Организация системы коммуникаций внутри проекта

Рисунок 24 –Система коммуникаций внутри проекта

Благодаря обозначенной выше структуре, достигается следующий порядок работы отдела продаж:

Все менеджеры делятся на три команды.

Колд-коллинг команда занимается верхней частью воронки продаж, а именно созданием базового списка потенциальных клиентов, составлением из них short-листа, проведением холодных звонков и назначением встреч с лицами, принимающими решения. В составлении первоначального пула клиентов им активно помогает маркетолог.

Пресейл-команда занимается средней частью воронки продаж, а именно проведением первых встреч, презентаций в офисе клиента, вторых встреч и удаленных вебинаров.

Аккаунт-команда занимается нижней частью воронки продаж, а именно подготовкой коммерческого предложения, составлением договора, контролем перевода денег на счет и ликвидацией дебиторской задолженности.

При этом все менеджеры могут взаимодействовать между собой вне зависимости от команды, к которой они принадлежат, маркетолог работает только с первой командой и с руководителем отдела (чтобы не перегружать ненужной информацией другие команды), а руководитель отдела может взаимодействовать со всеми сотрудниками.

Для реализации продукции и услуг, в компании необходимо выстроить бизнес-процесс продажи, чтобы у команды проекта сложилось единое понимание последовательности необходимых действий.

Бизнес-процесс продажи, проводимый в рамках данной работы, показан ниже.

На данном бизнес-процессе присутствует также команда методологии и разработки. Эта команда представлена сотрудниками отдела интеграции, они отвечают за исполнение обязательств компании перед клиентом, связанных с приобретением продукта.

Организация системы коммуникаций внутри проекта - student2.ru

Рисунок 25 – Бизнес-процесс продажи

Ввиду ограниченного числа сотрудников в компании, многие функции в процессе продаж будут пересекаться, а за некоторые будет отвечать одна и та же группа людей. Построим матрицу ответственности, чтобы определить области ответственности членов команды, участвующих в продаже. Введем обозначения в матрицу за выполнение процессов:

О – напрямую ответственный

+ – соисполнитель

- – не имеющий отношения

Таблица 16

Матрица ответственности

	Колд-коллинг команда	Пресейл-команда	Аккаунт-команда	Команда методологии и разработки	Высшее руководство
Поиск клиентов	О	+	-	-	+
Холодные звонки	О	-	-	-	-
Первая встреча	+	О	-	-	-
Подготовка КП и договора	-	+	О	-	+
Вторая встреча	+	О	+	-	-
Перевод денег на счет	-	-	О	-	+
Внедрение	-	-	+	О	-

Кроме того, необходимо провести оптимизацию процесса продаж и взаимодействия с клиентами. Для этого надо воспользоваться как опытом зарубежных филиалов компании Synaptris, так и провести собственную разработку программы действий по оптимизации управления продажами. В рамках данного курсового проекта предлагается следующий вариант последовательности действий в программе продаж:

1. Определение вместе с руководством параметров, по которым будут выбираться целевые компании (оборот, число филиалов, наличие ПО, и.т.д.)

2. Поиск базы компаний, из которых впоследствии будет осуществляться выбор интересующих нас организаций.

3. Применение определенных в п.1 параметров в качестве фильтра к базе компаний, выбранной в п.2. Формирование списка из 20-40 компаний.

4. Создание приоритетного списка (50% от списка из п. 3), который формируется вместе с руководством путем анализа выбранных компаний и определения наиболее интересующих нас организаций.

5. Сбор информации об интересующем нас клиенте (лица принимающие решения, должности, достижения, скандалы и неудачи, и.т.д. )

6. Формирование идеологии, подхода к конкретному клиенту.

7. Разработка легенды к конкретному клиенту, которая ведется в рамках идеологии из п.6 и должна убедить нашего клиента выйти с нами на встречу.

8. Написание скрипта разговора, который следует держать перед собой во время телефонной беседы. Скрипт должен содержать основные вехи беседы, наши преимущества для клиента и ключевые элементы работы с возражениями, благодаря которым мы будем убеждать клиента в том, что ему выгодно с нами встретиться. Пишется скрипт так, чтобы менеджер по продажам не заикался и не терял уверенность, забыв, что он хотел сказать.

9. Анализ календаря руководителя. Перед звонком необходимо иметь на руках сведения о расписании генерального директора хотя бы на две недели вперед, чтобы не назначить встречу на день, занятый важным мероприятием или другой встречей.

10. Определение интересующего лица принимающего решение (далее ЛПР) совместно с руководством. Должность ЛПР может меняться в зависимости от стратегических целей на данный момент, но чаще всего это Финансовый директор, IT-директор, Руководитель отдела контроллинга и отчетности, Начальник отдела финансового контроля, Руководитель департамента информационных технологий.

11. Обход секретаря. Совершается первый звонок в компанию, здесь цель – выйти на ЛПР, обозначенное в п. 10.

12. Контакт с ЛПР, применение всех инструментов продаж с целью вывести его на встречу. Из этого разговора надо получить максимум для нас: электронная почта, номера телефонов, адрес встречи, заказ пропусков, личный мобильный номер. Если встречу назначить не удалось, нужно требовать у ЛПР конкретный день и время, в которое следует позвонить повторно с целью назначения встречи.

13. Отправка ЛПР на электронную почту пресс-релиза нашего продукта.

14. Отправка письма ассистенту директора, директору и лицам принимающим участие во встрече письма с информацией: Ф.И.О. ЛПР, день и время встречи, адрес встречи, информацию о пропусках на территорию, номера телефонов ЛПР, а также нюансы легенды, под которой мы едем к ЛПР.

15. Отправка участникам встречи со стороны СД-Системс информации о компании, с которой будет встреча: название компании, сайт, оборот компании, количество филиалов, наличие конкурирующего ПО, количество персонала, несколько фотографий.

16. Внесение в CRM информации о Контрагенте.

17. Анализ информации в CRM по остальным контрагентам. Обновление статусов.

18. Проверка календаря встреч пресейл-команды СД-Системс на внесение ассистентом директора назначенной встречи.

19. Выяснение у пресейл-команды СД-Системс информации по прошедшим встречам. Определение необходимости назначения вторых и третьих встреч.

20. Рассылка контрагентам пресс-релиза предлагаемой системы

21. Подготовка презентации командой пресейла

22. Проверка готовности к встрече: оборудование, раздаточные материалы, презентация, демо-версия системы, и.т.д

23. Проведение презентации.

24. Заполнение отчета о проделанной работе: число звонков, названия компаний, о чем удалось договориться. Отправление отчета через CRM

25. Подготовка коммерческого предложения по итогам встречи.

26. Отправление коммерческого предложения контрагенту.

27. Составление договора.