Правила нормализации таблицы

1. Каждое поле любой таблицы должно быть уникальным(не должно быть повторяющихся полей).

2. Каждая таблица должна иметь уникальный идентификатор (первичный ключ), состоящий из одного или нескольких полей таблицы.

З. Для каждого значения первичного ключа значения в столбцах данных должны относиться к объекту (записи) таблицы и полностью его описывать.

4. Должна существовать возможность изменять значения любого поля (не входящего в первичный ключ) без воздействия на данные других полей.

5. Вычисляемые поля не рекомендуется хранить в таблице, достаточно иметь исходные значения полей в БД, а вычисления выполнить в запросе к БД.

8.

Последний этап является не последним по важности в процессе проектирования базы данных. На этом шаге следует спланировать вопросы надежности данных и, при необходимости, сохранения секретности информации.

Для этого необходимо ответить на следующие вопросы:

· кто будет иметь права (и какие) на использование базы данных;

· кто будет иметь права на модификацию, вставку и удаление данных;

· нужно ли делать различие в правах доступа;

· каким образом обеспечить общий режим защиты информации и т.п.

Обычно эти задачи решаются совместно с системным администратором БД.

Создание базы данных

Создание базы данных, способной решать информационно-поисковые задачи, выполняется с помощью определённой СУБД в несколько этапов:

1.Создание базы данных:

1) создание структуры таблиц БД;

2) ввод данных в таблицы, заполнение БД;

3) редактирование данных;

4) создание форм для ввода и просмотра данных.

2.Создание объектов для работы с базой данных:

1) запросов для вывода нужных сведений;

2) отчётов для документирования нужных данных;

3) макросов для автоматизированного выполнения нескольких операций;

4) программных модулей для автоматизации работы с БД.

3.Разработка пользовательского интерфейса

СУБД MS Access

Наиболее популярной на сегодняшний день СУБД для персональных компьютеров является Microsoft Access[3].

MS Access — это функционально полная реляционная СУБД. В ней разумно сбалансированы все средства и возможности, типичные для современных СУБД. Кроме того, MS Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней предусмотрены все необходимые средства для ввода и обработки данных, а также для управления ими.

С помощью MS Access готовятся приложения, в которые включены следующие объекты:

Таблицы – объекты, предназначенные для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Каждая таблица содержит информацию об определенном объекте.

Запросы – объекты, которые позволяют пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов можно выбрать, обновить, удалить или добавить данные, а также создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких существующих таблиц.

Формы – в основном для ввода данных, отображения их на экране в более удобном для восприятия виде. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.

Отчёты – предназначены для создания документов, которые впоследствии могут быть распечатаны или включёны в документы другого приложения. Отчёт можно предварительно перед печатью просмотреть на экране.

Макросы – объекты, представляющие собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных действий.

Модули - объекты, содержащие программы, написанные на языке Visual Basic для приложений, которые автоматизируют выполнение различных операций.

Таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули — это самостоятельные объекты, сохраняющиеся в общем файле базы данных (тип файла - .mdb).

Запуск программы

MS Access запускается так же, как и любое другое приложение MS Office – меню Пуск† Программы, а затем Microsoft Access.

После запуска MS Access на экране появляется окно диалога Access с наименованием Microsoft Access в строке заголовка. В этом окне следует выбрать один из нескольких предлагаемых парамет­ров: открытие существующей базы данных, создание новой (пус­той) базы данных, в которую затем могут быть добавлены табли­цы, формы, отчеты или другие объекты или создание базы дан­ных с помощью Мастера.

Для создания пустой базы данных следует выбрать: Новая ба­за данных и в открывшемся окне диалога Файл новой базы данных: ввести имя базы данных, а затем нажать кнопку Создать. Появляется главное окно Access.

Главное окно MS Access содержит строку меню, панель инст­рументов, строку состояния и окно базы данных. Закрытие окна БД приводит к закрытию самой базы. Через меню Файл можно открыть имеющуюся БД или создать новую базу данных.

Строка меню находится в верхней части эк­рана и содержит меню текущего окна.

Панель инструментов находится под строкой меню. Состав её набора кнопок зависит от назначе­ния конкретной панели инструментов.

Каждому режиму работы соответствует собственная панель инструментов. После запуска Access появляется панель инструментов базы данных.

Окно базы данных

Строка состояния расположена внизу главного окна. В ней появляются сообщения о ходе выполнения команд и текущем состоянии системы.

Когда система готова выполнить команду пользователя, в этой строке выводится сооб­щение: Готово. Если будет выделена какая - то команда или опция, то вместо сообщения о готовности появляется короткий пояснительный текст о назначении выбранного элемента.

