Глава ii. выставки, и их роль в pr
Выставки и их организация
В наше время выставки имеют самый большой удельный вес в комплексе PR-мероприятий. Именно выставки привлекают в компанию самый большой поток клиентов, потому что традиционно представляют собой места для встреч поставщиков и потребителей. Компания, участвующая в выставке, обычно демонстрирует свои новые разработки, презентует услуги, то есть пытается заинтересовать покупателя наглядно, в режиме «здесь и сейчас». Вообще, выставка – это та самая стартовая площадка, на которой происходит первая и зачастую самая важная встреча клиента и поставщика. И главная задача компании-экспонента – завлечь своей продукцией или услугами потенциального клиента.
Яркая событийность выставочных мероприятий, привлекающая множество СМИ, является главным маркетинговым и PR-фактором, определяющим позиционирование выставки в системе глобальных общественных коммуникаций. Во время выставки на ее площадке и вокруг нее в короткий промежуток времени максимально сконцентрированы лучшие интеллектуальные и материальные ресурсы.
При этом организация выставки требует немалых усилий и значительных финансовых инвестиций. Выставочная деятельность любой компании это и обмен научным опытом, и налаживание деловых связей, и демонстрация последних разработок, достижений. Выставки оказывают существенное влияние на объем продаж компаний-экспонентов, вне зависимости от того, в какой области они осуществляют свою деятельность. Именно на выставках заключаются самые выгодные контракты, приобретаются партнеры и заводятся ценные знакомства, ведь главной функцией выставки все же остается общение.
Планируя участие в выставке, необходимо определиться, каковы ваши цели этого затратного мероприятия, к какой целевой аудитории мы обращаемся, как использовать результаты от проведения выставки и т.п. Участвовать в экспозиции нужно, например, если есть необходимость объявить о создающемся продукте, найти партнеров для совершенствования производственного процесса, открыть дилерскую сеть (если это региональная или международная выставка), усовершенствовать процесс сбыта или производственную программу. Важно начинать подготовку к выставке не менее, чем за 5 – 6 месяцев до события. Нужно продумать все до мельчайших деталей, грамотно распределив ресурсы и спланировать бюджет.
Цели организации выставки могут быть разными. Для развивающихся компаний – это повышение узнаваемости, возможность заключить контракты и заявить о себе. Для уже укрепившихся на рынке – способность доказать свою состоятельность и конкурентоспособность, а для лидеров рынка не явиться на выставку просто непростительно – для них она служит элементом поддержания уже сформировавшегося имиджа.
Проблему может представлять и выбор площадки для выставки. Для начала надо составить список подходящих по тематике выставок. Затем следует выяснить, сколько участников и посетителей они собрали в прошлые годы. Солидная выставочная компания охотно предоставит статистику, пришлет программу мероприятия, сопроводительные документы, расскажет, где и как оно будет рекламироваться.
Выставка должна представлять из себя красочное, яркое событие, оформление должно быть продумано до мелочей. В ходе подготовки выставки осуществляется подготовка и рассылка пресс-релизов о выставке. Оформляется стенд с материалами. На выставке распространяются плакаты, пресс-пакеты и другие материалы, происходит общение с посетителями, их информирование в отношении продвигаемого товара или услуги.
Штат, занятый на выставке также должен соответствовать целям выставки. Необходимо определиться, будут ли присутствовать на выставке технические специалисты, которые могут рассказать о продуктах и услугах более подробно, или топ-менеджеры, чья задача – общение с высокопоставленными посетителями. Именно персонал несет основную ответственность за эффективность выступления на выставке. Поэтому необходимы ежедневные совещания по итогам дня. Нужно напоминать каждому о целях присутствия на выставке, его роли и задачах, сообщать, какие успехи уже достигнуты. И, самое важное – не уставать поддерживать энергию и хорошее настроение у своих сотрудников.
Желательно создать такой алгоритм беседы с посетителями, чтобы по одной - двум первым фразам можно было определить, к какой группе они относятся, и соответственно строить свою дальнейшую беседу и взаимодействие с ним. Это значительно повышает эффективность контактов. Важно помнить, что не всегда на выставку приходят сами первые лица, часто туда посылаются те, кто собирает информацию для принятия решения. Соответственно, задача – получить от них максимум информации, а для этого надо предусмотреть технологию работы с такими посетителями.
