Хранение заполненной книги осуществляется в течение одного года с момента её заполнения.
4. Частота: По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо:ЛОМ, Директор магазина
· Потенциальный исполнитель: ЛОМ, Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: РОМ, ТОМ, подразделение по безопасности и защите активов, корпоративно-юридический отдел
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах:
· SHINE
· Приложение №26. Что делать если покупатель требует
· Приложение №10. Что делать если пришла проверка
· Приложение №31. Документы для размещения в уголке потребителя
| 5.1.1. Ключи от магазина |
1. Цель
Обеспечить учет всех ключей от магазина, документальная фиксация их перемещений во время выходных и отпусков, а также ограничение доступа к ключам только уполномоченных сотрудников.
Преимущества:
· Точный и актуальный список держателей ключей.
· Четкие обязанности для всех держателей ключей.
2. Политика
1. В число уполномоченных сотрудников каждого магазина входит директор магазина/ответственный сотрудник магазина.
2. Директор магазина осуществляет учет ответственных сотрудников, владеющих ключами от магазина и иных помещений в Журнале выдачи ключей (Приложение №7) , который содержит следующие реквизиты:
o Фамилию, имя, отчество сотрудника
o Должность
o Адрес фактического проживания
o Телефон
o Мобильный телефон
o Наименования выданных ключей
o Подпись сотрудника о получении ключей
o Подпись директора магазина при возвращении ключей.
3. Копия Журнала должна храниться отдельно от ключей и обновляться по мере перемещения ключей между ответственными сотрудниками магазина
3. Процедура
1. Неиспользуемые ключи от помещений должны храниться в сейфе либо металлической ключнице. Ключ от ключницы в течение рабочего дня должен находиться у директора магазина/ответственного сотрудника магазина.
2. Каждый ключ должен иметь брелок с наименованием двери, к замку которой он относится.
3. В случае потери ключей от магазина необходимо незамедлительно уведомить директора магазина/ ЛОМа/ ТОМа.
4. Изготовление копий ключей от магазина, в том числе от сейфа без предварительного получения письменного разрешения ТОМа запрещается.
5. Ключи от запасных дверей должны находиться у директора магазина/ответственного сотрудника магазина, и никому не должны передаваться.
6. В течение рабочего дня ключ от сейфа и кассы должен находиться у директора магазина/ответственного сотрудника магазина. Если в магазине два ключа от сейфа, второй ключ должен храниться в сейфе.
7. Директор магазина должен обеспечить смену кодов на всех внутренних и внешних дверях магазина, которые оснащены кодовыми замками (с ручным вводом кодов), каждые 6 месяцев. В случае смены ответственных сотрудников магазина (Директора магазина, Зам. Директора, Администратора, ЛОМа) необходимо произвести изменение кода доступа в первый день после ухода данных сотрудников из магазина.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: ЛОМ, Директор магазина
· Потенциальный исполнитель:ЛОМ, Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль:РОМ, ТОМ, подразделение по безопасности и защите активов
6. Приложение
· Приложение №7. Разные документы
· 1.1.10 Сейф и его использование
| 5.1.2. Образцы подписей сотрудников |
1. Цель
Подготовить актуальный документ с образцами подписей всех сотрудников и обеспечить соответствующий порядок документооборота в магазине.
Преимущества:
· Соответствующий порядок документооборота в магазине.
· Возможность контроля за отчётностью.
2. Политика
1. Директор магазина несет ответственность за подготовку и ежедневное (по мере необходимости) обновление Списка с образцами подписей сотрудников, по мере приема на работу новых сотрудников (Приложение №7. Разные документы).
2. Указанные в форме подписи сотрудников магазина, должны соответствовать подписям, используемым при подписании внутренней документации.
3. Копия списка с образцами подписей должна быть размещена в офисе.
3. Процедура
1. Каждый сотрудник обязан заполнить Список с образцами подписей, указав свое имя, и поставить личную подпись, которую он использует при подписании внутренних документов.
2. Директор магазина также обязан заполнить раздел информации о сенсоросъемниках, имеющихся в наличии в магазине.
3. По завершении заполнения Списка с образцами подписей сотрудников, копия документа должна быть размещена на доске информации в офисе директора магазина. Оригинал должен быть помещен в сейф.
