Поступление и приемка товаров на склад

Организация работ по приемке товаров на склад — первый этап технологического процесса складской переработки това­ров.

Приемка товаров — это установление фактического количе­ства, качества и комплектности товаров, а также определение отклонений и вызвавших их причин.

Поступление товаров на торговый склад и их приемка рег­ламентируются следующими основными документами: Граж­данским кодексом Российской Федерации; Положением о по­ставках товаров народного потребления; Инструкцией "О по­рядке приемки продукции производственно-технического на­значения и товаров народного потребления по количеству";

Инструкцией "О порядке приемки продукции производствен­но-технического назначения и товаров народного потребления по качеству"; стандартами и техническими условиями; устава­ми отдельных видов транспорта, а также договорными обяза­тельствами поставщиков и покупателей товаров.

Структура и характер операций по приемке на склад зави­сят от:

- способа доставки (железной дорогой, водным, воздушным или автомобильным транспортом поставщика или покупателя);

- места приемки (на складе поставщика или покупателя);

- характера приемки (по количеству и качеству);

- вида поставки (в таре или без тары) и др.

При этом можно выделить общие виды работ, осуществля­емых при выполнении этой операции:

- подготовительные мероприятия по приемке товаров;

- проверка целостности вагонов, контейнеров или упаковки;

- разгрузка;

- перемещение в зону приемки;

- распаковка;

- приемка товаров по количеству;

- приемка товаров по качеству;

- определение мест хранения.

1. Подготовительные мероприятия по приемке товаров предпо­лагают установление мест разгрузки транспортных средств и мест хранения поступающих товаров, определение необходи­мого количества работников и оборудования, а также подго­товку приемо-сдаточной документации.

2. Работа по приемке начинается с тщательной проверки це­лостности вагона. При поступлении груза в неисправном ваго­не или контейнере или с нарушенной пломбой необходимо провести сплошную проверку количества и качества товаров и составить коммерческий акт, который является основой для предъ­явления претензий поставщикам или транспортным органам.

3. Непосредственной приемке товара предшествует разгрузка,проводимая с соблюдением установленных правил погрузочно-разгрузочных работ.

4. Распаковка товаров осуществляется для проверки количест­ва и качества полученного товара и преследует двойную цель:

позволяет осуществить количественную и качественную про­верку товаров и способствует упорядочению складирования това­ров и сокращению времени выполнения заказов потребителей.

Доставляемые в зону приемки товары принимаются по ко­личеству и по качеству.

5. Приемка товаров по количеству — это установление точного количества поступившего товара и его соответствия данным сопроводительных документов, предусматривающее выполне­ние следующих операций:

отбор тарных мест для вскрытия;

вскрытие тары;

подсчет количества единиц (взвешивание товаров);

сверка с сопроводительными документами.

Приемка товаров по количеству осуществляется, как прави­ло, путем сплошного подсчета единиц, меры и массы товара в данной партии (за исключением товаров в фабричной упаков­ке), однако допускается и выборочная проверка количества товаров.

При проведении приемки товаров по количеству проверя­ется соответствие фактического наличия товара данным, со­держащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчет­ных документах. К ним относятся: упаковочные листы, наклад­ные и счета.

Один из основных товаросопроводительных документов —накладная.

В накладной указываются номер и дата выписки, наимено­вание поставщика и покупателя, наименование и краткое опи­сание товара, его количество (в единицах), цена и общая сум­ма (с учетом налога на добавленную стоимость — НДС) отпус­ка товара. Накладная подписывается материально ответствен­ными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями предприятий поставщика и получателя.

Количество экземпляров, в которых выписывается наклад­ная, зависит от условий получения товара покупателем — вида предприятия-поставщика, места передачи товара и др. Напри­мер, при отпуске товара со склада поставщика накладная вы­писывается на основании договора, заключенного между по­ставщиком и покупателем, требования на отпуск товара с ука­занием наименования, артикулов и количества необходимого товара и при предъявлении материально ответственным лицом — представителем торгового предприятия-покупателя довереннос­ти на приобретение товара. В этом случае накладная оформля­ется в 4 экземплярах: 1 -и и 2-й экземпляры остаются у грузо­отправителя (1-й экземпляр — в бухгалтерии предприятия, 2-й — у материально ответственного лица, который осуществляет от­пуск товара на складе), а 3-й и 4-й экземпляры поступают вместе с товаром к грузополучателю. Один экземпляр представляется в бухгалтерию торгового предприятия-покупателя, а другой остается улица, отвечающего за хранение товара, и учитывает­ся коммерческой службой или товарным отделом.

При поступлении товаров с оптовых баз может оформлять­ся накладная на отпуск материалов на сторону по форме № М-15 (пример ее заполнения приведен на с. 205).

Накладные на перевозку товаров в торговле имеют неболь­шие различия в зависимости от вида используемого транспор­та. Специализированные формы товарных накладных № 1-Т, № 2-Т, № 3-Т, № 4-Т, которые применяются организациями и предприятиями отрасли торговли в качестве товарного раздела к товарно-транспортной накладной единого образца, были ут­верждены еще в 80-е гг. и с тех пор не пересматривались.

Товарно-транспортная накладная составляется поставщиком и является приходным документом при поступлении товаров на розничное торговое предприятие.

Документом, сопровож­дающим поступление на торговое предприятие крупной пар­тии товара автомобильным транспортом, является товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т (торговля).

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного.

Товарный раздел заполняется поставщиком товара и содер­жит сведения:

о поставщике и плательщике (наименования, адреса и бан­ковские реквизиты);

о товаре и таре (артикул, наименование и краткое описание товара, количество мест, масса брутто, количество (масса нет­то), цена, сумма, вид упаковки).

