Облік розрахунків з підзвітними особами
Підзвітна особа – це працівник підприємства, що оформлений на роботу за договором трудової угоди та якому за розпорядженням або наказом керівника підприємства із каси видається готівка на відрядження, або господарські потреби, чи на закупівлю вторсировини (у разі, коли підприємство займається її закупівлею та продажем).
В підзвіт готівка видається з каси на підставі наказу чи розпорядження керівника підприємства. Після закінчення операцій, на які видавались кошти, підзвітна особа повинна скласти звіт за типовою формою затвердженою наказом ДПАУ. Для засвоєння порядку обліку розрахунків з підзвітними особами необхідно ознайомитись з основними положеннями нормативних документів, що регулюють порядок видачі готівки під звіт, складання звітів про їх використання та дотримання розрахункової дисципліни , а саме: Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 16 “Витрати”, Інструкцію про службові відрядження у межах України та за кордон , Постанову КМУ “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон”, Порядок складання звіту про використання коштів наданих на відрядження або під звіт тощо.
Звіт про використання коштів наданих на відрядження або під звіт, складається за типовою формою затвердженою наказом ДПА України від 19.09.03р. № 440 фізичними особами, що отримали такі кошти на підприємствах всіх організаційно-правових форм на вказані цілі.
Фізична особа, що отримала такі кошти, заповнює всі графи Звіту, крім:
- “Звіт перевірено”, “Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером”, бухгалтерських проводок, розрахунку штрафу та суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, що надала такі кошти;
- доцільності проведених витрат та “Звіт затверджено”, які підписуються керівником (податковим агентом).
На зворотній стороні Звіту перераховуються усі документи, що підтверджують витрати та здаються до бухгалтерії разом із Звітом.
Затверджена керівником сума витрат в залежності від напрямків її використання збільшує розмір витрат підприємства, або включається до вартості придбаних за ці кошти товарно-матеріальних цінностей (за виключенням податку на додану вартість - ПДВ). Сума ПДВ на підставі наданих виправдовуючих документів про витрати , якщо вони безпосередньо були пов’язані з господарською діяльністю, відноситься до податкового кредиту, тобто зменшує суму ПДВ належну в цьому звітному періоді до перерахування у бюджет.
Звіт про використання коштів повинен надаватись ( а невикористана готівка повинна бути повернута у касу) у встановлені нормативними документами, терміни:
- використану (невикористану) на господарські потреби –на наступний день після видачі готівки з каси в підзвіт, завершує виконання цивільно-правової дії для підприємства, на виконання якої було видано аванс;
- використану (невикористану) на відрядження –протягом трьох банківських днів наступних за днем, у якому підзвітна особа повернулась з відрядження.
За порушення цих термінів передбачені штрафні і фінансові санкції з підприємства та підзвітної особи
Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться окремо по кожній фізичній особі (за прізвищами) у відомостях аналітичного обліку.
На початок місяця у відомості відображаються суми, по яких підзвітна особа ще не відзвітувала, або які не повернула до каси, або заборгованість підприємства підзвітній особі у разі, якщо затверджена у звіті сума не повністю виплачена підзвітній особі на кінець місяця.
Синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Рахунок активно-пасивний. По дебету відображаються суми видані з каси в підзвіт, по кредиту - погашення заборгованості на підставі затвердженого звіту або повернення до каси невикористаної суми авансу. Залишок на рахунку може бути дебетовим, кредитовим, або і дебетовим і кредитовим одночасно.
Якщо у сумі затвердженого звіту є податок на додану вартість, відносити його до витрат, або до вартості придбаних цінностей при постановці їх на облік, не можна.
Відшкодування витрат на відрядження:
Витрати на проїзд під час відрядження у межах України відшкодовують в розмірі:
- вартості проїзду до місця відрядження і назад повітряним, залізничим, водним, автомобільним транспортом загального користування (крім таксі);
- вартості постільних речей у поїздах;
- вартості послуг за придбання проїзних документів;
- страхових платежів на транспорт;
- вартості проїзду місцевим транспортом за місцем відрядження (маршрут руху погоджують із керівником).
Приклад 1.
