Выбор типовой структуры управления и определение потребностей в подразделениях
Структурное подразделение предприятия или организации
В небольшой организации каждый сотрудник может выполнять ту или иную функцию или совмещать несколько функций. По мере увеличения численности уже несколько работников начинают выполнять те же самые или подобные обязанности. На этом этапе развития организации возникает необходимость объединить указанных лиц в специальные подразделения (группы, звенья, участки, секции, отделы, цеха), с целью создания более управляемой структуры.
В основе создания структурного подразделения лежит осуществление одной и той же функции, важной для всей организации в целом. Например, на производственном предприятии имеются отделы (цеха), занятые изготовлением продукции, транспортом, работой с кадрами, финансами, маркетингом и другими функциями. Еще одним важным фактором, который необходимо учитывать при создании структурных подразделений, является экономичность деятельности подразделения, оцениваемая исходя из содержания его работы, численности, местоположения и других характеристик. Специализация структурных подразделений вызывает необходимость координации их действий. Чем больше предприятие или организация, тем более важной и сложной становится данная проблема. Поскольку члены организации должны быть связаны единством целей, то им необходимо иметь постоянную информацию о содержании работы и достижениях своих коллег. Осуществление этого становится все труднее, так как по мере роста количества структурных подразделений усложняется и сеть коммуникаций между ними. При этом важно избегать какой-либо неопределенности относительно того, какая именно работа должна быть сделана конкретным структурным подразделением и кто должен ее выполнять. В противном случае такая неопределенность может приводить к внутриорганизационному конфликту.Рекомендуется осуществлять структурирование подразделений, исходя из нескольких достаточно ясных критериев. Считается, что при этом неопределенности в той или иной степени избежать невозможно, но необходимо пытаться ее минимизировать.
В соответствие с заданием
Администрация-директор АТП
Служба эксплуатации -(коммерческой эксплуатации, СЭ) является основной в АТП. Остальные службы, в конечном итоге, работают на нее. Служба эксплуатирует подвижной состав на коммерческой основе. В состав СЭ входит ряд подразделений. Во главе СЭ обычно находится заместитель директора по эксплуатации (по коммерческой работе, по перевозкам).
Диспетчерская служба-Диспетчерское руководство работой автомобильного транспорта необходимо для достижения наиболее эффективного его использования, соблюдения суточного графика работы и постоянного наблюдения за работой подвижного состава, а также своевременного принятия мер по устранению перебоев в работе. Только при выполнении всех этих требований может быть обеспечено выполнение суточного плана перевозок.
Гаражный отдел – Включает в себя стоянку подвижного состава и в виду отсутствия ПТС будет являться ремонтной службой
Автомобильные колонны-обеспечивает хранение и эксплуатация подвижного состава, обеспечение выполнение ею установленных показателей работ, контроль за работой подвижного состава;
Мастерские, производственные участки и посты -
Бухгалтерия – отвечает за то как вовремя и правильно заплатить налоги, отчитаться перед государственными органами, организовать работу с клиентами и партнёрами организации, следить за финансовым состоянием предприятия и так далее.[2]
В соответствие с таблицей 3методического указания для данного предприятия определился ОСУ АТП IV класса
Этот тип ОСУ объединяет линейно-функциональные структуры с элементарным штабным управлением (рис.4). Для осуществления оперативных распорядительных функций образуется диспетчерский пункт (ДП) или выделяется должностное лицо, выполняющее обязанности оперативного управляющего (диспетчер, инженер-распорядитель).
Необходимость в оперативном управлении вызвана усложнением ОСУ и увеличением количества вертикальных и особенно горизонтальных связей. Появление дополнительного уровня управления, по сравнению с предыдущим типом, а также потребность снятия (устранения) противоречий технического, технологического и организационного характера в производственных отношениях между участками, отделениями (бригадами) предполагают организацию постоянного контроля и оперативного регулирования (устранение отклонений в реальном масштабе времени) производства.
В этом типе ОСУ АТП появляются небольшие подразделения (группы), которые выполняют вспомогательные функции, обеспечивающие лучшее организационное и технологическое управление производством. К ним можно отнести: группу производственного учета, группу технологического обеспечения и технического контроля, группу охраны труда и т.д. Подобные ОСУ, как правило, используются на АТП с количеством подвижного состава около 250 единиц.[3]
Рис.4 Схема предприятия 4-го класса
2.2.3 Функциональная матрица
Таблица 1
Функциональная матрица отдела эксплуатации
| Выполняемые функции или работы | Перечень должностей | |
| Начальник Отдела эксплуатации | Инженер по перевозкам | |
| 1 Изучает данные о грузопотоке и тр. Связях в р-не, подготавливает проект плана перевозок | В П, О, К И У | П Т И У |
| 2 Заключает договоры с грузоотправителями и грузополучателями, принимает заказы и заявки | И В | И У |
| 3 Проводит обследование пунктов отправления и назначения грузов и т.д. | И П | П Т И У |
| 4 Разрабатывает оперативный план перевозок и т. д. | К И | П Т И У |
| 5 Обеспечивает выполнение установленного задания, анализирует все случаи невыполнения перевозок и принимает необходимые меры | У | Т И У |
| 6 Ведет установленный оперативный учет и отчетность | В У | Т И У |
| 7 Организует работу водителей, действующих в отрыве от основной базы и. т.д. | М | И У О |
В – решающий голос в коллегиальном решении с правом подписи;
Р – решающий голос в коллегиальном решении без права подписи;
Я – единоличное решение;
П – подготовка вопроса, планирование;
О – организация;
К – контроль;
С – согласование, визирование;
Т – исполнение;
И – получение и обработка информации;
У – участие в работе;
М – в работе не участвует.