Сбор, обработка и проверка информации. Цель процесса сбора и обработки информации и его схема. Виды источников информации. Методы сбора информации
Сбор, обработка и проверка информации
Целью сбора и обработки информации является подготовка заключения по результатам аудита. Схема сбора и обработки информации имеет вид:
Выбор источников информации
↓
Сбор информации
↓
Свидетельства аудита
↓
Оценивание свидетельств аудита
↓
Наблюдения аудита
↓
Анализ наблюдения
↓
Заключение по результатам аудита
Выбор источников информации: источники информации аудитор выбирает в зависимости от объема и сложности проверки. Источниками исходной информции могут быть:
-документы, регламентирующие деятельность подразделения (положение о подразделения, должностные инструкции, рабочие инструкции, распоряжения и другие),
-записи (планы и отчеты о работе, регистрационные журналы, протоколы совещаний, компьютерные базы),
-элементы инфраструктуры
-производственная среда
Важным источником информации для аудитора служат данные полученные за пределами проверяемого подразделения (отзывы – валидация подразделения).
Методы сбора информации:
Основными методами сбора информации при аудите является осмотр, опрос и анализ документации.
Осмотр – обследование, сделанное в ходе проверки и основанная на зрительном восприятии аудитора.
Объектами осмотра могут быть:
-документы, их наличие и состояние,
-поведение сотрудников (рабочая атмосфера),
-наличие средств труда (оборудование, инструмент),
-производственная среда (наличие средств контроля и безопасности).
В ходе осмотра аудитор в основном ищет материальные доказательства соответствия. Осмотр особенно важен в производственных помещениях в лабораториях, на складах готовой продукции. В ходе осмотра аудитор должен особое внимание уделять деталям, малозаметным признакам состояния объектов проверки.
7 Правила проведения опроса при аудиторской проверке. Виды опроса. Типы вопросов, их характеристика. Предпочтительные, не рекомендуемые и недопустимый типы вопросов. «Слова-вопросы» и их смысловое содержание. Причины неудачной беседы аудитора с сотрудником проверяемого подразделения.
Опрос – метод получения первичной информации об объекте проверки в виде ответов на вопросы.
Опрос может проводится в форме анкетирования (опросный лист) или в форме не посредственной беседы (интервью, контрольный вопросник).
Важное значение имеют беседы ведущего аудитора с руководителем проверяемого подразделения, поставщиком и потребителем проверяемого процесса. Эти беседы необходимо запланировать при составлении плана аудита.
При организации бесед сотрудниками проверяемого подразделения аудитору желательно придерживаться нескольких рекомендаций:
-выбор собеседника следует производить из числа тех, кто непосредственно осуществляет проверяемую деятельность, желательно, чтобы это были сотрудники разных уровней управления,
-беседа должна проводится только с одним сотрудником, беседы с несколькими сотрудниками - мало эффективны,
-причины и темы беседы должны быть сообщены сотруднику до ее начала,
-беседа должна проводиться в манере отвечающей ситуации и личности собеседника, желательно, чтобы во время беседы аудитор и сотрудник были изолированы от внешней обстановки,
-беседа должна проводиться только в обычное рабочее время на рабочем месте сотрудником,
-беседа может быть начата с просьбы собеседника описать его повседневную работу (порядок выполнения работы, установленные требования, обеспеченность ресурсами, критерии и методы оценки качества работы),
-если беседа проводится сразу двумя или более аудиторами, то вопросы должен задавать один аудитор, а записывать ответы другой (записи делаются сразу в ходе проверки, а не после нее),
-в ходе беседы может остановить собеседника, но только в том случае если он явно отвлекся от темы, это нужно сделать тактично, чтобы собеседник не подумал о малозначимости его информации,
-для организации беседы большое значение имеет правильная формулировка вопроса.
