Phrases that can be used in all kinds of business letters

I. Phrases to confirm the receipt of letters, telegrams, faxes and etc.

1. We have received your letter of the 15^th May Мы получили ваше письмо от 15мая

2. We thank you (Thank you) for your letter Благодарим вас за ваше письмо,

dated (the) 15^th May датированное 15 мая

3. In reply to

In answer to your letter of … (dated) В ответ на ваше письмо от …

In response to

4. We are obliged for your letter (fax..) Мы признательны (благодарны) за ваше письмо (факс)

5. We acknowledge (notify, confirm) the Мы подтверждаем получение

receipt of your letter of … вашего письма от …

II Requests

1. Please, inform us – Пожалуйста, сообщите нам
2. Will you please send us your (catalogues and price list for) – Направьте нам, пожалуйста, ваши каталоги и прейскурант на …
3. In reply to your letter of … we request you – В ответ на Ваше письмо от… просим сообщить нам…
4. Referring to your letter of … we would ask you – Ссылаясь на Ваше письмо от … мы просили бы вас…
5. We shall be (should be) obliged if you will (would) inform us about – Мы будем (были бы) признательны если вы сообщите (если бы вы сообщили) нам …
6. We would be glad to receive … – Мы были бы рады получить …

III. Notification of the request fulfillment (execution)

1. In accordance (in conformity) with your request – В соответствии с вашей просьбой

2. Further to – в дополнение к

3. In compliance with your request – Во исполнение вашей просьбы

4. According to your request; as requested – Согласно вашей просьбе

IV. Phrases used to denote that the required documents have been sent

1. We are sending… – Посылаем вам

2. We send you herewith… – Высылаем вам с этим письмом

3. We are glad to send you our … – С удовольствием посылаем вам

4. We have pleasure in sending you … – С удовольствием высылаем вам

5. We enclose with the letter; we attach to the letter – Прилагаем к письму

V. Phrases used to refer to some documents, letters and etc

1. With reference to your (our) letter of … – Ссылаясь на ваше (наше) письмо от …

1. Referring to your (our) letter of … – Ссылаясь на ваше (наше) письмо от …
2. We refer to our (your) letter (cable, fax etc.) – Мы ссылаемся на наше (ваше) письмо (телеграмму, факс и т.д.)
3. Reverting to your (our) letter of … – Возвращаясь к вашему (нашему) письму от…
4. We revert to our (your) letter of… – Мы возвращаемся к нашему (вашему) письму от

VI. Closing phrases

1. We are looking forward to hearing from you – Ждем вашего ответа
2. We are looking forward to your early reply – Ждем вашего скорейшего ответа
3. We should appreciate your prompt answer- Мы были бы признательны за быстрый ответ

UNIT I.

INQUIRIES

An inquiry (also spelt as enquiry) is sent when a businessman wants some information, especially about:

· the supply of goods

· leaflets or catalogues

· quotation or prices

· samples

· terms and discounts

· availability of goods

· delivery terms and deadlines

· method of transportation

· insurance

A businessman will save unnecessary correspondence by giving full details that are relevant.

If a prospective customer approaches suppliers for the first time, it is useful to tell them something about his own business, the kind of goods he needs and for what purpose they are required. In the case of customers of long-standing or repeat orders, the inquiry may be very simple. Often a phone call or a postcard will do.

I. Introductory Phrases

1. We (have) read your advertisement in …of … – Мы прочли ваше объявление в … от…
2. With regard to your advertisement in … of …, we would ask you … – В связи с публикацией вашей рекламы в … от … мы бы хотели попросить Вас
3. We have heard of your products from … – Мы узнали о вашей продукции из …
4. We have seen your current catalogue showing … – Мы видели ваш текущий каталог, в котором дается описание …

II. A request for additional information

1. We require … for immediate delivery – Нам требуется … с немедленной доставкой

1. We are interested in buying (importing) – Мы заинтересованы купить (импортировать)
2. Please let us know what quantities you are able to deliver till/by – Пожалуйста, сообщите нам какое кол-во вы сможете поставить до …
3. We would like to have further details about – Мы хотели бы получить подробную информацию о …
4. What quantities are you able to supply from stock – Какое кол-во вы можете поставить со склада
5. Please, send us samples /of your (catalogues, price list etc.) – Вышлите, пожалуйста, нам образцы \(свои каталоги, прайс-лист и т.д.)
6. Please, send us a price-list and samples of … – Пожалуйста, вышлите нам прайс-лист и образцы …
7. Could you let us have a quotation for .. – сообщите нам, пожалуйста, расценки на …
8. Would you please let us have a firm offer for ../your current catalogue showing … – Пожалуйста, вышлите нам ваше твердое предложение на … /каталог, представляющий …
9. We would be glad to receive specifications of your new items/your current export price list/detail of trade discounts – Мы были бы рады получить спецификации ваших новых товаров/ваш текущий экспортный прайс-лист/подробный перечень торговых скидок…
10. We are also interested in your terms of payment and in discounts offered for regular purchases and large orders – Нас также интересуют условия платежа и скидки, которые вы предлагаете за регулярные закупки и большие заказы
11. We normally effect payment by Letter of Credit – Мы обычно производим оплату по аккредитиву
12. Payment will be made by cheque/bank transfer – Оплата будет произведена чеком/ банковским переводом