Отгрузка товара: основные документы

При оформлении отгрузочных документов покупатель, прежде всего, должен направить продавцу отгрузочную разнарядку с указанием железнодорожных реквизитов станции назначения, либо вписать эту информацию непосредственно в договор. Продавец может воспользоваться услугами транспортной компании, которая возьмет на себя всю работу по оформлению документов и отправке товара. Обычно так поступают в том случае, когда товара недостаточно, чтобы заполнить весь вагон либо контейнер. Или же если поставки железнодорожным транспортом носят разовый характер. При осуществлении систематических отгрузок крупных партий товара гораздо целесообразнее иметь дело непосредственно с РЖД.

УЖД РФ дает право грузоотправителям и грузополучателям заключать с РЖД долгосрочные договоры об организации перевозок. Согласно подобным договорам, железная дорога обязана доставить груз в пункт назначения в установленный срок и выдать его получателю, а отправитель - оплатить перевозку.

Для осуществления перевозки железнодорожным транспортом грузоотправитель обязан подать заявку, заполненную в соответствии с определенной в правилах формой, на станцию отправления. Заявка подается не менее чем за 10 дней до предполагаемой даты перевозки, и РЖД в свою очередь обязана рассмотреть полученную заявку в течение последующих двух дней.

Договор перевозки между железной дорогой и отправителем оформляется транспортной железнодорожной накладной (ТЖН), основным документом, используемым при перевозочках, и вступает в силу, когда груз принят станцией отправления вместе с накладной. Дату приема груза к перевозке удостоверяют календарным штемпелем станции. Накладная заполняется грузоотправителем на каждую отправку и при выдаче груза вручается получателю. От корректного заполнения накладной во многом зависит сохранность груза и соблюдение сроков доставки. Накладная также подтверждает право грузоотправителя и грузополучателя на предъявление претензий и исков к РЖД, вытекающих из ненадлежащего выполнения договора перевозки. Несмотря на то, что грузополучатель не участвует в оформлении этого договора на станции отправления, тем не менее он также вступает в договорные отношения и обязан принять и вывезти груз, очистить подвижной состав, внести дополнительные платы и сборы, возместить убытки, если они возникли в процессе перевозки данной отправки. По договору грузополучатель приобретает право требовать доставки груза в срок и в полной сохранности.

Удостоверьтесь, что в состав транспортной железнодорожной накладной входят четыре листа:

Оригинал накладной (выдается перевозчиком грузополучателю).

Дорожная ведомость. Это расчетно-финансовый документ, который содержит данные о сроке доставки груза и календарные штемпели станций перехода. Порядок работы с этим листом такой: на станции назначения получатель заверяет получение груза своей подписью в ТНЖ. Затем ведомость с отчетом о выданных грузах высылается в ТехПД, а оттуда - в информационный вычислительный центр дороги (ИВЦ).

По дорожным ведомостям определяют количество перевозок, выполненное дорогами, сумму доходов от перевозок, правильность расчетов, выполнение сроков доставки грузов. Дорожная ведомость составляется в необходимом количестве экземпляров, предусмотренных Правилами перевозок грузов железнодорожным транспортом для перевозчика и участников перевозочного процесса. В том числе предоставляются экземпляры на станцию отправки и станцию назначения.

Корешок дорожной ведомости (остается у перевозчика).

Квитанция о приеме груза (остается у грузоотправителя). Это юридический документ, подтверждающий прием дорогой груза к перевозке от отправителя, которому она выдается.

Упаковка

Отправляемые грузы должны быть надлежащим образом упакованы грузоотправителями в соответствии с действующими стандартами, чтобы обеспечить как сохранность грузов, так и безопасность движения при осуществлении перевозки. Это немаловажная деталь, так в случае неправильной, небрежной упаковки предъявление претензий впоследствии может быть затруднительным. В особенности это затрагивает контейнерные перевозки. Опасные грузы при транспортировке железнодорожным транспортом должны быть упакованы в соответствии со стандартными нормами.

Приемка товара

По прибытии груза на станцию назначения в железнодорожной накладной ставится штемпель данной станции с датой получения груза. Этим удостоверяется надлежащее или ненадлежащее выполнение перевозчиком обязанности по доставке груза в срок. При ненадлежащем выполнении перевозчиком его обязанностей составляется коммерческий акт.