Итак, выставка является PR-практикой компании, сконцентрированной в пространстве и во времени. Поэтому хорошо проведенная выставка дает новый импульс развитию бизнеса и приносит огромное удовлетворение всем участникам команды.
Выставочное оборудование
Выбор и расположение выставочного оборудования требует филигранной точности на всех этапах подготовки и работы на выставке. Расположение, дизайн и программа мероприятий нашего стенда должны отражать то, чего мы хотим достичь.
Если участие в выставке – это элемент крупномасштабной PR компании, то без оригинального стенда не обойтись. Выставочный стенд - важнейший элемент выставочной концепции. Необходимо четко понимать, что выставочный стенд - это штаб-квартира экспонента на выставке, а оформление, дизайн выставочного стенда напрямую зависит от целей и задач участника выставки. Дизайн выставочного стенда обязательно базируется на выставочной концепции, позволяющей дизайнеру максимально точно отразить на выставочной площадке главную идею экспонента. Эффективность идеи дизайна выставочного стенда заключается в том, что выставочный стенд должен не только выделяться среди других, но и решать практические маркетинговые и рекламные задачи экспонента.
Любой стенд должен иметь хотя бы минимальную закрытую площадь. Во-первых, необходимо место для рекламных материалов. Лучше если это будет стеллаж с полками (можно сборный из выставочных конструкций), обойдетесь меньшей площадью. Во-вторых, обязательно должна быть вешалка и место для личных вещей тех, кто будет работать на стенде. В противном случае все ваши усилия по дизайну стенда будут излишними, из-за беспорядка на стенде.
Постоянное участие в региональных выставках может потребовать от экспонента мобильности. Для этого разрабатываются специальные мобильные выставочные стенды. В основу мобильного выставочного стенда заложены простота и надежность конструкции, в сочетании с ярким запоминающимся имиджем и возможностью трансформации.
Среди типов выставочного (стендового) оборудования можно выделить три условных группы:
1. Стенды оригинальной застройки, представляющие собой целые архитектурные сооружения, объединенные определенной стилистикой. Такие сооружения могут иметь несколько этажей.
2. Стенды модульной застройки. В их основе лежат типовые металлические каркасные элементы; пространство между ними заполняется жесткими панелями из ламинированного ДСП, пластика, стекла. Из этих конструкций формируется как само пространство выставочной экспозиции, так и подсобные и технические помещения, переговорные. Из них же изготавливаются стеклянные витрины, прилавки, подиумы для демонстрации образцов продукции. Самыми известными мировыми поставщиками являются Constа (Финляндия) и Oсtanorm (Германия). Также известны конструкции Меrо.
3. И, наконец, самые современные и относительно недавно появившиеся на рынке «Мобильные стенды» (Mobile Display Systems, Portables), представляющие из себя сверхлегкие конструкции, быстрособирающиеся без специальных инструментов самими стендистами и легко пакующиеся в компактный багаж. Как правило, для перевозки такого вида стендов не нужно специального грузового транспорта, а используется обыкновенная ручная кладь. Эти преимущества, включая универсальность и широкие возможности для трансформации, а также разнообразие форм, снискали мобильным стендам высокую популярность, особенно в России, где удобство их использования сопряжено с повсеместной непригодностью выставочных площадок.
Возможно несколько подходов к организации экспозиции:
- Большой ассортимент. В этом случае, все представляется по максимуму, с целью произвести впечатление на посетителя количеством. Особенно к этому склонны торговые компании. Из-за этого такой стенд часто напоминает магазин, и увидеть посетителю что-либо в общей массе достаточно трудно.
- Концептуальный стенд. Такой стенд зачастую называют имиджевым, главная его задача - произвести впечатление на посетителей. Это может быть оправданным, если основной целевой группой являются партнеры, а стенд используется только как площадка для встречи гостей. Но остальным посетителям выставки часто бывает трудно понять, чем же занимается компания, представленная на таком имиджевом стенде.
- Группы продукции. На стенде выставлены те образцы продукции, которые представляют наибольший интерес для целевой группы. При этом каждая группа продукции представлена как образцами наиболее ходового ассортимента, так и перспективными новинками, остальной ассортимент представлен в каталогах. Это позволяет привлечь внимание и тех, кто ориентирован на традиционную продукцию, и в то же время представить новинки ассортимента.
Возможны и комбинированные подходы в различных зонах экспозиции, рассчитанные на работу с различными целевыми группами. Выбор зависит как от поставленных задач, так и характеристик целевой группы, которая является для вас приоритетной на время работы выставки.
