Материальный учет в системе БЭСТ-5.Питание

Прежде, чем перейти к технологии работы в системе, остановимся кратко на принципах организации материального учета. Целью такого учета является постоянное отслеживание поступления и расходования продуктов питания, а также контроль текущих остатков, имеющихся в наличии во всех местах, где они могут находиться. Этот контроль ведется как в натуральном, так и в стоимостном выражении. Хотя стоимость питания является одним из важнейших параметров при расчете рациона, ее точное значение трудно получить при отсутствии полноценного бухгалтерского учета. Тем не менее, рекомендуется при занесении приходных накладных от поставщиков указывать те цены, которые фигурируют в реальных документах.

Для ведения материального учета используется модуль «Сырье. Материалы». Он тесно связан с модулем «Питание. Калькуляция», но основные принципы материального учета устанавливаются именно в этом модуле.

В пустой базе данных, предлагаемой для начала работы, присутствуют два места хранения – «Склад продуктов» и «Кухня». Как правило, в этих местах разные материально-ответственные лица.

За продукты на кухне отвечает повар. Он может взять со склада продукты, которые будут израсходованы на один или несколько приемов пищи. Кроме санитарно-гигиенических правил, он может затребовать продукты, руководствуясь своим опытом и здравым смыслом. Например, пачка поваренной соли может находиться на кухне и расходоваться в течение нескольких дней, а молоко или творог должны быть израсходованы сразу. Важно иметь возможность на вечер каждого дня распечатать те остатки продуктов, которые еще не были использованы.

На склад продукты поступают от поставщиков. Это могут быть юридические лица или сотрудники предприятия, закупающие продукты за наличные. Любые документы на приход или расход продуктов называются в программе накладными. В качестве печатной формы накладной может формироваться документ с иным названием, например, закупочный акт ОП-5.

В процессе организации питания используются три вида накладных.

Приходная накладная от поставщиков. Она поступает вместе с продуктами и просто заносится в компьютерную систему.

Накладная на внутреннее перемещение. Она соответствует перемещению продуктов со склада на кухню.

Накладная на списание в производство. Этот документ фиксирует расход продуктов на приготовление блюд в соответствии с меню и нормами расхода.

Принято выделять два типа организации хранения материальных ценностей. Это сортовой и партионный способ хранения. При сортовом способе разные партии одного и того же продукта, в том числе и закупленные по разным ценам, хранятся вместе, и физически неотделимы друг от друга. Соответственно, при расходовании продукта его закупочная стоимость может быть определена только расчетным путем.

При партионном способе хранения отдельные партии не смешиваются. Партионный способ хранения труднее поддерживать. Тем не менее, при работе с продуктами питания, где существенную роль играет срок годности продукта, применяют обычно именно партионный способ. При этом важно помнить, что если в учете отражается партионный способ хранения, а на складе по некоторым продуктам разные партии смешиваются, это иной раз может привести к противоречиям в складском учете.

В системе БЭСТ-5.Питание материальный учет ориентирован именно на партионное хранение. При этом в базе данных, содержащей предварительные настройки, считается, что каждая партия соответствует одной приходной накладной. Карточка очередной партии формируется автоматически при оформлении документа поступления на склад, название партии содержит номер приходной накладной.

Несмотря на то, что бухгалтерский учет в предлагаемой настройке не используется, несколько счетов, на которых учитываются продукты в госбюджетном учете, присутствуют. Это – технологическое следствие того факта, что связь с бухгалтерским учетом может быть в любое время установлена. В качестве одной из характеристик этих счетов указывается способ хранения продуктов на складе.

Все продукты делятся на группы. Внутри группы они подразделяются на отдельные номенклатурные позиции. Внутри номенклатуры – на отдельные партии. Обычно такое деление на небольшом предприятии наиболее удобно. Можно использовать и более сложную схему, связанную с «папками номенклатуры», но при подготовке предлагаемой настройки это было признано излишним. Справочник групп поставляется вместе с программой. Менять его можно, но вряд ли имеет смысл. Справочник групп ТМЦ (товарно-материальных ценностей) находится в папке «Настройка, справочники» - «Основная настройка», и имеет вид, изображенный на рис. 5.

Рис. 5

Справочник складов (мест хранения), группы продуктов и счета бухгалтерского учета должны быть связаны между собой. Такая связь осуществляется с помощью п. «Схема хранения ТМЦ», в котором указывается, на каком складе может находиться та или иная группа, и на каком счете бухгалтерского учета она учитывается. Менять эту схему нет необходимости, но если в программе создан новый склад или новая группа продуктов, указать, что должно храниться на этом складе, придется.

Еще один справочник, о котором можно упомянуть – это справочник типовых операций. Типовые операции – это варианты бухгалтерской обработки тех или иных первичных документов, в нашем случае – три вида накладных. В этом справочнике оставлены по одной операции на каждый вид; операция не содержит бухгалтерских проводок. Если система БЭСТ-5.Питание будет подключаться к бухгалтерскому учету, этот справочник придется корректировать.

Наконец, в папке «Дополнительная настройка» находится пункт меню «Настройка параметров» (рис. 6). Основной параметр, который придется установить – это начало периода на складе, т.е. дата, начиная с которой ведется учет остатков в компьютере. К выбору этой даты надо подходить ответственно. Во-первых, на начало периода остатки по каждому месту хранения должны быть известны, желательно – с близким к реальности ценами. Во-вторых, следует иметь в виду, что после этой даты изменить остатки можно будет только путем формирования документов прихода и расхода. Иными словами, придется ввести все документы, относящиеся к датам после начала периода.

Рис. 6

В указанном пункте меню можно регулировать и другие параметры, касающиеся ведения складского учета. Однако перед тем, как это делать, желательно внимательно прочитать пояснение, или найти соответствующий раздел в документации.

Среди этих параметров особо следует отметить возможность отпускать со склада продукты в большем количестве, чем имеется в наличии – «Красные остатки». На начальном этапе работы с программой она обычно используется, поэтому в поставочной настройке отрицательные остатки разрешены. В дальнейшем этот параметр рекомендуется отключить. Особенности его использования обсуждаются ниже.

Другой параметр – «порядок списания партий». При партионном способе хранения пользователь сам определяет, какую партию включить в документ расхода. Этот параметр определяет лишь, в каком порядке партии будут располагаться в списке, из которого производится выбор. Если указан ФИФО, партии будут располагаться в порядке поступления на предприятие. Однако в тех случаях, когда документ расхода формируется автоматически, этот параметр будет влиять на то, какая партия будет включаться в документ. При использования ФИФО в первую очередь будут включаться те партии, которые поступили раньше.