Кроме коммерческого акта часто составляется акт общей формы, который служит для подтверждения таких фактов, как:

утрата перевозочных документов;

задержка вагонов на различных этапах перевозки;

подача под погрузку неочищенных вагонов, цистерн и т. п.;

отсутствие ЗПУ на вагоне, контейнере;

обнаружение в пути следования неисправности вагонов и т. д.

Правила составления описанных и иных, используемых РЖД, актов четко регламентированы и утверждены Приказом МПС России № 45 от 18 июня 2003 г.

Коммерческий акт необходимо составлять для удостоверения следующих обстоятельств:

несоответствие наименования, массы, количества мест груза данным, указанным в транспортной железнодорожной накладной;

повреждение или порча груза и возможные причины такого повреждения;

обнаружение груза без перевозочных документов, а также перевозочных документов без груза;

возвращение перевозчику похищенного груза;

непередача перевозчиком груза на железнодорожный путь необщего пользования в течение двадцати четырех часов после оформления документов о выдаче груза (в этом случае коммерческий акт составляется только по требованию грузополучателя).

Коммерческий акт должен быть составлен в день выгрузки груза или, самое позднее, в течение следующих суток. Проверка груза должна проводиться в процессе или непосредственно после выгрузки груза.

12. операции, связанные с отпуском товаров со склада.

- документальное оформление продажи грузов (товаров, изделий) оптовым клиентам-покупателям;

- процесс отборки товаров с их мест хранения;

- процесс перемещения товаров в сектор комплектации заказов клиентов-покупателей;

- сборка, комплектация заказов и упаковка (укладка в тару-оборудование или упаковка иного рода);

- помаршрутная комплектация партий товаров (изделий, грузов);

- перемещение укомплектованных и готовых к отправке партий товаров в сектор их погрузки на транспортные средства;

- погрузка автомобильного (железнодорожного, водного, авиационного, гужевого и проч.) транспорта, вагонов, контейнеров, блоков.

Документальное оформление продажи оптовым клиентам-покупателям производится в помещении товарных образцов. Для отборки товаров с мест их хранения служат счет-фактура либо отборочный лист. Эти документы оформляются так, чтобы последовательность выполненных в них записей товаров соответствовала тому порядку, в котором они размещены в секциях стеллажей, на вешалах либо в штабелях. Такой принцип оформления счет-фактуры и отборочного листа намного облегчает выполнение отборки товаров сотрудниками склада.

Отборка товаров с мест их хранения может быть механизированной либо ручной.

Механизированную отборку применяют в основном на больших складах и складских комплексах. При этом груз, который спакетирован на поддоне, снимают с места укладки с помощью механизма и целой транспортной единицей перемещают в сектор комплектации заказов. Ручную отборку товаров применяют в случае отпуска незначительного количества товаров или товаров сложного ассортимента (мелкоштучных), которые хранятся на складе на стеллажах.

Отборка товаров по методам бывает индивидуальной (для одного клиента-покупателя) и комплексной (для некоторого числа клиентов-покупателей). При комплексной отборке отбор товаров с их мест хранения ведется одновременно для некоторого числа клиентов-покупателей на основании сводного отборочного листа. Это дает возможность рационализировать документооборот, эффективнее использовать складскую технику, значительно увеличить производительность труда складских работников.

Отобранные товары перемещаются в сектор комплектации заказов клиентов-покупателей, там проверяют верность выполненной отборки товаров и ее соответствие заказам. После этого товары укладываются в инвентарную тару. Инвентарной тарой могут служить специальные сборно-разборные ящики, корзины-тележки, брезентовые мешки и проч. В последние годы широкой популярностью пользуются контейнеры на колесах-роликах, их грузовместимость варьируется от 0,5 и 1,5 тонн. Контейнеры обеспечены устройствами для их захвата (подхвата) с помощью вилочных погрузчиков. Погрузка и выгрузка этих контейнеров может выполняться и бортовым подъемником грузового автомобиля.

