру спецификацию с уточнением условий поставки: инструкциями по упаковке и маркировке, информацию по поставке и распределению документов. Заказчик может указать количество и размеры частич ных поставок. В случае если поставка товара будет поручена фирме-
40 Тема 2
экспедитору, то следует указать наименование фирмы-экспедитора, адрес, номер телефона и телекс, средство транспорта, если известно наименование перевозчика.
Другим способом вступления в переговоры о продаже товара явля
ется получение запроса.
Запрос - это документ, выдаваемый стороной, заинтересованной в покупке указанных в нем товаров, уточняющий некоторые желатель
ные условия, касающиеся поставки, адресуемый будущему поставщику с целью получения предложения.
Одной из главных целей запросов является получение от фирм экспортеров конкурентных предложений. От намерений сторон и, прежде всего лица, которое делает запрос, зависит определение, озна чает ли такой запрос приглашение к заключению договора или это уже оферта. Обычно запрос является лишь приглашением к заключению договора. В этом случае лицо, которому адресован запрос, делает пред ложение, а отправитель запроса решает, принять его или отклонить. Запрос может содержать все элементы оферты и юридически квали фицироваться как таковая. Следует при этом отметить, что решающим здесь является намерение стороны, которая делает запрос. При этом важно, чтобы запросы направлялись действительно конкурирующим фирмам. Цена на запрашиваемый товар в запросе не указывается, ее просят указать в предложении. В предложении обычно просят назвать меньшее количество товара, с тем, чтобы при переговорах получить скидку на объем товара.
В запросе обычно указывается точное наименование нужного товара,
его количество, сорт, качество и более подробная информация о товаре.
Запрос рассылается нескольким фирмам с целью получения кон кретных предложений. Не следует в запросе указывать о срочности по ставки- это предмет переговоров. Коммерчески неправильно рассьr лать очень много запросов, а также неоднократно запрашивать одного и того же поставщика. В запросе также может быть сказано, до какой даты лакупатель будет ждать предложения.
Из полученных предложений выбирается коммерчески наиболее выгодное. При этом подсчитываются все «За>> и <<Против>> . Предло жения, не полностью совпадающИе с условием запроса, отбрасьша ются. Переговоры по согласованию условий рекомендуется вести с 2-3 фирмами, приславшими лучшие условия. Только конкуренция между ними позволяет получить оптимальные условия.
Участие в торгово-промьrшленньrх выставках и ярмарках наряду с показам достижений фирмы по выпускаемой продукции имеет цель
Документы по подготовке внешнеторговых сделок 41
заключить коммерческие контракты. Это, главным образом, сделки по выставленным образцам с последующей поставкой товара. Это также продажа самих экспонатов - машин и оборудования, предметов дли-
тельного пользования.
Образец запроса на коммерческое сотрудничество представлен на
рис. 2.3. v
Заявка на инструкции по поставке -это документ, выдаваемым по-
ставщиком с просьбой к покупателю сообщать инструкции в отноше
нии поставки заказанных товаров.
Подтверждение заказа является коммерческим документом. Основ
ньrм преимущества м заключения сделки путем выдачи заказа является оперативность, заказы могут передаваться по телефону.
Письмо о намерениях- это документ, при помощи которого покупа
тель информирует продавца о принятии в принциле его предложения и намерении начать переговоры о заключении контракта. Это пригла-
шение к переговорам.
(наименование фирмы, куда посылается запрос)
--------
Запрос
Уважаемые господа,
Из Интернста мы узнали, <по ваша фирма является одним из ведуших производи
телей лесозаготовительной техники.
Наша компания заинтересована в приобретении (наименование товара), поэтому просим вас выслать ваше коммер<Iеское предложение на поставку
(количество).
Условия поставки -желательно «доставка оплачена до ».
Нас устроит оплата аккредитивом.
Учитывая , что запрашиваемая партия довольно большая, мы рассчитываем на предоставление нам оптовой скидки.
Надеемся, '!ТО меЖду нами возникнет длительное и плодотворное сотрудни<Iество.
Директор
Рис.2.3. Образец запроса на коммерческое сотрудничество
Заключению контрактов купли-продажи предшествует преддого ворной период, в течение которого ведутся предварительные перего воры. Эти переговоры могут вестись путем переписки, личных встреч и по телефону. В преддоговорной период обычно составляется проект
42
Тема2
договора, в котором учитывается фактическая договоренность, до
стигнутая сторонами.
В международной коммерческой практике применяются различные способы заклюlJения экспортно-импортных сделок, а именно: подпи сание контракта контрагентами, акцепт покупателем твердой оферты продавца, акцепт продавцом контроферты покупателя, подтвержде ние продавцом заказа, сделанного покупателем.
Права и обязанности сторон по контракту возникают с момента, когда он считается заключенным. Этот момент не одинаково опреде ляется законодательством разных стран. При подписании контракта присутствующими сторонами он вступает в силу с момента его подпи сания договаривающимися сторонами, если в этом документе не ука зан иной срок вступления его в действие. Датой заключения контрак та, таким образом, является дата его подписания. При заключении контракта между отсутствующими сторонами (т. е. путем переписки) момент заключения определяется по-разному. Например, в Англии, США, Японии, Швейцарии контракт считается заключенным в мо мент отсылки письменного акцепта; во Франции, Германии, Италии, Австрии - в момент получения оферентом акцепта. Это относится и
к выдаче заказов.
