Целенаправленный путь командообразования

Целенаправленный путь командообразования возможен только тогда, когда Вы, как руководитель, остро осознали необходимость перемен в системе управ­ления организацией. Или вы только открываете свой бизнес и хотите начать с создания СВОЕЙ команды. В любом случае, основанием для целенаправленно­го командообразования является ваш внутренний осознанный выбор. Вы еще можете не знать КАК создавать команду, но уже точно знаете, что она вам необ­ходима.

И здесь для вас опять открываются два пути:

G пригласить внешнюю организацию, компетентную в вопросах командооб­разования и организационного сопровождения бизнеса;

□ действовать самостоятельно.

Внешние организация, или консультант, — это прекрасно, однако полнос­тью передоверять им процесс командообразования настоящий Монарх не станет. Скорее всего, Монарх станет действовать самостоятельно,а когда столкнется с трудными вопросами и ситуациями, он обратится к внешнему консультанту.

Допустим, вы, как Монарх, делаете ставку на самостоятельное целенаправ­ленное командообразование. Для этого вам нужно разрешить три дилеммы, и че­стно самому себе ответить на вопросы:

1. Действительно ли система управления в моей организации уже неэффектив­на, нуждается в обновлении, или ЛИЧНО МНЕ хочется чего-нибудь новень­кого?

2. Я хочу создать команду «ПОД СЕБЯ» и быть ее Лидером, или я хочу найти достойного лидера и создать команду «под него» из имеющихся сотрудников?

3. Я хочу создать только СВОЮ команду управленцев, или постепенно пере­строить на основании принципа колеса всю организационную структуру фирмы?

Ответ на первый вопростребует проведения диагностики. Вам необходимо понять, насколько в данный момент эффективна ваша организация и есть ли акту­альная необходимость что-то менять в системе управления. Для диагностики вы можете привлечь внешних консультантов, которые представят вам полную карти­ну состояния организации.

Если вы решили провести диагностику самостоятельно, тогда используйте при­веденный ниже вопросник¹⁰. Ответьте на 16 вопросов сами и предложите сделать это вашим сотрудникам.

Вопросник ЭФФЕКТИВНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИИ

Вопросы	Да	Нет
1. Увеличилось ли за последние три года количество ваших потенциальных клиентов?
2. Потери от брака и затраты на исправление дефектов превышают 1 % стои­мости реализованной продукции?
3. Соблюдаются ли запланированные сроки работы?
4. В последнее время появилось множество незапланированных затрат?
5. Низок ли процент прогулов и невыходов на работу среди сотрудников в це­лом, независимо от «уважительности» причин?
6. Текучесть кадров за последние три года превышает 5%?
7. Есть ли потенциальная возможность привлечь к работе лучших специалистов?
8. Удается ли системно, целенаправленно осуществлять повышение квалифи­кации сотрудников?
9. Удается ли системно, целенаправленно осуществлять повышение квалифи­кации руководства?
10. Посвящают ли сотрудники выполнению своей непосредственной работы 90% рабочего времени?
1 1. Всегда ли вы и ваши сотрудники понимаете требования, пожелания клиен­тов и партнеров?
1 2. Нуждается ли в улучшении микроклимат в коллективе?
1 3. В течение последних двух лет накладные расходы превышают доходы?
14. Как вы думаете, у ваших сотрудников есть потенциал работать более творчески, чем сейчас?
15. Когда ваши сотрудники остаются работать сверхурочно, то это происходит из-за того, что они не справились с работой в свое основное время?
16. Часто ли вместо положительной оценки со стороны клиентов (или партнеров) ваша организация получает рекламации?
Сумма баллов

Ключ

Один балл засчитывается, если вы ответили «да» на вопросы 1, 3, 5, 7-1 1, 14 и «нет» на вопросы 2, 4, 6, 1 2, 1 3, 15, 16.

Итак, ответив на все вопросы, вы набрали определенное количество баллов.

15 или 16 — система управления в вашей организации уже является высокоэф­фективной. В принципе, вам ничего не нужно менять, но необходимо поддержи­вать то, что имеете. Если вам хочется чего-нибудь новенького, лучше сосредото­чить свои усилия на совершенствовании микроклимата в коллективе, создании комфортной среды для сотрудников и клиентов. С другой стороны, если вы хотите расширить бизнес, сейчас у вас есть надежный тыл.

От I до 14 — система управления в вашей организации допускает нововведе­ния. Причем, если вы набрали:

12-14 баллов — ваша система управления достаточно эффективна, но можно не останавливаться на достигнутом, улучшать и обновлять ее;

9- ] ] баллов — вашей фирме, в принципе, не помешает обновление системы управления;

J -8 баллов — у фирмы еще есть шанс изменить систему управления, но следу­ет действовать незамедлительно.