Допускается использование контейнеров в целях укладки и транспортирования разных видов товара, а также в целях выкладки и реализации товара в торговом зале розничного магазина.

Упаковочный лист вкладывается в каждую единицу тары; наличие упаковочного листа повышает ответственность складских работников за правильность комплектации партии и серьезно сокращает сроки приемки товаров в розничных магазинах. Загруженная инвентарная тара пломбируется и доставляется в экспедицию, в которой производится помаршрутная комплектация партий товаров в строгом соответствии с географическим (город, район, иногда - улица) размещением конкретных оптовых клиентов-покупателей. При формировании и организации помаршрутных отправок следует обязательно учитывать грузоподъемность применяемого автотранспорта и иных средств доставки.

Учет в экспедиции сформированных партий товаров ведется в специальном журнале. В нем отмечают полное наименование клиента-покупателя, дату и номер оформления заказа, сумму этого заказа, счет-фактуру, указывают общее количество мест, которые подлежат отправке в его адрес, идентифицируют тару. Заведующий экспедицией ставит свою подпись, удостоверяя прием готового к отправке товара. После возвращения счет-фактуры с подписью получателя товара в этом журнале проставляется соответствующая отметка-запись.

В обязанности экспедиции входит заказ автотранспорта и организация отправки товаров клиенту-покупателю. Груз, полностью подготовленный к отправке, доставляется в сектор его погрузки. Груз в кузове автомобиля следует размещать с учетом максимально эффективного использования площади кузова, а также с учетом помаршрутного расположения розничных магазинов и иных точек продажи товаров на намеченном маршруте. Перегруз автотранспорта категорически запрещен.

Водитель, который получил груз (товар) для его доставки, должен расписаться в журнале. В нем отмечается номер и дата путевого листа. Загруженный автомобиль вправе выехать с территории склада (оптовой организации) лишь при наличии у него соответствующего пропуска, оформленного надлежащим образом и подписанного ответственными за режим лицами.

Водитель, привезя товар (груз) на место назначения, должен сдать его заведующему магазином (либо иному материально-ответственному лицу), предварительно убедившись в наличии у того действующей доверенности на право получения товара (груза).

Заведующий магазином (или иное материально-ответственное лицо) проверяет общее количество мест, доставленных водителем, исправность пломб и тары, соответствие индексации тары отметкам в счет-фактуре и ставит свою подпись, удостоверяя получение товара, на всех экземплярах товарно-транспортной сопроводительной документации. Также он указывает дату и номер своей действующей доверенности и проставляет штамп магазина (торговой точки). Один экземпляр счет-фактуры при этом остается у заведующего магазином, два других экземпляра возвращаются оптовику.

Хранение товаров на складе предполагает выполнение следующих операций:

- организация складского пространстве;

- размещение товаров и укладка товаров а

— создание необходимых условий хранения и охраны товаров;

— организация учета товаров;

— движение и перемещение товаров;

— обеспечение возможности использования подъемно-транспортного оборудования.

Принятые по количеству и качеству товары укладыва­ют в тару, пакетируют и перемещают в зону хранения. Здесь их укладывают на стеллажи или в штабеля. На складе дол­жны быть созданы оптимальные условия хранения товаров для предотвращения порчи и обеспечения полной сохранно­сти товаров. Важное значение имеет разработка рациональ­ной схемы размещения товаров, которая предусматривает закрепление за товарами определенных групп, подгрупп и наименований постоянных мест хранения (секций, участ­ков, стеллажей и т.д.). Соблюдение этой схемы позволяет осуществлять оперативный уход и контроль за товарами, быструю отборку и отпуск товаров. При разработке схем размещения товаров на складе необходимо учитывать объем и порядок поступления товаров на склад, условия их реали­зации, правильное товарное соседство, возможность повседневного наблюдения за сохранностью товаров.

При размещении товаров на хранение проводят индек­сацию (кодирование). Каждому месту храненияприсваи­вается индекс или код, обозначающий номер стеллажа (штабеля), номер секции, полки и номер яруса (места). Номера стеллажей, секций и ярусов наносятся на конст­рукциях стеллажей яркой краской. Кодирование мест хранения существенно упрощает технологию отборки товаров.