4. При приходе нового сотрудника, в том числе директора магазина, Список с образцами подписей необходимо обновить (переписывать весь документ не нужно, достаточно прикрепить дополнительный лист).
5. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина должен обновлять образцы подписей сотрудников в начале каждого года, а также при увольнении и приходе новых сотрудников в магазин.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина, ЛОМ
· Потенциальный исполнитель:ЛОМ, Директор магазина, ответственные сотрудники магазина
· Контроль:РОМ, ТОМ
6. Приложение
· Приложение №7. Разные документы
| 5.1.3. Права доступа пользователей |
1. Цель
Обеспечить доступ к служебным операциям и всем транзакциям, выполняемым на кассовом компьютере и других персональных компьютерах, только уполномоченным сотрудникам магазина, а также получение необходимых допусков к выполнению транзакций максимально быстро и удобно для покупателя.
Преимущества:
· Предупреждение неправомерного использования системы.
· Четкие обязанности сотрудников магазина.
· Прозрачный и надежный контроль для всех типов операций, которые могут повлиять на потери и другие риски магазина.
· Сокращение финансовых потерь и ошибок, связанных с учетом товарных остатков, пробитием товара по кассе и других операций, доступ к которым должны иметь только уполномоченные сотрудники магазина в соответствии с должностными инструкциями.
2. Политика
1. Директор магазина несет ответственность за обеспечение каждого сотрудника магазина соответствующими правами авторизации и паролями.
2. Самый высокий уровень пользовательского доступа к системе магазина может иметь только директор магазина.
3. Директор магазина обязан убедиться в том, что все сотрудники магазина выполняют трудовые обязанности и используют пользовательский доступ к системе магазина согласно трудовому договору и должностной инструкции.
4. График работы сотрудников должен быть составлен таким образом, чтобы в любой момент времени в магазине находился ответственный сотрудник, имеющий пользовательский доступ к системе магазина на обработку любых клиентских операции без задержек. Особое внимание необходимо уделять магазинам, в которых применяются графики с несколькими сменами. Оплачиваемые отпуска и прочие выходные дни должны назначаться с учетом постоянного присутствия в магазине ответственных и обученных сотрудников.
5. Для магазина, в котором установлена система 1С наименования профилей пользователей в системе магазина (как самой программы, так и фронта кассира) должны состоять из фамилии и имени сотрудника. Не допускается работа в кассовой системе магазина под стандартными именами пользователей программы.
6. В магазине, где установлена система GK каждому сотруднику автоматически присваивается краткий номер пользователя системы. Работа под чужим номером пользователя категорически запрещена.
- Каждый сотрудник магазина, должность которого предусматривает наличие прав редактирования документов системы магазина (все, за исключением продавца-консультанта/мерчендайзера), обязан работать в указанной программе под своим профилем (для магазина, в котором установлена система 1С) или кратким номером пользователя (для магазина, где установлена система GK). Исключения составляют:
o кассовые компьютеры, где данная необходимость действует только к авторизации во фронте кассира,
o компьютеры склада в крупных магазинах (в дни, когда работает кладовщиков больше, чем на складе установлено компьютеров).
- Для магазина, в котором установлена система 1С, сотрудникам магазина запрещается использовать/изменять пароль расширенного доступа к правам в системе (пароль администратора) без разрешения специалиста отдела информационно-технического обеспечения. Паролем имеет право пользоваться только директор магазина (только по согласованию со специалистом отдела информационно-технического обеспечения).
9. Для магазина, где установлена система GK, каждому сотруднику, согласно должности, назначается роль в системе. Назначение нескольких ролей происходит только в случае, если должностная инструкция подразумевает совмещение нескольких должностей (например, кладовщика и продавца-кассира для должности специалист по продажам). Предоставление роли администратора, заместителя директора по товару или директора вне должностной инструкции строго запрещается.
3. Процедура
1. Для регистрации сотрудника в системе магазина смотри раздел 5.1.4. Пароли.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина, ЛОМ
· Потенциальные исполнители задания:ЛОМ, Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль:РОМ, ТОМ, Информационно-технический отдел, подразделение по безопасности и защите активов
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах:
· Пароли
| 5.1.4. Пароли |
1. Цель
Обеспечить необходимость введения названия авторизации и пароля, для доступа в систему магазина, в том числе конфиденциальность указанных сведений.