Бюджет выставки
Идея выставки не будет реализована так, как была сформулирована, если бюджет мероприятия будет рассчитан неправильно. Невозможно говорить о некой средней цене участия, поскольку она зависит от типа выставки, ее местоположения, размера стенда и множества других факторов.
Однако некоторые эксперты считают, что приблизительную цену можно узнать, умножив стоимость аренды стенда на 10 (оплата персонала не учитывается).
Обычно цена включает в себя:
Базовую цену (аренда стенда, электроэнергия, пропуски для экспонентов, парковка и т.д.);
Стоимость дизайна стенда (креатив, планирование, установка, дисплеи, фото, слайды, надписи, оформление, аудио- и визуальные презентации и т.д.);
Стоимость оборудования стенда (мебель, ковер, свет, кухонное оборудование, видео- и слайдпроекторы и т.д.);
Стоимость услуг на стенде (развлечение посетителей, переводчики, хостесс, вспомогательный персонал и т.д.);
Стоимость коммуникационных материалов (приглашения, сувениры, рекламные материалы, рассылка, пресс-папки, перевод, входные билеты для посетителей, телефон, факс, Интернет и т.д.);
Транспортные расходы (склад, страховка, таможенные платежи и т.д.);
Командировочные и транспортные расходы персонала;
Иные расходы (консультации, исследование рынка, мероприятия, обучение и т.д.).
Для мелких и средних компаний одним из аргументов для участия или неучастия в выставке становится ее стоимость. Здесь есть два основных правила: начинать подготовку заранее и не экономить на качестве имиджевых рекламных материалов. Если компания собирается очно участвовать в выставке, то подготовка должна начаться практически за год. Как минимум за полгода до выставки нужно точно знать, как и что будет представлено, какие сотрудники будут работать на выставке.
Ни в коем случае нельзя экономить на качестве выставочного оборудования, баннеров с логотипом компании, размещаемых над стендом, полиграфического исполнения рекламных буклетов и проспектов. Все это - имидж фирмы и продукции. Такая формулировка не означает, что надо заказывать эксклюзивный стенд у самой известной компании. Но остаться в средней ценовой категории, особенно по качеству полиграфии, просто необходимо.
Еще один момент, который нередко ускользает от внимания экспонентов - необходимость выстраивания правильных отношений с организаторами выставки. В итоге участники, затратившие значительные средства на аренду площади и строительство стенда, не получают полной отдачи от мероприятия. Международная практика свидетельствует, что для достижения успеха на выставке нельзя ограничиваться арендой стенда. Исходя из данных Центра исследований выставочной индустрии (CEIR), на нее приходится только 25% выставочного бюджета. Одной из наиболее весомых статей затрат является маркетинговая и рекламная программы. Исследования CEIR подтверждаются данными Ассоциации торговых выставок Германии (AUMA). Согласно диаграмме, аренда выставочной площади составляет не более 20% всех затрат экспонента, тогда как реклама и маркетинг требуют не менее 12% бюджета
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе проделанной работы мы рассмотрели широкий ряд специальных мероприятий, призванных привлечь внимание к деятельности организации, наладить контакт с партнерами и потребителями. В область нашего интереса вошли различные способы осуществления взаимодействия со СМИ, выставки, презентации и другие публичные мероприятия.
Нетрудно заметить, что все выбранные нами для анализа способы осуществления PR объединяет то, что они основаны на активном заявлении о себе, причем задействуются в воздействии на публику все каналы передачи-восприятия информации: зрительные, слуховые, вербальные (коммуникативные). Хорошо организованные публичные мероприятия лучше запоминаются, причем с положительной стороны, вовлечение в процесс создает у посетителей ощущение сопричастности к событию, оно становится событием из их собственной жизни.
Итак, специальные мероприятия – это события, проводимые компаниями в целях привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности, продуктам и услугам. Обычно организация специальных PR - мероприятий предполагает наличие некоторого «объективного» повода: вывод на рынок нового продукт, юбилей, запуск социально значимого проекта и т.п. Однако, при отсутствии такого повода его можно «создать» и сделать из него целое событие. Специальными событиями и мероприятиями, организация которых относится к сфере Public Relations, могут являться: организация и проведение конференций, семинаров, презентаций и любых деловых мероприятий; участие в выставках; проведение промо-акций; организация развлекательных мероприятий: праздники, вечеринки, шоу, концерты, торжества. При организации специальных мероприятий проводится серьезная организационная работа. Общий план всех мероприятий должен быть детально продуманным.
