Документы, сопровождающие груз

Все действия участников перевозки грузов оформляются документально. Это, прежде всего, обусловлено значительными материальными ценностями, которые заключены в грузе. Документы выполняют: описательную функцию, товарораспорядительную, свидетельства о принятии груза в чью-то ответственность, функцию государственного регулирования перевозок и т.д.

Документы сопровождают груз на всем пути его следования. Они могут опережать его, сопровождать или пояснять. Опережение ставит своей целью заблаговременно подготовиться к приему или пропуску грузов. Сопровождение позволяет быстро и правильно идентифицировать грузы и, следовательно, направить по назначению. Прохождение документов с отставанием от грузовой партии допускается только для ее оценки, взаимных расчетов и т.д.

Документы выпускаются в бумажной и электронной форме. Это зависит от соглашения сторон. Причем в последнее время грузовладельцы предпочитают работать с экспедиторами и перевозчиками, выдающими электронные документы. Система обмена электронными документами «Bolero». *****

Документы выдаются или предоставляются: грузоотправителем, перевозчиком, самим экспедитором.

В обязанности грузоотправителя входит подготовка т.н. товаросопроводительных документов.

Заказчик обеспечивает своевременное поступление экспедитору ввозных/вывозных/транзитных документов, ветеринарных, санитарных, карантинных, экологических, радиологических, качественных сертификатов, сведений и документов, необходимых для осуществления таможенного контроля, чертежей, эскизов на негабаритное, тяжеловесное и длинномерное оборудование и грузы, и других товаросопроводительных документов.

Документация для импортных грузов:

1. Перевозочный документ.

2. Упаковочный лист.

3. Инвойс (счет-фактура)

4. Сертификат качества и Сертификат происхождения, выданный производителем

5. Сертификат «здоровья» (для пищевых продуктов) с указанием дат производства и потребления

6. Фитосанитарный сертификат (для продуктов растительного происхождения)

7. Ветеринарный сертификат (для продуктов животного происхождения)

8. Импортное карантинное разрешение (для специй, чая, кофе и т.д.)

9. Сертификат соответствия, выданный комитетом по стандартизации и метрологии

10. ……

Документация для экспортных грузов:

1. Перевозочный документ

2. Грузовая таможенная декларация

3. Упаковочный лист

4. Инвойс

5. Сертификат качества и Сертификат происхождения, выданный производителем

Счет-фактура (инвойс) является деловым документом, изготавливаемым во всех случаях при отправке груза одним лицом другому лицу. Это документ, в котором отражаются условия торгового контракта. Это один из основных товарных и расчетных документов, составляемых во исполнение договора купли/продажи

В этом документе приведены: имя и адрес каждой из сторон, участвующих в сделке; дата сделки; количество груза; цена единицы груза и общая сумма счет или причитающегося платежа; базисные условия поставки товара; сведения об оплате стоимости перевозки (когда оплачивается и кем); сведения о страховании, номер отгрузочного документа и др. Обычно включаются некоторые указания о способе доставки груза. Подписывается продавцом.

Вручение счета-фактуры покупателю при поставке товара на условиях EXW удостоверяет фактическую поставку товара.

Счета-фактуры для внутренней торговли составляют в необходимом числе экземпляров. Эта группа документов включает счет-фактуру для клиента, копию счета-фактуры для продавца, копию для грузоотправителя, для экспедиторской конторы продавца, копию для грузополучателя, копию для планирования перевозок транспортного отдела продавца.

Предъявляется в банк для выплат по аккредитиву с другими товарными документами.

Консульский счет-фактурачасто требуется для экспортных грузов, ее создание инициируется страной – импортером. Она может понадобиться из-за языковых трудностей. Каждая страна может потребовать адекватные копии фактуры на своем собственном языке. Это может быть связано со стремлением контролировать международный обмен, убеждаться, что ввозятся только нужные грузы. Сведения, содержащиеся в ней, служат для назначения импортной пошлины. Требуя, чтобы фактуры были санкционированы консульскими отделами, данная страна гарантирует, что ее собственные граждане не нарушают правила закупки товаров, на которые нет необходимых сумм иностранной валюты. Санкционирование также подтверждает экспортеру обеспечение заказа переводом в валюту страны при поступлении оплаты из-за рубежа. Придание законной силы счету-фактуре оплачивается в % от стоимости фактуры и составляет значительную долю затрат экспортеров. Консульская фактура выписывается экспортером товара имя получателя на специальном бланке, который можно получить и который заверяется по выписке в консульстве государства, на территорию которого направляется груз. Передается продавцом экспедитору.

