Ввод данных в базу данных. Ввод имен полей

В первой строке списка (строке заголовка) необходимо определить имена полей. Имена полей должны удовлетворять следующим требованиям:

· длина имени не должна превышать 255 символов;

· нельзя вставлять пустую строку между строкой заголовков или ячейками данных;

· имена должны быть уникальными.

Для удобства просмотра можно зафиксировать строку с именами полей, так чтобы строка заголовков всегда оставалась видимой. Для этого нужно опустить маркер разделения окна по вертикали (он находится над вертикальной полосой прокрутки) под строку заголовков. Или воспользоваться командой Окно\Закрепить области. Для отмены закрепления существует команда Окно\Снять закрепление областей.

Использование формы данных

Форма представляет собой диалоговое окно, предлагающее удобный способ ввода и отображения сразу целой строки информации (или записи) в списке. Формы могут также быть использованы для поиска и удаления записей.

Чтобы можно было использовать формы для добавления записей в новый список, вверху каждого столбца списка должна быть расположена подпись (имя поля). Microsoft Excel использует подписи (имена полей) для создания полей на форме.

Для того, чтобы воспользоваться ей необходимо:

· указать диапазон ячеек, где располагается список;

· выбрать команду Данные\Форма (рис.2);

· нажать кнопку Добавить и ввести данные в соответствующие поля (повторить необходимое количество раз);

· нажать кнопку Закрыть, чтобы вернуться к рабочему листу.

Рис.2. Автоматическая форма для ввода данных в список Excel

Сортировка данных. Сортировка по возрастанию/по убыванию

Для выполнения сортировки списка, нужно выделить соответствующий диапазон ячеек (можно выделить весь список со строкой заголовка, а можно выделить список, не выделяя строку заголовка), выбрать команду Данные\Сортировка. В появившемся окне (рис.3) задаются ключи сортировки, порядок сортировки. Всего можно задать три ключа сортировки. Порядок сортировки может быть "По возрастанию" и "По убыванию".

Рис.3. Задание параметров сортировки

Сортировка в особом порядке

MS Excel позволяет сортировать данные в особом порядке. Для этого в диалоговом окне Сортировка диапазона нужно выбрать кнопку Параметры. В диалоговом окне Параметры сортировки по первому ключу выбрать подходящий вариант (рис.4).

Рис.4. Сортировка в особом порядке

Чтобы воспользоваться собственным порядком сортировки, его нужно предварительно создать:

· с помощью команды Сервис\Параметры вызвать окно Параметры;

· перейти на вкладку Списки;

· в поле Элементы списка ввести элементы, разделяя их нажатием клавиши Enter;

· после ввода всех элементов нажать кнопку Добавить и закрыть окно Параметры.

По умолчанию система предлагает несколько собственных вариантов списков, на основе которых производится сортировка. Если ни один из предлагаемых вам вариантов вас не устраивает, то вы можете создать собственный список. Для этого в свободных ячейках рабочего листа создайте свою последовательность сортировки, выполните команду Сервис\Параметры\Списки и в открывшемся окне в поле Импорт списка из ячеек укажите место размещения созданного вами списка. Нажмите кнопку Импорт и созданный вами список появится в окне Списки. В дальнейшем вы сможете им пользоваться точно так, как ранее пользовались списками, заданными по умолчанию. Наконец, вы можете создать свой список, непосредственно выбрав в окне Списки Новый Список и введя его элементы в окне Элементы списка. Не забудьте в этом случае нажать кнопку Добавить.