Документы по подготовке импортной сделки
В процессе подготовки импортной сделки покупатель может использовать следующие способы установления контактов с потенциальным продавцом-экспортером, а именно:
- направить потенциальному или уже известному продавцу заказ;
- направить запрос производителю интересующих покупателя (импортера) товаров;
- объявить торги с приглашением к участию фирм, которые могут принять и выполнить условия организаторов торгов (машины и оборудование);
- направить возможному производителю коммерческое письмо о намерениях в ответ на его рекламу или информацию; - направить экспортеру безоговорочный акцепт его предложения. Рассмотреть предложения экспортеров на товары, представленные на ярмарках и выставках, и провести переговоры о их закупке. Рассмотрим конкретные документы и их содержание.
Заказ - это коммерческий документ, в котором покупатель подробно указывает все необходимые условия для изготовления или подготовки заказываемого товара, а также все существенные элементы, необходимые для заключения внешнеторговой сделки. Практикуется выдача заказов постоянным контрагентам, с которыми уже существуют торговые отношения в условиях постоянства цен, спокойной конъюнктуры рынка. Покупатель может в качестве приложения к заказу направить экспортеру спецификацию с уточнением условий поставки: инструкциями по упаковке и маркировке, информации по поставке и распределению документов. Заказчик может указать количество и размеры частичных поставок. В случае, если поставка товара будет поручена фирме-экспедитору, то следует указать: наименование фирмы-экспедитора, адрес, номер телефона, средство транспорта, если известно, то и наименование перевозчика.
Запрос - это документ, выдаваемый стороной, заинтересованной в покупке указанных в нем товаров, уточняющий некоторые желательные условия, касающиеся поставки, адресуемый будущему поставщику с целью получения предложения. В запросе обычно указывается точное наименование нужного товара, его качество, сорт, количество и запрашивается как можно более подробная информация о товаре, условия доставки и платежа. Запрос рассылается нескольким фирмам с целью получения конкурентных предложений.
Не рекомендуется рассылать много запросов, чтобы не создать впечатления о готовности закупить большое количество товара. В запросе указывается меньшее, чем необходимо, количество интересующего товара, чтобы иметь возможность в переговорах уторговать названную продавцом цену. Не следует в запросе указывать о срочности поставки.
Заявка на инструкции по поставке - документ, выдаваемый поставщиком с просьбой к покупателю сообщать инструкции в отношении поставки заказанных товаров.
Письмо о намерениях - документ, при помощи которого покупатель информирует продавца о принятии в принципе его предложения и намерении начать переговоры по заключению контракта. Это приглашение к переговорам.
Тендерная документация - определяет требование заказчика в отношении содержания ожидаемых предложений на торгах и включает тендерные условия, проформу тендера, условия проведения торгов, технико-экономическую документацию, перечисление видов и объемов работ.
Тендерные условия содержат конкретные требования заказчика к участнику торгов: наименование и количество товара, его технико-экономические характеристики, основные коммерческие и технические условия, включая срок поставки, условия платежа, цены условия арбитража, штрафов, гарантий.
Проформа тендера - формуляр, подлежащий заполнению и подписанию поставщиком, когда он согласен взять на себя все обязательства по выполнению работы в соответствии с общими, специальными условиями тендерной документации.