2. Политика
1. Директор обеспечивает наличие и конфиденциальность внутренних паролей (пульт охраны, кодовые замки и др.) и паролей для всех пользователей в систему магазина (во фронте кассира и при входе в систему магазина).
2. Пароли системы магазина должны состоять не менее чем из восьми знаков для магазина, в котором установлена система 1С и не менее чем из восьми цифр, для магазина, в котором установлена система GK. Директор магазина должен производить смену паролей всех пользователей системы магазина (в том числе, и для входа во фронт кассира для пробития чека) не реже одного раза в месяц, а также в день увольнения или перевода ответственного сотрудника, которому ранее была известна информация об использовании тех или иных паролей в магазине.
3. Для магазина, в котором установлена система GK, при временном отсутствии директора магазина по причине нахождения в отпуске или на больничном, директор магазина должен присвоить ответственному сотруднику соответствующие права в системе для возможности полноценного функционирования магазина в отсутствие директора магазина (при отсутствии в магазине сотрудников, с соответствующим набором прав, позволяющим полноценно функционировать магазину, согласно должностной инструкции). По возвращению директора магазина из отпуска, выхода с больничного, набор прав у ответственного сотрудника должен быть изменен в соответствии с должностной инструкцией сотрудника.
4. Если сотрудник покидает свое рабочее место (касса, компьютер менеджера) он обязан осуществлять выход пользователя из информаионной системы магазина или его блокировку.
5. Все кассовые операции должны осуществляться под авторизацией того пользователя, который проводит данные операции.
6. Обращение в службу поддержки возможно в случае, если оба менеджера магазина и его заместитель не могут разблокировать учетную запись .
7. Для того, чтобы разблокировать учетную запись сотрудника и создать новый пароль, необходимо получить подтверждение от ЛОМа, ТОМа или РД, что данный пользователь является сотрудником магазина. Разблокировка телефонного номера сотрудника должна осуществляться специалистом службы поддержки.
8. Сотрудники службы поддержки могут сообщить новый пароль для заблокированного пользователя по телефону.[MA24]
3. Процедура
1. Подробные инструкции по установке и смене паролей указаны в руководстве пользователя системы магазина.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: ЛОМ, Директор магазина
· Потенциальный исполнитель:ЛОМ, Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль:РОМ, ТОМ, подразделение по безопасности и защите активов, Информационно-технический отдел
6. Приложение
· 5.1.3. Права доступа пользователей
| 5.1.5. Проведение проверки индивидуальных шкафчиков сотрудников |
1. Цель
Выработать порядок проверки индивидуальных шкафов, что является необходимой мерой профилактики и выявления внутренних краж и мошенничества.
Преимущества:
· Устранение или снижение риска внутренней кражи.
· Повышение уровня доверия в коллективе магазина.
· Профессиональный подход к проверке индивидуальных шкафов сотрудников во избежание несправедливых обвинений, в случае утери или предполагаемой кражи имущества.
2. Политика
1. Здесь и в рамках текста Руководства под проверкой индивидуальных шкафчиков сотрудников понимается процедура, при которой досматриваемый сотрудник магазина добровольно показывает содержимое своего личного шкафчика.
2. Индивидуальные шкафчики предоставляются сотрудникам магазина для хранения личного имущества вне торгового зала, склада магазина в течение рабочего дня.
3. Всем сотрудникам магазина надлежит предоставлять индивидуальные шкафчики для хранения личных вещей.
4. Если свободных шкафчиков нет, личные вещи надлежит хранить в закрываемом помещении на кодовый замок или ключ, которое определяет директор магазина (подобные ситуации следует считать редким исключением).
5. Мобильные телефоны, бумажники, дамские и прочие персональные сумки запрещается выносить в торговый зал в течение рабочего дня.
6. Проведение проверки индивидуальных шкафчиков сотрудников должно проводиться директором магазина/ответственным сотрудником магазина в присутствии второго сотрудника и сотрудника, чей шкафчик подлежит проверке.
7. Перед проведением проверки директор магазина обязан получить разрешение сотрудника. Проведение проверки индивидуальных шкафчиков сотрудников должно выполняться в разное время в течение рабочего дня, в равной степени у всех сотрудников магазина. Если сотрудник магазина отказывается от проведения проверки шкафчика, директор магазина вправе вызвать полицию, сотрудники которой могут произвести обыск подозреваемого лица в соответствии с законодательством РФ.
