Упражнение 3. «Просмотр и редактирование данных»

1. Создать простую форму для таблицы «Товар» с помощью автоформы.

2. Создать форму для таблицы «Продавец» с помощью Мастера форм.

3. Добавить несколько записей в таблицу «Товар» в режиме созданной формы.

4. Проверить функции поиска и замены значений полей.

5. Применить фильтр по выделенному значению поля таблицы «Товар».

6. Проверить применение фильтра в форме.

7. Найти записи таблицы «Продавец» с помощью фильтра - Изменить фильтр по двум условиям: либо по заданной фамилии, либо по адресу, указав только комплекс.

8. В таблице «Товар» просмотреть записи только товара с кодом 2 (просмотр с помощью контекстного меню).

9. Применить Расширенный фильтр для вывода записей из таблицы «Продажи» по двум условиям одновременно: товар с заданным кодом и на заданную дату.

10. Просмотреть отсортированные записи таблицы «Товар» по возрастанию цены товара. После просмотра вернуть первоначальное состояние таблицы.

11. Упорядочить данные таблицы «Продажи» по двум ключам: по коду товара и по дате продажи.

12. Создать простой отчёт по данным таблицы «Продавец» с помощью автоотчёта.

13. Создать отчёт по нескольким полям таблицы «Продавец» с помощью Мастера отчётов.

Контрольные вопросы

1. Что такое база данных?

2. Основное назначение базы данных.

3. Что понимается под термином «предметная область»?

4. Что такое собой представляет «информационный объект»?

5. Какие Вы знаете модели данных?

6. Что является основой реляционной модели данных?

7. Что такое информационно-логическая модель?

8. Что означают термины «поле» и «запись» в применении к базе данных?

9. Что такое «ключ» и для чего его применяют в базе данных?

10. Какие типы связей существуют между информационными объектами?

11. Каковы этапы проектирования логической структуры базы данных?

12. Каким образом разрешается связь типа М:М между двумя таблицами БД?

13. Что означает понятие «целостность данных»?

14. Для чего нужны правила нормализации?

15. Перечислить основные правила нормализации.

16. Каким образом можно защитить информацию в базе данных?

17. Какие программные средства существуют для работы с базами данных?

18. Перечислить этапы создания базы данных.

19. Что собой представляет Microsoft Access?

20. Какие объекты существуют для работы с базой данных?

21. Какие варианты создания таблиц БД существуют в MS Access?

22. Наиболее популярный способ создания структуры таблицы в MS Access?

23. Каким образом указывается ключевое поле в таблице?

24. Как удалить поле из таблицы?

25. Указать последовательность действий при установлении связей между таблицами в MS Access.

26. Какие свойства поля таблицы применяются для удобства ввода данных?

27. С помощью какой команды MS Access можно увидеть инфологическую модель базы данных?

Заключение

Смею надеяться, что настоящее пособие помогло студентам, начинающим осваивать работу по проектированию и разработке базы данных. Хотелось бы, чтобы при защите своей самостоятельной работы они свободно владели терминологией и основными понятиями СУБД, могли объяснить инфологическую модель базы данных, типы связей между информационными объектами, структуру этих объектов, назначение ключевых полей.

Думаю, что читатели этого пособия смогли практически реализовать инфологическую модель БД в среде MS Access: правильно построили структуры всех таблиц, грамотно, с использованием всего многообразия инструментов MS Access, заполнили таблицы данными контрольного примера, научились просматривать и редактировать таблицы (изменять данные, удалять ненужные, добавлять новые, осуществлять простейший поиск ).

Не расслабляйтесь! Это пособие является первым этапом в изучении этого материала, далее следует второй этап – работа с объектами базы данных (запросами, формами, отчётами), которые нужно научиться создавать и правильно использовать. Помощь в этой работе найдёте в учебном пособии «Работа с базой данных в MS Access». Удачи!

Задание для самостоятельной работы

1. Выбрать предметную область, составить перечень вопросов для изучения и анализа работы в ней;

2. На основе анализа предметной области выявить два информационных объекта, связанных между собой по типу М:М, определить наиболее важные свойства этих объектов, задать ключевые поля.

3. Правильно разрешить связь М:М, построить инфологическую модель базы данных, учитывая правила нормализации, показать преподавателю для утверждения.

4. На основе утверждённой инфологической модели создать в MS Access структуры таблиц, соответствующих выбранным информационным объектам, и связующей таблицы.

