Transport Documents, Bills of Lading

The main transport documents are: the Railway Bill¹ (for the transportation by the railroad), the Airfreight Bill² (for air transportation), the Autoway Bill³ (for auto transport) and the Bill of Lading⁴ (B/L) (for sea transportation).

All these documents have much in common⁵ so there is no point⁶ in discussing all of them. It would be more useful to discuss in detail the main sea transportation document, i.e. the Bill of Lading, since the most voluminous⁷ international trade is still carried out by sea – be it in terms of the sheer bulk of the goods, or their cost⁸.

The transport of goods between two countries is organized by forwarding agents (shipping agents)⁹ who send the goods to the place of destination either after warehousing¹⁰ or directly.

The forwarding agent undertakes the collection of smaller consignment collective consignment (consolidated cargo)¹¹, he sees to reforwarding or redirection of goods¹², their transhipment¹³, insurance and customs-clearance¹⁴. He gives request information as to the freight rates, port dues (dock dues), insurance rates¹⁵, etc.

For the announcement of goods to be shipped a shipping note¹⁶ must be sent by the forwarder (on behalf of the shipper¹⁷) to a dock company¹⁸ or to the captain of the ship. The shipping note contains the request to transport the goods to a certain port of destination. Then, the goods are loaded on board the vessel¹⁹, after which the forwarder is given the mate’s receipt²⁰ certifying that the goods have been taken on board the ship. It may be a “clean receipt”²¹ if the packing is in good order or a “foul receipt”²² if the packing of the goods leaves anything to be desired.

Then the Bill of Lading is made out. It is the contract by which the shipowner agrees to convey the shipper’s cargo to the place of destination and to hand it over to the addressee²³ in the port of discharge.

The Bill of Lading is made out in several stamped originals²⁴ (usually three) and a number of unstamped copies (up to twenty five). In the port of destination only the holder of the Bill of Lading (which is sent either by air-mail or by ship’s mail) is entitled²⁵ to receive the goods.

In any Bill of Lading the following details should be stated: B/L Number, reference Number (Shippers’ Reference)²⁶, the names of the shipper and the consignee, the name, flag and shipowners of the vessel, the port of loading and discharge, the description of goods, the marks and numbers, the place and date of issue²⁷, freight particulars²⁸ and the terms of delivery²⁹.

The terms of delivery most commonly employed in international trade are the following:

C.I.F. (Cost, Insurance, Freight)³⁰. When this type of delivery is employed, the Buyer pays not only for the goods themselves, but for their transportation (freight), and also insures the goods. Freight is usually prepaid³¹.

C.&F., C.A.F. (Cost and freight)³². This is analogous to the previous, with the exception of insurance.

F.O.B. (Free on Board)³³. In many respects³⁴ this type of delivery is opposite to C.I.F. and C.A.F. In the case of a F.O.B. delivery the Shipper is usually responsible only for the delivery of the goods on board the vessel. When the goods are loaded, the Shipper’s responsibility is over. So, to look at it the Charter’s way, the loading for him is free³⁵. Under this type of delivery terms freight is usually not prepaid, but collect³⁶.

F.A.S. (Free alongside Ship)³⁷. This is much the same as the previous, only the Shipper does not even have to load the goods on board the vessel, he must only deliver the goods to the pier, leaving them alongside ship.

F.O. (Free out)³⁸. Everything until the ship is out of the port is the responsibility of one party (usually the Shipper), while afterwards it is the responsibility of another party (usually, the Charterer).

F.I.O.S. (Free in and out Stowed)³⁹. Stowing the vessel in the port of loading, and unstowing it in the port of discharge is not included in freight (is free).

Quite often Bills of Lading have a more detailed description of responsibilities concerning delivery, stowing, unstowing, etc. For instance, one may find in B/Ls such remarks as: “Discharging at the Port of Destination for the Buyers’ (Sellers’) Account”⁴⁰, “All Expenses connected with Stowing and Unstowing, Including Works in Holds are for the Consignee’s Account”⁴¹, “Shippers’ Load, Stowage, Count and Seal”⁴², “Cargo Shipped on Deck at Shippers’ Risk”⁴³, etc.