8. Индивидуальный шкафчик каждого сотрудника должен подлежать проверке не менее одного раза в месяц, в соответствии с условием, приведенным выше.
9. Помещение, в котором размещаются индивидуальные шкафы, может использоваться только для хранения личных вещей сотрудников.
10. Запрещается хранить покупки сотрудников в подсобных помещениях магазина без подтверждающего факт покупки оригинала кассового чека продажи.
11. Приобретенный товар сотрудником должен храниться совместно с кассовым чеков в комнате директора магазина, до момента окончания рабочего дня сотрудника.
12. Запрещается хранить в помещении раздевалки персонала любой другой товар, который не был приобретен сотрудниками магазина (подтверждением чего, является обязательное наличие оригинала кассового чека продажи).
13. Проверки индивидуального шкафчика должны сопровождаться заполнением Формы проверки индивидуального шкафа сотрудника (Приложение №7. Разные документы).
3. Процедура
1. Распределите номерные индивидуальные шкафчики между сотрудниками магазина, по одному на каждого. Заполните Форму проверки индивидуального шкафа сотрудника с указанием имени и даты распределения.
2. Используйте один лист на каждого сотрудника.
3. Храните личные вещи в индивидуальных шкафчиках, не берите их с собой в торговый зал.
4. Сотрудникам в рабочее время не разрешается пользоваться мобильными или стационарными, не разрешается общаться с друзьями, родственниками, бывшими сотрудниками и т.д. по личным вопросам. Исключение составляют случаи крайней необходимости, предварительно согласованные с директором магазина/ответственным сотрудником магазина.
5. Сотрудники должны закрывать свои индивидуальные шкафчики на замок и держать ключ у себя.
4. Частота Ежедневно/еженедельно
5. Ответственность
· Ответственное лицо: ЛОМ, Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания:ЛОМ, Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль:РОМ, ТОМ, подразделение по безопасности и защите активов, отдел по работе с персоналом
6. Приложение
· Приложение №7. Разные документы
| 5.1.6. Порядок действий при подозрении/выявлении внутреннего воровства и прочих нарушениях |
1. Цель
Предоставить сотрудникам магазинов компании несколько официальных способов по информированию о нарушениях любого рода, обнаруженных в ходе работы.
Своей приоритетной задачей наша компания ставит ответственную, открытую и профессиональную работу с жалобами сотрудников магазинов, касающихся нарушений или недопустимого поведения на рабочем месте.
Преимущества:
· Укрепление доверия сотрудников магазина.
· Открытость в отношении жалоб от сотрудников магазинов.
· Оперативная и прозрачная процедура предоставления информации о подозрительных действиях, фактах внутренних краж и нарушений трудовой дисциплины.
· Минимизация возможности краж.
2. Политика
1. Одной из приоритетных задач компании является формирование высокой культуры поведения и соблюдения правил и стандартов. Мы также предъявляем особые требования к директорам магазинов и другим руководителям на всех уровнях управления.
2. Корпоративная культура должна побуждать сотрудников компании сообщать о том, что их беспокоит, без страха ответных действий за предоставляемую информацию.
3. Наши корпоративные правила и нормы строятся на принципах справедливости.
Внутренняя кража
1. В случае подозрения / обнаружения внутренней кражи незамедлительно проинформируйте РОМа, ТОМа, ответственного сотрудника подразделения по безопасности и защите активов.
2. Если из магазина был украден товар, данный факт должен быть подтвержден соответствующим результатом пересчёта товарного остатка украденного товара по системе магазина.
3. Если из магазина были украдены денежные средства, данный факт должен быть подтвержден соответствующим результатом инвентаризации кассы и составлением Акта инвентаризации денежных средств (Приложение №4).
4. Сведения по факту выявления внутренней кражи или по факту совершения серьезного проступка со стороны работника должны сохраняться в тайне до завершения расследования и/ или принятия дисциплинарных мер на случай сговора, или последующего раскрытия дополнительных инцидентов.
5. Только директор магазина имеет доступ к документации по факту выявленной кражи.
