Глубина описания бизнес-процессов

При построении дерева бизнес-процессов нужно выбирать такой уровень детализации, при котором количество выделенных бизнес-процессов не будет превышать 20. Для больших и сложных бизнесов это норматив удваивается и равняется 40. После построения дерева бизнес-процессов каждый бизнес-процесс детализируется далее на работы, из которых он состоит. Этот шаг называют описанием бизнес-процессов.

При описании бизнес-процесса возникает вопрос: до какого уровня нужно опускаться, до какого уровня нужно декомпозировать (т. е. делить) бизнес-процесс? детализировать и описывать бизнес-процесс можно до бесконечности. Специалисты по описанию бизнес- процессов часто шутят, говоря, что работа по описанию бизнес-процессов начинается и никогда не заканчивается. Это определяется тем, что любую операцию, например «Подготовка документа», всегда можно разбить на более простые шаги: «Включить компьютер», «Запустить текстовый редактор» и так далее. Поэтому если не сформулировать критерии определения степени и глубины описания, работа по описанию бизнес-процессов может никогда не закончиться. При этом существует следующее требование — для того, чтобы детально описать всю деятельность организации и оперативно поддерживать разработанное описание в актуальном состоянии, на каждых трех работающих в организации сотрудников понадобится один специалист по моделированию бизнес-процессов.

Когда нужно остановиться при описании бизнес-процесса? Какие критерии существуют? Для ответа на этот вопрос вводят такое понятие, как цель описания бизнес-процессов. Прежде чем описать бизнес-процесс, необходимо четко сформулировать цель его описания: для чего нужно описывать процесс и что нужно получить от описания процесса на выходе.

Можно поставить целью снижение издержек процесса, можно спланировать уменьшение времени или повышение качества бизнес-процесса и т.д. Сформулированная цель дает критерий глубины и степени описания бизнес-процесса, согласно чему описание должно вестись до тех пор, пока сформулированная цель, которая должна быть измеряемой, не достигнута.

В итоге глубина описания бизнес-процесса зависит от цели и в каждом конкретном случае индивидуальна. Тем не менее, в проектах по описанию и оптимизации бизнес-процессов удалось обобщить стандартные цели и найти стандартные критерии определения глубины описания бизнес-процессов. В общем случае процесс нужно декомпозировать до уровня, когда будет разграничена ответственность между конкретными сотрудниками организации. При достижении этого уровня необходимо остановиться.

Как показала практика, основные проблемы в деятельности организации лежат на стыках между структурными подразделениями и сотрудниками. При этом одним из основных методов оптимизации деятельности является формализация распределения ответственности между подразделениями и сотрудниками, а также формализация результатов, передаваемых от одного сотрудника или подразделения компании к другому.

На рис. 14 показано дерево работ бизнес-процесса. Согласно вышеописанному критерию, для завершения его описания необходимо детализировать только работу 3.1.1, так как за нее отвечают две должности.

Для экономии ресурсов, снижения времени и повышения успешности проекта по описанию и оптимизации деятельности необходимо иметь четкое представление о об объеме и трудоемкости работ по описанию бизнес-процессов. Эта работа достаточно рутинная и по времени может достигать нескольких месяцев для средней организации. Нужно знать, что при детализации бизнес-процесса объем работ по его описанию экспоненциально увеличивается при переходе на нижние уровни.

Давайте рассмотрим случай, когда каждая работа бизнес-процесса делится на четыре части. Если опуститься до третьего уровня, в целом получается двадцать одна работа. Если же опуститься на шесть уровней вниз, общее количество работ составит величину близкую к полутора тысячам. В случае если делить каждую работу бизнес-процесса на шесть частей, то соответственно на третьем уровне получится сорок три работы, а на шестом — около десяти тысяч (табл. 8).

Рис. 14. Дерево работ бизнес-процесса

Таблица 8. Размер дерева работ бизнес-процесса

Уровень в дереве	Общее число работ в дереве
Декомпозиция на 4 работы	Декомпозиция на 6 работ

Практика показала, что разбиение деятельности компании на количество операций, превышающее одну тысячу, приводит к тому, что работа по описанию бизнес-процессов становится очень сложной, и здесь необходимо остановиться и вспомнить про закон Парето 20 на 80. В большинстве случаев такая глубина детализации является достаточной.

При описании бизнес-процессов следует помнить две вещи. Первое — нужно очень аккуратно контролировать уровни описания и стараться сделать так, чтобы общее количество операций не превосходило тысячу. Второе — без программной поддержки провести эту работу быстро, дешево и качественно весьма тяжело, а в большинстве случае — просто невозможно.