Схемы размещения стеллажей (штабелей) с указани­ем индексов вывешивают на складах и в зале товарных образцов. Например, индекс № 247 обозначает стеллаж 2, полку 4, место 7. Индексация хранения товаров - обозначение с помощью букв, цифр или других способов каждого места хранения товара на складе. Индексация мест хранения применяется при наличии обширного ассортимента товаров. Она позволяет быстро отыскивать необходимый товар, вести оперативный учет товарных запасов, поступления и расходования.

При размещении товаров, на хранение учитывают сро­ки хранения товаров и специфику хранимых товаров. Товары, которые хранятся на складе длительное время и которые относительно редко поступают на склад, разме­щают дальше от входов и выходов. Товары с высокой обо­рачиваемостью, крупногабаритные, с большим объемом поступления и отпуска размещают ближе к выходу и зоне комплектования заказов. На складах используют несколь­ко основных способов хранения товаров:

- хранение товаров по принципу однородности;

- хранение товаров в зависимости от их размера и веса;

- раздельное хранение товаров повышенного и пони­женного потребительского опроса;

- отдельное хранение специфических товаров.

Различают два способа укладки товаров:

штабельный;

стеллажный.

Кроме них, применяют методы хранения товаров на вешалах (костюмы, пальто, платье), рядами (крупногаба­ритные товары); навалом (картофель, овощи).

Штабельная укладка применяется при хранении раз­личных продовольственных и непродовольственных то­варов, затаренных в мешки, кипы, кули, ящики, бочки. Она целесообразна для хранения больших партий одно­родных грузов (мука, сахар, крупа, ткани, радиотовары и др.). Поступившие товары укладывают на решетчатые подтоварники для обеспечения свободной циркуляции воздуха. Форма и высота штабеля определяются видом тары, массой и свойствами затаренного товара, высотой складского помещения и типом подъемно-транспортного оборудования. Наибольшая устойчивость при укладке товаров в штабель обеспечивается при применении стоечных или ящичных поддонов.

Поддоны - это специальные приспособления (площад­ки или ящики) с ножками или двойным дном. Кроме того, значительно увеличивается высота укладки. При форми­ровании штабеля необходимо следить за тем, чтобы он былустойчивым, обеспечивал свободный доступ к товарам, соответствовалопределенным нормам по высоте. Вы­сота укладки товаров в штабеля зависит от допускаемой нагрузки на один квадратный метр площади пола и дол­жна отвечать требованиям техники безопасности и охраны труда. Для грузовых мест массой свыше 50 кг. высота кладки не должна превышать 2 м. Укладка товаров на высоту свыше 2 м. должна осуществляться с помощью механизмов и приспособлений. Допустима нагрузка на один квадратный метр пола верхних этажей - не менее 0,8-1,2 т., а для второго этажа - 1,2-1,5 т. Для каждой группы товаров существуют определенные нормы таких нагрузок. При хранении товаров низкими штабелями не­доиспользуются емкости склада, нередко занимаются под­ходы к штабелям. При этом нарушаются порядок и чет­кость в работе склада.

При укладке товаров в штабеля также необходимо следить за тем, чтобы в складских помещениях обеспечи­валась нормальная циркуляция воздуха и выполнялись санитарные требования. С этой целью штабеля должны размещаться не ближе чем 0,5 м. от внешней стены и 1,5 м. от отопительных приборов. Между штабелями, не имею­щих проходов, оставляют промежутки не менее 25 см. Между каждой парой штабелей оставляют промежутки не менее 70 см. Между штабелями должны быть проходы (коридор) шириной не менее 1,5 м.

Различают три способа штабельной укладки товаров:

-прямая укладка;

- укладка в обратную клетку;

- укладка в перекрестную клетку.

При прямой укладке расположение каждого верхнего затаренного места совпадает с расположением каждого места в нижнем ряду. Один ряд товаров (например, обувь в ящиках) укладывают на другой в одном направлении. Прямая кладка применяется для грузов, затаренных в ящики одинакового размера. Разновидностью прямой кладки является пирамидальная кладка. В каждом пос­ледующем ряду пирамидального штабеля число мест со­кращается на единицу. Каждое место, расположенное в верхнем ряду, опирается на два нижних. Этим повышает­ся устойчивость штабеля и сохранность тары. Такой спо­соб укладки удобен при штабелировании бочек.