3. Процедура
Внутренняя кража
1. Понятие Внутренняя кража включает передачу товара сотрудником магазина третьим лицам без проведения соответствующих операций по ККМ, незаметный вынос товара из магазина, передачу товара знакомым лицам без проведения соответствующих операций по ККМ, изъятие денежных средств из кассы/сейфа магазина при отсутствии соответствующих полномочий на данную операцию, с целью присвоения данных средств и использования в личных нуждах, любые другие умышленные действия сотрудников магазина, направленные на присвоение имущества компании для дальнейшего личного использования.
Возникло подозрение на кражу
1. Сотрудник магазина, обнаруживший недостачу товара, должен действительно убедиться в отсутствии такого товара, проверив его в местах последнего нахождения. К ним могут относиться витрины, примерочные и т.д.
2. Сотрудник магазина, обнаруживший пустую коробку и/или бывшие в употреблении вещи, которые могут быть связаны с кражей, обязан уведомить директора магазина.
3. Сотрудник магазина, обнаруживший недостачу денежных средств, обязан уведомить директора магазина.
4. Директор магазина проводит внутреннее расследование на предмет выявления лиц, совершивших кражу, и принимает соответствующие меры.
5. Директор магазина обязан собрать объяснительные записки у сотрудников, владеющих информацией о факте кражи.
Потенциальные сигналы совершения внутренней кражи
1. Друзья часто навещают сотрудников в магазине в рабочее время, совершают покупки только в присутствии знакомого сотрудника магазина.
2. Сотрудник магазина ходит в одежде, которая предположительно им не приобреталась (например, товар дорогих коллекций).
3. Сотрудник часто использует функции отмена/удаление/откладывание чека во фронте кассира, возвращает товар, в том числе без подписи.
4. Закрытие и открытие магазина осуществляется одним сотрудником.
5. Недостаточный контроль над процессом выноса мусора из магазина.
6. Проверка вещей в конце рабочего дня не выполняется в соответствии с настоящим Руководством.
7. Ключи от аварийных/запасных выходов, кассы и сейфа оставляются в легкодоступных местах без присмотра.
8. Частое использование без присутствия второго сотрудника на кассе различных видов купонов и других скидок по проходящим в магазине маркетинговым акциям.
9. Двери в служебные помещения не закрываются, если они не используются в рабочих целях.
Прочие нарушения
1. В случае возникновения этических или правовых несоответствий в следующих случаях:
o фальсификация данных по программам оценки эффективности персонала магазина, с целью получения денежного премирования, согласно розничной книги мотивации,[MA25]
o документация или оформление счетов за услуги, оборудование либо сырье,
o финансовые операции внутри организации,
o нарушение законодательства,
o нарушение настоящего Руководства,
o прочие ситуации, когда ущемляются права работников и интересы,
o компании по формированию высокой культуры поведения и соблюдения правил и стандартов.
2. Позвоните по номеру горячей линии 810 800 72332255 или отправьте электронное сообщение по адресу [email protected].
3. Все указанные выше ресурсы конфиденциальны.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: ЛОМ, Директор магазина
· Потенциальный исполнитель:ЛОМ, Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль:РОМ, ТОМ, подразделение по безопасности и защите активов, отдел по персоналу, корпоративно-юридический отдел
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах:
· Приложение№39. Что делать если совершена кража
| 5.1.7. Порядок действий в экстренных ситуациях |
1. Цель
Обеспечить наличие в компании надежной, практичной и экономически эффективной схемы управления в экстренных ситуациях. Эффективное и быстрое устранение инцидента, который может привести к перебою в работе магазина.
Преимущества:
· Максимально и эффективно использовать сотрудников магазина и прочие ресурсы в случае экстренных ситуациях.
· Сокращение периода простоя магазинов компании.
· Возобновление эффективной и продуктивной работы магазинов компании после сбоя и полное возмещение нанесенных убытков компании.
2. Политика
1. Планирование постоянства ведения бизнеса, направленного на предотвращение или смягчение воздействия несчастного случая или иного негативного события на бизнес в рамках компании.
3. Процедура
1. При наступлении случаев возникновения ущерба (сумма которого по предварительной оценке составляет более 10 тысяч рублей) товарно-материальных ценностей, внешней и внутренней отделки помещений магазинов компании, директор магазина обязан письменно и по телефону проинформировать ответственных ТОМа, Специалиста по работе с претензиями, ответственного сотрудника подразделения по безопасности и защите активов.