Если Вы предлагали вопросник своим сотрудникам, интересно проанализиро­вать и их ответы. Не расходится ли мнение сотрудников с вашим? Если расходится, то почему? Но если есть существенные расхождения — надо что-то менять, напри­мер, начать процесс командообразования.

Ответ на второй вопрос(«Я хочу создать команду «под себя» и быть ее Лиде­ром, или я хочу найти достойного лидера и создать команду из имеющихся со­трудников?») предполагает серьезные внутренние размышления.

Надоело все тянуть одному. Мне бы собрать надежных людей, с которыми мы бы понимали друг друга с «полуслова»! Тогда бы мы горы сдвинули!

В этом случае вы готовы создавать команду «под себя». Тому, КАК это делается, будет посвящена отдельная глава.

Допустим, вы размышляете иначе, например, так: То, чем я занимаюсь, мне уже «поднадоело», но оставить я это не могу, слишком много сил вложено, и биз­нес приносит доход. Вот если бы нашелся такой человек, преданный мне, честный, достойный, которому я мог бы все передать! Платил бы ему хорошую зарплату, может быть, даже небольшой процент от прибыли. А сам бы занялся чем-то дру­гим, или просто некоторое время отдохнул, подумал, нашел новые пути развития...

Мой бизнес расширяется. Все направления мне не удержать. Мне нужны лиде­ры, которые возьмут на себя определенные направления. Под них можно было бы создать команды.

Подобные размышления говорят о том, что вы склонны сделать ставку на дос­тойного Лидера и помочь ему в командообразовании.

Итак, вы обнаружили собственную склонность сделать ставку на Лидера. В этом случае необходимо понять, кто такой Лидер и какими навыками он должен обладать.

Питер Дракер говорил: «Управление — это искусство делать правильно, а лидерство — искусство делать правильные дела». Действительно, настоящий Лидер способен вдохновлять людей на подвиги и творить чудеса, а если он еще является и Стратегическим Лидером, тогда его команда обречена на успех.

Прекрасно, если вы находите не просто Лидера, а Стратегического Лидера,который обладает следующими способностями:

□ имеет видение перспективы развития и распознает закономерности в ходе событий;

□ точно (интуитивно или с помощью специальных методик) диагностирует не­обходимость перемен;

□ умеет разработать стратегию, планы и программы реализации процесса пе­ремен;

□ может обучать искусству перемен соратников и сподвижников;

□ умеет находить необходимые ресурсы для обеспечения перемен;

□ мобилизует энергию людей, вдохновляет их, раскрывает их потенциалы, различные грани личности;

Q умеет найти «место» для каждого человека в соответствии с его возможнос­тями и способностями.

Конечно, такого человека найти непросто, и ценятся Стратегические Лидеры «на вес золота». Но ведь, скорее всего, Стратегическим Лидером являетесь вы, как руководитель, собственник, Монарх? Если это так, ищите «просто» Лидера.

Помните, в сказке о Золушке потерянную ею хрустальную туфельку примеряли всем девушкам в надежде найти ту единственную, которая станет истинной невес­той принца. 1 2 требований к лидеру (см. часть I, главу 5) являются аналогом туфель­ки Золушки. Вы можете «примерить» эти требования к каждому сотруднику и канди­дату и, в конце концов, обретете того (или ту), кто станет лидером новой команды.

Каждое требование к кандидату вы можете оценивать по 5-балльной шкале, а самому кандидату в лидеры команды вы можете предложить тест самооценки ли­дера (см. там же).

Каждый кандидат в лидеры команды может набрать сумму баллов в пределах от 1 2 до 60. Далее вам предстоит сравнить сумму баллов, выставленную вами, с той суммой, которую кандидат набрал, самостоятельно оценив свои возможности.

Если сумма баллов самооценки кандидата оказалось существенно больше (раз­рыв в 10 и более баллов) той суммы, которую выставили ему вы, это означает, что:

□ у кандидата неадекватно завышена самооценка;

□ кандидат старается произвести хорошее впечатление;

□ вы действительно недостаточно хорошо знаете его возможности.

Если сумма баллов самооценки кандидата оказалась меньше (разрыв в 10 и более баллов) той суммы, которую выставили ему вы, это означает, что:

□ у кандидата неадекватно занижена самооценка;

□ вы действительно переоценили его возможности;

G кандидат неплохо скрывал собственные тревогу, страх, уязвимость (тревогу не справиться с заданием, страх оказаться некомпетентным, ощущение бес­силия, усталости и пр.).

