Формы контроля за исполнением документов
Тема 8. Контроль исполнения документов
1. Формы контроля за исполнением документов
2. Сроки исполнения документов
3. Информационно-справочная работа по документам организации
4. Обработка исполненных и отправляемых документов
Формы контроля за исполнением документов
Существуют две формы контроля за исполнением документов:
- ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);
- автоматизированная система контроля исполнения документов.
Форма контроля выбирается организацией. В настоящее время все чаще используется автоматизированная система контроля.
Сроковая картотека состоит из регистрационных карточек.
Рис. 1. Регистрационная карточка. Лицевая сторона.
Рис. 2. Регистрационная карточка. Оборотная сторона.
Карточки помещаются в картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). В них расставляют регистрационные карточки в соответствии со сроками исполнения. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.
Каким образом происходит контроль за исполнением документов по сроковой картотеке?
Сотрудник, ответственный за проведение контроля, вынимает из картотеки карточки на все задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. Используются такие формы проверки, как личный опрос, опрос по телефону и т.п. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационной карточки. После снятия документа с контроля карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную картотеку.
Автоматизированный контроль за исполнением документов является сегодня наиболее рациональным. Ведется с помощью ПК и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты. Позволяет автоматически отслеживать сроки исполнения документов, формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов. Организация автоматизированного контроля возможна через внедрение систем электронного документооборота (СЭД). На российском рынке представлены, в частности, такие СЭД, как DIRECTUM (поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот); Docsvision (корпоративная система электронного документооборота для крупного холдинга); Е1 Евфрат (инструмент автоматизации бизнес-процессов и оптимизации документооборота для компаний всех типов и размеров); Мотив (система управления предприятием, автоматизация рабочего места и электронный документооборот в организации); ДЕЛО (используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах); БОСС референт (разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства); OPTIMA-WorkFlow (комплексное решение, которое интегрируется с различными электронными системами, созданными для автоматизации бизнес-процессов и оптимизации деятельности на предприятии); NauDoc (для автоматизации внутреннего документооборота предприятий среднего бизнеса и органов государственной власти, а так же территориально распределенных филиальных сетей).