5. Заполнить таблицы данными контрольного примера, удовлетворяющего перечню вопросов, составленных на основе анализа предметной области

(при вводе данных использовать различные возможности СУБД Access).

6. Создать простые формы (автоформы) для просмотра и редактирования введённых данных, добавить или удалить ненужные записи.

7. Сохранить созданную базу данных в файле.

Примерные варианты предметной области

( для тех, кто не сумел придумать свой …)

1. Налоговая служба, контролирующая уплату разного вида налогов различными фирмами.

2. Кредитование банками разных фирм.

3.Работа банка с вкладчиками, вложившими деньги в разные виды вкладов.

4.Оказание различных услуг разным клиентам (ателье, парикмахерская, адвокатура, охранное агентство, автосалон, салон мобильной связи, провайдеры Интернет - услуг, ресторан).

5. Междугородняя телефонная связьразных абонентов с различными городами.

6. Приём в клинике разными специалистами-врачами разных пациентов.

7. Гастрольные концерты артистов в различных городах.

8. Продажа билетов в нескольких кассах на различные маршруты.

9. Прокат товаров разными клиентами.

10. Туристические поездки, которые организуют разные турагентства гражданам.

11. Транспортные перевозки различных грузов в разные населённые пункты.

12.Работа модельных агентств с различными манекенщицами, моделями.

13.Спонсирование выступлений различных КВН - команд разными спонсорами.

14.Выступления спортсменов в разных соревнованиях.

15. Рабочие цеха производят разного вида детали.

16. Работа библиотеки, выдающей читателям книги.

17. Брачное агентство, организующее знакомства мужчин и женщин.

18. Рекламы в теле- и радиопередачах.

19. Почтовые отправления в различные населённые пункты.

20. Демонстрация фильмов в разных кинотеатрах.

Приложение 1. Дополнительные сведения по созданию структуры таблицы.

MS Access поддерживает восемь основных типов данных:

§ текстовый – алфавитно-цифровые данные;

§ поля МЕМО – алфавитно-цифровые данные (предложения, абзацы, тексты);

§ числовой – числовые данные (точность значений и объём памяти определяется в свойстве Размер поля);

§ дата/время – даты и время (позволяет выполнять вычисления в ед.- цах времени);

§ денежный – данные о денежных суммах, хранящиеся с 4 знаками после запятой;

§ счётчик – длинное целое, специально предназначен для генерации первичного ключа;

§ логический – значения ИСТИНА или ЛОЖЬ (например, оплачены ли счета, выполнены ли тесты и т.д.);

§ поле объекта OLE позволяет хранить картинки, диаграммы, звуковые фрагменты;

После того, как выбран тип данных, Access выводит некоторые свойства поля в левой нижней части окна по умолчанию. Далее можно задать необходимые свойства поля, зависящие от выбранного типа поля.

Свойствана вкладкеОбщие:

Размер поля – максимальный размер данных, для хранения которых предназначено данное поле;

Формат поля – представление данных при выводе на экран или печать.

Маска ввода может быть задана для некоторых типов данных, её пользователь увидит при вводе данных в поле (см. Приложение 2).

Проще всего создать маску с помощью Мастерапо созданию масок (в окне свойств – маска ввода – кнопка …). Окно Мастера выводит набор стандартных масок, выбранную маску можно проверить в поле Проверка, в следующем окне Мастера можно отредактировать стандартную маску.

Подпись- определяет текст, который выводится в подписях объектов в различных режимах в формах и отчётах:

Значение по умолчанию определяется для всех типов данных, кроме Счётчика;

Условие на значение - выражение, которое при вводе или редактировании полей должно быть истинным. Access не позволит ввести данные, не удовлетворяющие этому условию (контроль ввода данных). Например, <100 означает, что значение поля не должно быть меньшим 100.

Правила для написания условий:

§ Выражения содержат знаки операций (<,>,<=,=,<>,OR, AND);

например: > 50 AND <100

§ Текстовые значения должны заключаться в кавычки,

например: “Казань” OR “Наб.Челны”;

§ Дата должна быть заключена в символы числа (#), например: #15.09.98#;

§ IN - проверка значения из списка; например: IN (“Казань” , “Наб.Челны”);

§ LIKE – оператор сравнения , проверка соответствия текстового поля заданному шаблону символов (?, *, # ) , например: LIKE ”??00###”

Для удобства составления выражений существует специальный Построитель выражений, который можно вызвать в окне свойств –

Условие на значение – кнопка …

Сообщение об ошибке – текст сообщения, которое будет выводиться в случаях, когда вводимое значение не удовлетворяет условию на значение.