Реквизиты: экспортер и его адрес, получатель и его адрес; порты погрузки и выгрузки; перевозчик, дата отправки, сведения о грузе, базис поставки, сведения о платежах. Подпись грузоотправителя, подтверждающая правильность данных, подпись консула.

Свидетельство о происхождении груза.Этот документ, необходимый в некоторых обстоятельствах, когда между странами существует соглашение о льготных пошлинах. Документ подтверждает страну происхождения или вывоза товара.

По Международной конвенции 1923 г. для упрощения таможенных формальностей каждая страна должна определить несколько официальных органов, которые имеют исключительное право выдачи свидетельств о происхождении груза (например, Торговая палата).

Его предоставление необходимо в случаях, предусмотренных законодательством страны ввоза или международными договорами для применения к товарам льготного режима или режима наибольшего благоприятствования в отношении таможенного обложения либо мер фитосанитарного или ветеринарного характера.

Обычно свидетельство оформляется в виде отдельного документа, но если правила страны требуют составления коммерческого счета-фактуры, Торговая палата удостоверяет счет-фактуру.

Содержит следующие реквизиты: данные об экспортере, данные о покупателе, название страны выдачи, транспортные средства и маршрут, описание товара. Подписывается представителем ТПП и экспортером в подтверждение правильности всех приведенных данных.

Сертификат должен быть оформлен на каждую отдельную поставку товара, осуществляемую одним или несколькими транспортными средствами одному и тому же получателю груза от одного и того же отправителя груза.

Проверка сертификата осуществляется таможней во время таможенного оформления товара.

При возникновении сомнений в достоверности сертификата (или сведений в нем) таможня проверяет сертификат и принимает решение о стране происхождения самостоятельно. Существуют межправительственные Правила определения страны происхождения товаров. Для такой проверки таможня может требовать у хозсубъекта предоставления дополнительной информации о сертификате или о товаре; обращаться в уполномоченный орган, которым удостоверен сертификат, или в другие компетентные органы страны, указанной в сертификате как страна происхождения товара.

Сертификат признается недействительным в случае:

- внесения неправдивых сведений или отдельных изменений, содержащих неправдивую информацию о фактах, которые заверяются сертификатом;

- подделки в сертификате печатей, подписей;

- окончания срока его действия;

- заполнения его с нарушением требований, установленных Правилами.

Обсуждается возможность совмещения счета-фактуры, свидетельства о происхождении груза и свидетельства о цене.

Сертификат качества (сертификат соответствия).Удостоверяет качество поставляемого товара, его соответствие стандарту. Выдается обычно предприятием – изготовителем, экспортером или нейтральной стороной. Указывается характеристика товара или подтверждается его качество и его соответствие техническим условиям заказа, приводятся результаты проверок и испытаний.

Отгрузочная спецификация – содержит перечень всех видов и сортов товаров, входящих в данную партию, с указанием характеристики места, количества и рода каждого товара.

Упаковочный лист – перечень предметов, входящих в одно грузовое место (ящик, контейнер, кипу и т.д.), который необходим тогда, когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары. Упаковочный лист подписывается упаковщиком и вкладывается в каждое грузовое место. Упаковочный лист содержит наименование отправителя и получателя, номер перевозочного документа, спецификацию груза, его вес и объем и т.д.

Лист упаковки вместе с товаросопроводительными документами и ГТД является основанием для таможенного оформления товаров в свободное обращение.

Таможенник проверяет в листе упаковки: реквизиты получателя товара, название, вес, код товара.

Особый перечень документов существует для контейнерных отправок:

Контейнерный упаковочный лист. Содержит наименование отправителя и получателя, номер перевозочного документа, спецификацию груза, его вес и объем, число мест, вес и объем каждого места.

План размещения груза в контейнере. Описывает расположение мест в контейнере.

Свидетельство (сертификат) об укладке и креплении груза. Заверяется печатью и вкладывается в контейнер. Содержит номер контейнера, место и дату погрузки, название груза, запись о том, что груз надлежащим образом уложен и закреплен в соответствии с требованиями, замечания. Подписывается лицом, ответственным за укладку груза.

Свидетельство о загрузке контейнера опасными грузами с указанием по каждому контейнеру фактического отправителя и получателя, ярлыка опасности, классификации груза, его веса нетто.

Опись рефрижераторного контейнера с указанием по каждому контейнеру его номера, типа, размера, требуемой температуры, веса брутто, вида перевозимого груза.

Перевозочные документы различаются по видам транспорта.

Морской транспорт – коносамент

Речной транспорт – накладная

Железнодорожный транспорт – накладная

Автомобильный транспорт – товаротранспортная накладная

Авиационный транспорт – накладная