Директор підприємства Бойко П.С. знаходився у відрядженні в м. Києві по загальногосподарських питаннях. До Звіту про використання коштів він додав проїзні квитки до м. Києва вартістю 95, 60 грн. (в т.ч. ПДВ 12,15 грн.) і обратно з м. Києва до м. Дніпропетровська вартістю 100,18 грн. (в т.ч. ПДВ 13,54 грн.).
Згідно Постанови КМУ № 663 “Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон” (із змінами та доповненнями), до затвердження буде прийнята уся сума вартості проїзду залізничим транспортом . Однак до витрат підприємства включають суму без ПДВ. Сума ПДВ повинна відноситись у податковий кредит.
Витрати на проживання відшкодовують у сумі:
- фактичної вартості проживання;
- оплати за бронювання місць у готелі, але не більше 50% його вартості за один день;
- оплати побутових послуг: прання, чищення, прасування одягу, ремонт і чищення взуття, користування холодильником, телевізором (крім каналів, за користування яких справляють окрему плату).
Приклад 2.
Директор підприємства Бойко П.С. проживав під час відрядження у готелі. До Звіту він надав квитанцію про проживання з 09.07.2007р. по 12.07.2007р. (4 доби). Під час проживання він користувався додатковими послугами готелю: одноразовим щоденним харчуванням, телевізором, прасуванням одягу. Вартість проживання за 4 доби склала 660,00 грн. (в т.ч. ПДВ 110,00 грн.). Згідно норм витрат на відрядженя до затвердженої суми у Звіті має включитись уся сума в розмірі 660,00 грн. Однак до витрат включають суму без ПДВ. Сума ПДВ повинна відноситись у податковий кредит.
Добові
Окрему категорію витрат на відрядження становлять добові (компенсація). Оплату добових проводять за всі дні відрядження, включаючи вихідні, святкові, неробочі дні, дні вимушеної зупинки. При цьому день виїзду та день приїзду вважають двома днями відрядження. Якщо у посвідченні про відрядження немає відміток про відрядження, добові не виплачують. Якщо працівник відряджений у населений пункт, звідки він має можливість щодня повертатися до місця постійного проживання, або тривалість відрядження становить один день, добові виплачуються за цілий день. Розмір добових залежить від того, чи харчувався відряджений у готелі, де він проживав і чи включена вартість харчування до вартості проживання у готелі.
За одну добу приймається день від’їзду та за одну добу приймається день повернення.
Таблиця 18.1
Розмір добових витрат у межах України
| Норми добових витрат (у гривнях) | Залежно від включення у рахунки готелів витрат на харчування |
| 25,00 | витрати на харчування не включено |
| 20,00 | включено одноразове харчування |
| 15,00 | включено дворазове харчування |
| 10,00 | включено триразове харчування |
Приклад 3.
Директор підприємства Бойко П.С. виїхав у відрядження до м. Києва 08.07.2007р. о 22 год. 55 хв., а повернувся 13.07.2007р. о 19 год. У відрядженні працівник перебував 6 діб. Проживав у готелі чотири доби. До рахунка готелю включено одноразове харчування (щодня за час проживання). Сума добових становить 130, 00 грн.:
4 доби (проживання у готелі) Х 20,00 грн. = 80,00 грн.
2 доби ( у дорозі) Х 25 грн. 00 коп. = 50 грн.00 коп.
Оскільки добові – це компенсація, яка не має змісту операції продажу, то вона вся відноситься до витрат підприємства і податку на додану вартість в її складі бути не може.
Приклад 4.
На підставі усіх трьох вище наведених прикладів, можна визначити загальну суму відшкодування витрат на відрядження директора підприємства Бойко П.С. та скласти кореспонденцію рахунків у Звіті:
- витрати на проїзд - 195,78 грн. ( в т. ч. ПДВ 25,69 грн.);
- проживання у готелі - 660,00 грн. ( в т.ч. ПДВ 110,00 грн.);
- добові - 130,00 грн. (ПДВ не містить).
Загальна сума витрат на відрядження становить - 985,78 грн. (в т.ч. ПДВ – 135,69 грн.).
У Звіті мають бути складені бухгалтерські проводки:
Дт 92 Кт 372 850,09 грн.
Дт 641 Кт 372 135,69 грн.
До затвердження вартості придбаних матеріальних цінностей приймаються витрачені кошти пов’язані із їх придбанням. Причому всі витрати повинні бути підтверджені первинними документами, які разом із звітом здаються до бухгалтерії.