Начало работы в системе

Как правило, для получения должного эффекта от эксплуатации информационной системы, в нее надо ввести достаточно много начальной информации. Не является исключением и БЭСТ-5.Питание.

Ввод начальной информации – это большой труд. На него надо планировать рабочее время. Кроме того, следует иметь в виду, что утрата этой информации будет весьма болезненной.

В то же время, практика показывает, что такого рода утраты происходят при эксплуатации компьютерной техники всегда. Поэтому, прежде чем приступать к вводу начальной информации, нужно обязательно обзавестись отдельным носителем для хранения резервных копий, например, флэш-картой, или, если на компьютере стоит записывающий дисковод, чистым CD-диском. Лучше, если таких носителей будет несколько. Копии данных нужно делать ежедневно, носители при этом имеет смысл чередовать.

Прежде, чем приступать к работе надо сделать пробную резервную копию, чтобы проверить, что эта процедура не вызывает затруднений. Как уже упоминалось, резервные копии делаются в программной группе «Настройка» - «Базы данных» - «Сервисные функции» - «Создание архива базы данных». После выбора этого пункта на экране появляется окно с запросом на формирование резервной копии (рис. 8).

Рис. 8

Нужно нажать на кнопку справа от поля «Имя архива». Появится окно «Сохранить как», изображенное в нижней правой части рисунка. В поле «Папка» следует выбрать съемный носитель, и, если для архивных копий заведена специальная папка – папку. На рисунке она имеет название Ar. Затем, в поле «Имя файла» следует стереть символ *. Вместо этого символа записать любое название файла с резервной копией. Скажем, в названии файла может использоваться дата без символов-разделителей. После того, как название примет вид, например 101211.ace (или 101211), нажать на кнопку «сохранить». Название файла и путь к нему появятся в поле «Имя архива». После этого нажимается кнопка «Выполнить», и начинается процесс формирования резервной копии. Формирование идет обычно 1-2 минуты, после чего появляется сообщение о том, что копия создана успешно.

Теперь можно приступать к вводу исходной информации. Начнем с наименее трудоемких элементов. Прежде всего, это заполнение карточки предприятия. Делается это в модуле «Общие данные» - «Карточка предприятия», рис. 9. Доступ к карточке есть и в настройке модуля «Питание. Калькуляция».

Рис. 9

Карточка имеет достаточно много закладок. Не вся информация в карточке обязательна для заполнения, но название предприятия на закладке «Общее» и фамилию руководителя на закладке «Прочее» заполнить нужно. Эти данные будут использоваться в отчетных документах.

В этом же модуле, в папке «Партнеры предприятия» - «Картотека партнеров», можно занести данные об основных поставщиках продуктов. Можно ограничиться только названием и постановкой галочки в поле «Поставщик» на закладке «Закупки». Под первым номером в справочнике партнеров стоит наше предприятие.

В модуле «Питание. Калькуляция», в папке «Справочники» - «Список составителей» указывается должность, фамилия и инициалы того, кто подписывает технологические карты. Данные остальных специалистов, подписывающих документы, имеющие отношение к питанию, вводятся в п. «Настройка, сервис» - «Настройка» - «Настройка столовых».

Однако, наиболее трудоемкими операциями при запуске программы в работу являются ввод начальных остатков продуктов на складе, и корректировка технологических карт на приготовление блюд, используемых реально в данном предприятии. В одних учреждениях эту работу делает один человек, в других – два. Один, например, завхоз (кладовщик), отвечает за хранение и выдачу продуктов, другой, скажем, диетсестра – за подготовку плановых меню и меню-раскладок. Ввод начальных остатков и подготовку технологических карт можно делать одновременно, можно – по очереди, в любом порядке.