Самая удачная ситуация, когда расхождение в суммах составляет не бо­лее 5-7 баллов. Такой кандидат — ВАШ лидер. В других случаях вы рискуе­те, но, как известно, «риск — благородное дело».

Итак, вы определились с тем «под кого» будет создана команда. Если «под ли­дера», то вам необходимо дать ему прочитать эту книгу, отправить на семинар по командообразованию, организовать обмен опытом с теми организациями, где успешно работают команды.

Главное — доверять лидеру;не контролировать его, а поддержи­вать (морально, духовно, эмоционально, информационно); не навязы­вать ему симпатичных вам людей, а дать ему возможность собирать команду «под себя»; понимать, что члены его команды НЕ ЯВЛЯЮТСЯ вашими прямыми подчиненными, и взаимодействовать с ними вам пред­стоит ТОЛЬКО через Лидера.

Если вы к этому готовы, и лидер выбран правильно, все получится. Ответ на третий вопрос(«Я хочу создать только СВОЮ команду управленцев, или постепенно перестроить на основании принципа колеса всю организационную

структуру фирмы?) требует наблюдения и времени. Не спешите отвечать на него сразу. Потому что, если вы будете создавать СВОЮ команду управленцев, вам по­требуется время, чтобы увидеть эффективность ее работы. Если вы создадите не­сколько экспериментальных команд «под Лидера», вам также нужно будет понаб­людать за ними не менее года, чтобы оценить их жизнеспособность и эффективность. Допустим, вы создали несколько экспериментальных команд, наблюдали за ними в течение года, увидели их эффективность и подумали: «Надо бы всю систе­му управления постепенно, плавно, в соответствии с уровнем подготовленности сотрудников, перевести на работу в командах». В этом случае вы задаете себе следующие вопросы:

1. Могут ли совмещаться принципы пирамиды и колеса, или, если переходить к командам, с иерархией пирамиды нужно «попрощаться»?

2. Команды должны быть профильными, или они могут быть и межфункциональными?

3. Какова оптимальная численность команды?

Попробуем на них ответить.

1. Совмещение принципов формирования команды.Постепенно внедряя ра­боту в командах, основанных на принципе колеса, не стоит думать, что вы расстае­тесь с принципом пирамиды. Колесо может работать на разных уровнях пирамиды.

На верхнем уровне пирамиды лежит колесо команды управленцев, в центре которого находитесь вы, как руководитель. На следующем уровне располагаются колеса команд ваших управленцев, т. е. ваши заместители (или менеджеры выс­шего уровня, директора) создают свои профильные команды, которые и разме­щаются уровнем ниже вашей команды. Следующий, более низкий, уровень зай­мут команды, образованные членами профильных команд, и так далее.

Чуть усеченная сверху пирамида, каждый уровень которой заполняют «колеса»-команды, может быть очень эффективной. Правда, есть одно условие — «человечес­кий фактор»(профессионализм, коммуникативная культура, личная этика, лидерские качества каждого сотрудника). Такая организационная структура требует наличия Монархов на всех уровнях. Правда, более низкие уровни усеченной пирамиды мож­но заполнить рабочими группами исполнителей, не превращая их в команду.

Вас, правда, может смутить, что пирамида стала усеченной. Не стоит из-за это­го беспокоиться, ведь вершиной пирамиды будете являться вы, но не как член ко­манды управленцев, а как Владелец, Глава, Монарх всей структуры организации. Таким образом, при объединении принципов пирамиды и колеса вы берете на себя две роли (или функции): роль Главы организации (принцип пирамиды) и роль Лиде­ра команды управленцев (принцип колеса). Кстати, если вы внимательно рассмот­рите однодолларовую купюру, то увидите на ней усеченную пирамиду, в вершину которой заключено Око... Так что символизм налицо.

2. Типы команды.На одном уровне пирамиды можно создавать два типа команд. Первый тип команд — профильные команды.Они состоят из сотрудников

одного подразделения, постоянно работающих вместе, при условии, что харак-

тер их деятельности не предполагает конкуренции между ними. В центре их колеса может находиться член вашей команды.

Второй тип команд — межфункциональные команды.Они состоят из сотруд­ников разных подразделений, работающих над общими для этих подразделений проблемами. Главное, чтобы люди, входящие в межфункциональную команду, на­ходились на одном уровне усеченной пирамиды. Межфункциональную команду могут составить, например, «конструкторы» и «маркетологи». Другой пример меж­функциональной команды — это ваша команда, состоящая из заместителей (или директоров), ответственных за различные направления работы.