Организация и проведение специальных PR - мероприятий может иметь различные цели: создание имиджа и репутации, создание и укрепление бренда, рост продаж, формирование команды и т.д. Поэтому, начиная работу по организации мероприятий, для компании в первую очередь необходимо ответить на главный вопрос: какие задачи мы хотим решить с помощью этого инструмента.
Важный, затронутый нами аспект осуществления PR, - взаимодействие со средствами массовой информации. Общение с СМИ предполагает регулярную информированность журналистов пресс-релизами, задействование их в любых проектах компании – юбилеях, выставках, благотворительных и спонсорских проектах. Мы рассмотрели целый ряд мероприятий с участием журналистов и выяснили, что главное – качественная передача информации с тем, чтобы до потребителя дошел неискаженный, правильный образ организации и адекватное представление её деятельности.
Кроме того, мы выяснили, что выставки являются одним из наиболее эффективных средств повышения продаж и позволяют достичь целевой аудитории в течение нескольких дней. Причем это единственное средство, которое приводит заинтересованного покупателя непосредственно к продавцу. Оно позволяет использовать все пять чувств, позволяет демонстрировать продукт, отвечать на вопросы, опровергать возражения – и что самое важное – строить отношения с вашими потенциальными покупателями напрямую. Главная задача во время работы выставки - обеспечение нужной нам реакции по отношению к вашей экспозиции со стороны целевых групп.
Таким образом, для достижения максимального эффекта от специальных мероприятий PR, важно точно определить их цели и задачи, грамотно разработать стратегию, вписав ее в общую концепцию продвижения бренда или компании.
Список использованной литературы
1. Алешина И.В. Корпоративный имидж // Маркетинг. - 2016. - № 1.
2. Белянина Н. Выставка – это важно - 2015.
3. Блэк С. Паблик рилейшнз. Что это такое?. - М.: Модино Пресс, 2014.
4. Викентьев И.Л. Приемы рекламы и Public Relations // Триз-шанс. - 2015.
5. Дейян А. Реклама. – М.: Прогресс, 2015.
6. Джи Б. Имидж фирмы. Планирование, формирование, продвижение. — СПб.: Питер, 2000.
7. Доти Д. Паблисити и паблик рилейшнз. – М.: Филинъ, 1996.
8. Захарова В.В. Современная реклама: от общих идей к практике. Учебное пособие. - Владивосток, 2015.
9. Меньшиков А. Выставочный стенд: от брифа до экспозиции - 2005.
10. Минин А. Как получить максимальный эффект от участия в выставке // - 2015.
11. Музыкант В.Л. Теория и практика современной рекламы // Евразийский регион. - 1998.
12. Мюллер В.К. Новый англо-русский словарь. – М.: Русский язык медиа, 2014.
13. Невзлин Л.Г. Паблик Рилейшнз. - М., 2016.
14. Пирогова Ю. Скрытые и явные сравнения // Реклама и жизнь. – 1998. - №5.
15. Политология. Энциклопедический словарь. – М.: Изд-во Моск. Коммерч. Ун-та, 2015.
16. Попов М. Подготовка презентации - 2015.
Приложение 1
Характерные признаки торговых ярмарок и торгово-промышленных
Выставок
| Признак | Торговая ярмарка | Торгово-промышленная выставка |
| 1. Организуется физическими и юридическими лицами и адресуется организационному рынку | Да | Да |
| 2. Имеет ограниченную продолжительность | Да | Да |
| 3. Действует периодически в конкретных местах | Да | Да |
| 4. Вход разрешен только по предъявлении билета | Да | Да |
| 5. Предназначена для большого числа посетителей | Да | Да |
| 6. Предложение отличается объективностью | Да | Нет |
| 7. Предложение является лишь представительных для одной или нескольких отраслей | Да | Нет |
| 8. Ставит задачей заключение прямых торговых сделок по образцам | Да | Нет |
| 9. Ставит задачей распространение информации с конечной целью поощрения продаж по образцам | Да | Нет |
| 10. Как правило, разрешен свободный вход частным лицам | Да | Нет |
| 11. Вход частным лицам разрешен лишь в отдельных случаях | Нет | Да |
| 12. Осуществление продаж конечным потребителям входит в обычную практику | Да | Нет |
| 13. Осуществление продаж в массе своей промежуточным звеном | Да | Нет |
| 14. Продажа конечным потребителям осуществляется лишь в отдельных случаях | Нет | Да |
Приложение 2
Организации, регулирующие деятельность ярмарок (выставок)
Регулирование деятельности выставок и ярмарок занимаются как учреждения стран, на территории которых они проводятся, так и международные организации.