В международной практике иногда сделки заключаются в устной форме - по телефону, на аукционах, на биржах. Однако устная до говоренность обязательно подтверждается письменным контрактом, подписываемым обеими сторонами. Обязательства сторон возникают
с момента подписания контракта.
2.3. ДОКУМЕНТЫ ПО ПОДГОТОВКЕ ТОВАРА К ОТГРУЗКЕ
При подготовке товара к отгрузке необходимо подготовить следую
щие документы.
Заявка на фрахтование- это документ, в котором поставщик про сит перевозчика зарезервировать место для определенной отправки и указывает желательное средство транспорта, время отправки.
Заявка на свидетельство об осмотре - это документ, предоставляе мый компетентному органу стороной, запрашивающей свидетельство об осмотре товаров в соответствии с национальными или международ ными стандартами, или согласно законодательству страны, где требует ся наличие этого документа, или если это предусмотрено в контракте.
Документы по подготовке внешнеторговых сделок 43
Извещение о готовности к отправке - это документ, которым по ставщик уведомляет покупателя (импортера) о том, что заказанные товары готовы к отправке.
Извещение об отправке - это документ, которым продавец или гру зоотправитель информирует грузополучателя (импортера) об отправке товара.
Извещение о распределении документов- это документ, в котором сто рона, ответственная за выписку комплекта внешнеторговых докумен тов, указывает различных получателей оригиналов и копий этих доку ментов а также число экземпляров, отправленных каждому из них.
Инс:nрукция по маркировке-документ, в котором излагаются требо
вания к маркировке поставляемого товара покупателю, необходимые надписи, изображения и условные обозначения, помещенные на упа ковке, бирках или на отгруженном товаре , необходимые для надлежа щей. перевозки и сдачи груза покупателю.
Маркировка должна содержать:
• наименование грузополучателя и грузоотправителя;
вес нетто и брутто, номер контракта и наряда, номер данного места в партии;
• сведения, необходимые для транспортной организации, пере возящей груз (наименование пункта отправления и пункта на значения);
• обозначения о том, как надо обращаться с грузом-«боится све
та>>; такая маркировка называется специальной.
Маркировка должна содержать указание страны происхождения товара и соответствовать требованиям таможни в отношении размера надписи и их написания.
Инструкция по отправке - это документ, содержащий подробные сведения о грузе и требованиях экспортера в связи с его перевозкой.
Лицензия экспортная/импортная -документ, который выдается спе
циальными государственными органами при наличии в стране экспор тера/импортера контроля над вывозом или ввозом данных товаров. Ли цензии выдаются на основе заявлений соответствующего экспортера или импортера, представленных органу, ведающему выдачей лицензий в своей стране. Заявление подается за определенный срок до предпола гаемой отгрузки или получения товара. К заявлению прилагаюпя ко пии контрактов, гарантийные письма экспортера/импортера об уплате сбора за выдачу лицензии и таможенных пошлин. В лицензии указыва ются: наименование заявителя, производителя, продавца и покупате ля товара, вид лицензии, номер зая вления на лицензию, номер и срок
44 Тема2
действия разрешения, срок поставки, стоимость товара, наименование органа, выдавшего лицензии, название страны, куда экспортируется или откуда импортируется товар. Лицензия предоставляется на опреде ленный срок, по истечении которого она теряет силу.
Наряд на вывоз со c/Uiaдa- документ, выдаваемый на предприятии
и содержащий указание отпустить со склада товары, указанные кли
ентом.
Наряд на внутреннюю транспортировку - документ, содержащий инструкции в отношении транспортировки товаров на предприятии.
Поручение на отгружу - это документ, который выписывается при воздушных перевозках грузоотправителем. В нем указываются под робные данные о партии товара, которые позволяют авиалинии или ее агенту подготовить авиагрузовую накладную.
Поручение на отгружу, погрузочный ордер- поручение предприятия экспортера порту на отгрузку экспортного груза морским транспор том; содержит все необходимые для перевозчика данные по условиям поставки и обращению с грузом.
Paзpeuteнue на поставку - документ, выдаваемый покупателем и разрешающий отправку товара после получения от продавца извеще ния о готовности товара к отгрузке.
Свидетельство об осмотре- это документ, выдаваемый компетент ным органом, подтверждающий, что описанные в нем товары были подвергнуты осмотру в соответствии с национальными или междуна родными стандартами согласно законодательству страны, где требует ся проведение осмотра, или в соответствии с положениями контракта.
Таблица фактурования -документ, выдаваемый на предприятии,
содержащий сведения о проданных товарах и используемый в качестве основы для составления коммерческого счета.
ТЕМА3
ВНЕШНЕТОРГОВЫЙ КОНТРАКТ КУПАИ-ПРОДА)КИ ТОВАРОВ