NOTES

1.	Railway Bill	–	железнодорожная накладная
2.	Airfreight Bill	–	авиационная накладная
3.	Autoway Bill	–	автомобильная накладная
4.	Bill of Lading	–	коносамент
5.	to have much in common	–	иметь много общего
6.	there is no point in discussing	–	нет смысла обсуждать
7.	voluminous adj	–	объёмный
	volume n	–	объём
8.	be it in terms of the sheer bulk of the goods or their cost	–	будь то в смысле простого объёма грузоперевозок или их стоимости
9.	forwarding agents = shipping agents	–	экспедирующая организация
10.	to warehouse v	–	складировать
	warehouse n	–	склад
11.	consolidated cargo	–	сборный груз
12.	reforwarding = redirection of goods	–	переадресовка, переотправка грузов
13.	transshipment n	–	перевалка, транзит груза
14.	customs-clearance n	–	таможенная очистка (груза)
15.	freight rates, port dues (dock dues), insurance rates	–	ставки фрахта, портовые (доковые) сборы, страховые ставки
16.	shipping note	–	поручение на отгрузку, отгрузочное поручение
17.	on behalf of the shipper	–	от имени отправителя
18.	dock company	–	портовая компания
19.	vessel n	–	судно
20.	mate’s receipt	–	штурманская расписка (расписка администрации судна в получении груза)
21.	clean receipt	–	чистая (без оговорок) штурманская расписка
22.	foul receipt	–	штурманская расписка с оговорками
23.	addressee = consignee n	–	получатель
24.	stamped original	–	отштампованный оригинал коносамента
25.	to be entitled to	–	быть уполномоченным, иметь право
26.	Reference Number = Shippers’ Reference	–	номер поручения на погрузку
27.	place and date of issue	–	место и время выдачи (издания) коносамента
28.	freight particulars	–	детали, касающиеся фрахта
29.	terms of delivery	–	условия доставки
30.	C.I.F., CIF (Cost, Insurance, Freight)	–	СИФ (стоимость, страховка, фрахт)
31.	freight prepaid	–	фрахт уплачен заранее
32.	C&F, C.A.F., CAF (Cost and Freight)	–	КАФ (стоимость и фрахт)
33.	F.O.B., FOB (Free on Board)	–	ФОБ (франко борт)
34.	in many respects	–	во многих отношениях
35.	to look at it the Chartere’s way, loading for him is free	–	если смотреть с позиции фрахтователя, то для него погрузка бесплатна
36.	freight collect	–	фрахт уплачивается после доставки
37.	F.A.S., FAS (Free alongside Ship)	–	ФАС (франко вдоль борта судна)
38.	F.O., FO (Free out)	–	ФО (условие доставки, при котором изменения ответственности за груз происходят при выходе судна из порта)
39.	F.I.O.S., FIOS (Free in and out Stowed)	–	ФИОС (условие доставки, при котором в сумму фрахта не входит обработка судна в портах погрузки и выгрузки)
40.	Discharging at the Port of Destination For the Buyers’ (Sellers’) Account.	–	Выгрузка в порту назначения за счёт покупателя (продавца).
41.	All Expenses Connected with Stowing and Unstowing, Including Works in Holds are for the Consignee’s Account.	–	Все затраты, связанные с погрузкой и выгрузкой, включая трюмные работы, – за счёт получателя.
42.	Shippers’ load, stowage, count and seal.	–	Погрузка, затарка, счёт и пломбы отправителя.
43.	Cargo Shipped on Deck at Shippers’ Risk.	–	Груз перевозится на палубе на страх и риск отправителя.

Study the following English phrases used for successful negotiations on transportation issues. Try to translate them into Russian with the left column closed. Ask your partner to check you. Exchange the roles. Notice some new vocabulary and try to use it while composing your own dialogues based on the given phrases and words as props.