Типы вопросов и примеры их формулировки
| Тип вопроса | Определение | Пример |
| 1. Закрытый | Вопрос, ответ на который предполагает только да или нет | В вашей работе Вы используете этот документ? |
| 2. Открытый | Вопрос, ответ на который предполагает не только да или нет | Какие методы кроме этого Вы используете в Вашей работе? |
| 3. Альтернативный | -\- может быть один из двух противоположных вариантов | Причина данного несоответствия в том или в этом? |
| 4. Наводящий закрытый | Вопрос, наводящий на ответ или содержащий готовый ответ | Вы, очевидно, регулярно проводите анализ, не так ли? |
| 5. Утверждающий | Вопрос, содержащий утверждение | Разве в этом случае могло быть иначе? |
| 6. Персонифицирующий | Вопрос, ответ на который предполагает оценку деятельности личностей | Кто на ваш взгляд виноват в этом несоответствии? |
| 7. Разъясняющий | Вопрос, требующий разъяснения или подтверждения | Не могли бы Вы пояснить, что Вы имеете в виду? |
| 8. Затрудняющий общение | Вопрос, создающий барьер в общении | Разве Вас не предупреждали, что этого нельзя делать? Разве Вам я не говорил, что именно это и будет обнаружено? |
Для аудитора предпочтительными типами вопросов являются открытый и разъясняющий. Не рекомендуется наводящий, альтернативный, утверждающий и затрудняющий общение. Недопустимым является персонифицируемый тип вопроса.
10-в ходе беседы аудитор должен помнить о том, что свидетельств собеседника могу считаться объективными только тогда, когда они подкрепляются фактами, иначе свидетельства субъективны и их сложно использовать для доказательств,
11-в ходе беседы аудитора с собеседником, следует использовать вопросы начинающиеся со слов: что, кто, где, когда, как, почему, покажите. Эти слова вопросы позволяют получить развернутый ответ на интересующую тему.
Содержание слов вопросов
| Вопрос | Вопрос подразумевает |
| 1 Что? | Вопрос подразумевает ответ расрывающий понимание собеседником предмета обсуждения(фактически это установленный порядок действия) |
| 2 Кто? | Вопрос подразумевает ответ раскрывающий какое должное лицо выполняет обсуждаемую работу.(вопрос указывает на наличие ответственного) |
| 3 Где? | Вопрос подразумевает ответ раскрывающий информацию о месте выполнения работ(определено ли место выполнения работы с конкретными условиями) |
| 4 Когда? | Вопрос подразумевает ответ раскрывающий на каком этапе процедуре и в какие сроки выполняется работа(сроки должны быть четко установлены) |
| 5 Почему? | Вопрос подразумевает ответ раскрывающий причины события(это нужно для поиска причин несоответствия) |
| 6 Зачем? | Вопрос подразумевает ответ раскрывающий знание человека своей роли в области качества организации или подразделения(фактически ответ на этот вопрос указывает на понимание человеком связи политики в области качества с его деятельностью) |
| 7 Покажите | Это просьба дает возможность аудитору получить наглядное представление о подтверждении той информации которая содержится в ответах собеседника(ответ на этот вопрос указывает на то что процесс наблюдаемый значит пригодный для управления) |
При анализе любого процесса эти слова вопросы можно использовать в роли показателей качества процесса
12 вопросы аудитора не должны носить предвзятый характер, поскольку ответы на них могут быть предвзятыми.
13 аудитор не должен сам отвечать на поставленный вопрос.
14 в ходе беседы не следует принимать терминологию не понятную собеседнику. Если возникает необходимость использования специального термина его смысл нужно разъяснить собеседнику.
15 беседа на рабочем месте не должна быть продолжительной чтобы не вызвать нервозность собеседника
16 выявленные несоответствия в ходе беседы должны помечаться в журнале аудитора со ссылкой на невыполненный пункт нормативного документа(п.2.4)
17 аудитор в конце беседы должен подытожить полученную информацию сформулировать главные впечатления и выводы. Допускается чтобы собеседник прочел записи аудитора.
18 по завершению беседы аудитор должен поблагодарить собеседника за сотрудничества
19 информация полученная в ходе беседы должна сопоставляться с информацией от других собеседников и с результатами личных наблюдений аудитора.
20 причины не удачной беседы может быть поведение аудитора: не четкие вопросы, речь пересыщенная специальными терминами, желание услышать то что ожидаешь, вызывающая или покровительствующая манера поведения аудитора.
Аудитор не отвечает за достоверность представленной ему информации но если он сомневается в достоверности информации он может попросить дополнительные сведения.