- Директор магазина обеспечивает наличие внутренних телефонов сотрудников компании в доступном месте возле каждого телефона городской связи магазина, обеспечивает наличие телефонов сторонних организаций, от которых зависит поддержание работы магазина, у городского телефона, расположенного в офисе директора магазина.
- Директор магазина должен исключить реализацию товара, который пострадал в результате чрезвычайного происшествия (т.е. невозможно вернуть товарный вид и свойства товара). Дальнейшие инструкции по хранению/перемещению и т.д. пострадавшего товара директор магазина должен получить у специалиста по работе с претензиями.
Действия ответственных лиц при чрезвычайных происшествиях в магазине
1. Директор магазина (в случае его отсутствия – ответственный сотрудник магазина), несет ответственность за сбор документов и урегулирование чрезвычайного происшествия, произошедшего в подотчетном магазине.
2. В случае наступления чрезвычайного происшествия в магазине, к которым относятся:
- затопление,
- пожары,
- кражи,
- иные происшествия, влекущие за собой ущерб компании
3. Директор магазина обязан организовать действия по их устранению в соответствии с Приложением №11 настоящего Руководства.
4. В случае угрозы взрыва/террористических действий, несчастных случаев на производстве директор магазина обязан действовать в соответствии с Инструкцией по действию в чрезвычайных ситуациях для сотрудников ИОТ 10-11.
Действия ответственных лиц при отключении электроэнергии в магазине.
Директор магазина обязан обеспечить наличие в магазине следующей контактной информации:
- Об энергоснабжающей организации, которая поставляет э/энергию в магазин, в том числе контактные телефоны организации.
- Об электрике, который может прийти в Помещение магазина в любое время по просьбе директора, для необходимой возможности зафиксировать факт отключения э/энергии и проверить исправность э/систем и э/приборов.
- Об участковом сотруднике полиции, который может прийти в Помещение магазина в любое время по просьбе директора магазина, чтобы зафиксировать факт отключения э/энергии (желательно).
Действия директора магазина при отключении электроэнергии в магазине
- Зафиксировать в Акте об отключении э/энергии (Приложение №12), при этом следует учитывать:
o Акт подписывается директором магазина, а также 2-3 свидетелями: покупателями или сотрудниками магазинов, находящихся рядом (в соседних зданиях (только не в соседних помещениях)).
o В Акте обязательно указать паспортные данные свидетелей.
o В случае если отключение э/энергии длится более 1 (одного) дня (либо отключение э/энергии происходит периодически (несколько раз) в течение дня) необходимо составлять Акт ежедневно/каждый раз.
2. Желательно пригласить представителя Арендодателя для подписания Акта (в Акте указать его должность, ФИО), в случае если он отказывается от подписания – в Акте делается об этом запись (перед подписями свидетелей): «Представитель Арендодателя от подписи отказался».
- Срочно направить Запрос (Приложение №12) в энергоснабжающую организацию, осуществляющую поставку э/энергии в здание (с целью узнать проводилось ли плановое отключение э/энергии в помещении в указанный промежуток времени), при этом следует учитывать:
o Запрос делается в двух экземплярах, один экземпляр передается в снабжающую организацию, второй остается у директора магазина (на нем представитель снабжающей организации должен указать в вашем присутствии входящий номер, дату поступления письма, свою подпись (с расшифровкой) и поставить печать).
o При передаче Запроса необходимо уточнить, когда будет готов ответ и контактный телефон для связи, при этом директору магазина необходимо каждый день звонить по указанному номеру и уточнять, готов ли ответ и когда его можно забрать.
- Срочно вызвать электрика, при этом следует:
o Составить Акт осмотра э/сетей и э/оборудования в помещении (Приложение №12).
o В случае если отключение длится более одного дня – ежедневно вызывать электрика и фиксировать состояние э/сетей и э/оборудования в Актах.
- Вызвать полицию (желательно), мотивируя это тем, что в магазине отключились все э/приборы, оборудование, сигнализация, при этом, необходимо взять у сотрудников полиции документы, подтверждающие их нахождение в Помещении магазина и отсутствие в это время э/снабжения в данном помещении (если сотрудники полиции не смогут предоставить какие-либо документы, директор магазина обязан самостоятельно составить Акт по любой из предложенных форм в Приложении №12, в котором необходимо указать должность и звание сотрудников полиции и попросить их подписаться в Акте.