Местные учреждения – это министерства и ведомства, торговые палаты, ассоциации промышленников и торговцев, общественные организации, содействующие развитию международных связей, и городские муниципалитеты. Ими создаются постоянные рабочие органы по управлению ярмарками и временные – по управлению выставками, выставочные комитеты или управления или комитеты через соответствующий аппарат организуют подготовку и проведение выставок и ярмарок. Правовое положение участников выставок и ярмарок и их устроителей определяется порядком регламентом или правилами участия в выставках и ярмарках.
К международным организациям, регулирующим деятельность международных выставок и ярмарок, относят:
Международное бюро выставок создано в 1931 году для наблюдения за выполнением Парижской конвенции 1928 года о международных выставках. В задачи Конвенции входят регламентация порядка организации официальных всемирных выставок в целях устранения возможных разногласий между различными странами, классификация выставок, определение прав и обязанностей стран, организующих выставки и участвующих в них, порядок присуждения наград экспонентам товаров. Конвенция определяет сроки организации выставок с учётом их категории. Страна, организующая выставку, должна зарегистрировать её в Международном бюро выставок не позднее, чем за шесть месяцев до рассылки приглашений. Конвенция предусматривает ряд льгот для участников выставки: бесплатное предоставление площади под экспонаты; временно беспошлинный ввоз экспонатов с обязательством их обратного вывоза; беспошлинный ввоз каталогов и других рекламных изданий, строительных материалов для возведения павильонов и стендов, образцов для бесплатной раздачи и дегустации. Если этому не препятствуют законы страны, экспонент имеет право продать свои экспонаты по окончании выставки. Важное значение имеет также запрещение повышения таможенных пошлин страной, в которой проводится выставка, за шесть месяцев до её открытия и во время функционирования.
Союз международных ярмарок создан в 1925 году в целях организации и поддержания постоянного сотрудничества международных ярмарок, защиты их прав, расширения круга их деятельности и таким образом, содействия развитию товарообмена между государствами. Союз является частным объединением. Члены Союза делятся на членов-учредителей, действительных и чрезвычайных членов. Членами-учредителями считаются те ярмарки, по инициативе которых основан Союз. В действительные члены Союза принимаются ярмарки, юридически призванные в качестве международных правительством своей страны, созданные авторитетными организациями, существующими минимум пять лет, имеющие собственное ярмарочное оборудование, привлекая в качестве участников промышленные и торговые фирмы минуя посредников. В качестве чрезвычайных членов принимаются ярмарки, организованные в странах, в которых существует одна или несколько международных ярмарок – членов Союза. Союз международных ярмарок разрабатывает проект мероприятий, способствующих развитию ярмарок, создаёт арбитражные комиссии для решения споров между своими членами, содействует рекламе международных ярмарок, выпускает ежемесячный журнал. В своей деятельности Союз добился некоторых результатов распространения на территории международных ярмарок положения о таможенных складах, упрощения таможенных формальностей, выделения участникам ярмарок импортных контингентов, патентной охраны выставленных на ярмарку изобретений, установления льготных транспортных тарифов на перевозку ярмарочных грузов, выдачи бесплатных виз посетителям ярмарок и др.
Рабочая группа по международным ярмаркам Комиссии по развитию внешней торговли при Европейской Экономической Комиссии Организации Объединенных Наций (ООН) создана в 1955 году. В её состав входят двадцать стран, а также Союз международных ярмарок и Международная торговая палата. Группа разработала ряд рекомендаций правительством стран-членов ООН относительно административных льгот, которые предоставляются международным ярмаркам и выставкам. Эти рекомендации определяют порядок выдачи виз участникам выставок и ярмарок (бесплатно, в кратчайшие сроки – не более 15 дней), порядок ввоза на выставки и ярмарки рекламного и строительного материалов, необходимых для проб экспонатов (временно беспошлинно), порядок получения экспонентами иностранной валюты, предоставления им товарных контингентов и прочее.