Индексированное поле – определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, операции сортировки и группировки.

Например, если часто выполняется поиск по полю "Фамилия" в таблице "Сотрудники", следует создать индекс для этого поля.

Значения индексированного поля:

Нет (Значение по умолчанию). Индекс не создается.

Да (Допускаются совпадения)В индексе допускаются повторяющиеся значения.

Да (Совпадения не допускаются)Повторные значения в индексе не допускаются.

В правой нижней части окна выводится краткая информация о полях или свойствах, которая меняется при перемещении курсора в окне таблицы.

Приложение 2. Синтаксис масок ввода и примеры.

В приведенной ниже таблице указано, как MS Access интерпретирует знаки, содержащиеся в свойстве Маска ввода.

Знак	Описание
	Цифра (от 0 до 9, ввод обязателен; знаки плюс [+] и минус [-] не допускаются).
	Цифра или пробел (ввод не обязателен; знаки плюс и минус не допускаются).
#	Цифра или пробел (ввод не обязателен; пустые знаки преобразуются в пробелы, допускаются знаки плюс и минус).
L	Буква (от A до Z или от А до Я, ввод обязателен).
?	Буква (от A до Z или от А до Я, ввод не обязателен).
A	Буква или цифра (ввод обязателен).
a	Буква или цифра (ввод необязателен).
&	Любой знак или пробел (ввод обязателен).
C	Любой знак или пробел (ввод необязателен).
. , : ; - /	Десятичный разделитель и разделители тысяч, значений дат и времени. (Отображаемый знак зависит от настроек языка и стандартов на панели управления Microsoft Windows.)
<	Указывает перевод всех следующих знаков на нижний регистр.
>	Указывает перевод всех следующих знаков на верхний регистр.
!	Указывает заполнение маски ввода справа налево, а не слева направо. Заполнение маски знаками всегда происходит слева направо. Восклицательный знак в маске ввода можно помещать в любую позицию.
\	Указывает ввод любого следующего знака в качестве текстовой константы. Используется для отображения всех перечисленных в данной таблице знаков как текстовых констант (например, \A выводится как знак «A»).
Пароль	Значение Пароль, заданное для свойства Маска ввода (InputMask), создает поле для ввода пароля. Любой знак, введенный в поле, сохраняется как знак, но отображается как звездочка (*).

GПримечания.

1. Чтобы включить в маску текстовые константы, отличные от представленных в таблице, в том числе знаки и пробелы, следует просто ввести их в нужную позицию.

2. Чтобы включить один из следующих знаков в качестве текстовой константы, необходимо перед ним ввести знак обратной косой черты (\).

В приведенной ниже таблице указаны описания некоторых масок ввода и примеры значений, которые в них могут быть введены.

Описание маски ввода	Примеры значений
(000) 000-0000	(095) 555-0248
(999) 999-9999!	(095) 555-0248 ( ) 555-0248
(000) AAA-AAAA	(095) 555-TELE
#999	-20
>L????L?000L0	GREENGR339М3 МАЙ Р 452Ю7
>L0L 0L0	Т2Ф 8М4
00000-9999	98115- 98115-3007
>L<??????????????	Мария Иван
ISBN 0-&&&&&&&&&-0	ISBN 1-55615-507-7 ISBN 0-13-964262-5
>LL00000-	DB51392-0493

Литература

1.Сагман С. Microsoft Office XP: Пер. с англ. – М.: ДМК Пресс, 2002 -480 с.

2.Каратыгин С.А. Access 2000. Руководство пользователя с примерами. – М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2000 – 376 с.

3.Microsoft Access 2000. Шаг за шагом. Microsoft Press, 2001, 320 с.

4.Справка: Microsoft Access (встроенная справочная служба MS Access).

[1] relation (англ.) — отношение

[2] Структурирование - это введение соглашений о способах представления данных.

[3] Access в переводе с английского означает “доступ” и читается «эксес».

[4] OLE (Object Linking and Embeding) – технология связывания и внедрения объектов.

^[5] Список значений может быть задан либо фиксированным набором зна­чений, которые вводятся пользователем при создании поля, либо спис­ком значений из ссылочной таблицы.