В обратную клетку, как правило, укладывают това­ры, затаренные в мешки. Этот способ состоит в том, что каждый следующий ряд мешков укладывают иа предыду­щий в обратном порядке. Ряд штабеля может состоять яа трех, пяти или восьми мешков.

В перекрестную клетку осуществляется кладка това­ров, затаренных в ящики различных размеров. При это— ящики верхнего ряда укладываются поперек ящиков ниж­него ряда. Например, так укладываются длинномерен» товары.

Второй способ укладки и хранения товаров - стеллажный. На стеллажах хранят товары, требующие подсортировки. Стеллажная укладка создает условия для быстрого отбора товаров, отпускаемых мелкими партиями.

Обеспечиваются максимальные удобства для проведения складских операций, повседневного оперативного учета товаров и наиболее рационального использования емкости склада. Стеллажную укладку используют для
товаров, хранящихся в распакованном виде и хранящихся во внешней таре. При стеллажном хранении товары располагают на полках. На стеллажах товары могут храниться в коробках, мешках, поддонах. Технология укладки зависит от типа стеллажей (полочные, проходные и т.д.), вида и типа применяемых подъемно-транспортных средств, высоты укладки. Наиболее эффективно стеллажное хранение товаров, уложенных на поддоны. Оно обеспечивает широкое применение подъемно-транспортных механизмов, создает хорошие условия для повседневного учета товаров. Стеллажное хранение товаров позволяет более рационально использовать емкость склада. Используются здесь крупногабаритные стеллажи. В зависимости от назначения стеллажи бывают открытыми и закрытыми.

При разделении полок вертикальными перегородка­ми образуются ячейки (гнезда, клетки). На стеллажи укладывают продовольственные товары, прошедшие рас­сортировку со вскрытием внешней тары и предназначен­ные для отборки из нее товаров пачками для комплекто­вания мелких партий, отпускаемых магазинами.

При размещении, укладке и хранении товаров необ­ходимо соблюдатьосновные требования:

- однородные товары должны быть уложены в стел­лажи по обе стороны одного прохода;

- при укладке товаров вручную их следует размещать в ячейках стеллажей по вертикали, с тем, чтобы они на­ходились в одной или нескольких рядом расположенных секциях;

- тарные места должны укладываться (при любом спо­собе хранения) маркировкой наружу;

- на верхних ярусах стеллажей должны разметаться товары длительного хранения, а также товары, отпускае­мые со склада крупными партиями;

- штабельную укладку следует применять при разме­щении на хранение сезонных и крупногабаритных това­ров, а также товаров, требующих большого объема. Такая укладка должна обеспечивать свободный доступ к товарам;

- поддоны необходимо применять при различных спо­собах хранения (штабельном и стеллажном) для эффек­тивного использования площади склада и подъемно-транс­портного оборудования;

- соблюдать технику и условия режима хранения то­варов, применять эффективное складское оборудование для обеспечения качественной и количественной сохранности товаров.

Для хранения верхней одежды на складах используют механизированные вешалка. Для хранения керосина, бензина, олифы, раститель­ного масла используются цистерны, баки и бочки.

Гарантом сохранности качества товаров и сокращения товарных потерь является соблюдение гидротермическо­го режима хранения. От него зависит схема размещения товаров на складе и установления товарного соседства.

Регулирование температурао-влажностного режима осуществляется с помощью вентиляции, отопления, холодильных установок. Для понижения относительной влажности воздуха можно использовать влагопоглощающие вещества.

Важным фактором сохранения товаров является про­ведение на складах профилактических и санитарно-гигиенических мероприятий.

В нормы естественной убыли не включаются:

— потери, образующиеся вследствие порчи товаров, повреждения тары, а также разницы между фактической массой тары и массой по тарифу (завес тары);

- потери, связанные с дополнительной технологичес­кой обработкой товаров (замораживание с целью длитель­ного хранения и т. п.).

Списание естественной убыли может производиться только после инвентаризации товаров.