Об особенностях программного обеспечения малого бизнеса в гостиничной сфере

На сегодняшний момент сфера гостиничного бизнеса динамично развивается, но рутинная бумажная работа не позволять быстро и эффективно работать и существенно снижает эффективность работы персонала. Большинство имеющихся на сегодняшний день систем автоматизации не отвечают требованиям небольшой гостиницы с индивидуальным подходом к клиенту, так как рассчитаны на крупные гостиничные комплексы, и (или) подчинены определённым стандартам.

А как же быть тем, кто хочет отклониться от общепринятых стандартов ведения гостиничного бизнеса?

Именно эта проблема и предопределила создание системы автоматизации рабочего места администратора гостиницы для бутик-отеля или маленькой гостиницы со своим, индивидуальным подходом к клиентам.

Принципиальным отличием небольшой гостиницы и бутик-отеля от крупного гостиничного комплекса является малое количество постояльцев, а соответственно и более индивидуальный подход к клиенту. Например:

1. Краткое изучение предпочтений и вкусов клиента непосредственно при его оформлении администратором.

2. Система скидок постоянным клиентам и различные акции ( например новогодняя).

3. Наличие тренажёрного зала и назначение личного тренера.

А так же, возможны и другие варианты, которые в дальнейшем будут рассмотрены при создании автоматизированной системы.

Рассматривая уже имеющиеся на рынке программные продукты для автоматизации работы гостиницы можно сделать вывод, что не существует идеальной системы, так как не существует двух совершенно одинаковых гостиниц. В определении индивидуальности гостиницы существенную роль играют дополнительный сервис, предлагаемый гостям, контингент приезжающих гостей, месторасположение гостиницы и многие другие факторы. Точно так же и системы автоматизации имеют особенности. Каждая система имеет свои преимущества и свои недостатки. И лишь учитывая и то и другое, основываясь на индивидуальных особенностях конкретной гостиницы, можно успешно решить проблему выбора.

Безусловно – лучшим вариантом будет индивидуальная автоматизированная система для каждой гостиницы, с учётом всех потребностей и особенностей. Но – это не всегда возможно, есть много факторов останавливающих дирекцию от заказа и приобретения подобной системы , например стоимость индивидуального продукта, что особенно играет роль для небольшой гостиницы.

По нашему мнению, оптимальным решением проблемы будет разбиение гостиниц на категории или типы. Для крупного гостиничного комплекса – система автоматизации будет иметь одни ключевые параметры, для профессионального санатория или для небольшой гостиницы другие.

Вот несколько примеров автоматизированных систем для гостиницы:

1. «Эдельвейс» (дистрибьютор фирма «Рексофт», Санкт-Петербург) разработанная российскими программистами система, изначально созданная для швейцарский отелей (1996 г.) В 2000 году после значительный переделок система была установленная в российском отеле. С лета 2003 г. права на систему принадлежат фирме SoftBrands, США . “ [1]

Сочетает в себе легкость установки и администрирования, гибкость, высокую надежность и интуитивно понятный интерфейс пользователя , имеет несколько возможных конфигураций, а так же дополнительные настраиваемые параметры системы дающие возможность пользователю включать дополнительные функциональные модули , однако – не удовлетворяет всем потребностям небольшой гостиницы, делающей упор на индивидуальный подход к клиенту - к примеру отсутствует возможность отслеживать интересы и предпочтения постояльцев.

2.“«Невский портье» (разработчик компания «Актис», Санкт-Петербург) построена на расчетном принципе с учетом расчетного часа, возможно поселение на койку или в целый номер, оплата за 0,5 суток и почасовая, гибкий расчетный час, работа с большими группами и т.д.” [1].

Система, безусловно имеющая свои плюсы, такие как почасовая оплата, однако удобная в большей степени для работы с большими группами, крупными, корпоративными заказами. Существует несколько базовых версий автоматизированной системы, которые различаются конфигурацией и стоимостью. И хотя в данной системе имеется возможность работать в экране "шахматка" - вся картина перед глазами, что бесспорно очень удобно для небольшого отеля, в её базовых версиях отсутствует возможность, например - назначить клиенту личного фитнес-тренера и пр., что является немаловажным для гостиницы ориентированной на индивидуальный подход к клиенту. Не исключено, что по желанию заказчика, возможно будет внести определённые коррективы в структуру автоматизированной системы, однако за дополнительную плату, которая вероятно будет зависеть от степени коррекции, что может быть равносильно заказу индивидуальной автоматизированной системы.