Мы (не) согласны подписать …		We (do not) agree to sign …
	аварийный бонд (гарантию)			an average bond
	коммерческий акт			a commercial report
К кому можно обратиться по транспортным вопросам? Вам поможет …		Who can we turn to discuss transport problems? A … will help you
	генеральный агент по фрахтовым вопросам			general freight agent
	транспортный агент			carrier agent
	фрахтовый агент			chartering agent
Как будет компенсировано … багажа?		How will the … the luggage be compensated for?
	повреждение			damage to
	порча			damage to
	утрата			loss of
Вам придётся обратиться в страховую компанию. Если море будет неспокойно, мы будем вынуждены прибегнуть к услугам …		You’ll have to apply to the insurance company. If the sea keeps rough we will have to use a …
	буксира			tug
	морского буксира			seagoing tug
	портовой баржи			utility barge
Кто будет отвечать за … ?		Who will be responsible for the … ?
	погрузку			loading
	разгрузку			unloading
	контрольное взвешивание			check weighing
При поставке грузов мы должны учитывать, что это …		While delivering cargoes we must take into account that this is …
	генеральный груз (смешанный, сборный) =несколько покупателей, продавцов			a general cargo
	киповой груз – состоящий только из упаковок какого-либо вида			a bale cargo
	лёгкий груз			a light cargo
	легковоспламеняющийся груз			an inflammable cargo
	неупакованный груз			an unpacked cargo
	тяжеловесный груз			a heavy-weight cargo
Мы хотели бы уточнить …		We would like to clear up …
	стоимость бункера			the cost of bunker
	допустимый вес			the allowable weight
	взнос по общей аварии			a general average contribution
Мне кажется, мы имеем право на …		I think we are entitled to the …
	вознаграждение за спасение груза			salvage on cargo
	диспач = отправка (посылки, курьера)			dispatch
	льготный тариф			preferential rates
	минимальный тариф			minimum rates
	низкий тариф			low rates
Это неправильная поставка и мы вынуждены …		This is wrong delivery and we have to …
	вернуть груз			return the cargo
	переадресовать груз			readdress the cargo
Как рассчитывается … ?		How is the … calculated?
	грузовместимость			cargo capacity
	грузоподъёмность			load-carrying capacity
	полезная грузоподъёмность			cargo payload
Это недоразумение произошло по вине …		This misunderstanding is the fault of the …
	фрахтового агента			chartering agent
	грузоотправителя			consignor
	грузополучателя			consignee
У вас есть какие-либо данные о … ?		Have you got any data on the … ?
	правилах движения			traffic rules
	ставке демереджа (= простой, задержка)			demurrage rate
	сталийных днях (= количество дней, разрешённых на разгрузку без уплаты простоя судна)			lay days
Какие документы мы должны представить? Вы должны передать нам …		What documents are we to submit to you? You must submit the … to us.
	отгрузочные документы			shipping documents
	товарораспорядительные документы (= документ, дающий право его обладателю распоряжаться указанным грузом)			document of title
	отгрузочные инструкции			shipping instructions
Как будут поставляться грузы? Мы будем отправлять их по …		How will cargoes be delivered? We shall send them by …
	железной дороге			railway
	шоссейной дороге			highway
Мы обязуемся выполнять …		We undertake to observe the …
	сроки поставки			delivery time
	план перевозок			transportation plan
	правила международных перевозок			rules of international carriage
	условия поставки			terms of delivery
Вы получили наше уведомление о (об) … ?		Have you received our notification of … ?
	готовности товара к отгрузке			readiness
	нарушении даты канцелинга			violation of cancelling date
	подтверждении заказа			confirmation of the order
	уплате демереджа			payment of demurrage
Мы оформим … , как только закончим все формальности.		We shall draw up … as soon as we are through with all the formalities.
	бортовой коносамент ( = транспортная накладная)			on board bill of lading
	внешний коносамент ( = коносамент по экспортной перевозке)			outward bill of lading
	именной коносамент (=на имя определённого грузополучателя)			straight bill of lading
Какой коносамент вы собираетесь выписать? Мы выпишем …		What bill of lading are you going to issue? We shall make out a …
	чистый коносамент			clean bill of lading
	коносамент с оговорками			clauses bill of lading
	сквозной коносамент			through bill of lading
Какое качество материалов вам подходит? Нас устраивает … качество материалов.		What quality of materials is acceptable to you? … quality of materials suits us.
	высшее			First-rate
	приемлемое			Acceptable
Мы хотим ещё раз напомнить, что товар будет поставляться в …		We wish to remind you again that the goods will be delivered in …
	большегрузных вагонах			large-capacity cars
	грузовых контейнерах			cargo containers
	железнодорожных контейнерах			railway containers
	транспортировочных контейнерах			shipping containers
Какие сопроводительные документы потребуются для перевозки груза? Необходимо будет проверить наличие …		What forwarding documents will be required for the transportation of the cargo? It will be necessary to check if … is available.