Окно базы данных

Окно базы данных (рис. 8) состоит из нескольких вертикальных вкладок, соответствующих входящим в базу объектам. Выбор определённой вкладки открывает окно диалога выполнения всех операций с соответствующим объектом. При создании новой базы дан­ных список объектов в каждом окне пуст.

Горизонтальные вкладки окна базы дан­ных являются общими для всех объектов и позволяют:

· открыть существующий объект ( ),

· создать новый объект ( ),

· создавать и вносить изменения в режиме Конструктора ( ).

3.3. Создание таблиц базы данных

Создание таблицы производится в два этапа:

1) определение структуры таблицы;

2) вводданных в таблицу (загрузка данных).

Создание таблицы в MS Access начинается в окне базы данных:

· выбрать вкладку Таблицы, затем нажать кнопку Создать;

· в окне диалога Новая таблица выбрать под­ходящий вариант создания таблицы

(например, Конструктор); ОК.

GПримечание. Особые варианты создания таблицы (см. рис.9):

Импорт таблиц – возможность импортирования таблиц из внешнего файла в текущую базу данных;

Связь с таблицами – создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.

Структура таблицы может быть создана с использованием Ре­жима таблицы либо в режиме Конструктора, а также и с помо­щью Мастера таблиц.

Наиболее широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы предоставляет режим Конструктора(в Конструктор таблиц можно выйти сразу из окна базы данных).

Примеры создания таблиц приведены для ранее спроектированных объектов базы данных «Работа магазина» (см. «Этапы проектирования...»).

При определении структуры таблицы базы данных устанавливается, из ка­ких полей состоит отдельная запись БД, и задается тип данных каждого поля.

Каждое поле таблицы идентифицируется своим именем. Кроме этих атрибутов, каждое поле таблицы обладает дополни­тельными свойствами, отображаемыми в нижней части конструк­тора и определяющими условия ввода данных.

Имена полей печатаются в клетках столбца Имя поля Конструк­тора таблиц. Имя поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, за исключением точки, восклицательного знака и квад­ратных скобок.

В столбце Тип данных определяется тип данных в этом поле (переход между столбцами осуществляется с помощью клавиши Tab). По умолчанию Microsoft Access присваивает полю тексто­вый тип данных. Другой тип можно выбрать из списка в правой части клетки типа данных (см. Приложение 1).

Например:

· Тип данных Поле объекта OLE[4] указывает на возможность хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например, электронную таблицу MS Excel, документ MS Word, рисунки, графики и прочие объекты).

· Поля типа Счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не ре­дактируются, а устанавливаются автоматически (1, 2, 3, …) при добавлении каждой новой записи в таблицу.

· Мастер подстановок позволяет создавать поле, в котором пользователь может выбрать значения из сформированного заранее списка[5].

В столбце Описание печатаются комментарии, описывающие данное поле. Описание поля используется при обращении к по­лю в дальнейшем. При вводе данных в это поле текст описания выводится в строку состояния.

Установка первичного ключа

Объявление первичного ключа обеспечивает уникальность строк и препятствует вводу повторяющихся блоков данных. Это поле не может содержать одинаковую величину в двух различных записях. Ключевое поле помогает Microsoft Access наиболее ак­тивно организовать поиск, хранение и объединение данных.

Указание поля счетчика в качестве ключевого является наибо­лее простым способом создания ключевых полей.

Если до сохра­нения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении таблицы будет выдано сообщение о создании ключево­го поля. При нажатии кнопки «Да» будет создано дополнительное поле - ключевое поле счетчика, что не всегда удобно, так как усложняет структуру таблицы.

Простой ключ определяется полем, содержащим уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера. Ключевое поле не может содержать повторяющиеся или пустые значения. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым (например, Код товара), либо определить составной ключ.

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность зна­чений каждого поля, существует возможность создать составной ключ, состоящий из нескольких полей. Если определить подходящий набор полей для составного ключа сложно, следует добавить поле счетчика и сделать его ключевым.

Например, не рекомендуется определять ключ по полям «Имена» и «Фамилии», поскольку нельзя исключить повторения этой пары значений для разных лю­дей.

Обычно в качестве ключа используются числовые поля, так как операции поиска и сравнения чисел происходят значительно быстрее этих операций с текстовыми значениями.

Первичный ключ может быть определен только в режиме Кон­структора таблиц:

· выделить поле, которое должно стать полем первичного ключа;

· вызвать команду Правка † Ключевое поле или нажать кнопку панели инструментов.