Здесь же указываются суммы НДС, а также фиксируются подписи лиц, разрешивших отпуск товара, и подписи лиц, от­пустивших товар.

Транспортный раздел ("Сведения о грузе") заполняется в ходе доставки товара и содержит следующие данные:

дата;

номер автомобиля и путевого листа;

наименования и адреса заказчика (плательщика) товара, гру­зоотправителя и грузополучателя;

пункты погрузки и разгрузки (при необходимости);

сведения о грузе (артикул, наименование и краткое описа­ние товара; единицы измерения; количество единиц; цена за

единицу; сумма на которую поставляется товар (с учетом НДС и спецналога).

Кроме того, указываются документы, следующие с грузом, вид упаковки, количество мест.

При поступлении товара железнодорожным транспортом сопроводительным документом является железнодорожная на­кладная, содержащая следующие реквизиты:

номер и дата оформления накладной;

полное наименование, адрес, банковские реквизиты постав­щика, плательщика; наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

основание отпуска товара (номер, дата договора, наряда, за­каза).

Товарный раздел заполняется грузоотправителем, который указывает наименование товара, артикул, количество, цену, сумму, сумму оптовой надбавки, общую сумму к оплате (с вы­делением суммы НДС).

К железнодорожной накладной могут быть приложены спе­цификации и упаковочные листы, о чем обязательно делается соответствующая отметка в накладной. Транспортный раздел заполняется при перевозке и осуществлении погрузочно-разгрузочных работ.

Железнодорожная накладная является приходным докумен­том и передается представителю розничного торгового пред­приятия на основании доверенности на получение груза (това­ра).

Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то может быть оформлена (при аналогичном порядке оформле­ния и получения) накладная на перевозку груза в универсаль­ном контейнере (см. с. 210).

Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, приведенный на с. 212. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара одновременно с накладной (но­мер и дата оформления которой обязательно указываются в счете), а в случае предоплаты — до отпуска товара и также является основанием для оплаты товара.

Один из необходимых документов — доверенность, которая используется при получении товара вне склада покупателя (на складе поставщика, железнодорожной станции, пристани, в аэропорту) и подтверждает право материально ответственного лица на получение товара.

Доверенность оформляется по типовой форме № М-2 (см. с. 215) или М-2а. Существуют небольшие отличия в учете до­веренностей как бланков строгой отчетности: форма № М-2 учитывается по корешку доверенности, который хранится в бух­галтерии с отметкой о получении и использовании доверен­ности, а учет доверенностей по форме № М-2а (в этой форме корешок отсутствует) ведется в "Книге доверенностей" или журнале регистрации.

Доверенность содержит следующие реквизиты:

номер и дата выдачи;

срок действия (срок определяется возможностями получе­ния и вывоза товара);

наименования и адреса плательщика и потребителя (полу­чателя доверенности), а также банковские реквизиты плательщика; кроме того, указывается наименование поставщика: долж­ность, фамилия, имя, отчество, сведения о паспорте материально ответственного лица, на имя которого выдается доверенность;

номер и дата документа, являющегося основанием для от­пуска товаров.

Приводятся также наименование и краткое описание това­ров, подлежащих получению, с указанием единиц измерения и количества (прописью).

Подпись получателя в доверенности должна быть удостове­рена руководителем торгового предприятия и главным бухгал­тером и заверена круглой печатью предприятия.

После получения товара в бухгалтерию предприятия пред­ставляются документы, подтверждающие совершение торговой операции, и в книге (журнале) учета доверенностей проставля­ются номер и дата сопроводительных документов.

6. Приемка товаров по качеству — это определение достоин­ства товаров (т.е. их качества), комплектности (т.е. наличия всех предметов, входящих в данный комплект) и маркировки.

Приемка товаров по качеству предусматривает выполнение следующих операций:

перемещение товаров к рабочему месту товароведов-бракеров;

вскрытие тары;

непосредственная проверка качества и его соответствия ус­ловиям договора.

Сроки приемки товаров по качеству могут быть предусмот­рены договорами поставки, ГОСТами или техническими усло­виями. Во всех остальных случаях приемка по качеству осу­ществляется в следующие сроки: на скоропортящиеся товары — не позже 24 часов с момента поступления; по остальным това­рам — не позднее 10 дней при одногородних и не позднее 20 дней при иногородних поставках.

Обычно проводится сплошная проверка качества и комплект­ности товаров. Однако допускается и выборочная проверка, если это предусмотрено условиями договора.

В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, комплектности, маркировке товаров, установленных в договоре и указанных в сопроводительных документах, приемка товаров приостанавливается. Затем со­ставляется акт, который является юридическим основанием для выставления претензий поставщику. При этом в сопроводи­тельных документах делается отметка об актировании.

Акт составляется в 5 экземплярах и только на те товары, по которым установлены расхождения.

При приемке товара руководству торговых предприятий необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар или его заверенной копии, подтверждающи­ми качество и безопасность продукции для здоровья и жизни потребителя.

При отсутствии сопроводительных и расчетных документов приемка товаров на складе ведется по данным маркировки и внутритарным упаковочным листам, а при их отсутствии — по фактическому наличию товара.

Во всех случаях приемку товаров осуществляют материаль­но ответственные лица, на которых возлагается материальная ответственность за поступившие ценности.

После завершения приемки товаров каждому из них отво­дится определенное место на складе. При выборе места хране­ния товара учитываются количество и частота поступления то­варов.