	водной накладной			marine way bill
	железнодорожной накладной			way bill
	накладной воздушного сообщения			air way bill
Какие оговорки вы хотели бы уточнить? Мы хотели бы обратить ваше внимание на …		What clauses would you like to specify? We’d like to call your attention to a…
	генеральную оговорку (= условие коносамента о превалирующем значении национального законодательства)			paramount clause
	дополнительную оговорку			superimposed clause
	оговорку о небрежности (= оговорка об освобождении судовладельца от ответственности за небрежность со стороны его служащих)			negligence clause
	оговорки специальных условий (= оговорка о навигационной ошибке)			special conditions clause
Какая форма отгрузки предусмотрена в контракте? В контракте предусмотрена … отгрузка.		What kind of shipment is provided for in the contract? The contract provides for … shipment.
	вагонная			carload
	валовая (= брутто, о весе продукта с учётом веса упаковки)			gross
	немедленная			prompt
Какие перевозки практикуются вашей фирмой? В основном … перевозки.		What kind of transportation does your firm practice? Mostly … transportation.
	автомобильные			motor
	воздушные			air
	железнодорожные			railway
	морские			overseas
Несоблюдение … может привести к срывам в выполнении обязательств.		Non-observance of the … may lead to serious disruptions in fulfilling the obligations.
	договора перевозок			contract of carriage
	плана перевозок			transportation plan
	правил международных перевозок			rules of international carriage
	условий перевозок			terms of transportation
На каких условиях вы обычно перевозите грузы? Как правило на условиях …		On what terms do you normally transport cargoes? As a rule on … terms.
	к. а. ф.			c. a. f.
	с. и. ф.			c. i. f.
	ф. о. б.			f. o. b.
Мы должны согласовать с вами …		We must come to terms about the …
	время погрузки (разгрузки)			time of loading (unloading)
	место погрузки (разгрузки)			loading (unloading) berth
	начало погрузки (разгрузки)			beginning of loading (unloading)
	предписание относительно погрузки (разгрузки)			instructions on loading (unloading)
Как вы можете охарактеризовать этот порт? Это … порт.		How will you describe this port?   This is … port.
	безопасный			a safe
	доступный			an accessible
	сезонный			a seasonal
	(не)удобный			a (an) (in)convenient
Вы должны будете нести … расходы.		You will have to bear … expenses.
	дополнительные			additional
	накладные			overhead
	складские			storage charges
	транспортные			carriage
Мы с вами остановились на …		We’ve decided on a …
	скоростном рейсе			“hot-shot” run
	специальном рейсе			special flight
	чартерном рейсе			charter flight
Какие сборы взимаются в порту? Как правило … сбор(-ы).		What charges are levied at the port? As a rule …
	лихтерные			lighterage
	лоцманские			pilotage ['paılətıʤ]
	причальные			berthage [bə:θıʤ]
	таможенные			customs dues
Данные по оборудованию (не) соответствуют … спецификации.		The information on the equipment (does not correspond) corresponds to the … specification.
	весовой			weight
	отгрузочной			shipping
	технической			technical
Как производится расчёт сталийного времени? Мы уже обеспечили … для перевозок.		How is the calculation of lay days made? We have already provided a … for transportation.
	грузовое судно			cargo ship
	контейнерное судно			container cargo ship
	промптовое судно			prompt ship
	сухогруз			dry-cargo ship
	торговое судно			commercial vessel
	транспортное судно			carrier
	танкер			tank ship
Мы только что подписали … чартер.		We have just signed … charter.
	открытый			an open
	портовой			a port
	рейсовый			a voyage
	специальный			a special

Beneath each sentence you will see four words or phrases, marked (A), (B), (C), and (D). Choose the one word or phrase that best completes the sentence.

1.	The term FOB stands for free on board, meaning that goods are … to a specified point with all transport charges paid.
	a) delivering b) delivered	c) paying d) paid
2.	The claim that FOB destination is always preferable because the … pays the transportation charges is incorrect.
	a) buyer b) seller	c) client d) customer
3.	While the seller may pay the transportation charges, in the final analysis the charges are borne by the buyer, since transportation costs will be included in the delivered … charged by the vendor.
	a) cost b) shipment	c) transportation d) price
4.	In effect, if the buyer lets the vendor make the transportation decisions, then the buyer is allowing the vendor to … the buyer’s money.
	a) spend b) negotiate	c) waste d) charge
5.	The two marine freight terms commonly used are C&F and CIF. C&F, cost and freight, is similar to FOB origin, with freight … paid by the seller.
	a) measurement b) money	c) charges d) taxes
6.	… , under C&F the buyer assumes all risks and should provide for insurance.
	a) However b) Since	c) While d) In some instances
7.	CIF, cost, insurance, and freight, means that the seller will pay the freight charges and provide appropriate … coverage.
	a) services b) package	c) transportation d) insurance