3. Оптимальная численностькак профильных, так и межфункциональных ко­манд — 7 (плюс-минус 2) человек. Минимальная численность — 3 человека; максимальная — 12-15 человек.

Однако мы наблюдали эффективную работу команды, состоящей из 20 чело­век (команда глав волостных администраций МО Гатчинский район Ленинградс­кой области).

Самое главное условие, чтобы род деятельности членов одной команды не подразумевал конкуренции (карьерной, производственной и другой) меж­ду ними.

Работа в командах возможна только в высокоэффективных организациях, иде­ология которых основана на непрерывном развитии, совершенствовании. Если вы встали на этот путь, то останавливаться нельзя. Поэтому команды постоянно обу­чаются новым методам, приемам, концепциям. На тренинговую работу, изучение нового материала в команде рекомендуется отводить 10-15% рабочего времени в неделю. Это существенная особенность работы команд. Поэтому при оператив­ном планировании работы команды важно сразу закладывать время на обучение. Если этого не будет, дух команды лишится «подпитки», и теневые стороны личнос­ти членов команды могут «выйти на поверхность». Непрерывное обучение держит членов команды в тонусе, актуализируя созидательные стороны их личности.

Семь основных рекомендаций.

1. Сосредоточьтесь на нескольких стратегических направлениях, не пере­страивайте сразу «все и вся».Например, если нужно улучшить обслуживание покупателей, можно сконцентрироваться на перестройке рабочих процессов, свя­занных с приемом заказов, обслуживанием по телефону, информационными сис­темами и обучением продавцов. Именно эти задачи можно поставить перед новой командой или перед кандидатами в члены команды.

2. Сконцентрируйте усилия на единых, интегрированных процессах.Наде­лите команды ответственностью за отдельные, но целостные операции, связанные с производством какого-либо продукта или предоставлением услуги определен­ному внутреннему или внешнему потребителю. Эдвард Лолер пишет: «Основой группового метода работы в организации с высокой степенью участия работников должны стать подразделения, считающие себя ответственными за конкретный про-

дукт или за обслуживание конкретного потребителя. Создание альтернативы функ­циональной структуре (такой, как конструкторское бюро или бухгалтерия) связано с управлением, предусматривающим высокую вовлеченность работников. При уз­кой специализации каждый отдельный человек выполняет только свою часть работы и не идентифицирует себя с конечным продуктом или с удовлетворением конкретно­го потребителя. Это создает потребность в иерархии и развертывании обширных систем контроля, которые обеспечивают комплексное выполнение различных функ­ций, необходимое для поставки продукта или оказания услуг. Это также ограничи­вает степень понимания людьми той организации, в которой они работают и где их побуждают производить высококачественные продукты или услуги».

3. Расширяйте сферу ответственности работников.Передайте традицион­ные задачи управления и право принятия решений непосредственно командам.

4. Предусмотрите оперативные обратные связи.Постройте работу так, что­бы люди имели возможность почаще узнавать результаты своей деятельности. Поощряйте более тесные связи между командами и потребителями, позвольте ра­ботникам самим проверять качество собственной продукции, сделайте доступной информацию об эффективности их работы.

5. Гарантируйте командам свободный доступ к техническому и иному обес­печению.Создайте условия для тесного взаимодействия производственных команд и групп технического обеспечения. Там, где это возможно, разместите те и другие рядом, например команду обеспечения лучше иметь прямо в производственном помещении.

6. Избегайте детализации при построении рабочего процесса.Создайте основную структуру, «скелет», а затем позвольте командам нарастить на этот ко­стяк «плоть» подробностей. Чем больше команды вовлечены в реконструкцию ра­бочего процесса, тем больше они будут связывать свою деятельность с конечным продуктом.

7. Реконструируйте процесс работы, а не просто создавайте команды.Лин­да Моран, старший консультант компании Zenger Miller, и Эд Масслуайт, один из руководителей той же компании, подчеркивают следующее: «Хотя некоторые ос­таточные выгоды, такие как улучшение коммуникаций, накапливаются просто в результате самого создания команд, рационализировать рабочие процессы и ус­транить мешающие различия, как правило, оказывается возможным лишь после того, как всю работу реконструируют. Вот почему вы начинаете замечать сокра­щение незавершенных объемов работ, ускорение их хода, оживление внутригруп-повых обратных связей, уменьшение переделок готовой продукции и снижение объема отходов».

Итак, целенаправленный путь командообразования — это путь сознательной реконструкции системы работы вашей организации в целом.

Глава 3