- Поставить в известность координатора/юриста отдела правового сопровождения сделок с недвижимостью о факте отключения э/энергии в помещении магазина с целью дальнейшей подготовки претензии Арендодателю
- Для избегания потери или искажения данных о продажах и товародвижении магазина, при отключении электроэнергии в магазине, незамедлительно корректно завершить работу компьютеров подключенных к источникам бесперебойного питания. Время работы ПК от блока бесперебойного питания возможно не более 10 минут.
4. Частота По требованию
5. Ответственность:
· Ответственное лицо: ЛОМ, Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания:ЛОМ, Директор магазина,
· Контроль:РОМ, ТОМ, Финансовый отдел
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах:
· Приложение№11. Действия при возникновении чрезвычайных ситуаций
· Приложение№12. Отключение электроэнергии
| 5.1.8. Заказ хозяйственных и рекламных материалов, заказ торгового оборудования |
1. Цель
Создать приятные условия для покупателей и довести все маркетинговые тенденции бренда до покупателей.
Преимущества:
· Приятная и информативная среда для покупателей.
· Достаточное количество рекламных материалов, а так же торгового оборудования для надлежащей презентации товаров.
2. Политика
1. Все магазины должны быть оснащены достаточным количеством хозяйственных, рекламных материалов и торговым оборудованием согласно стандартам компании.
2. Все рекламные материалы и торговое оборудование должны поддерживаться в надлежащем состоянии.
3. Хозяйственные материалы предназначены только для служебного пользования.
3. Процедура
Хозяйственные материалы
1. Каждому магазину компании присваивается категория. Категория зависит от площади магазина.
2. В соответствии с категорией магазина определяется денежный лимит на закупку канцелярских и хозяйственных товаров, выделенный магазину на каждый месяц.
3. Заказ канцелярских и хозяйственных товаров осуществляется посредством использования интернет-платформы по ссылке http://www.pragmatic.ru
4. Для осуществления заказа директор магазина должен войти в личный кабинет в интернет-платформе http://www.pragmatic.ru/, после чего осуществить заказ необходимых хозяйственных товаров, в соответствии с установленным денежным лимитом. Вход в личный кабинет осуществляется по средствам использования персональных данных, которые рассылают на электронный почтовый адрес магазина представители компании, осуществляющей доставку хозяйственных товаров. В случае своевременного не получения/утери персональных данных директор магазина должен поставить в известность Регионального специалиста розничной сети.
5. Денежный лимит на закупку канцелярских и хозяйственных товаров доступен в личном кабинете на интернет-платформе http://www.pragmatic.ru/.
6. В случае превышения установленного денежного лимита, необходимо получить согласие ТОМа и далее проинформировать ответственного Регионального специалиста розничной сети о превышении денежного лимита и причинах превышения.
7. При завершении оформления заказа на интернет-платформе, в разделе получатели необходимо выбирать в качестве получателя директор магазина.
8. Возврат канцелярских и хозяйственных товаров может быть осуществлён только в случае поставки бракованного товара.
9. Директор магазина обеспечивает оформление заказа в пределах установленного лимита на следующий месяц с 20 по 25 числа каждого текущего месяца.
10. Для вновь открывающихся магазинов региональные специалисты, ответственные за магазин, самостоятельно осуществляют формирование заказов хозяйственных материалов, пломбиратора и штампа магазина.
Рекламные материалы
- Ответственный сотрудник подразделения по работе с рекламными материалами обеспечивает рассылку по электронной почте информации о предстоящих и текущих рекламных акциях, условиях монтажа графики, поставки POS-материалов, использовании и хранении POS-материалов, а также распределение POS-материалов на магазины. Директор магазина обязан ознакомиться c инструкциями оформления магазина POS-материалами и проверить правильность запланированной графики на магазин. При наличии ошибок в распределении Директор должен связаться с ответственным сотрудником подразделения по работе с рекламными материалами.
- Ответственный сотрудник подразделения по работе с рекламными материалами прописывает информацию о том, каким образом монтируется графика в магазине. Если монтаж графики осуществляется подрядной организацией, директор магазина обязан проверить правильность и качество монтажа, и в случае возникновения визуальных несоответствий указать данные несоответствия в акте о принятии работ, который предоставляется подрядной организацией, а также поставить в известность ответственного сотрудника отдела по работе с рекламными материалами.
- Если мон