Анализ средств автоматизации учета ГСМ и путевых листов

На российском рынке информационных технологий представлены ряд систем, предназначенных для автоматизации обработки путевой и товарно-транспортной документации наиболее распространенные:

1) «Парус»

2) «АвтоПеревозки»

3) «Avacco Soft»

4) «Адвантум АТП»

5) «АвтоПарк»

6) «1С: Управление автотранспортом»

1) Парус»[5]. В рамках программы «Парус» разработан модуль «Управление автотранспортом». Модуль реализует функции учета и управления специфичными бизнес процессами автотранспортных предприятий, возникающими при оказании услуг по перевозке грузов и пассажиров, а также услуг по предоставлению механизмов специального назначения (бурильные установки, снегоуборочные приспособления и т.д.). Модуль также может использоваться для автотранспортных подразделений в составе крупных предприятий.

Модуль «Управление автотранспортом» позволит автоматизировать следующие процессы:

- учет парка автомобилей, механизмов и агрегатов, классификация

- автотранспортных средств и спецоборудования в зависимости от их назначения

- с определением общих характеристик;

- регистрация учетных карточек автотранспортных средств и спецоборудования с сохранением истории их изменения на протяжении всего срока службы объектов учета;

- комплектация автотранспортных средств дополнительными агрегатами и оборудованием;

- учет информации о текущем состоянии парка автотранспортного предприятия и фактических остатках горюче-смазочных материалов (картотека автотранспортных средств и спецоборудования);

- закрепление автотранспортных средств за клиентами и заказчиками;

- тарификация валового дохода и заработной платы;

- классификация поездок и маршрутов;

- регистрация норм расхода горюче-смазочных материалов и поправочных

- коэффициентов для расчета нормативного расхода ГСМ, учет движения горюче-смазочных материалов;

- учет информации о составах экипажей и история их прикрепления к автотранспортным средствам предприятия (картотека экипажей);

- учет прохождения медкомиссий членами экипажей с автоматическим отслеживанием сроков их действия и результатов (допуск к выполнению работ);

- учет заправки на собственных автозаправочных станциях (заправочные ведомости на основании путевых листов);

- обработка заявок на транспортные услуги, формирование ежедневного наряда автопарка (суточные планы) и подготовка путевых листов;

- сбор фактических данных по эксплуатации автотранспортных средств по путевым листам;

- учет отработанного времени и выполненных работ с последующим расчетом заработной платы экипажа, валового дохода (стоимость выполненной автотранспортным средством работы), нормативного расхода горюче-смазочных материалов.

Стоимость серверной части «ПАРУС - Предприятие 8» составляет 108 500

Стоимость клиентской части (одной лицензии) «ПАРУС-Предприятие8»

составляет 27 900 руб.

2) Программа учета путевых листов «АвтоПеревозки»[6]. К основным функциям программы «АвтоПеревозки» относятся:

- расчет расхода топлива(программный пакет имеет свою встроенную базу данных норм расхода топлива);

- ведение заявок клиентов компании и заполнение по ним путевых листов;

- ведение учета технического обслуживания, ремонтов, замен узлов и агрегатов в машинах автопарка.

Программа для учета путевых листов позволяет вести комплексный учет путевых листов автомобилей с заполнением, оформлением, обработкой и распечаткой.

Отдельная форма журнала учета путевых листов позволяет пользователю программы ведения путевых листов оперативно рассчитать необходимое количество топлива. Программа «АвтоПеревозки» учитывает разницу в расходе топлива при движении по городу и по трассе. В зависимости от условий движения пользователем программы для учета путевых листов вносится поправочный коэффициент. Помимо этого, предусматриваются следующие поправки - надбавки в холодное время года, возрастной коэффициент, работа кондиционера или отопительной печки, простой с работающим двигателем, работа специального оборудования (лебедка, свет, подъемник, т.п.), прочие условия работы. Результаты работы шофера и машины сохраняются и отображаются впоследствии в отчетах. Бланки документов пользователь программы заполнения путевых листов может изменять самостоятельно - для печати задействованы возможности текстового процессора Microsoft Word и Microsoft Excel. Благодаря настраиваемой системе генерации отчетов программа заполнения путевых листов может генерировать отчеты за любые промежутки времени, по заданным условиям - расходу топлива для конкретной машины, времени нахождения в нарядах.

Стоимость базовой версии составляет 5500 руб. Стоимость дополнительной

лицензии составляет 2 900 руб.