3.“«Синимекс» (разработчик «Синимекс. Информатика», Москва) построена на базе системы-трансформера «1С: Предприятие» со всеми вытекающими последствиями: за универсальность приходится расплачиваться надежностью, быстродействием и т.д. Система более удобна для бухгалтера, чем для администратора гостиницы. Распространяется через партнерскую сеть «1С»” [1].

Универсальная система с широким спектром возможностей, имеющая такие полезные функции, как учет стоимости телефонных разговоров и ведение "черного списка" проблемных гостей, однако не достаточно надёжная, а так же – не достаточно удобная в использовании для администратора гостиницы.

Следует отметить, что многие авторы публикаций и статей об автоматизированных системах ограничиваются перечислением систем и кратким описанием их возможностей. На этом основании делаются выводы о плюсах и минусах той или иной системы. Однако - при выборе автоматизированной системы лучше отталкиваться не от возможностей системы к требованиям гостиницы, а наоборот от особенностей гостиницы к возможностям системы и ее перенастройке на требования заказчика.

Как видим – у каждой системы имеются свои достоинства и недостатки, но для небольшой гостиницы или бутик-отеля с индивидуальным подходом к клиенту, высокими требованиями к надёжности и быстродействию системы, а так же – простоте в использовании системы – ни одна из вышеперечисленных систем не подходит на 100%.

Некоторые гостиничные компьютерные системы весьма недешевы как в плане приобретения, так и в плане последующего обслуживания, поэтому доступны ограниченному кругу престижных гостиниц. Кроме того, подобные системы, порой, предъявляют завышенные требования к техническим средствам клиента. Рядовым, провинциальным, гостиницам или гостиницам специализирующимся на индивидуальном подходе и небольшом количестве постояльцев просто не нужны многие функциональные возможности, реализованные для высококлассных или крупных отелей.

То, что отлично вписывается в структуру крупного гостиничного комплекса – может оказаться просто-напросто лишним для небольшой гостиницы, равно как и наоборот. Например – довольно сложно будет предоставить личного фитнес - тренера каждому клиенту гостиничного комплекса, рассчитанного на 1500 постояльцев. Но предоставить личного тренера в гостинице рассчитанной на 50 постояльцев значительно проще. Или отследить вкусы и предпочтения постояльцев для системы подарков ( например на Новый Год или Рождество) в большой гостинице не представляется возможным и целесообразным. А выбрать подарки, отталкиваясь от сведений о личных интересах и предпочтениях, для 50 человек – значительно проще, что может являться толчком для введения подобного бонуса.

Подобные нюансы, свойственные для небольшой гостиницы или бутик-отеля будут отражены в разрабатываемой системе автоматизации рабочего места администратора гостиницы.

Поставленная задача может быть решена с помощью разработки удаленной базы данных на основе клиент-серверных технологий и применением системы управления базами данных InterBase. Для написания интерфейса целесообразно использовать визуальную среду Delphi 7.

В большинстве случаев пользователем запрашивается только та информация, которая напрямую относится к его сфере деятельности. Лучшим решением может являться перенос части базы ближе к пользователям. При решении этой задачи необходимо использовать территориально распределенную (удаленную) базу данных.

Организация удаленных баз данных дает множество преимуществ: снижается время отклика системы, уменьшается стоимость аппаратной части за счет снижения объемов данных, хранящихся на одном сервере. Так же повышается надежность хранения данных, так как данные хранятся на сервере, сервер может находиться в кабинете директора или серверной и иметь ограниченный доступ.

Ключом к успешной реализации этих систем является правильная организация удаленного распределения и хранения информации. Идеальным способом снижения трафика в каналах связи является использование технологии «клиент-сервер», получившей в последние годы широкое распространение.

Актуальность построения этой системы обусловлена резким ростом количества клиентов на данную сферу бизнеса, ростом количества частных небольших гостиниц и бутик – отелей, сложностью расчетов за предоставленные услуги и отчетов по клиентам и по номерам, и индивидуальными потребностями потенциальных заказчиков.

Использованная литература:

1. http://www.moshotel.ru

2. http://www.osp.ru

3. Агальцов В.П. Базы данных. Распределенные и удаленные базы данных. Том 2 – М: Инфра-М. 2009. ISBN: 978-5-8199-0394-0

4. Скляр А. Я. Введение в InterBase – М: Горячая линия – Телеком, 2002 г. ISBN: 5-93517-062-0