Завдання та порядок виконання

Практична робота

Створення звітів за допомогою майстра

Мета: познайомити студентів з поняттям «звіт», з призначенням звітів, з режимами створення звітів; формувати практичні навички створення звітів за допомогою майстра; розвивати логічне мислення; виховувати інформатичну культуру.

Обладнання: персональні комп’ютери, мультимедійний проектор і дошка.

Програмне забезпечення:операційна система Windows XP, система управління базами даних Microsoft Access 2007.

1. Теоретичні відомості

Звіт — це об’єкт бази даних, призначений для перегляду та підготовки інформації з бази даних до виведення на друк.

Звіт може бути створений на основі таблиці, запиту або звіту. Для створення звіту використовуються такі самі засоби, що і для створення інших об’єктів бази даних. Робота над створенням звітів подібна до роботи з формами. Відмінністю є те, що для підготовки інформації до друку використовуються параметри сторінки зі стандартним розміром (наприклад, А4).

За допомогою Майстра звіт створюється за таким алгоритмом:

1. Обрати засіб створення – Майстер звітів (Мастер отчетов).

2. Вибрати джерело даних – таблицю або запит.

3. Вибрати поля, дані з яких мають бути представлені у звіті. Натиснути кнопку Далі (Далее)

4. Вибрати вигляд представлення даних. Натиснути кнопку Далі (Далее)

5. Додати рівні групування даних, якщо є така потреба. Натиснути кнопку Далі (Далее)

6. Задати порядок сортування даних.

7. Обчислити, у разі потреби, підсумки.

8. Вибрати макет для звіту.

9. Вибрати стиль оформлення звіту.

10. Задати ім’я звіту.

11. Натиснути Готово.

Буде сформовано звіт за заданими параметрами.

Наприклад, у базі даних Класний журнал можна створити звіт, у якому вивести інформацію про успішність учнів групи, згрупувавши інформацію за предметами, з яких учні мають оцінки:

Звіт можна відредагувати в режимі конструктора і вивести на друк.

Для виведення звіту на друк виконайте команду Друк (Печать) з меню Файл, що є стандартною для всіх Windows-програм. Згадайте, за яким алгоритмом виводяться документи на друк у Windows-програмах?

Алгоритм створення звіту за допомогою майстра:

1. активізувати закладку об’єкту Звіти (Отчеты);

2. обрати засіб створення - Майстер звітів (Мастер отчетов);

3. вибрати джерело даних – таблицю або запит;

4. вибрати поля, дані з яких мають бути представлені у звіті;

5. вибрати вигляд представлення даних;

6. додати рівні групування даних (у разі потреби);

7. задати порядок сортування даних;

8. обчислити, у разі потреби, підсумки;

9. вибрати макет для звіту;

10. вибрати стиль оформлення звіту;

11. задати ім’я звіту;

12. натиснути Готово.

Завдання та порядок виконання

Завдання 1. Створення звітів

1. Відкритибазу даних Baza№1.

1.1. Перевірити наявність і переконатися в збереженні і працездатності всіх створених раніше таблиць даної бази.

1.2. Створити і виконати запит, що дозволяє виділити в окрему таблицю Дівчата осіб жіночої статі у віці від 18 до 22 років.

1.3. Створити і виконати запит, що дозволяє виділити в окрему таблицю Хлопці осіб чоловічої статі у віці від 22 до 45 років. Таблиця повинна містити поля Прізвище, Ім’я, Стать, ДатаНар. За відсутності в таблиці Osobu відповідних даних, заздалегідь ввести 5 записів, що задовольняють критерію вибірки.

2. Створити звіт Звіт_ Дівчата.

2.1. Перейшовши в режим створення нового звіту, активізувати Создание отчета в режиме конструктора для створення звіту на основі таблиці Дівчата, створеної в п.1.3.

2.2. Користуючись Списком полей, вибрати з таблиці поля, які необхідно включити в звіт, а саме Прізвище, Ім’я, Стать, і обчислюване поле Вік, створене на основі поля ДатаНар.

2.3. Розмістити вибрані поля і підписи до них, а також заголовок і колонтитул звіту на листі так, як показано на рис. 1.

2.4. Перейшовши в режим перегляду звіту, переконатися в його схожості із зразком.

Рис. 1.

2.5. Помістити в примітці звіту підсумкове поле, в якому розраховується середній вік осіб, дані про які приведені в звіті.

2.6. Зберегти звіт під ім’ям Звіт_ Дівчата.

3. Створити звіт Звіт_ Дівчата.

Примітка. В даному пункті описана вся послідовність дій по:

§ створенню структуризвіту (поля, що виводяться в звіті);

§ обробці данихзвіту (угрупування і сортування);

§ попередньому оформленнюзвіту.

Ці різнорідні дії виконуються послідовно, і на кожному етапі демонструється результат.

Рекомендується також проглянути інші можливі варіанти, щоб їх порівняти. Якщо Ви вибрали невірний варіант, завжди можна повернутися на один або декілька кроків назад і повторити дії. Можна також перервати роботу майстра і повторити дії із самого початку.

3.1. Створити звіт, представлений на рис. 11.2. Для цього на вкладці Отчеты вказати режим Майстер отчетов і виконати наступні дії:

§ визначити ім’ям таблиці-джерела Хлопці;

§ вибрати всі поля таблиці (Прізвище, Ім’я, Стать, ДатаНар);

§ вибрати режим угрупування на основі даних поля ДатаНар;

§ визначити інтервал угрупування: за роками народження;

§ задати сортування записів за абеткою прізвищ в межах групи;

§ вибрати як варіант виду макета Блок;

§ задати ім’я звіту Звіт_Хлопці;

§ визначити для подальшої роботи із звітом режим Изменение структуры отчета.

Рис. 2

3.2. Для остаточного оформлення звіту необхідно повернутися до Конструктора отчетов і виконати наступні дії:

§ створити заголовки звіту;

§ створити підзаголовки груп;

§ змінити назви стовпців звіту;

§ змінити розміри полів;

§ створити підсумкове поле в примітці групи, кількість осіб, що підраховує, в групі.

Примітка. Для того, щоб включити в підзаголовок цифру року народження, необхідно скористатися Построитель выражений. На основі значення поля ДатаНар і функцій перетворення дат створити вираз, що виділяє рік з поля дати, а потім розмістити його в обчислюваному полі, що сполучає два текстові рядки в підзаголовку групи.

4. Зберегти базу даних.

Завдання для самостійної роботи

Підготувати відповіді на запитання для самоконтролю (у письмовому вигляді).

Запитання та завдання для самоконтролю

1. Яке призначення звітів?

2. Які є способи утворення звітів?

3. З яких частин складається звіт?

4. Що таке реляційний запит?

5. Який спосіб утворення звітів є оптимальним для початківців?

6. Для чого призначений верхній колонтитул?

7. Як вибрати об’єкт у полі конструктора звіту?

8. Як змінити шрифт тексту всередині об’єкта?

9. Що таке реляційний звіт?

10. У чому полягає комбінований спосіб створення звіту?

1. Як перемістити об’єкт на сторінці в режимі конструктора звіту?
2. Як розмалювати частини звіту різними кольорами?
3. У яких випадках записи у звіті групують?
4. Наведіть ознаки, за якими можна групувати записи у звітах.
5. Як перемкнути режим конструктора і перегляду взірця звіту?
6. Для чого призначений Попередній огляд?
7. Що таке книжкова й альбомна орієнтація сторінки звіту?
8. Яка різниця між таблицею, формою і звітом?
9. Чи можна редагувати дані у звіті?
10. Чи можна редагувати підписи полів у звіті і як?