3) «Avacco Soft»[7]. Программное обеспечение, входящее в состав географической информационной системы «Avacco-экспедитор», предназначено для автоматизации автотранспортных предприятий, а также любых торговых и производственных компаний, осуществляющих доставку грузов клиентам либо другую деятельность, связанную с использованием автотранспорта.

Система «Avacco-экспедитор» представляет собой аппаратно-программный

комплекс, состоящий из прибора спутниковой навигации и специализированного программного обеспечения «Avacco Soft». Информационная истема обладает широким функционалом:

- заполнение необходимых справочников:

- справочник моделей транспортных средств;

- справочник транспортных средств;

- справочник бортовых устройств навигации;

- справочник водителей;

- справочник эталонных маршрутов. В справочник заносится информация об оптимальных маршрутах движения с перечнем остановочных или контрольных пунктов.

- ведение списка рейсов. Информация обо всех проведенных рейсах заносится в единую базу данных, образуя пользовательский архив. Для каждого рейса фиксируется маршрут, график изменения скорости, километраж, фактический расход топлива, количество остановок, время простоя, временной интервал без связи, вычисляются средняя скорость движения и нормативный расход топлива для данного рейса.

- ведение электронного журнала по эксплуатации транспортного средства.

Формирование документов и ведение их учета. Диспетчер имеет возможность получить следующие автоматически заполняемые системой документы:

- путевые листы;

- маршрутные карты.

Формирование разнообразных управленческих отчетов по запросу пользователя:

- о количественных показателях выполненных рейсов;

- о расходе бензина, в том числе об отклонениях фактических расходов от нормативных;

- об отклонениях от установленных маршрутов и времени нахождения без

- связи.

Стоимость клиентской лицензии программного обеспечения составляет 6 900 руб. Стоимость аппаратно-программного комплекса составляет 22 900 руб.

4) «Адвантум АТП»[8]. Система предназначена для автоматизации деятельности автотранспортного предприятия. Система обеспечивает ведение всех основных бизнес процессов предприятия, в том числе:

- учет автопарка (автотранспорта, прицепов, дополнительного оборудования и т.д.);

- автоматизация основного документооборота предприятия;

- расчет стоимости выполненных работ на основании фактических данных из путевых листов;

- учет запчастей, автопокрышек и аккумуляторов;

- регистрация ремонтных операций со всей необходимой детализацией вплоть до выполненных работ и замененных деталей;

- учет оборота ГСМ, включая деятельность собственной АЗС.

Одной из основных задач, решаемых системой, является автоматизация подготовки и обработки путевых листов, заявок и разнарядок на транспортные средства, журналов учета путевых листов, нарядов и карточек учета произведенных работ.

Подсистема учета оборота ГСМ позволяет осуществлять расчет нормативного расхода ГСМ и контроль экономии/перерасхода ГСМ, а подсистема учета запчастей вести учет запчастей, автопокрышек и аккумуляторов в разрезе автотранспортных средств.

При использовании GPS-приемников и датчиков топлива осуществляется контроль фактически произведенных работ по перевозке грузов, а также автоматизированный учет расхода топлива.

Модуль расчета стоимости выполненных работ позволяет автоматизировать расчеты, основанные на данных из обработанных путевых листов.

Система обеспечивает интеграцию с другими системами предприятия, предоставляет возможность получения и передачи данных. Стоимость системы составляет 38 500 руб.

5) «АвтоПарк» модуль «Учет ГСМ»[9]. Модуль предназначен для нормирования и учета расхода горюче-смазочных материалов. Модуль представлен в виде автоматизированного рабочего места оператора АЗС.

К основным функциям модуля можно отнести:

- гибкое нормирование расхода топлива, в том числе с учетом: индивидуальных особенностей конкретных транспортных средств; особенностей маршрутов; сезонных (в том числе от температуры воздуха) поправочных коэффициентов; работы отопительного оборудования и т.п.;

- учет запасов и движения нефтепродуктов;

- автоматическое (с возможностью «ручной» коррекции) начисление премий за экономию топлива и выполнение удержаний за перерасход;

- генерация разнообразной отчетности;

- работа оператора АЗС на специально оборудованном АРМ на складе нефтепродуктов (АЗС) в реальном масштабе времени. Повышается достоверность учета и сохранность нефтепродуктов. Имеется возможность интеграции АвтоПарк и системы, управляющей оборудованием (ТРК) АЗС;

- нормирование отпуска смазочных материалов;

- при наличии подсистемы «выписка путевой документации» отпуск нефтепродуктов с привязкой к номеру путевого листа, только если путевой лист имеет состояние «выдан», благодаря чему резко повышается достоверность информации в подсистеме «учет ГСМ»;

Стоимость клиентской лицензии модуля составляет 13 700 руб.

6) «1С: Управление автотранспортом»[10]. Типовое решение «1С: Управление автотранспортом» предназначено для автоматизации управленческого и оперативного учета в автотранспортных предприятиях и организациях, а также в прочих предприятиях, использующих автотранспорт для собственных нужд (например, торговые организации, производственные предприятия и т.д.). Решение является самостоятельным продуктом, разработанным на платформе«1С: Предприятие8», не требующим приобретения дополнительных продуктов на платформе 8. При этом конфигурация «1С: Управление автотранспортом» очень легко и технологично объединяется с типовыми конфигурациями «1С» в единую информационную базу:

- «1С:Бухгалтерия предприятия»;

- «1С:Управление торговлей»;

- «1С:Управление производственным предприятием».

Программу можно разбить на основные модули:

- Учет поступления ГСМ

- Учет расхода ГСМ

- Учет выдачи ГСМ

- Модуль ПТО

- Учет выработки ТС и механизмов

- Контроль замены шин аккумуляторов

- Планирование ТО

- Учет выработки водителей

- Табель учета рабочего времени

- Начисление з/п

- Модуль учета затрат

- Учет прямых затрат

- Учет косвенных затрат

- Модуль взаиморасчетов

- Прейскуранты и тарифы

Стоимость лицензии на 1 рабочее место составляет 15 500 руб.

Предприятию ООО «МеталлПрофКровля» для автоматизации своих рабочих мест требуется 4 клиентские лицензии. В таблице 1 произведен расчет стоимости приобретения готовых программных продуктов для ООО «МеталлПрофКровля».

Программный продукт	Цена одной клиентской лицензии, руб.	Общая стоимость, руб.	Интеграция с 1С
Парус	27 900	111 600	Не интегрируется
“Автоперевозки”	Базовая версия 5500		Не интегрируется
«Avacco Soft»	6 900		Не интегрируется
«Адвантум АТП»	-		Не интегрируется
«Автопарк»	13 700	54 800	Не интегрируется
1С: Модуль управления автотранспортом			Интегрируется

Таблица 1.1 - Расчет стоимости приобретения готовых программных продуктов

Объект конфигурации	Количество затраченного времени на 1 объект	Стоимость, руб.
Справочник «Коэффициенты норм ГСМ»	0,5
Справочник «Модели автотранспорта»	0,5
Справочник «Автотранспорт»
Документ «Установка коэффициентов норм ГСМ
Документ «Путевой лист»
Документ «Списание ГСМ»
Отчет «Остатки и обороты топлива»		1 000
Отчет «Журнал путевых листов»	0,5
Отчет «Пробег автотранспорта»	0,5
Итого		18 000

Таблица 1.2 - Расчет стоимости разрабатываемой конфигурации

Проанализировав нормативно-правовую и законодательную базы Российской Федерации, а также существующие программные решения на рынке информационных технологий, были сформулированы требования к разрабатываемой подсистеме учета ГСМ и путевых листов:

- хранение коэффициентов норм ГСМ;

- хранение видов топлива;

- хранение списка водителей;

- хранение списка автотранспорта предприятия;

- хранение списка маршрутов движения автотранспортных средств;

- автоматизация установки значений коэффициентов ГСМ;

- автоматизация ввода остатков ГСМ по водителям;

- автоматизация ввода путевых листов и вывода его печатной формы;

- автоматизация списания ГСМ.

После проведения анализа данных таблицы 1, был сделан вывод о том, что
приобретение готового программного продукта является нецелесообразным. Главным образом этот выбор основан на том, что требованием заказчика является интеграция программных продуктов с продуктами «1С». Из этого следует, что самостоятельные программные продукты исключаются изначально. Продукты на основе «1С: Предприятие» интегрируются с продуктами «1С», но обладают излишним функционалом, который не будет использован при ведении учета, а также приобретение данных программных продуктов для заказчика является дорогостоящим. Это следует из сравнения таблицы 1 и таблицы 2, в которой произведен расчет стоимости разрабатываемой конфигурации.